Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 25 /10 Bjørn Espen Opheim Dagfrid Hammersvik M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 17. mars 2010 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf. 959 39 656. Til behandling: Sak 07/10 Protokoll fra møtet 27. januar 2010 Sak 08/10 Sak 09/10 Sak 10/10 Sak 11/10 Dialog med ordføreren Forvaltningsrevisjon 2010 rammer for prosjektene Oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Paal Jargel og Bjørg Sellevoll har meldt forfall til møtet og henholdsvis Bjørn Espen Opheim Dagfrid Hammersvik møter i deres sted. 10. mars 2010 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Kopi: Ordfører og rådmann BDO AS
Sak 07/10 Protokoll fra møtet 27. januar 2010 Saksutredning: Utvalgets leder sendte et forslag til protokoll ble sendt medlemmene via e-post den 27. januar. Etter noe diskusjoner om ordlyden via e-post sendt sekretæren den 2. februar et revidert utkast til utvalget. Ingen innsigelser framkom mot dette forslaget og det ble foreløpig godkjent av leder og nestleder. Særutskrift av vedtakene i sak 02/10 og sak 04/10 ble sendt til kommunestyret i brev av 11. februar 2010. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 27. januar 2010 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 27. januar 2010.
KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møtet i Vestby rådhus onsdag 27. januar 2010 kl. 18.00 kl. 19.40 Til stede: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad Paal Jargel Bjørg Sellevoll, fra sak 03/10 Gunvor Vedvik Fra sekretariatet: Fra BDO Noraudit: Forfall Hovedrevisor Stein Jøraandstad Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 01/10 Protokoll fra møtet 2. desember 2010 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 2. desember 2009 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 02/10 Kontrollutvalgets årsrapport 2009 Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 vedtas. Årsrapporten for 2009 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Behandling: Ved gjennomgang av årsrapporten ser man at det er 3 saker som er ferdighandlet i kontrollutvalget som ikke har blitt fremlagt kommunestyret. Dette gjelder forvaltningsrevisjonene under punkt 5.2 og selskapsrevisjon under punkt 5.3. Kontrollutvalget gjør oppmerksom på at 3 av revisjonssakene i årsrapporten ikke har blitt fremlagt for kommunestyret. Kontrollutvalget velger likevel å vedta årsrapporten for 2009, og ber om at den oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:
Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering med de kommentarer kontrollutvalget har. Sak 03/10 Behandling: Forvaltningsrevisjon 2010 forslag til problemstillinger Saken ble lagt fram uten innstilling Kontrollutvalget gikk igjennom de fremlagte prosjektforslag, formål og problemstillinger. Saken utsettes til neste møte. Sekretariatet bes da legge fram forslag til invitasjon/utlysningstekst for et prosjekt vedr. anskaffelser og et vedr. kvaliteten på sykehjemstilbudet. Sak 04/10 Behandling: Administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak om internkontrollen for oppfølging av kommunestyrevedtak, en oversikt over hvordan kommunestyret blir informert om oppfølgingen av vedtakene og en modell for en ordning med tilbakemeldinger som vil gi en fullstendig oversikt over oppføling og status for alle saker. Kontrollutvalget behandlet saken og konsentrerte seg om følgende informasjon fra saksfremlegget: Kommunens mangler restanselister eller liknende som kan fremlegges kommunestyret og vise oppfølgingsstatus. Selv om hovedtyngden av restansene til enhver tid vil være saksbehandling av søknader, ønsker kontrollutvalget en egen oversikt over kommunestyrets vedtak, administrasjonens gjennomføring av vedtak, tid fra vedtakene fattes til gjennomføringen eller iverksetting av vedtaket/vedtakene er gjort. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak om internkontrollen for oppfølging av kommunestyrevedtak, en oversikt over hvordan kommunestyret blir informert om oppfølgingen av vedtakene og en modell for en ordning med tilbakemeldinger som vil gi en fullstendig oversikt over oppføling og status for alle saker. Sak 05/10 Aktivitetsplanen 2010
Sak 06/09 Det framlagte forslaget til aktivitetsplan for 2010 vedtas. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Orienteringssaker Orienteringssaken tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vestby, den februar 2010 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad nestleder
Sak 08/10 Dialog med ordføreren Saksutredning: Ordfører John Arthur Ødbehr har sagt ja til vår invitasjon om å komme i utvalget for å orientere om aktuelle saker i kommunen og å ha en dialog med utvalget. Ordførerens redegjørelse tas til orientering.
