AVTALEGIRO INNHOLD 1. DETTE ER AVTALEGIRO...2 1.1 AvtaleGiro... 2 1.2 Fordeler med AvtaleGiro for betaler og betalingsmottaker... 2 1.3 Definisjon av viktige ord og uttrykk... 3 BETALINGSKRAV...3 1.4 Avtaleforhold... 6 1.4.1 Betaleravtale og faste betalingsoppdrag...6 1.4.2 Betalingsmottakers avtale med egen bank...7 1.4.3 Avtaleforhold mellom betalingsmottakers bank og betalers bank...9 1.5 Rutinen beskrevet i detalj... 9 1.6 Spesielt for betalingsmottaker... 12 1.6.1 Krav til KID...12 1.6.2 Informasjon om egne kunders faste betalingsoppdrag...12 1.6.3 Kvalitetssikring i forbindelse med oppstart av AvtaleGiro...13 1.6.4 Varsel til betaler, og betalers mulighet til å velge bort varsel...13 1.6.5 Sletting av betalingskrav...14 1.6.6 Konteringsdata...15 1.6.7 Mulige tilpasninger i betalingsmottakers systemer og rutiner...15 1.7 SIGILL - Elektronisk forsegling... 17 1.8 AvtaleGiro info... 17 2. FREMGANGSMÅTE VED OPPSTART...19 2.1 EDB-tilgjengelighet... 19 2.2 Minimumskrav til testdata til BBS... 19 2.3 Produksjonstest... 20 3. DETTE BØR BETALINGSMOTTAKER VITE FØR OPPSTART...21 3.1 Listemateriell... 21 3.2 Anbefalt bruk av lister hos betalingsmottaker... 26 4. RUTINEN I DRIFT...27 4.1 Datakommunikasjon mellom betalingsmottaker og BBS... 27 4.2 Diskettforsendelse / sikkerhetskonvolutt... 27 4.3 Innleverings- og varslingsfrister... 28 4.3.1 Betalingskrav varslet via bank...28 4.3.2 Betalingskrav varslet direkte fra betalingsmottaker...29 4.3.3 Sletteanmodninger...29 4.4 Bekreftelse av forsendelse til BBS... 29 4.4.1 DATAFON...30 4.4.2 Følgeseddel...31 4.5 Kontroll av mottatte forsendelser i BBS... 31 4.6 Konteringsdata via datakommunikasjon... 32 4.7 Avstemmingskontroller hos betalingsmottaker... 32 4.7 Fakturering... 32 5. EDB-MEDIUM...33 5.1 Oversikt over datakommunikasjon... 33 Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 1
ENDRINGSLOGG FOR DENNE HÅNDBOKEN...34 1. DETTE ER AVTALEGIRO 1.1 AvtaleGiro AvtaleGiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som tilbys betaler og betalingsmottaker. Betalingsmottaker sender inn betalingskrav for kunder som har sagt ja til sin bank om å benytte AvtaleGiro som betalingsform. Banksystemet sørger for at betaler trekkes automatisk på forfallsdato. Betaler varsles før forfall alltid skriftlig om kommende betalinger, og har mulighet til å stoppe betalingen, hvis noe er galt. Varsel til betaler om kommende betaling kan formidles via betalers bank på vegne av betalingsmottaker, eller det kan sendes direkte fra betalingsmottaker. 1.2 Fordeler med AvtaleGiro for betaler og betalingsmottaker For betaler Ved å inngå avtale om bruk av AvtaleGiro med sin bank, tilbys betaler en sikker og enkel måte å betale faste regninger på. Betaler får fortløpende oversikt fra sin bank over alle de betalingsmottakere som det er gjort avtale med banken om å betale med AvtaleGiro til. Før forfall blir betaler alltid skriftlig varslet om kommende betalinger, og har mulighet til å stoppe betalingen hvis noe er galt. Betaler gis på denne måte kontroll og sikkerhet ved bruk av AvtaleGiro. (Se eget punkt vedr. Varsel til betaler, og betalers mulighet til å velge bort varsel) Kvittering for betalt/trukket beløp, fremkommer på betalers kontoutskrift. For betalingsmottaker I AvtaleGiro registrerer bankene hvilke kunder (betalere) som har valgt AvtaleGiro. Dette oversendes til betalingsmottaker via datakommunikasjon, slik at betalingsmottaker kan oppdatere sitt kunderegister med korrekt betalingstype. Dette betyr at betalingsmottaker slipper manuelt registreringsarbeid. I AvtaleGiro sender betalingsmottaker betalingskrav for de betalere som har valgt å benytte AvtaleGiro, inn til BBS via datakommunikasjon. Varsling til betaler om den kommende betalingen kan betalingsmottaker sende via kundens bank. For betalingsmottaker betyr dette redusert arbeid og kostnader i forbindelse med fakturabehandling. Hvis betalingsmottaker selv ønsker å varsle sine betalere om kommende betalinger er dette mulig. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 2
Betalernes konti blir belastet på forfallsdato, dersom det er penger på konto og betaler ikke har stoppet betalingen. Informasjon om innbetalinger vil bli oversendt betalingsmottaker som konteringsdata i OCRGiro, eller betalingsmottaker kan velge egiro innbetaling (CREMUL). Da all behandling av innbetalingene skjer elektronisk er betalingsmottaker sikret at KID alltid følger med innbetalingene. egiro innbetaling tilbys som automatisk kontering mot åpne poster i reskontro også for andre typer innbetalinger enn OCR- og KID-betalinger. På den måten kan betalingsmottaker for AvtaleGiro motta alle sine innbetalinger til en og samme konto, som samlede konteringsdata for ett døgn. Fordelene oppnås uavhengig av om bedriftens handelspartner har tatt i bruk egirotjenestene. Mer informasjon om egiro kan innhentes på www.bbs.no. NB: Denne brukerhåndbok beskriver kun innbetalinger levert som konteringsdata OCRGiro 1.3 Definisjon av viktige ord og uttrykk Listen er i alfabetisk rekkefølge. Avtale-ID AvtaleGiro-avtale AvtaleGiro info BBS-dato Beløpsgrense Betaleravtale Betalingskrav - En unik identifikasjon av mottakers avtale i BBS. - Er blitt vanlig betegnelse på fast betalingsoppdrag (FBO), i markedskommunikasjon mot betalere. (Fast betalingsoppdrag se under.) - En periodisk oversikt som sendes betalere med AvtaleGiro. Oversikten viser betalinger som forfaller den kommende betalingsperioden, samt status for alle betalers faste betalingsoppdrag. - Behandlingsdato i BBS, dvs, den dato BBS foretar avregning av transaksjonene. - Når betaler setter en øvre beløpsgrense, gjelder denne i dag per betaling. Finansavtaleloven 26 sier: For hver betalingsmottaker skal avtalen angi en høyeste belastningsgrense og det tidsrommet belastningsgrensen knytter seg til. Å knytte beløpsgrense til periode (tidsrom) er planlagt iverksatt i løpet av første halvdel av november 2001. Periode defineres som hel kalendermåned. - Betaleravtale må inngås mellom betaler og betalers bank før AvtaleGiro kan tas i bruk. Avtalen regulerer betalers og bankens rettigheter og plikter. - Det beløp, evt. med tilhørende informasjon, som skal belastes betalers bankkonto. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 3
