Informasjon og kommunikasjonsstrategi 7-10 Sør-Trøndelag fylkeskommune
Kommunikasjonsmål Sør-Trøndelag fylkeskommune har en god kultur for informasjonsdeling som gjør fylkeskommunens ambisjon, mål, vedtak og aktivitet kjent i organisasjonen, regionen, landet og internasjonalt. Viktige utgangspunkt for kommunikasjon i Sør-Trøndelag fylkeskommune er: - Vår ambisjon om å bli Europas mest kreative region og våre verdier om å gjøre hverandre gode og å være grensesprengende - Trivelige Trøndelag som har mål om å gjøre Trøndelag attraktivt som reisemål - Trøndelagsrådet som jobber for tettere samhandling om utviklingen av Trøndelag Ambisjonen Kreative Trøndelag viser retning for ønsket utvikling av Trøndelag, i retning av en mer kreativ region. Sør- Trøndelag fylkeskommune skal ta en ledende, synlig og tydelig posisjon for å gjøre ambisjonen kjent i organisasjonen, regionen, landet og blant våre internasjonale samarbeidspartnere. Gjennom å gjøre ambisjonen kjent vil Sør-Trøndelag fylkeskommune bidra til å omdømmebygge Trøndelag som en Kreativ region. Verdiene å gjøre hverandre gode og å være grensesprengende forplikter hele organisasjonen og legger kommunikasjonsmessige føringer. Kjerneverdiene forteller hvordan Sør-Trøndelag fylkeskommune skal te seg, og hvordan en ønsker å bli oppfattet. Sør-Trøndelag fylkeskommunes kjerneverdier skal gjennomsyre tjenester, atferd og kommunikasjon, internt og eksternt. Alle som har med Sør-Trøndelag fylkeskommune å gjøre, skal oppfatte at medarbeiderne er bærere av disse. 2
: latin root communicare [å gjøre sammen] Fylkeskommunens kommunikasjon er: - Aktiv - Pålitelig - Tydelig - Gjenkjenbar - Preget av meroffentlighet Preget av informasjonsdeling - I tråd med våre etiske retningslinjer - I tråd med fylkeskommunens ambisjon og verdier - - Kreativ og grensesprengende i bruk av ny teknologi Vi skal gjøre hverandre gode Sør-Trøndelag fylkeskommune - ser seg selv i samhandling med andre - ser det som sin oppgave å bidra til positiv utvikling: - både menneskelig - samfunnsmessig - økonomisk - bærekraftig Dette er en inkluderende verdi som også inneholder en lovnad en positiv lovnad til de det gjelder. Denne verdien forplikter Sør-Trøndelag fylkeskommune både som forvaltningsorgan, serviceorgan og som arbeidsgiver. Vi skal være grensesprengende Sør-Trøndelag fylkeskommune - er i stadig utvikling og tenker nye tanker - skal ikke preges av begrensninger, men hele tiden strekke seg litt lenger Dette er en verdi som også inneholder en betydelig ambisjon på vegne av Sør-Trøndelag fylkeskommune. Verdien forplikter Sør-Trøndelag fylkeskommune i forhold til omverdenen.
Strategier for å nå kommunikasjonsmålet Ledelse og kommunikasjon Ledelsen har ansvar for at det utvikles en tydelig kommunikasjon internt i fylkeskommunen, og sørger for at informasjon om fylkeskommunens mål, vedtak, prosesser og aktiviteter skal være synlige og lett tilgjengelige. Alle enheter utvikler egne handlingsplaner for kommunikasjon i tråd med informasjon- og kommunikasjonsstrategiens mål og prinsipper. Ansattes generelle kommunikasjonsansvar Alle ansatte i Sør-Trøndelag fylkeskommune har et selvstendig ansvar for å informere internt og eksternt. Informasjonsansvaret skal være preget av aktiv informasjonsvirksomhet. Kontakt med media følger fylkeskommunens pressereglement. Dette betyr at alle aktivt skal markedsføre, profilere og forankre organisasjonens ambisjon og mål, saker til behandling, vedtak, rettigheter og plikter slik at disse blir synlige og lett tilgjengelig for innbyggerne i fylket. Alle ansatte i Sør-Trøndelag fylkeskommune har et ansvar for å kjenne Sør-Trøndelag fylkeskommunes ambisjoner og verdisett, og kommunisere disse med omverden. Ansatte i Sør- Trøndelag fylkeskommune har et bevisst forhold til eget bidrag til fylkeskommunens omdømme, og tenker i all sin kommunikasjon på effekten på omdømmet. Et godt omdømme er ikke noe man får, men noe man må gjøre seg fortjent til. Det er de faktiske handlingene som danner grunnlaget for omdømmet. Alle ansatte i Sør- Trøndelag fylkeskommune skaper gjennom sin aktivitet inntrykket av fylkeskommunen, vårt omdømme. Intern kulturbygging for å sikre helhetlig kommunikasjon 4 Alle i Sør-Trøndelag fylkeskommune har ansvar for å skape et godt kommunikasjonsklima og dele informasjon via intranett, prosjektweb, arkiveringsløsninger og i møter. Deles skal vedtak, referater, innkallinger,
