Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen 5892 BERGEN Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 102/17 17/01913-3 Hege Therese Skarbø Berle 02.10.2017 Svar forvaltningsrevisjon etikk og habilitet Deloitte AS har i brev av 14.08.2017 startet opp forvaltningsrevisjon av etikk og habilitet i. Omfang; implementering i organisasjonen, oppfølging og bruk, ivaretakelse av habilitetsregler på administrativt og politisk nivå. I denne delen av forvaltningsrevisjonsprosjektet svarer kommunen ut etterspurt kildemateriale for dokumentanalyse i 2 deler. Del 1: Svar på spørsmål stilt i oppstartsbrev. Besvarelsen er sammenfattet av innsendte opplysninger fra alle enhetene i kommunen. Del 2: Dokumentasjon gitt i vedlegg. Del 1: 1. Organisasjonsoversikt, politisk og administrativ Organisasjonsoversikt for som viser både politisk og administrativ organisering Kommunen hadde en organisasjonsjustering som trådte i kraft 01.09.2017. Nytt administrativt organisasjonskart ligger vedlagt sammen med oppdatert politisk oversikt. Den justerte organisasjonen har færre enheter og enhetsledere enn tidligere. Det ble i 2016 ansatt ny kommunalsjef for plan, eiendom og teknisk. I enheter under denne kommunalsjefen ligger enheter som har mange saker der etiske dilemma og habilitetsspørsmål er vanlige. Rådmannsgruppen er dermed ikke justert. Postadresse Besøksadresse Telefon 64 90 60 00 Org.nr. 963 999 089 Postboks 10 Rådhusveien 6 Telefaks Bankgiro 1617.07.02720 1441 Drøbak 1443 DRØBAK postmottak@frogn.kommune.no www.frogn.kommune.no Side 1 av 12
Administrativt organisasjonskart: Politisk organisering: 2. Delegeringsreglement, administrativt og politisk Politisk og administrativt delegeringsreglement Delegeringsreglementet er nylig revidert og ble vedtatt av kommunestyret den 19.6.2017. I ettertid har rådmannen fastsatt videredelegeringsreglementet. Vår ref.: 17/01913-3 Side 2 av 12
Justering av den administrative organiseringen av kommunen av 01.09.2017 gjør det nødvendig med en oppdatering av reglementet i henhold til endringene. 3. Etiske retningslinjer for Etiske retningslinjer for som gjelder for henholdsvis folkevalgte og ansatte Etiske retningslinjer gjelder for ansatte og folkevalgte i. Enkelte av bestemmelsene gjelder likevel kun for ansatte. Det er tydeliggjort i retningslinjene hvilke bestemmelser som gjelde hvem. Ansatte og folkevalgte i skal følge både allmennetiske og forvaltningsetiske verdier og normer. De skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen, beslutninger eller arbeidet for øvrig. Kommunes verdier; respekt, engasjement, profesjonell og raushet skal ligge til grunn for arbeidet i. er medlem i Transparency International Norge. har gjennom medlemskapet sluttet seg til foreningens formål som er å motarbeide alle former for korrupsjon og misbruk av stilling og posisjon, og å fremme åpenhet, ansvarlighet og integritet så vel i privat og offentlig sektor som i sivilsamfunnet. I Norge rettes oppmerksomheten særskilt mot mangelfull åpenhet og korrupsjon i næringsvirksomhet, kommunal og statlig forvaltning og politikk. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape klima for etisk forsvarlig atferd. Personalsjef og økonomisjef deltok 02.03.2016 på et dagseminar holdt i regi av KS (Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon) og Transparency Internasjonal Norge, «Antikorrupsjon i kommuner og fylkeskommuner». 