Betalingsperiode Fast betalingsoppdrag Forfallsdato (Betalingsdato) Format Forsendelse - En forhåndsbestemt periode hvor varslede betalinger forfaller. Perioden er definert som fom. 15. i en måned, tom. 14. i etterfølgende måned. - Et fast betalingsoppdrag er en instruks fra betaler til egen bank, som sier at en bestemt betalingstype (regningstype) til en bestemt betalingsmottaker ønskes betalt med AvtaleGiro. Ofte benyttes FBO som forkortelse for fast betalingsoppdrag. - Den dato betaler trekkes automatisk. Dersom forfalls-/ betalingsdato faller på lørdag/søndag/bevegelig helligdag, foretas automatisk trekk påfølgende virkedag. - Oppbygning av recordene. - Datakommunikasjonsfiler som sendes fra/til betalingsmottakers dataavsender/ datamottaker. Forsendelse åpner med en startrecord for forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse. Forsendelsesnummer - Unik nummerering av forsendelser innen 14 dager, fra/til dataavsender/-mottaker. Fremmedreferanse KID - Betalers identifikasjon av betaling/betalingsmottaker. Hvis feltet for fremmedreferanse i betalingskravet er utfylt, vil fremmedreferanse fremkomme på AvtaleGiro info og kontoutskrift til betaler. - KID, kundeidentifikasjon, er betalingsmottakers identifikasjon av et betalingskrav. KID skal inneholde kundenummer, eller annen unik identifikasjon av betaler, og evt. betalingstype hvis betaler har flere kundeforhold til samme betalingsmottaker. Kunde-ID - Kontoeiers Organisasjonsnummer (for bedrifter/foretak), personnummer (for personkunde). Kunde-ID benyttes som høyeste begrep i BBS for å samle en betalingsmottakers konti og avtaler. Kundeenhet-ID/ Dataavsender Kundeenhet-ID/ Datamottaker Kundeenhet-ID/ Listemottaker - Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral. - Mottaker av data for en eller flere avtaler. Datamottaker kan være avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral. - Mottaker av listemateriell. Listemottaker kan være avtalekunden selv, eller f.eks. et regnskapskontor. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 4
Kundereferanse - Kundereferanse er knytning mellom betalingsmottaker og betaler i AvtaleGiro. Kundereferansen ligger i KID-feltet og består av betalers unike identifikasjon hos betalingsmottaker, og evt. betalingstype. Kundenummer og betalingstype skal ligge på faste definerte steder i KID-feltet for hver enkelt KID-alternativ som er angitt på registreringsskjemaet for AvtaleGiro. Mottakeravtale Oppdrag Oppdragskonto Oppdragsnummer Record SIGILL Transaksjon - Avtale om bruk av AvtaleGiro må opprettes mellom betalingsmottaker og betalingsmottakers bank før AvtaleGiro kan tas i bruk. Avtalen regulerer betalingsmottakers og bankens rettigheter og plikter i forbindelse med mottakers bruk av AvtaleGiro. Det opprettes kun én avtale om bruk av AvtaleGiro per oppdragskonto. - Samling av transaksjoner, f.eks. betalingskrav, i en forsendelse. Alle transaksjoner i oppdraget må tilhøre samme oppdragskonto. Det kan ligge flere oppdrag i én forsendelse. - Betalingsmottakers konto som skal godskrives - Fortløpende unik nummerering av oppdrag. Oppdragsnummeret må være unikt innen de siste 12 måneder + 1 dag. Oppgis av dataavsender. - En transaksjon kan være delt opp i flere recorder, der hver record inneholder definerte deler av transaksjonen. - Navnet på en metode som gjør det mulig å beskytte transaksjoner mot endringer underveis til BBS. - Brukes i AvtaleGiro som betegnelse på en logisk enhet i et oppdrag til/fra BBS. Transaksjonsnummer - Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget. Transaksjonsnummer starter på 1, og adderes med 1 per logisk transaksjon. Alle recorder tilhørende en logisk transaksjon, skal ha samme transaksjonsnummer. Oppgis av dataavsender. Transaksjonstype Venteregister - Kode som angir hvordan en transaksjon skal bli/har blitt behandlet. - Et register der mottatte transaksjoner blir liggende frem til forfallsdato. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 5
1.4 Avtaleforhold 1.4.1 Betaleravtale og faste betalingsoppdrag Betaleravtale Betalers bank er betalers avtalepartner. Betaler tegner derfor først en avtale med sin bank om bruk av AvtaleGiro. Dette er en overordnet avtale som gir betaler rett til å benytte AvtaleGiro for å betale sine faste regninger. Avtalen knyttes til den kontoen som skal trekkes automatisk. Faste betalingsoppdrag Når betaler har tegnet en betaleravtale, kan den tilknyttes et eller flere faste betalingsoppdrag. Betaler oppretter et fast betalingsoppdrag for hver fast regning som ønskes betalt automatisk. Følgende informasjon registreres på det faste betalingsoppdraget: KID Betalingsmottakers navn og kontonummer Evt. beløpsgrense Evt. varighet for det faste betalingsoppdrag Informasjonen gir knytning mellom betaler og betalingsmottaker i AvtaleGiro. Betaler kan kun opprette faste betalingsoppdrag mot betalingsmottakere som selv tilbyr AvtaleGiro. Informasjon om hvilke betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro kan gis av banken. Betalers inngåelse av fast betalingsoppdrag mot betalingsmottaker kan initieres på ulike måter: Betaler kan henvende seg i banken med giroblankett som benyttes som grunnlag for registrering. Betalers bank kan gi betaler forslag om hvilke betalingsmottakere som kan tilby tjenesten. Forslag kan for eksempel gis på AvtaleGiro info eller i form av DM. Hvis betaler ønsker fast betalingsoppdrag kan betaler bekrefte dette overfor banken ved bruk av f.eks. Nettbank eller på annen måte. Betalingsmottaker kan selv foreslå overfor sine betalere å ta i bruk AvtaleGiro. Dette kan skje ved at betalingsmottaker sender ut en DM til sine kunder. AvtaleGiro-logo og forslag til mal for DM kan lastes ned fra BBS hjemmeside: www.bbs.no. Betaler har mulighet til å endre navn, adresse og debet kontonummer knyttet til betaleravtalen, debet konto på faste betallingsoppdrag, samt beløpsgrense knyttet til det enkelte faste betalingsoppdrag. Betaler har også mulighet til å sperre ett eller flere faste betalingsoppdrag for en periode. I sperreperioden utføres ikke automatiske trekk mot betalers konto. I stedet vil betalers bank tilby betaler en alternativ betalingsmåte. Dersom betaler sletter et fast betalingsoppdrag, sørger betalers bank for at det mottas tilbud om alternativ betalingsmåte for evt. betalinger som ligger på venteregister. Samtidig gis betalingsmottaker informasjon om at det faste betalingsoppdraget er avsluttet. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 6
