Endelig rapport etter undersøkelse av Bærum kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Bærum kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Arnold Haukelands plass 10, Kommunegården, 1338 Sandvika Tidsrom for undersøkelsen: 25. - 26. mai 2016 Kontaktperson i kommunen: Kjell Berge Fra Kartverket: Nils-Arnt Moen Knut Holter Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av måling og beregning Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning»
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger 2 Det ble ikke gitt noen merknader ved dette tilsynet. Utarbeidet dato: 16. juni 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter revisor under tilsynet i Bærum kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 7 6. Gjennomføring... 7 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Bærum kommune i perioden 25.-26. juni 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Bærum kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av måling og beregning Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 41. Kommentar: Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjon: Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om «Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning» - MUF. I matrikkelen framgår det at grensemerking er fullført uten at dette er gjort. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentar: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. I forskriftens 25 tredje ledd står det at: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført».
Etter 1. januar 2016 er bestemmelsen i forskriftens 25 tredje ledd følgende: «Før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført. Dersom fullføringen blir bestemt å ta mer enn to år, kan bare merkingen gjenstå. Møtet med partene og innmålingen av grensen må være gjennomført og opplysningene om dette må være ført i matrikkelen før det har gått to år. Det kan ikke settes lengre frist enn fem år regnet fra tinglysingstidspunktet for opprettelse av matrikkelenheten. I sak som ikke krever tinglysing, regnes fristen fra tidspunktet for opprettelsen i matrikkelen». Når det er gitt tillatelse til utsatt oppmålingsforretning skal dette matrikkelføres med brukstilfellet «MUF» Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 6 AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til forskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens, vannforsyning, avløp, energibruk og oppvarming. I merknaden til forskriften 60 første ledd står det for øvrig: Kommunen skal samtidig med at det gis midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energibruk, oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, vannforsyning, avløp, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Tilsynet antar at avviket har sammenheng med lav bemanning i forhold til antall byggesaker som skal føres i matrikkelen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet.
7 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknad under dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 25. mai 2016 ble 7 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 26. mai 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 16.02.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Bærum kommune 6. Kommunens saksbehandlingssystem for ulike saktyper etter matrikkelloven framvist under intervuene 7. Liste over saker i 2015 som krever oppmålingsforretning 8. 2 saksmapper som gikk ut på oppretting av matrikkelenhet, herunder en sak som gikk ut på oppretting av anleggseiendom 9. 3 saksmapper som gikk ut på grensejustering 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksmapper 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Bærum kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Artur Wøhni Samfunnsdirektør, repr. X X rådmannen Kjell Berge Geodatasjef X X X Harald Amundsen Fagansvarlig eiendomsmåling X X X Torbjørn Belstad Landmåler X X X Kari Korsmo Fører matrikkelenhet i X X X matrikkelen Inghild Andersen Behandler seksjoneringssaker X X X og fører matrikkelenhet i matrikkelen og Anita Zachariassen Matrikkelfører bygg og adresse X X X Fra Kartverket deltok Knut Holter, Nils-Arnt Moen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.