oppsummeringer, presentasjoner og annet produsert materiell, gode og dårlige erfaringer og annen informasjon som kan være relevant for andre medarbeidere. God internkommunikasjon og informasjonsdeling er en forutsetning for god og effektiv samhandling. Dialog og erfaringsutveksling er viktig for å gjøre hverandre gode. Etisk forsvarlig kommunikasjon Sør-Trøndelag fylkeskommunes kommunikasjon foregår på en etisk forsvarlig måte. Åpenhet, redelighet, ærlighet, innsynsmulighet og praktisering av meroffentlighet skal være en garanti for det. Dette reflekteres i fylkeskommunens etiske reglement: All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for fylkeskommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. Gjenkjennbar og konsistent kommunikasjon Sør-Trøndelag fylkeskommune kommuniserer gjenkjennbart i henhold til profil. Kreativ og grensesprengende kommunikasjon Sør-Trøndelag fylkeskommunes kommunikasjon preges av kreativitet og det å være grensesprengende gjennom aktivt å teste og utnytte moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Mediakontakt Sør-Trøndelag fylkeskommune har en god og aktiv dialog med media der alle ansatte har en bevisst holdning til bruk av media, og medvirker til at nyttig informasjon når fram til innbyggere, samarbeidspartnere, brukere og elever. Media skal oppleve fylkeskommunen som en åpen, aktiv og profesjonell organisasjon som samarbeider aktivt for å nå ut med informasjon til innbyggerne 5 og omverden. Likevel skal ansatte svære seg bevisst at henvendelser fra pressen kan føre til negativ omtale. Dermed bør svar på slike henvendelser gjøres i samråd med enhetsleder. Merk at i en krisesituasjon skal uttalelser begrenses til Fylkesrådmann og direktører.
Cre ative [kri: -eitiv] adj. having or showing the power and imagination to create Prioriterte kanaler og arenaer Internett skal være den viktigste kommunikasjonskanal mot innbyggerne, våre brukere og samarbeidspartnere. Det skal være lett og oversiktlig å finne informasjon om fylkeskommunen på nett, og det er et mål å utvikle digitale tjenester i kommunikasjon med publikum. Kommunikasjon skal skje via hjemmeside www.stfk.no, skolenes hjemmesider og hjemmesider som er opprettet for fylkeskommunale prosjekt. Nettstedene skal ha et enhetlig design i tråd med fylkeskommunens profil. Felles publiseringsløsning episerver skal benyttes. Det skal vises varsomhet med å opprette egne nettsteder for spesielle tema og prosjekt. Slike nettsteder må derfor godkjennes av fylkesrådmannen. Intranett skal være den daglige arbeidsflaten for ansatte som gir en oversiktlig og rask tilgang til tjenester, informasjon og systemer. Det skal være rollebasert, og integreres med eksisterende fagsystemer der det er hensiktsmessig. Intranett skal være godt forankret i organisasjonen og et viktig verktøy for de ansatte som sentralt sted for informasjonsdeling. Intern informasjon skal søkes lagt på intranett, heller enn som epost informasjon. Intern skjemabehandling skal gjøres via digitale prosesser og integrasjoner med fagsystemer. Det skal være enkelt å publisere informasjon på intranett. 6
Evaluering og rapportering Ved å måle og evaluere kan fylkeskommunen lære av sine erfaringer, bli mer effektiv i måloppnåelsen, samt utvikle og forbedre fylkeskommunens kommunikasjonsferdigheter. I Sør-Trøndelag fylkeskommune skal det evalueres - At alle enheter har utviklet egen handlingsplan på basis av kommunikasjonsstrategien og styringskortet - At tiltak i henhold til enhetens handlingsplan er gjennomført og hvilken effekt som er oppnådd - At de ulike spørreundersøkelsene er gjennomført, oppfølging har skjedd og hvilken effekt som er oppnådd Alle enheter skal gjennom BMS rapportere på gjennomførte tiltak for å styrke fylkeskommunens omdømme.
Lay out / foto : info STFK Sør-Trøndelag fylkeskommune 2007-2010