1.4.2 Betalingsmottakers avtale med egen bank 1.4.2.1 Opprettelse av avtale om bruk av AvtaleGiro Bruk av tjenesten AvtaleGiro betinger at det inngås en avtale mellom betalingsmottaker og dennes bankforbindelse. Avtalen består av 3 deler: Avtaleskjema med avtalevilkår, registreringsskjema 1, og registreringsskjema 2. Avtaleskjema med avtalevilkår Avtaleskjema fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken. Betalingsmottaker skal ha kopi av både avtaleskjema og avtalevilkår. Banken arkiverer egen gjenpart. (Avtaleskjema og avtalevilkår skal ikke sendes BBS) Registreringsskjema 1 og 2 Registreringsskjema 1 og 2 fylles ut av betalingsmottaker og banken, og sendes BBS for registrering. BBS vil arkivere eget eksemplar og returnere betalingsmottakers og bankens eksemplar påført dato som avtalen ble registrert gyldig for bruk i BBS. Fordi KID benyttes i alle betalingsoppdrag, og konteringsdata leveres i OCR-format, er det en forutsetning at betalingsmottaker har gyldig avtale om OCRGiro på samme konto som AvtaleGiro. Kreditorbetalt gebyr Normalt belastes både betaler og betalingsmottaker et gebyr av sine respektive banker i forbindelse med bruk av AvtaleGiro. Hvis betalingsmottaker ønsker det, kan han påta seg å betale det gebyret betaler ville blitt belastet. Dette Kreditorbetalte gebyret, er et standardgebyr, uavhengig av hva betalers bank reelt tar i gebyr. Betalingsmottakers bank, kan opplyse størrelsen på gebyret. Hvis betalingsmottaker ønsker en slik ordning, må mottakeravtalen i merknadsfelt ha tydelig angitt: Kreditorbetalt gebyr = JA Opprettelse av ny konto i forbindelse med AvtaleGiro I enkelte situasjoner kan det være aktuelt å opprette ny konto ved oppstart av AvtaleGiro, f.eks. når: Betalingsmottaker endrer KID-oppbygning i forbindelse med oppstart av AvtaleGiro. Betalingsmottaker ikke tilbyr AvtaleGiro på alle sine tjenester. F.eks. når en kommune som har flere tjenester, kun tilbyr AvtaleGiro som betalingsform for enkelte av disse. Hvis ikke ny konto opprettes, kan det bli opprettet fast betalingsoppdrag med KID som ikke er gyldig i AvtaleGiro, eller det kan opprettes fast betalingsoppdrag på tjenestetyper hvor betalingsmottaker ikke tilbyr AvtaleGiro. Ved registrering av et fast betalingsoppdrag kontrolleres kun riktighet av mottakers kontonummer, KID-lengde og modulus. Hva KID ellers inneholder har ikke banksystemet mulighet til å kontrollere. I begge tilfeller vil betaler og hans bank tro at fast betalingsoppdrag er opprettet, men dette vil ikke bli registrert hos betalingsmottaker. Dette kan virke forvirrende og bør unngås. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 7
Hvis det opprettes ny konto, må det i tillegg til å opprette avtale om bruk av AvtaleGiro, også opprettes avtale om OCRGiro mot den nye kontoen. Dette fordi konteringsdata leveres i OCR-format. 1.4.2.2 Endring av avtalen Enhver endring/oppsigelse av inngått avtale gjøres gjennom betalingsmottakers bankforbindelse. Banken vil sørge for at dette blir registrert. Betalingsmottaker endrer kontonummer Hvis betalingsmottaker etter oppstart av AvtaleGiro skal endre kontonummer, skal det i BBS foreligge følgende: Avtale om bruk av AvtaleGiro på mottakers nye konto Utfylt avtale på ny konto skal være underskrevet av betalingsmottaker og betalingsmottakers (nye) bankforbindelse. Mottakeravtalen må i merknadsfelt ha tydelig angitt: Kontobytte fra konto. nr. XXXX.XX.XXXXX Skal gjelde fra og med dato: XX.XX.XX. Omnummereringsblankett BBS bl. 61009 Registrering av konto for omnummerering underskrevet av betalingsmottakers bank, evt. også av ny bankforbindelse ved skifte av bank. Avtale om OCRGiro på ny konto Utfylt avtale om OCRGiro, underskrevet av betalingsmottaker og betalingsmottakers (nye) bankforbindelse. De tre blankettene nevnt over, sendes samlet til BBS v/ Test/Implementering. Standardbrev som bekrefter kontobytte, sendes betalingsmottaker sammen med kopi av avtaleformularene. Både ny og gammel konto må registreres under samme Kunde-ID. NB: Alle betalingskrav som er innsendt før kontobytte, og som allerede ligger på venteregistret, blir godskrevet ny konto. Betalingskrav som sendes inn etter at kontobytte er foretatt, må inneholde nytt kontonummer. Husk å melde inn nytt kontonummer hos evt. egen datasentral. Betalingsmottaker endrer KID Hvis betalingsmottaker endrer regnskapssystem, kan dette medføre endring av kundenummer, som videre fører til endring av KID. Det er i banksystemet tilrettelagt for endring av KID (Kundereferanse) på allerede registrerte faste betalingsoppdrag. Dette skjer ved at det sendes inn fil med ny og gammel KID for hvert fast betalingsoppdrag. Av sikkerhetsmessige årsaker er det en forutsetning at de nye KID`ene registreres mot ny mottakerkonto. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 8
Hvis betalingsmottaker ønsker å opprette faste betalingsoppdrag og innbetalinger, til den opprinnelige mottakerkontoen, er det mulig å foreta kontobytte (se punkt over vedr Betalingsmottaker endrer kontonummer). Ved behov for å endre KID, eller ved splitting / samling av faste betalingsoppdrag mellom flere mottakerkonti, må BBS v/kundeservice kontaktes i god tid før dette skal gjøres. Betalingsmottaker vil da få tilsendt komplett dokumentasjon på KID-bytte. 1.4.2.3 Oppsigelse av avtalen Oppsigelse av avtalen skal sendes BBS av betalingsmottakers bank. Skriftlig oppsigelse skal adresseres til: BBS v/registerhold 0045 OSLO Ved oppsigelse av mottakeravtalen, vil innsendte betalingskrav som ligger på venteregister ikke bli avregnet. Dersom noen av betalingskravene er varslet betaler, vil betalers bank sende melding til betaler om at betalingskravet bortfaller. 1.4.3 Avtaleforhold mellom betalingsmottakers bank og betalers bank Forholdet mellom bankene er regulert i eget regelverk. 1.5 Rutinen beskrevet i detalj Betalingsmottaker (1) Varsel om belastning Betaler (2) Kvitteringslister/ feillister (3) Oppdrag betalingskrav/ sletteanmodninger AvtaleGiro info (1) Tilbud alternativ bet.måte (5) Konteringsdata/ faste betalingsoppdrag (7) (6) (4) Stopp av betaling Kontoutdrag Kontoutdrag (9) (9) Betalingsmottakers bank (8) Kredit Debet (8) Konteringsdata Konteringsdata Betalers bank Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 9
