YTELSESSPESIFIKASJON FOR PROSJEKTERINGSLEDER PGL - DOK. II Fase Post Aktivitet Dokument 1. ORGANISERING 1.1 Bistå i fastlegging av prosjektrammer. Bistå oppdragsgiver i utarbeidelsen av byggeprogram, som lages av Forsvarsbygg. 1.2 Vurdering av prosjektorganisering, hvor også tiltakshaver, myndigheter, bruker- og interesseorganisasjoner og kontrollinstitusjoner blir definert i prosjekteringsgruppens organisasjonsplan og forretningsrutine. Notat 1.3 Vurdere hvilke rådgivere (fag), som skal kontraheres. Utarbeide og sende ut forespørsel inkludert ansvarsmatrise for arkitekt og rådgivende ingeniører. 1.4 Evaluere tilbud og kontrahere arkitekt og rådgivende ingeniører. Kontrakter 1.5 Utarbeide betalings-/faktureringsplan for prosjektgruppen. Betalings- /faktureringsplan 1.6 Utarbeide PA-bok og oppdatere interne forretningsrutiner i prosjekteringsgruppen, basert på mal fra Forsvarsbygg. PA-bok Tilbud I tillegg til ARK, LARK, RIB, RIV, RIE, RIBRANN, kontraheres også. 1.7 Utarbeide overordnet prosjekteringsplan i samsvar med prosjektets fremdriftsplan m/bemanningsplan og dokumentplan Prosjekteringsplan m/bemanningsplan og dokumentplan 1.8 Sørge for at det blir utarbeidet kvalitetsplan med sjekklister for prosjekteringen. Kvalitetsplan m/sjekkliste i tillegg til en ordinær kvalitetsplan, min. omfatte en ansvarsmatrise, som viser grensesnitt mellom rådgiverne, dokumentplan som viser til hvilken tid de enkelte dokumenter skal foreligge i forskjellige statusnivå, ivaretakelse
Fase Post Aktivitet Dokument av programforutsetninger, etc. 1.9 I henhold til Forskrift om srhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften) av 21. april 1995, være koordinator i prosjekteringsfasen. KP, jf. egen ytelsesbeskrivelse og sørge for utarbeidelse av HMS-plan, basert på Forsvarsbygg sin plan for HMS og ytre miljø. HMS-plan Vedlagt ytelsesbeskrivelse for koordinator for prosjekteringen KP. 1.10 Ha ansvar for styring og rapportering prosjektgruppemøter. Møtereferat 1.11 Utarbeide rapporter for prosjekteringsarbeidet, som grunnlag for Forsvarsbygg s videre rapporteringsarbeid. Rapport 1.12 Sørge for at IT-bruk koordineres i PG Forhold til militær srhet, skal spesielt ivaretas 1.13 2. PROGRAMMERING 2.1 Etablere detaljert hovedplan som definerer sentrale møtetidspunkter, milepæler, beslutningsrekkefølge og behov for endelige vedtak for gjennomføring av prosjekteringen. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 2.2 Bistå brukerne i utarbeidelse av behovsanalyse og funksjonskrav. Møtereferat 2.3 Utarbeide byggeprogram/kravdokument (romprogram, funksjonskrav og kostnadsramme) 2.4 legge grensesnitt mellom byggutstyr og brukerutstyr i samarbeid med bruker/flo (Forsvarets logistikkorganisasjon) Byggeprogram Videreutvikle program Rapport
Fase Post Aktivitet Dokument 2.5 Utarbeide kostnadsoverslag Kostnadsoverslag 2.6 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 2.7 Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 2.8 Ovenstående gjelder forberedelser og nødvendige aktiviteter for senere faser. 3. SKISSEPROSJEKT 3.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 3.2 Innkalle, lede og referere møter i brukergruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 3.3 Utarbeide en fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds- /tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres, eller revideres etter avtale med tiltakshaver. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet. Møtereferat Møtereferat Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 3.4 Sørge for å oppdatere kvalitetsplan med tilhørende sjekkliste for skissefasen. Kvalitetsplan m/sjekkliste 3.5 Sørge for at det blir utarbeidet en overordnet kontrollplan i.h.t. Plan- og bygningsloven, samt definere tiltaksprofil Kontrollplan, tiltaksprofil 3.6 Utarbeide faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Attestere faktura. Faktureringsplan 3.7 Definere behov for alternativvurderinger og sammenstille disse fra PG. Notat 3.8 Ved endring av programforutsetninger eller brukerønsker utarbeides alternative analyser for å anskueliggjøre endringenes tverrfaglige og økonomiske konsekvenser. Rapport
