Folkehøgskolens Informasjonssystem NAVI, HISTORIKK Historikk FIS i DataEase(Ivar Flaten) FIS i Access œ Store problemer œ Testet på 10 skoler vår 2000 œ Lagt ned sommeren 2000 Ny start høsten 2000 œ Ny plattform: Delphi œ Ny versjon i gang våren 2001 œ Nytt navn: Navi œ Konvertering av data fra FIS œ Arrangerte mange kurs for skolene 77 av 77 skoler bruker Navi i 2013 1
Eierskap Navitvar eget AS som eide Navi œ WIS: 60%, IFD-systemer :40% WIS kjøpte i 2007 ut IFD-systemer œ Ingen andre aktuelle kjøpere œ Navitble dermed heleid datter under WIS 2009: Navit fusjonert inn i WIS Navieies nå helt av WIS WIS er nå 14 ansatte Navi NAVI, UTVIKLING 2
1. Arkivmodul Innhold œ Logg/journaler på kontakt œ Arkivsystem med fri arkivplan œ Saksregister med journal œ Oppgaver til brukere Eneste modul med separat pris œ 2.500,- i engangspris œ 34 skoler har kjøpt (44%) 2. SMS Løsning œ Kan sende til alle slags utvalg av kontakter œ Kan flette meldinger med kontaktdata Bruk œ Testet av 44 skoler œ Benyttes ved 33 skoler (43%) œ Over 66.000 meldinger er sendt œ I snitt over 2.000 meldinger pr. skole Økonomi œ Utvikling dekkes av ordinær lisens œ Skolene betaler kr. 0,39 pr. melding 3
3. Søknadsimport Løsning œ Henter inn søknader fra folkehogskole.no œ Validerer data œ Legger vedlegg inn i loggen Fordeler œ Sparer skolene for registreringsarbeid œ Reduserer feil Økonomi œ Utvikling tatt gjennom ordinær drift œ Kostnader fra Tibedelt på skolene (1.600,- pr. skole) 3. Diverse Forbedret hjelp œ Hjelp lagt om til webbasert løsning œ Forbedret hjelp og dokumentasjon Data til NaviSentralbase œ Flere kontroller œ Lagt om til sikker løsning (2012) WisWeb Kvalitet œ Over 20 skoler bruker WisWeb Kvalitet œ Prosedyrer, styrende dokument œ Personalhåndbok 4
Navi ØKONOMI Lisens pr. mnd. (eks. mva.) 1200 1000 800 690 690 690 690 690 790 850 850 850 990 990 600 400 400 400 200 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 5
Økonomi, vurdering Navikom i 2007 over null og har nå brukt noen år for å dekke tidligere års underskudd. Skolen betaler 990 x 12 = 11.880,- pr. år eks. mva. 14.850,-inkl. mva. Total inntekt ca 900.000 Fordeling utvikling/support: 50% / 50% Navipå Web UTFORDRING OG ALTERNATIV 6
Plattformen eldes (12 år) Dagens løsning œ Windowsprogram med Access database Utfordringer œ Databasen vokser œ Problem med mange brukere œ For treg respons œ Korrupt database œ Behov for bedre integrasjoner œ Krever installasjon œ Støtter ikke Linux/Mac Flere ønsker E-post ut, e-post inn Bedre rapportgenerator Rapporter til Excel Kalender (skole, grupper, individuell) Bedre tilgjengelighet 7
Konklusjon Flere alternativ er vurdert WIS og styringsgruppa er enige: Legg om til nettbasert løsning Fordeler med Webløsning Alltid tilgjengelig œ Tilgjengelig fra alle datamaskiner, ingen installasjon œ Vil kunne brukes mer av lærere œ Tilgang hjemmefra eller på reise œ Elever kan få Min side med fravær, økonomi osv œ Uavhengig av operativsystem (Windows, Mac, Linux) œ Kan fungere på mobil og nettbrett Enklere œ Alltid oppdatert œ Direkte integrasjoner (f.eks. Lånekassen, Navi sentralbase, Tibe søknad) œ Automatisk backup 8
Ulemper med Webløsning Helt ny løsning œ Må utvikles fra bunnen av på helt ny plattform œ Stor investering, noe risiko Større sårbarhet? œ Bruker må ha Internett œ Server kan ha nedetid œ Krever god sikkerhet på servere Dårligere respons? œ Kan gi noe tregere respons i forhold til Windows œ Tyngre pålogging med to-nivå WisWeb som plattform Bruke WisWeb plattform œ Grensesnitt œ Brukeradministrasjon og pålogging œ Tilganger œ Rapportsystem œ Felles varsling Flere moduler tilgjengelig i samme system œ E-post œ Hurtigmeldinger œ Publiseringsløsning (CMS) œ Kundesystem (CRM) œ Evt. integrasjon med telefon 9