Hovedtrekkene i systemet: 1. Betaler som har AvtaleGiro med fast betalingsoppdrag skal varsles om alle kommende betalinger. Varsel kan sendes fra betalers bank på vegne av betalingsmottaker som AvtaleGiro info, eller direkte fra betalingsmottaker. 2. Betalingsmottaker sender betalingskrav for de betalere som har AvtaleGiro med faste betalingsoppdrag. Data sendes via datakommunikasjon. Betalingskrav kan sendes med forfallsdato inntil 12 måneder frem i tid. Betalingsmottaker har mulighet for å slette innsendte betalingskrav. Hvis betalingskravet allerede er varslet til betaler fra bank eller direkte fra betalingsmottaker, vil betaler motta melding om at betalingen bortfaller. 3. Alle innsendelser fra betalingsmottaker blir kontrollert. Kvittering for innlest forsendelse sendes dataavsender, og kvittering for innleste oppdrag med betalingskrav og sletteanmodninger sendes listemottaker registrert i BBS. Dersom frist for innlevering av betalingskrav og sletteanmodninger ikke overholdes, avvises transaksjonene. 4. Betaler har mulighet til å spørre på enhver betaling som forfaller inntil 7 dager frem i tid. Dette kan f.eks. gjøres ved å kontakte banken eller ved å bruke Nettbank eller lignende. Betaler har også mulighet for å stoppe en betaling. Dette gjøres ved å kontakte banken eller ved å bruke Nettbank eller lignende. 5. Hvis betaler har stoppet en betaling, vil betalers bank alltid sende betaler informasjon om alternativ betalingsmåte. 6. På forfallsdato belastes betalers konto automatisk, og betalingsmottakers konto godskrives. Dersom det ikke er dekning på betalers konto, konto er sperret eller avsluttet, eller beløpsgrensen for det faste betalingsoppdraget ville blitt overskredet, mottar betaler informasjon om dette fra sin bank sammen med tilbud om alternativ betalingsmåte. Ved manglende dekning på betalers konto på forfallsdato, kan betalers bank også de 4 neste virkedager forsøke å gjennomføre betalingen. 7. Betalingsmottaker mottar informasjon om avregnede betalingskrav i form av konteringsdata og listemateriell. Konteringsdata via datakommunikasjon leveres som spesifisert i avtale om OCRGiro. Sammen med konteringsdata vil betalingsmottaker få oversendt informasjon om nye og avsluttede faste betalingsoppdrag. 8. Konteringsdata for oppdatering i bankens reskontro, sendes bankene og bankenes datasentraler samme dag som avregning skjer i BBS. 9. Betalers og betalingsmottakers bank produserer kontoutskrifter der avregnede betalingskrav fremkommer. Sum godskrevet konto per dag fremkommer på betalingsmottakers kontoutskrift. På betalers kontoutskrift fremkommer beløpet med: Betalingsmottakers navn (F.eks. Skog Borettslag) Fremmedreferanse tilknyttet det enkelte betalingskrav (f.eks. Husleie - januar 2001), eller Fast tekst angitt i mottakeravtalen (f.eks. Husleie) Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 10
Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 11
1.6 Spesielt for betalingsmottaker 1.6.1 Krav til KID I AvtaleGiro fungerer KID som knytning mellom betalingsmottaker og betaler. Det er derfor et absolutt krav at KID inneholder en unik identifikasjon av betaler, som f.eks. kundenummer, abonnementsnummer e.l. KID som kun identifiserer et objekt (f.eks. leilighetsnummer) kan ikke benyttes uten at det legges inn en identifikasjon som skiller ny eier fra forrige eier av objektet, f.eks. et fortløpende eiernummer. Betalingskravet kan ellers bli formidlet feil når objektet skifter eier. Hvis KID inneholder fakturanummer, må den i tillegg inneholde f.eks. kundenummer. Dersom betalingsmottaker har flere betalingstyper (f.eks. både husleie og garasjeleie) for samme kunde, må i tillegg betalingstype kunne identifiseres i KID-feltet, slik at man vet om betalingen gjelder hhv. husleie eller garasjeleie. Betalingsmottaker kan ha opptil 3 ulike KID-oppbygninger per avtale om OCRGiro/mottakeravtale for AvtaleGiro, men det kreves at de ulike oppbygningene har ulik lengde. I tillegg må kundereferansen i KID ha ulik lengde for hver KID-oppbygning. (Kundereferanse er betalers kundenummer + evt betalingstype, hos mottaker.) KID-opplysningene som oppgis i registreringsskjema for AvtaleGiro skal kun være det/de KID-alternativer som benyttes i AvtaleGiro-sammenheng. Hvis det er registrert flere KIDalternativer på avtale om OCRGiro enn det som reelt benyttes i dag, er det viktig at uaktuelle KID-alternativer blir slettet. Endring av avtale om OCRGiro, f.eks. sletting av gamle uaktuelle KID-alternativer, sendes skriftlig til BBS. Det kan kun tegnes én mottakeravtale for AvtaleGiro per konto som har avtale om OCRGiro. Ytterligere informasjon vedr. avtale om OCRGiro finnes i egen brukerhåndbok for OCRGiro. 1.6.2 Informasjon om egne kunders faste betalingsoppdrag For å kunne merke hvilke kunder som har bekreftet ønske om AvtaleGiro, må betalingsmottaker motta oversikt over disse via datakommunikasjon fra BBS. Betalingsmottaker får oversendt KID fra faste betalingsoppdrag, f.eks. fra giroblankett som betalers bank har benyttet som grunnlag for registrering. Da KID inneholder identifikasjon av betaler, og evt. betalingstype, har betalingsmottaker grunnlag for automatisk merking i sitt kunderegister av den enkelte kundes ønskede betalingsform. Sammen med nye faste betalingsoppdrag, oversendes også evt. avsluttede faste betalingsoppdrag. Fra ca 1.mai 2002, vil oversendelsen også inneholde informasjon om den enkelte betaler ønsker skriftlig varsel eller ikke (se eget avsnitt vedr dette). Ved behov kan betalingsmottaker i tillegg bestille en rapport som viser alle betalere med fast betalingsoppdrag. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 12