4. Beskrivelse av hvordan etiske retningslinjer informeres, blir gjort kjent Beskrivelse av hvordan kommunens etiske retningslinjer blir gjort kjent blant folkevalgte og ansatte, samt kopi av eventuelle rutiner for formidling av informasjon om retningslinjer Etiske retningslinjer ble revidert i våren 2015. En politisk arbeidsgruppe ga innspill før rådmannen la frem endelig forslag til reviderte retningslinjer. Forslaget til nye retningslinjer ble politisk behandlet i administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret og var således godt kjent blant de folkevalgte. «Etiske retningslinjer» er tilgjengelig på kommunens hjemmeside under menypunktet «politikk og samfunn». Under overskriften «Reglementer og Vår ref.: 17/01913-3 Side 3 av 12
retningslinjer» finner folkevalgte relevante reglementer og retningslinjer for funksjonen som folkevalgt, bl.a. etiske retningslinjer. Merk også at det på samme sted på hjemmesiden finnes en «veileder i habilitet i kommuner og fylkeskommuner». «Reglement for folkevalgte organer» som finnes samme sted på hjemmesiden inneholder også bestemmelser om «habilitet» og «taushetsplikt». Kommunens hjemmeside: Etiske retningslinjer er en av strategiene i Handlingsprogrammets arbeidsgiverpolitikk. Med utgangspunkt i denne strategien er det lagt opp til at alle enhetene skal utarbeide tiltak i virksomhetsplanen. Dette er prosedyren for hvordan den blir gjort kjent og arbeidet med i virksomhetene, blant ansatte og folkevalgte. I forbindelse med utarbeidelse av nye etiske retningslinjer i 2015 hadde enhetsledergruppen og rådmannsgruppen 2 samlinger i henholdsvis 2015 og en i 2016, der etiske dilemmaer og etikk var tema. 23.09.2015 arbeidet ledergruppen med de nye etiske retningslinjene, presentasjonen ligger vedlagt (vedlegg 5). På et todagers seminar om etikk 15 og 16 juni 2016 hadde lederne omfattende dilemma trening med Dag Langfjæran (vedlegg til spm 4, lederseminar). 5. Rutiner for opplæring Eventuelle rutiner for opplæring av folkevalgte og ansatte som omfatter opplæring i etiske retningslinjer og/eller vurdering av habilitet Folkevalgtseminar i forbindelse med ny valgperiode: Vår ref.: 17/01913-3 Side 4 av 12
I forbindelse med ny kommunevalgperiode ble kjerneprogrammet i KS folkevalgtprogram gjennomført. Målgruppen var medlemmer i kommunestyret, formannskapet, hovedutvalgene. Ett av temaene på seminaret var «habilitet og spilleregler». Opplæringsmateriell i forbindelse med KS folkevalgtprogram I forbindelse med folkevalgtprogrammet over fikk deltakerne håndboken «Tillit folkevalgt i kommunen og fylkeskommunen». Håndboken er også tilgjengelig digitalt på KS hjemmeside. Etikk er også et tema her. Ordfører: Ordfører har deltatt i opplæring for ordførere. Kommuneadvokaten har gjennomført opplæring i habilitetsregler for kontrollutvalget s hjemmeside Som opplyst om på forrige spørsmål er etiske retningslinjer, informasjon om habilitetsregler, reglement for folkevalgte organer tilgjengelig på kommunens hjemmeside og tilgjengelig for egenlæring. Veiledning: Rådmannen svarer på spørsmål fra folkevalgte. Det blir foretatt habilitetsvurderinger bl.a. av kommuneadvokaten. 