Sak KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E 09/10 Forvaltningsrevisjon 2010 rammer for prosjektene Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i sak 03/10 å utsette saken om forvaltningsrevisjon 2010 til neste møte. Sekretariatet ble da bedt om å legge fram forslag til invitasjon/utlysningstekst for et prosjekt vedr. anskaffelser og et vedr. kvaliteten på sykehjemstilbudet. Etter sekretariatets erfaring forutsetter det avsatte beløpet til forvaltningsrevisjon at antallet problemstillinger som skal undersøkes ikke blir for mange. Jo flere temaer som bakes inn inn i hvert prosjekt, jo vanskeligere kan det bli å få gjennomført gode kontroller. Planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for 2009 2012 som kommunestyret vedtok den 9. februar 2009 avgrenser prosjektene til kommunens egen virksomhet, jf. kommunelovens 77 nr. 4. En forvaltningsrevisjon som også omfatter kommunens selskaper er derfor ikke tatt med i det vedlagte forslaget til rammer for et prosjekt vedr. anskaffelser. Kontroll av kommunens interesser i selskaper er hjemlet i andre bestemmelser og i kommunestyrets vedtak om plan for selskapskontroll 2009 2011, jf. sak 105/09. Handlingsplanen for selskapskontroll er i perioden avgrenset til eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon, men åpner for at kontrollutvalget kan endre på dette. Vi foreslår at det innhentes tilbud fra følgende selskap: BDO AS, Follo distriktsrevisjon, Deloitte AS og Østfold kommunerevisjon IKS Dersom både kontrollutvalget og kommunestyret skal behandle rapportene i løpet av dette året, bør rapportene foreligge seinest 15. oktober. Da bør kommunestyret velge revisor for disse prosjektene på sitt møte den 11. mai d.å. Innstillingen fra kontrollutvalget bør foreligge seinest fjorten dager før kommunestyremøtet. Vi foreslår at det berammes et kontrollutvalgs møte den 21. april for å innstille om denne saken. Dersom revisjonsberetningen foreligger, kan kommunens årsregnskap kan også behandles på dette møtet. 1. Kontrollutvalget godkjenner vedlagte forslag til brev med invitasjon til å gi tilbud om forvaltningsrevisjon. Invitasjonen sendes de fire selskapene som er foreslått i saksutredningen. 2. Kontrollutvalget behandler tilbudene på et møte den 21. april d.å. Vedlegg: Forslag til brev med invitasjon til å gi tilbud om å gjennomføre forvaltningsrevisjon.
Sak 10/10 Oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik Saksutredning: Forvaltningsrevisjonsrapporten Barn i fosterhjem, ble behandlet av kontrollutvalget 28.03.07 og kommunestyret 25.06.07. Rapporten og vedtakene er publisert på FIKS` hjemmeside: www.follofiks.no/forvaltvestby.html Kontrollutvalget har bedt om en årlig tilbakemelding om avvik og status om oppfølgingen av barn i fosterhjem. En slik årlig tilbakemelding ble behandlet av kontrollutvalget 05.03.08 (sak 14/08) og 4.3.09 (sak 14/09)og kontrollutvalget tok begge ganger helse- og barnevernsjefens brev til orientering. I kommunens brev av 9. februar d.å. gir helse- og barnevernsjefen en oversikt over oppfølging av barn i fosterhjem status og avvik per 09.02.10. Brevet viser at generelt god oppføling på de omtalte områdene, men en del avvik når det gjelder tilsynsbesøk. For å rette opp avvikene, er det ringt opp og sendt enkelte purrebrev til tilsynsførerne. Kontrollutvalget tar helse- og barnevernsjefens brev til orientering. Vedlegg: Administrasjonens oppfølgingsbrev, datert 09.02.09
Sak 11/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Kontrollrapport 2009 fra Skatteetaten datert 15. februar 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Vestby kommune. 2) Kommunens statusrapport sendt fylkesmannen 30.10.09 vedrørende tilsyn med Vestby kommunes tjenestetilbud til rusmiddelbrukere etter sosialtjenesteloven kap. 4. 3) Brev fra FIKS av 2. mars d.å. til fylkesmannen vedr. møte vedr. gjensidig utveksling av tilsynsdokumenter og planer. 4) Kopi av kommunens orientering vedr. kontroller med salgs- og skjenkesteder for 2009 m.m. 5) Kopi av brev fra Akershus fylkeskommune av 4.3. d.å. til Vestby kommune vedr. Vestby kommune Gbnr 144/2 Elverhøyveien 3 Hølen skole Søknad om riving uttalelse. 6) Brev fra Kontrollutvalget v/sekretæren av 20. januar 2010 vedr. kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget. Vi senere fått opplyst fra formannskapssekretæren om at sakene nå er lagt fram for kommunestyret. Vi har ført på når sakene er behandlet i kommunestyret (KS). Så vidt vi kan se behandlet kommunestyret Vestby havnekasses regnskap 2008 uten at vedtaket fra kontrollutvalget fulgte saken, jf utv. sak 36/09. 7) Aktivitetsplanen pr. 10. mars 2010. Orienteringssakene tas til orientering.