1.6.3 Kvalitetssikring i forbindelse med oppstart av AvtaleGiro I AvtaleGiro vil bankene ha en aktiv rolle i forbindelse med å selge AvtaleGiro til betalerne. Bankene vil derfor gjensidig informere hverandre om hvilke betalingsmottakere som til enhver tid tilbyr AvtaleGiro. Hvis betalingsmottaker ved oppstart av AvtaleGiro ønsker å benytte tjenesten i begrenset omfang, dvs. å redusere antall betalere som tegner faste betalingsoppdrag, er dette mulig. Dette kan f.eks. være aktuelt i de tilfeller hvor betalingsmottaker ønsker å forsikre seg om at egne rutiner/systemer fungerer tilfredsstillende før tjenesten lanseres for fullt. Ved oppstart er det mulig å begrense betalere til kun å være kunder i samme bank som betalingsmottaker selv. Andre banker enn betalingsmottakers egen bank, vil ikke kunne registrere faste betalingsoppdrag for sine kunder. Ønsker betalingsmottaker en slik begrensning må dette opplyses når avtale om bruk av AvtaleGiro og registreringsskjema sendes BBS for registrering. Det noteres da i merknadsfeltet på mottakeravtalen: Åpen for alle: NEI Når betalingsmottaker ønsker begrensningen opphevet, sendes skriftlig melding om dette til BBS. Når begrensningen er opphevet, er det ikke mulig å legge inn begrensning på nytt. 1.6.4 Varsel til betaler, og betalers mulighet til å velge bort varsel 1.6.4.1 Varsel til betaler Dersom ikke annet er uttrykkelig avtalt mellom betaler og dennes bank, skal betaler alltid varsles om kommende betalinger. Dette kan gjøres av betalers bank på vegne av betalingsmottaker, eller av betalingsmottaker selv. Dersom betalingsmottaker skal varsle betaler og unnlater å gjøre det, kan dette medføre at banken kan kreve betalingen tilbakeført. Varsel til betaler om kommende betaling, skal minst inneholde opplysninger om: betalingsmottaker beløpets størrelse hva beløpet gjelder forfallsdato Ved varsling gjennom betalers bank, kan varslet i tillegg inneholde detaljspesifikasjoner fra betalingsmottaker til betaler om hva betalingen gjelder. Det er mulig å sende 42 spesifikasjonslinjer, med totalt 80 tegn per linje. For innleverings- og varslingsfrister, se egne avsnitt 4.3.1 og 4.3.2. 1.6.4.2 Betalers mulighet til å velge bort varsel Betaler kan avtale med sin bank, at det ikke er ønskelig med varsel om kommende betaling. Informasjon om betaler ønsker varsel eller ikke, sendes betalingsmottaker som en del av filen med opplysninger om "egne kunders faste betalingsoppdrag ". Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 13
Betalingsmottaker som varsler via bank, kan for betalere som ikke ønsker varsel, endre fra kode = 21 (bankvarsling) til kode = 02 (egenvarsling) i betalingskravet. Sendes krav merket bankvarsling, og betaler har valgt bort varsel, vil banken ikke sende varsel. Har betalingsmottaker "kritisk" informasjon, som skal formidles til betaler, må dette sendes direkte fra betalingsmottaker til betaler. Betalingsmottaker som varsler selv, kan unnlate å sende varsel, hvis betaler har valgt dette bort. Det må vurderes om det er forhold (lover/forskrifter) som tilsier at varsel likevel må sendes. NB: Endring i grensesnitt fra BBS til betalingsmottaker For å gjøre denne endringen så enkel som mulig for betalingsmottaker/programvareleverandør, skjer følgende endring i grensesnittet: Oversikt egne kunders faste betalingsoppdrag. Informasjon om betalers ønske om varsel, legges i et felt som i dag ikke benyttes. Nytt fast betalingsoppdrag, der betaler skal varsles, har registreringstype 1 (ny) og "J" for skriftlig varsel. Nytt fast betalingsoppdrag der betaler ikke skal varsles, har registreringstype = 1 (ny) og "N" for skriftlig varsel. Ved endring av ønske om varsel, har fast betalingsoppdrag registreringstype = 1 (ny) og "J" eller "N" i feltet for varsel. NB: Det er ingen kode for endring. Dette for å gjøre innføring av valgfritt varsel så enkelt for betalingsmottaker som mulig. Hvis det faste betalingsoppdraget allerede finnes hos betalingsmottaker, må det sikres at systemet klarer å oppdatere kode for valgfritt varsel. Følgende forhold understrekes: Uansett om betalingsmottaker/programvareleverandør tilpasser seg betalers ønske eller ikke, må det sikres at endringen i grensesnittet ikke medfører konsekvenser i forbindelse med innlesning av filen med faste betalingsoppdrag Når endringen er etablert i bank, må svarkuponger for AvtaleGiro (faste betalingsoppdrag) endres, slik at betaler får mulighet til å velge bort varsel. Endringen er beregnet å tre i kraft fra 1. mai 2002, og det må sikres at dette ikke vil medføre problemer. 1.6.5 Sletting av betalingskrav Etter at betalingskrav er oversendt BBS, har betalingsmottaker mulighet til å slette betalingskravet. Dette kan gjøres ved å sende en sletteanmodning via datakommunikasjon Når betalingskrav skal slettes må opprinnelig transaksjon spesifiseres. Dette gjelder også ved sletting av hele innsendte oppdrag. Betalingsmottaker må derfor kunne rekonstruere enkelttransaksjoner. Dersom betalingsmottaker skulle ønske å endre et betalingskrav (beløp, forfallsdato, e.l.), må opprinnelig betalingskrav slettes og nytt betalingskrav sendes inn. Det nye betalingskravet må forholde seg til tidsfrister for AvtaleGiro som ethvert annet betalingskrav. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 14
Kvittering for mottatte sletteanmodninger, og gjennomførte/ikke gjennomførte slettinger sendes listemottaker som er angitt på registreringsskjema for AvtaleGiro. For innleveringsfrist av sletteanmodninger, se eget avsnitt 4.3.3. 1.6.6 Konteringsdata Konteringsdata er spesifikasjoner av avregnede betalingskrav. For betalingsmottakere som vil foreta automatisk oppdatering av reskontro, tilbys konteringsdata via datakommunikasjon. Dette spesifiseres i avtale om OCRGiro. Se brukerhåndbok for OCRGiro for nærmere beskrivelse av hvordan konteringsdata leveres. To forhold er imidlertid spesielt for betalingskrav som avregnes som AvtaleGiro: Tjenestekoden er alltid 09 Kode for transaksjonstype er alltid 15 1.6.7 Mulige tilpasninger i betalingsmottakers systemer og rutiner I tabellen nedenfor er en oversikt over all funksjonalitet det kan tilrettelegges for i AvtaleGiro. I kommentarkolonnen er det merket om dette er forhold som betalingsmottaker: MÅ GJØRE, og ANBEFALES Det understrekes at selv om betalingsmottaker bare må gjøre de tilpasninger som er merket MÅ, anbefales det at de tilpasninger som er merket ANBEFALES også blir tatt med når AvtaleGiro tas i bruk. Dette er funksjoner som betalingsmottaker ellers lett vil kunne savne etter kort tids bruk av tjenesten. FUNKSJON/OMRÅDE KOMM. Mottakeravtale med egen bank MÅ KID Entydig identifikasjon av betaler som person, slik at systemet kan finne riktig MÅ betalerkonto. KID er knytningsbegrepet mellom betaler og betalingsmottaker, og må inneholde kundenummer og evt. betalingstype. Hvis KID identifiserer objekt, f.eks. leilighet, må det legges inn et entydig eiernummer av objektet, slik at person kan identifiseres. Fakturanummer alene kan ikke benyttes. Faste betalingsoppdrag Skrive ut tilbud om forslag om fast betalingsoppdrag (Direct Mail) med påført ANBEFALES KID, til egne kunder. KID må være fullstendig, med kontrollsiffer, slik at betalers bank har korrekt grunnlag for registrering av det faste betalingsoppdraget. Motta nye, endrede og slettede faste betalingsoppdrag via datakommunikasjon. MÅ Motta oversendelse av alle registrerte faste betalingsoppdrag via MÅ datakommunikasjon. Merke på kundenivå at det er bekreftet fast betalingsoppdrag. MÅ Merke på kundenivå om betaler ikke ønsker skriftlig varsel, samt kunne endre MÅ dette på grunnlag av fil fra BBS. Betalingskrav Endre driftsmønster i hht. innleveringsfrister for AvtaleGiro, slik at betaler kan MÅ varsles om kommende betaling enten direkte fra betalingsmottaker eller fra bank Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 15