6. Rutiner og prosedyrer for etterlevelse Eventuelle rutiner eller prosedyrer for folkevalgte og ansatte knyttet til etterleving av kommunens etiske retningslinjer Oppfølging av kommunens etiske retningslinjer inngår som egen strategi i kommunens vedtatt handlingsprogram. Enhetene utarbeider egne tiltak i virksomhetsplanen som er nettbasert i intranettet. Tiltak er at etiske retningslinjer skal være tema på enhetsmøter. Verdiarbeidet følges også opp på samme måte og felles verdier er synlige i virksomhetenes dokumenter. Ansatte oppfordres gjennom daglig drift og etterleve disse. I forbindelse med kommunens prosjekt/prosess «Ansvar for eget liv», er etiske dilemmaer og verdier sentrale i utarbeidelsen av kommunens arbeid for å kunne gi riktige tjenester til riktig tid i samarbeid med innbyggerne. Dette er en stor og gjennomgående prosess for hele kommunen som er forankret i toppledelsen og inkluderer alle. I prosessen inngår etisk dilemmatrening og Vår ref.: 17/01913-3 Side 5 av 12
refleksjon over eksisterende og ønsket praksis. I forlengelsen av dette arbeidet vil prosedyrer for etterlevelse kunne inngå i et annet av prosjektene; orden i eget hus, der risiko og sårbarhetsanalyser er bakgrunn for prosedyrer og tiltak. 7. Rutine og system for kontroll av etterlevelse System og rutiner for å kontrollere og følge opp at de etiske retningslinjene etterleves De fleste enheter besvarer at etiske retningslinjer er en del av innholdet gjennom året på personalmøter, medarbeidersamtaler og ledersamtaler. Ikke gjennomgående i alle enheter. 8. Avviksmeldingssystem og statistikk for de tre siste årene Beskrivelse av avviksmeldingssystem, samt rutiner for avviksmeldinger og statistikk for meldte avvik knyttet til etiske retningslinjer og habilitet de siste tre årene Beskrivelse av avviksmeldingssystem bruker Compilo som kvalitetssystem (vedlegg 1) Compilo er et web-basert system som alle ansatte har tilgang til med egen bruker-id. Compilo har en egen modul for avviksmeldinger, der avvik blir meldt, behandlet, lukket og systematisert gjennom statistikk. Avvikene meldes i hovedkategoriene HMS, Organisasjon/internt og Tjeneste/bruker. Hver hovedkategori har en lang rekke underkategorier. Den som melder avviket skal angi alvorlighetsgrad (lav, middels eller høy), samt i tekstform beskrive hendelsen, konsekvens av hendelsen og forbedringsforslag. Meldt avvik går til nærmeste leder som skal behandle og lukke avviket. Avviksbehandler kan evt. sende avviket oppover i linje eller til leder på annen enhet. Dersom avviket ikke lukkes blir det automatisk sendt til neste ledernivå. Det er kun ansatt som har meldt avviket og ledere i linje som har adgang til å lese avviket. HMSavvik kan leses av verneombud. Involvert personell får e-post varsel ved melding og aktivitet i avviksmodulen. har egen ressurs i 50 % stilling som har ansvar for Compilo og bruken av dette, herunder bruken av avviksmeldingssystemet. Rutiner for avviksmeldinger Vi har egen prosedyre for melding av avvik (vedlegg 2) og egen prosedyre for behandling av avvik (vedlegg 3). Vår ref.: 17/01913-3 Side 6 av 12
Statistikk for meldte avvik knyttet til etiske retningslinjer og habilitet de siste tre årene I perioden august 2014 august 2015 er det meldt 6 avvik knyttet til etiske retningslinjer og habilitet. Totalt har det blitt meldt 2836 avvik i denne perioden. De 6 avvikene går på håndtering av taushetsbelagte opplysninger og sensitive data. Rutiner har blitt gjennomgått for hvert avvik for å sikre at ansatte har full forståelse for disse. Vi kan ikke utelukke at det har vært hendelser i denne perioden knyttet til etiske retningslinjer og habilitet som har blitt håndtert, men ikke meldt inn som avvik. 