WisWeb Navi STATUS OG MULIGHETER WisWeb2, status WisWebskrives helt fra bunnen œ Fokus på sikkerhet œ Moderne grensesnitt œ Ny serverpark œ Støtte alle nettlesere Grunnleggende systemer er på plass œ Databasesystemer ferdig œ CMS-løsningferdig (med konvertering fra WisWeb) œ E-post server ferdig œ Hurtigmelding server ferdig Utfordring med design som skal støtte alt Framdrift tilpasses etter økonomi 10
WisWeb Navi, System Sikkerhet œ Tonivå pålogging (kode på sms) œ Separate databaser pr. skole œ Sensitive data krypteres Fleksible og stabile servere œ Leier servere hos Amazon i Irland (inntil norsk alt.) œ Kan enkelt justere prosessor, minne, disk, linje Tilgjengelighet œ Kjører på de mest vanlige nettlesere (alle operativsystem) œ Kan brukes på ordinær PC og nettbrett œ Noe tilgang på mobil WisWeb Navi, Innhold Data œ Alle data skal kunne importeres fra Navi Funksjonalitet œ Hurtigmeldinger œ SMS œ Kan tilpasse grensesnitt œ Fleksible utvalg Mange apps œ Standard Navi-pakke (alt fra dagens Navi) œ E-post/kalender/kontakter (CRM) œ Kvalitetssystem œ CMS (adm av nettsider) 11
Noen eksempler.. Administrasjon œ Oppdatert oversikt over elever, søkere, fravær, personale, kurs, fag osv. Lærer œ Markerer fravær på ipad i klasserommet œ E-post og hurtigmeldinger œ Sende sms til elever i klasse/gruppe Eleven œ Sjekker fag og fravær på Mine sider œ Ser loggføringer som er gitt til eleven œ Slå opp regelverk/prosedyrer WisWeb Navi VEIEN TIL NY LØSNING 12
Skal noe kuttes ut? Arkiv Regnskap Hovedkurs Fag SMS Kontakt Grupper Personale Søkere Fravær Integrasjon Oppgave Rapporter Kortkurs Vurdere lisensmodell WIS: Bør vurdere prisnyansering œ Elever (20-180) œ Brukere (1-20) œ Apps(moduler) Styringsgruppa mener: œ En pris for grunnpakke (tilsvarer Navi) Uavhengig av brukere, moduler og skolestørrelse œ Egne pakker for andre løsninger Nettsider Kvalitetssystem Kundesystem 13
Kostnader, anslag (Alt 1) Utvikling av WisWeb œ Har brukt 3,3 mill, gjenstår 4,0 mill, totalt 7,3 mill œ Navidekker 3,0 mill av plattformen Utvikling av Navi-apps œ Antar 3,0 mill Totalt: 6,0 mill œ Skolene betaler 50%: 3,0 mill œ WIS betaler 50%: 3,0 mill Fordelt på 77 skoler œ Pr. skole: 39.000,- œ Fordelt på fire avdrag: 9.750,- Drift fortsetter som før Mulig prosess 2012 2013 vår 2013 høst 2014 vår 2014 høst 2015 WisWeb2 utvikling kjerne WisWeb2 utv. moduler NaviUtvikling Navividereutv. WisWebDemo/Test NaviDemo/Test Naviegne data Byttesone Navi på Web Fakturering 1 2 3 4 14
Forslag til avtale med skolene Utviklingstilskudd œ Skolene dekker 39.000,- til utvikling œ Betales i fire avdrag (9.750,-) 1. Ved WisWeb Demo 2. Ved WisWeb NaviDemo 3. Ved WisWeb Navimed egne data 4. Når skolen tar i bruk WisWeb Navi Krav til WIS œ Holde oppsatt tidsplan œ Minimum levere eksisterende funksjonalitet i Navi Navipå Web SPØRSMÅL TIL SKOLENE 15
Spørreskjema Vi sender denne uke informasjon og spørreskjema til skolene (elektronisk) Ønsker at alle skoler svarer raskt (21.01.2013) Tre spørsmål 1. Hvor viktig er det for skolen å få Navi på web? œ Ikke viktig, Litt viktig, Viktig, Svært viktig 2. Hvilken finansieringsmodell ønsker skolen? œ Investering (investering, uendret årlig avgift) œ Drift (ingen investering, økt årlig avgift œ Kombinasjon 3. Hvor mye kan skolen betale for webløsning? œ Maksbeløp(10.000 50.000) 16