Betalingskrav skal innsendes med: Gyldig KID Kode for om det skal varsles via bank, eller direkte fra betalingsmottaker Spesifikasjoner på AvtaleGiro info fra bank MÅ MÅ ANBEFALES Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 16
FUNKSJON/OMRÅDE Sletting av tidligere innsendte betalingskrav Sletting av tidligere innsendte betalingskrav skal kunne skje på både oppdragsnivå og transaksjonsnivå. Dette betyr at tidligere innsendte oppdrag og enkelttransaksjoner må kunne spesifiseres. Reskontrooppdatering NB: Reskontrooppdatering for transaksjoner avregnet som AvtaleGiro, må skje på grunnlag av konteringsdata i OCR-format. Hvis reskontrooppdatering skjer på grunnlag av kopi av innsendte betalingskrav, vil dette kunne medføre feil (dobbeltregistrering av innbetalinger). Konteringsdata avregnede transaksjoner Motta avregnede AvtaleGiro-transaksjoner i OCR-format (transaksjonstype 15). Det må ikke ligge sperre for denne transaksjonstypen. Hvis betalingsmottaker ikke ønsker det, er det ikke nødvendig å tolke eller bruke koden. KOMM. MÅ MÅ MÅ Betalingsmottaker må selv analysere om det evt. er andre tilpasninger i interne rutiner/systemer. 1.7 SIGILL - Elektronisk forsegling SIGILL er en elektronisk forsegling som gjør det mulig å beskytte transaksjoner mot endringer under forsendelse til BBS. SIGILL baseres på en avansert kryptologisk algoritme som beregner en kontrollsum ut fra de data som skal beskyttes. Ytterligere informasjon om SIGILL-metoden finnes i en egen brukerhåndbok for SIGILL. Denne fås til banken. 1.8 AvtaleGiro info Betaler skal varsles skriftlig om alle automatiske betalinger minst 7 virkedager før belastning finner sted. Dersom betalingsmottaker ikke sender varselet direkte, kan betalers bank gi dette varselet i form av AvtaleGiro info en gang per måned. Følgende informasjon kan fremkomme på AvtaleGiro info, se eksempel på neste side. (Layout på AvtaleGiro info vil kunne være forskjellig for ulike banker): Varsel om betaling Oversikt over alle faste betalingsoppdrag, evt. forslag til nye. Betaler varsles om automatiske betalinger som forfaller i betalingsperioden. Disse spesifiseres med beløp, hva betalingen gjelder, navn på betalingsmottaker, forfallsdato, samt evt. spesifikasjon av beløpet. Betaler gis også full oversikt over status på sine faste betalingsoppdrag. Status på faste betalingsoppdrag kan for eksempel være gyldig, slettet eller sperret. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 17
LARS LARSEN LASSESVEI 10 A.S Service Banken Utskriftsdato 2. juni 2001 7000 TRONDHEIM AvtaleGiro info for konto 1234.56.78901 Innmeldte betalinger i perioden 15. juni til 14. juli 2001 15. juni betales ifølge fast betalingsoppdrag nr 4 til BOLIGBYGGELAGET A/S (Bet.nr 078) kr 2.400,00 HUSLEIE FOR JUNI 2001 1. juli betales ifølge fast betalingsoppdrag nr 2 til ENERGIVERKET A/S (Bet.nr. 079) kr 2.200,00 FAST ABONNEMENTSAVGIFT KR 400.00 STRØMFORBRUK 01.03.01-30.04.01 KR 1800.00 SUM KR 2200.00 Oversikt over faste betalingsoppdrag Nr Oppdraget gjelder Oppdrag Maksimalt Status opprettet beløp 1 FORSIKRINGSSELSKAPET A/S 24.12.98 3.000,00 Avsluttet 02.05.01 FORSSIKRINGSPOLISE 2 ENERGIVERKET A/S 28.02.99 2.500,00 STRØMFORSYNING 3 GASOLIN COMPAGNIET 12.01.99 2000.00 DRIVSTOFF 4 BOLIGBYGGELAGET A/S 12.01.99 3.000,00 HUSLEIE 5 REGNSKOGFONDET 12.01.99 100.00 Sperret til 01.07.01 FRIVILLIG GAVE Noen betalinger kan bli varslet direkte fra betalingsmottaker. Disse er ikke med blant innmeldte betalinger ovenfor. Hvis De er uenig i oppgitt beløp, kan betaling stoppes ved å benytte bankens kontofon nr. xx xx xx xx, eller ved å henvende Dem i banken. Det gis også mulighet for å sperre, oppheve sperre eller endre beløpsgrense på faste betalingsoppdrag.? Forslag til nye faste betalingsoppdrag Nr Forslag til fast Forslag Forslag tilgjengelig betalingsoppdrag gjelder registrert for aktivisering til 1 TELESELSKAPET A/S 25.05.01 24.11.01 TELEFONRENING 2 KRINGKASTNINGEN 25.05.01 28.11.01 LISENSAVGIFT Til ovennevnte betalingsmottakere kan De benytte AvtaleGiro ved betaling. Dersom De velger å akseptere et forslag, vil fremtidige betalinger til den aktuelle betalingsmottaker bli trukket automatisk fra Deres konto. De kan akseptere forslaget ved å benytte bankens kontofon nr. xx xx xx xx, eller ved å henvende Dem i banken. Side 1 av 1 Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 18
2. FREMGANGSMÅTE VED OPPSTART 2.1 EDB-tilgjengelighet Betalingsmottakere/dataavsendere som har egne EDB-systemer, kan selv utvikle nødvendige programmer for å ta i bruk AvtaleGiro. Benytter betalingsmottaker programvareleverandør eller datasentral må det kontrolleres at de funksjoner AvtaleGiro tilbyr, er tilrettelagt i programpakken. 2.2 Minimumskrav til testdata til BBS I god tid før betalingsmottaker tar i bruk AvtaleGiro, må produksjonstest foretas og godkjennes i BBS. Det stilles større krav til test fra programvareleverandør, enn for betalingsmottakere med selvutviklede programmer. En betalingsmottaker med selvutviklet programvare kan selv ta beslutning om ikke å ha med all funksjonalitet fra første dag, mens en betalingsmottaker som benytter programvareleverandør raskt kan savne enkelte funksjoner hvis dette ikke er tilrettelagt. FUNKSJON Programvareleverandører Betalingskrav (min. 10 transaksjoner) m/kode for at betalingsmottaker varsler selv MÅ m/kode for at varsel skal sendes via bank * uten spesifikasjonslinjer * med spesifikasjonslinjer MÅ MÅ Sletting av innsendte betalingskrav Sletting av helt oppdrag MÅ MÅ Sletting av enkelttransaksjoner MÅ MÅ Forsendelse/oppdrag Sende forsendelse med mer enn ett oppdrag MÅ Betalingsmottakere med egenutvikling Det MÅ enten sendes test på kode for egen varsling, ELLER på kode for varsel via bank. Hvis det sendes test på varsel via bank, bør det samtidig sendes test på spesifikasjonslinjer. Det anbefales at betalingsmottaker med egenutviklet programvare sender test på samme måte som programvareleverandører. Testing av ny funksjonalitet Hvis betalingsmottaker senere skulle ønske å benytte en funksjon som ikke tidligere er testet, må det sendes test på dette, før reelle produksjonsdata sendes inn. Hvis ikke dette gjøres, bærer betalingsmottaker selv ansvar for evt. feil/ avvisninger som måtte skje. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 19