9. Eventuelle rutiner/prosedyrer for gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser Eventuelle rutiner/prosedyrer for gjennomføring av risiko- og sårbarhetsanalyser, herunder risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til hvor og når i tjenestene det kan inntreffe brudd på kommunens etiske retningslinjer og/eller rettsregler knyttet til habilitet har utarbeidet et eget verktøy for bruk ved risiko- og sårbarhetsanalyser. Som en del av analysen skal det evt. lages nye tiltak, med ansvarlig og tidsfrist. har gjennom kvalitetsprosjektet Orden i eget hus gjennomført flere analyser på ulike enheter med en stor bredde av analyseområder. Det blir ikke gjort systematiske analyser på dette temaet. 10. Resultater fra gjennomførte risiko- og sårbarhetsanalyser Ref. spørsmål 9. Det blir ikke gjort systematiske analyser på dette temaet. 11. Rutiner/prosedyrer for oppfølging av ev. risiko- og sårbarhetsanalyser Nye tiltak med utgangspunkt i analysene skal synliggjøres i analyseverktøyet med konkrete tiltak, ansvarlig og tidsfrist. Nærmeste leder er ansvarlig for oppfølging. Årlig sendes det ut til alle enhetsledere melding om å oppdatere KSstyrevervregister. Vår ref.: 17/01913-3 Side 7 av 12
12. Eventuelle rutiner/prosedyrer for vurdering av habilitet til bruk for henholdsvis folkevalgte og ansatte a) Folkevalgte: - Forvaltningsloven kap 2. - Kommuneloven kap. 2 - Reglement for folkevalgte organer i - Etiske retningslinjer vedtatt 15.06.15 for folkevalgte og ansatte. b) De ansatte blir gjort kjent med dette ved ansettelser og ved gjennomgang av dette på lik linje med andre lov og forskriftskrav vedrørende sitt arbeidsforhold i kommunen. Dette følger av 8. Habilitet/interessekonflikter 1 avsnitt: Forvaltningslovens kap. 2 og kommunelovens 40 nr. 3, har bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og folkevalgte. Saksbehandlere og folkevalgte må gjøre seg kjent med og forholde seg til bestemmelsene. Ansatte og folkevalgte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt eller motsetninger mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnede. 13. Rutiner/prosedyrer for å dokumentere ev. habilitetsvurderinger som blir gjennomført, både politisk og administrativt a) Folkevalgte: Rutiner: Folkevalgte/politikere skal selv melde fra når det kan foreligge spørsmål om habilitet. Prosessen er beskrevet slik i reglement for folkevalgte organer: «Den som etter forvaltningsloven kapittel II eller kommuneloven 40 nr. 3 er inhabil i en sak eller som blir fritatt fra å delta ved behandlingen av en sak, tar ikke del under behandling og avstemningen. Kommunestyret avgjør habilitetsspørsmålet: «Dersom et medlem eller møtende varamedlem er i tvil om egen habilitet må det vedkommende selv på forhånd avklare med ordfører eller rådmannen, jfr. Reglementets pkt. 1.2.3 om medlemmenes plikter.» Vår ref.: 17/01913-3 Side 8 av 12
Andre rutiner: - Innkallinger til politiske møter: Når sekretariatet sender ut møteinnkallinger/sakskart til politiske møter pr. e- post bes det rutinemessig om at medlemmene vurderer sin egen habilitet i forhold til sakene som er satt opp til behandling. Sekretariatet ber om at folkevalgte, så hurtig som mulig, melder fra til sekretariatet ved habilitetsproblematikk i forhold til enkeltsaker. - I selve møteinnkallings dokumentet: I eget felt i selve møteinnkallingsdokumentet er følgende beskrevet: Frogn, dato Utvalgsleders navn Tittel Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 90 60 00 eller politisketjenester@frogn.kommune.no Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale - Når problemstillinger om habilitet blir meldt til sekretariatet, er sendes denne rutinemessig til kommuneadvokaten. Kommuneadvokatens vurdering blir så videreformidlet til rådmannsgruppen og til den folkevalgte som har meldt habilitetsspørsmålet. De mer opplagte sakene vurderes av rådmannen. Dokumentasjon: I de tilfellene det gjøres habilitetsvurderinger av folkevalgte i politiske møter vil disse vurderingene alltid bli ført i møteprotokollen. 