2.3 Produksjonstest I god tid før betalingsmottaker tar i bruk AvtaleGiro, må produksjonstest foretas og godkjennes av BBS. Betalingsmottakere med selvutviklet programvare, og programvareleverandører må alltid gjennomføre test slik som beskrevet. Hvis betalingsmottaker benytter programvare fra en leverandør som er godkjent i AvtaleGiro-sammenheng, kan betalingsmottaker velge mellom å teste eller starte direkte på en kvalitetssikringsperiode slik som bekrevet i denne håndboken. Nedenfor følger punktvis beskrivelse av hvordan denne testen utføres. Evt. spørsmål kan rettes til BBS. 1) Betalingsmottakers bank sender avtalen til BBS for registrering, sammen med evt. avtale om OCRGiro. Ved datakommunikasjon må betalingsmottaker oppgi protokoll og maskintype. 2) Når avtalen(e) er mottatt i BBS, tar vår Testgruppe kontakt med betalingsmottaker og oppgir Kundeenhet-ID for test, som betalingsmottaker skal legge inn i testoppdraget. 3) Test på betalingskrav og sletteanmodninger bør sendes til BBS samtidig. 4) Test kan sendes inn på NJE/RJE/FTP, KERMIT, eller E-mail. E-mail-adresse oppgis av Testgruppen i BBS. For test som sendes inn på NJE/RJE/FTP, benyttes filnavn: = TSTIKn.Kxxxxxxx.K01 På testforsendelser fra BBS benyttes filnavn = TSTUKn.Kxxxxxxx.K01 "n" = siste siffer i Kundeenhet-ID for dataavsender (oppgitt av BBS til testbruk) "xxxxxxx" = 7 siste siffer i Kundeenhet-ID for dataavsender Datasettnr. kan endres fra K01 - K99 Ved bruk av E-mail og KERMIT kan navn velges fritt. 5) Programvareleverandører som ikke sender inn mottakeravtale, må ved innsending av test oppgi plassering av kundenummer og evt. betalingstype, samt KID-lengde og moduluskontroll. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 20
3. DETTE BØR BETALINGSMOTTAKER VITE FØR OPPSTART 3.1 Listemateriell I AvtaleGiro vil listene nedenfor kunne bli produsert. Eksempler på listene er vist på de etterfølgende sider. L 00201 Kvitteringsliste for innlest forsendelse Dokumenterer alle godkjente og avviste forsendelser som kommer inn til BBS. Listen sendes til dataavsender oppgitt på registreringsskjemaet. Nedenstående lister sendes til listemottaker oppgitt på registreringsskjemaet. L 00202 NB: L 02603 Kvitteringsliste for innleste oppdrag Dokumenterer alle godkjente og avviste oppdrag som er innlest i BBS. Listen dokumenterer også i detalj alle betalingskrav/slettinger / KID-bytter, som er avvist ved innlesning i BBS. Alle avvisninger av betalingskrav MÅ følges opp av betalingsmottaker, for innkreving på annen måte. Sletting på venteregister Dokumenterer sletting av transaksjoner foretatt, eller forsøkt foretatt, på venteregistret. I tillegg til de nevnte lister vil betalingsmottaker motta kvittering over avregnede transaksjoner: L 00701 Transaksjonsliste - OCRGiro OCR-liste L00701 A og B, som inneholder korrekte KID-transaksjoner er valgfri for betalingsmottaker og kan bestilles hos BBS. Disse listene er priset. OCR-liste L00701 C og D, som inneholder transaksjoner for manuell avstemming og sumposter til bankens kontoutskrift blir automatisk sendt alle betalingsmottakere kostnadsfritt. Se brukerhåndbok for OCRGiro for nærmere beskrivelse av listene. Konteringsdata som spesifiserer enkelttransaksjoner må også mottas via datakommunikasjon. Periodisering spesifiseres i registreringsskjema for OCRGiro. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 21
Liste L00201: Kvitteringsliste for innlest forsendelse BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERINGSLISTE FOR INNLEST FORSENDELSE 1) BBS-DATO: 020501 KUNDENAVN : BEDRIFTENS EDB-SERVICE A/S POSTBOKS 1 0000 RENTEVIK 2) DATA-AVSENDER NR : 00001212 3) FORSENDELSES NR : 1223344 4) STATUS ETTER INNLESNING : G O D K J E N T 5) BESKRIVELSE VED AUTORISASJON : AUTORISERT AV HEIDI ANTALL TRANSAKSJONER ANTALL RECORDS BELØP 6) REGISTRERT PÅ FØLGESEDDEL : 17.047,50 7) OPPGITT FRA KUNDEN : 30 119 17.047,50 8) INNLEST FRA FORSENDELSEN : 30 111 17.047,50 9) GODKJENT BELØP : 28 16.007,41 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DIFFERANSE INNL. - GODKJ. : 2 1.040,09 ANTALL OPPDRAG REGISTRERT : 3 10) FEILMELDINGER : ANT RECORDS OPPGITT, ULIK ANT REG 191 FEIL I SLUTT-FORSENDELSES-POST : F T T P OPPG. OPPG. OPPGITT 1.FORF K K T T ANT.TR. ANT.PO. BELØP DATO FILLER FEILMELDING : FEILKODE NY000089000000300000011900000000001704750150501000000000000000000000000000000000 ANT RECORDS OPPGITT, ULIK ANT REG 191 FEIL FØRSTE DATO PÅ FORSENDELSEN 192 LISTENR : L00201 MOTTAKER : 00088888 BEDRIFTENS EDB-SERVICE A/S UTSKRIFTS-TID : 020501 1548 SIDENR : 1 Forsendelsene kontrolleres ved innlesning. Dersom det oppdages feil/mangler ved en forsendelse, fører dette til at hele forsendelsen blir midlertidig eller helt avvist. Ved midlertidig avviste forsendelser, vil dataavsender kontaktes for å avklare videre behandling. Unntaksvis vil BBS selv avgjøre videre behandling. Dersom en forsendelse blir helt avvist, vil dataavsender bli kontaktet for evt. innsending av nye data. Beskrivelse av felt: 1) BBS-dato for innlesning av forsendelsen. 2) Dataavsenders Kundeenhet-ID. 3) Forsendelsesnr. oppgitt av dataavsender. 4) Forsendelse med status GODKJENT er innlest i BBS, og dataene er godkjent i innlesningskontroll på forsendelsesnivå. Forsendelser med status AVVIST, er stoppet i innlesningskontrollen. Evt. feil spesifiseres lenger ned på denne listen. Ny forsendelse må sendes inn til BBS. 5) Dersom forsendelsen er blitt midlertidig avvist, fremkommer navn/avdeling til den som har utført autorisasjonen i BBS. 6) Registrerte opplysninger fra følgeseddelen for forsendelsen. 7) Oppgitte data i sluttrecord for forsendelsen. 8) Innleste data i forsendelsen. 9) Godkjente data etter innlesningskontrollen. 10) Spesifikasjon av feil ved innlesning av forsendelsen. Evt. feil må rettes til neste forsendelse. Feil som ikke rettes, kan medføre alvorlige forsinkelser i behandling av betalingskrav. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 22
Liste L00202: Kvitteringsliste for innleste oppdrag BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERINGSLISTE FOR INNLESTE OPPDRAG 1) BBS-DATO: 020501 2) KUNDEID : 90001234567 NAVN : BEDRIFTEN A/S 3) AVTALEID : 001767676 NAVN : BEDRIFTEN A/S 4) OPPDRAGSKONTO : 9999.11.11111 5) DATA-AVSENDER NR : 00001212 6) FORSENDELSES NR : 1223344 7) OPPDRAGSNR : 0205011 8) OPPDRAGSTYPE : AVTALEGIRO 9) STATUS ETTER INNLESNING : G O D K J E N T 10) BESKRIVELSE VED AUTORISASJON : AUTORISERT AV HEIDI ANTALL TRANSAKSJONER ANTALL RECORDS BELØP 11) OPPGITT : 10 48 5.496,61 12) INNLEST : 10 48 5.496,61 13) GODKJENT : 8 4.456,52 14) AVVISTE : 2 1.040,09 15) OMGJORTE : 0 16) FEILMELDINGER : LIK OPPDRAGS-ID, ULIKT INNHOLD I OPPDR 119 LISTENR : L00202 MOTTAKER : 00077777 BEDRIFTEN A/S UTSKRIFTS-TID : 020501 1548 SIDENR : 1 Oppdragene kontrolleres ved innlesning. Dersom det oppdages feil/mangler ved ett eller flere oppdrag i forsendelsen, fører dette til at oppdraget/ oppdragene blir midlertidig eller helt avvist. Ved midlertidig avvist oppdrag, vil BBS selv avgjøre videre behandling, evt kontakte dataavsender/ avtalekunde. Dersom ett eller flere oppdrag blir helt avvist, vil dataavsender/ avtalekunde bli kontaktet for evt. innsending av nye data. Beskrivelse av felt: 1) BBS-dato for innlesning av oppdragene. 2) Kunde-ID for identifikasjon av kunden. 3) Avtale-ID identifiserer avtalen. 4) Oppdragskonto som skal godskrives. 5) Dataavsenders Kundeenhet-ID. 6) Forsendelsesnr. oppgitt av dataavsender. 7) Oppdragsnr. oppgitt av dataavsender. 8) Mulige oppdragstyper: - AvtaleGiro (dvs. betalingskrav) - AvtaleGiro korreksjoner (dvs. sletteanmodninger) - KID-bytte 9) Oppdrag med status GODKJENT er innlest i BBS, og dataene er godkjent i innlesningskontroll på oppdragsnivå. Oppdrag med status AVVIST, er stoppet i innlesningskontrollen. Evt. feil er spesifisert nedenfor eller på neste side. Avviste oppdrag må sendes inn på nytt. 10) Dersom oppdraget har vært midlertidig avvist, fremkommer navn/avdeling til den som har utført autorisasjonen i BBS. 11) Oppgitte data i sluttrecord for oppdraget. 12) Innleste data i oppdraget. 13) Godkjente data etter innlesningskontroll. 14) Antall avviste enkelttransaksjoner og beløp i oppdraget. 15) Viser antall enkelttransaksjoner som er omgjort fra transaksjon med spesifikasjonsslinjer, til transaksjon uten spesifikasjonslinjer. Transaksjonene spesifiseres på baksiden av listen. 16) Spesifikasjon av feil ved innlesning av oppdraget. Evt. feil må rettes til neste forsendelse. Feil som ikke rettes, kan medføre alvorlige forsinkelser i behandling av transaksjonene. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 23
Liste L00202: Kvitteringsliste for innleste oppdrag BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S KVITTERINGSLISTE FOR INNLESTE OPPDRAG 1) BBS-DATO: 020501 F E I L L I S T E F R A I N N L E S N I N G S K O N T R O L L FEILMELDINGER FEILKODE 2a) F T T P TRANS. FORF. K K T T LØPENR DATO FILLER BELØP KID FILLER 2b) AVVIST NY2102300000001160501 00000000000068009 75083345 000000 FBO ER UGYLDIG 349 2c) F T T P TRANS. KORT K K T T LØPENR NAVN FILLER FREMMEDREFERANSE FILLER 2d) NY 21 02 31 0000001 OLSEN TINE FAKTURA 12345 00000 999 3a) F T T P TRANS. FORF. K K T T LØPENR DATO FILLER BELØP KID FILLER 3b) AVVIST NY 21 02 30 0000004 160501 00000000000036000 75089201 000000 FBO FINNES IKKE 348 3c) F T T P TRANS. KORT K K T T LØPENR NAVN FILLER FREMMEDREFERANSE FILLER 3d) NY 21 02 31 0000004 OLSEN INE FAKTURA 12501 00000 999 LISTENR : L00202 MOTTAKER : 00077777 BEDRIFTEN A/S UTSKRIFTS-TID : 020501 1548 SIDENR : 2 Ved innlesning av oppdraget kontrolleres hver enkelt transaksjon med hensyn til gyldige felter. Transaksjoner som avvises, blir dokumentert i detalj på baksiden av liste 00202 Kvitteringsliste innlest oppdrag. Eksemplet i listen over, viser et oppdrag med betalingskrav, hvor to transaksjoner er avvist av to ulike årsaker. Beskrivelse av felt: BBS-dato for innlesning av oppdrag/ betalingskrav. 2a) Ledetekster for beløpsost 1 i betalingskravet. 2b) Beløpspost 1 i betalingskravet, listes ut sik den er innsendt til BBS, På samme linje gis det melding om hva som er feil i betalingskravet. I dette tilfellet FBO ER UGYLDIG 2c) Ledetekster for beløpsost 2 i betalingskravet. 2d) Beløpspost 2, listes ut sik at den kan være til hjelp for å identifisere 3a) Ledetekster for beløpsost 1 i betalingskravet. 3b) Beløpspost 1 i betalingskravet, listes ut sik den er innsendt til BBS, På samme linje gis det melding om hva som er feil i betalingskravet. I dette tilfellet FBO FINNES IKKE. Dette er en kritisk feil som må følges opp. 3c) Ledetekster for beløpsost 2 i betalingskravet. 3d) Beløpspost 2, listes ut sik at den kan være til hjelp for å identifisere Se eget kapitel vedr. anbefalt bruk av lister. Feil som ikke rettes, kan medføre alvorlige forsinkelser i behandling av transaksjonene. Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 24
Liste L02603: Sletting på venteregister BANKENES BETALINGSSENTRAL A/S SLETTING PÅ VENTEREGISTER AVTALEGIRO 1) BBS-DATO: 020501 2) KUNDEID : 90001234567 KUNDE-NAVN : BEDRIFTEN A/S 3) AVTALEID : 001767676 AVTALE-NAVN : BEDRIFTEN A/S 4) OPPDRAGSKONTO : 9999.11.11111 5) UTFØRTE SLETTINGER AV TRANSAKSJONER : OPPDRAGS-NR FORFALLSDATO KUNDEIDENTIFIKASJON BELØP 6) 3004019 10.05.01 75088104 684,50 5) SLETTINGER SOM IKKE KUNNE UTFØRES : OPPDRAGS-NR FORFALLSDATO KUNDEIDENTIFIKASJON BELØP 6) 3004019 10.05.01 75090019 336,50 MELDING : FEIL TRANSAKSJON IKKE FUNNET LISTENR : L002603 MOTTAKER : 00077777 BEDRIFTEN A/S UTSKRIFTS-TID 020501 1548 SIDENR : 1 Betalingsmottaker kan slette tidligere innsendte betalingskrav som ligger på venteregistret, ved å sende inn sletteanmodninger. Alle sletteanmodninger som forsøkes gjennomført, kvitteres på denne listen uansett om de kunne utføres eller ikke. Beskrivelse av felt: 1) BBS-dato for produksjon av rapporten. 2) Kunde-ID for identifikasjon av kunden. 3) Avtale-ID identifiserer avtalen. 4) Oppdragskonto, dvs. den konto som skulle vært godskrevet. 5) Utførte/ikke utførte slettinger av betalingskrav. 6) Spesifikasjon av slettede betalingskrav/ spesifikasjon av slettinger som ikke kunne utføres Brukerhåndbok AvtaleGiro Versjon 2.1 Dato: 24.09.01 Side 25