14. Eventuelle rutiner/prosedyrer for hvordan saker der folkevalgte og/eller ansatte vurderes som inhabile skal håndteres og behandles a) Folkevalgte: Rutine for hvordan habilitetsvurderinger utføres i utvalgsmøter: Folkevalgt representant melder om at han/hun kan være inhabil til å behandle en konkret sak i forkant av at behandlingen av saken starter. Representanten forklarer hvorfor han kan være inhabil. Den aktuelle representanten fratrer så møtet. Vår ref.: 17/01913-3 Side 9 av 12
De resterende medlemmene behandler spørsmålet om habilitet og ber om rådmannens vurdering ved behov. Medlemmene voterer så over habilitetsspørsmålet. 15. Annen relevant dokumentasjon kommunen vurderer som relevant Del 2. Dokumentasjonsinnhenting Besvarelsen på forvaltningsrevisjonens oppstart med dokumentasjonsinnhenting besvares i følgende mappestruktur: Med hilsen Alle vedlegg er lagt på saken Harald K. Hermansen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent. Vedlegg: Vedlegg til spm 1 Organisasjonskart - administrativt Vår ref.: 17/01913-3 Side 10 av 12
Vedlegg til spm 2. Forklarende tekst - delegeringsreglementet Vedlegg til spm 2. Delegeringsreglement del 1 Vedlegg spm 2. Delegerings- og videredelegeringsreglement del 2 Vedlegg til spm 3. AB - Etiske retningslinjer Vedlegg til spm1 Politisk organisering september 17 Vedlegg til spm 3. AB - Saksutskrift - Etiske retningslinjer for - revidering Vedlegg til spm 3. hva-er-korrupsjon-og-hvordan-er-bildet-i-kommunesektoren Vedlegg til spm 4. Lederseminar om etikk 15-16 juni 2016 Vedlegg til spm 4 Strategisk kompetanseplan 2017, under utarbeidelse s 13 Vedlegg til spm 4. gjort kjent og spm 6 etterlevelse Vedlegg til spm 15. AB - Reglement for folkevalgte organ - tilgjenelig på hjemmesiden Vedlegg til spm 8 Ros analyse av Tap av omdømme og legitimitet for ledere i Vedlegg til spm 15. AB - Veileder fra hjemmesiden om habilitet i kommuner og fylkeskommuner Vedlegg 1 Kvalitetssystem Vedlegg 2 Prosedyre for avviksmelding Vedlegg 3 Prosdyre for avviksbehandling Vedlegg 4. POP Etikk og verdier 23.10.15 Vedlegg 5. POP Til ledermøte-etikk og verdier Vedlegg 6. POP Til enhetsmøte-etikk og verdier 120515 Vedlegg 7. POP utkast Brosjyre arbeidsgiverstrategien 2017 Vedlegg 9. POP Lederavtale i 2015-2017 Vedlegg 10. POP KURSPLAN 2017-2018 Vedlegg 11POP til adm.utv, lysbilde 11 vedlegg 13. Rutine_for_oppfolging_av_politiske_vedtak Vedlegg 14. POP Oppgaver til ledermøte til knyttet til etikk og verdier 2011 Vedlegg 15. POP Etiske dilemmaer, oppgaver til møte Vedlegg 16. 2 Generell rutine for mottak og sending av post for Frogn kommune 22.7.2015 Vedlegg 17. POP Veiviser sosiale medier 2014, opplæring ansatte Vedlegg 18. POP Mål for HMS arbeidet i støtte Vedlegg 19 Arkiv- og journalføringsrutine for Public 360 - Vedlegg 20 Utlevering av opplysninger fra matrikkel Vedlegg 21 Rutine for produksjon av postliste Vedlegg 22 Rutiner for behandling av innsynsbegjæringer mm 22.03.2016 Vedlegg 23 Rutine for journalføring av anskaffelser, 21.01.2016 Vedlegg 12 etikk og stressmestring Vår ref.: 17/01913-3 Side 11 av 12
Mottaker: Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen 5892 BERGEN Vår ref.: 17/01913-3 Side 12 av 12