Fase Post Aktivitet Dokument 3.9 Sørge for utarbeidelse av samlet kostnadsoverslag i prosjekteringsgruppen basert på grunnlag fra rådgiverne. Ved avvik fra kostnadsrammen sørge for at forslag til korreksjoner blir fremlagt, eller at kostnadsrammen foreslås justert. Kostnadskalkyle 3.10 Sammenstille skisseprosjekt basert på grunnlag fra rådgiverne. Skisseprosjekt 3.11 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 3.12 Delta på alle møter, som prosjektleder innkaller til. 3.13 Ovenstående gjelder forberedelser og nødvendige aktiviteter for senere faser. FORPROSJEKT 4.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 4.2 Innkalle, lede og referere møter i brukergruppen, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. 4.3 Utarbeide en fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds- /tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres, eller revideres etter avtale med tiltakshaver. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet 4.4 Sørge for tverrfaglig koordinering. Følge opp bemanning hos arkitekt og rådgivende ingeniører og sørge for at disse utfører kontraktsfestede ytelser. Møtereferat Etablere felles forståelse for samhandling og ansvar. Avklare grensesnitt. Møtereferat Etablere felles forståelse for samhandling og ansvar. Avklare grensesnitt. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan Møtereferat 4.5 Følge opp og revidere kvalitetsplan med sjekklister for forprosjektfasen. Kvalitetsplan m/sjekklister 4.6 Følge opp og revidere overordnet kontrollplan og tiltaksprofil i.h.t. Plan- og bygningsloven Kontrollplan/ tiltaksprofil
Fase Post Aktivitet Dokument 4.7 Sørge for at det blir gjennomført alternativsutredninger og vurderinger basert på for eksempel årskostnader, miljø, fremdrift, investeringer, funksjon 4.8 Følge opp og ajourføre faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Gjennomgå og attestere faktura. Kontrollere forsikringer. Vurdere tilleggskrav. Notat Jf. miljøkontrollplan Faktureringsplan 4.9 Sørge for kontakt med offentlige myndigheter inkl. nødvendige søknader/bistand ved søknader. Møtereferat, brev etc. 4.10 Utrede ev. konsekvenser av EØS og foreslå entrepriseoppdeling. Rapport 4.11 Delta i gjennomføring av usrhetsanalyse før sammenstilling av endelig forprosjekt. 4.12 Sørge for utarbeidelse av samlet kostnadsoverslag i prosjekteringsgruppen basert på grunnlag fra rådgiverne. Ved avvik fra kostnadsrammen sørge for at forslag til korreksjoner blir fremlagt, eller at kostnadsrammen foreslås justert. 1 DAG Kostnadsoverslag 4.13 Sammenstille forprosjektet Forprosjekt Inkl sekretærfunksjon 4.14 Ved endring av programforutsetninger eller brukerønsker, utarbeides alternative analyser for å anskueliggjøre endringenes tverrfaglige og økonomiske konsekvenser. 4.15 Gjennomgå og attestere faktura. Vurdere tilleggskrav fra PG. Følge opp og rapportere økonomi og tidsforbruk i prosjekteringsgruppen. Rapport Rapport Månedlig 4.16 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 4.17 Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 4.18 Samle alle innspil fra PG, brukere, byggherre, Markedsområde, FB Futura -
Fase Post Aktivitet Dokument srhet m.fl med hhp arkitektkonkurransens løsninger. 5. DETALJPROSJEKT 5.1 Innkalle, lede og referere møter i prosjekteringsgruppen og brukermøter, samt sørge for at referater distribueres til møtedeltakerne og andre parter. Møtereferat 5.2 Vurdere tiltakshavers forprosjekt Notat 5.3 Gjennomføre revisjon av forprosjektet Ajourføre 5.4 Oppdatere fremdriftsplan for prosjekteringsarbeidet (inkl. anbuds- /tilbudsfasen) og sørge for at planen ajourføres. Planen skal være i overensstemmelse med hovedtidsplanen for prosjektet og også ivareta byggeplassens behov. Fremdriftsplan/ prosjekteringsplan 5.5 Sørge for tverrfaglig koordinering. Følge opp bemanning hos arkitekt og rådgivende ingeniører og sørge for at disse utfører kontraktsfestede ytelser. 5.6 Følge opp og revidere kvalitetsplan med sjekklister og sørge for KSrevisjoner. 5.7 Følge opp og revidere overordnet kontrollplan i henhold til Plan- og bygningsloven. Møtereferat Ajourføre kvalitetsplan og m/sjekklister Ajourføre kontrollplan 5.8 Følge opp og ajourføre faktureringsplan for arkitekt og rådgivende ingeniører. Notat 5.9 Sørge for at det blir foretatt grensesnittskoordinering mellom fag og aktører. Møtereferat/ kontrollplan 5.10 Sørge for koordinering av forhold og kontakt mot offentlige myndigheter. Sørge for at nødvendige godkjenninger blir ivaretatt. 5.11 Forsvarsbygg har utarbeidet generelle anbudsbetingelser og kontraktsbetingelser. Dette skal prosjekteringslederen tilpasse til prosjektet. Referat, brev Beskrivelse
Fase Post Aktivitet Dokument 5.9 Fremme forslag og deretter utarbeide plan for entrepriseorganisasjon, basert på innspill fra rådgiverne. Notat 5.10 Sørge for at anbudsdokumentene blir utarbeidet i samsvar med tiltakshavers og andre relevante krav, for eksempel EØS. 5.11 Koordinere krav til FDV-dokumentasjon og sørge for at dette innarbeides i alle beskrivelser. 5.12 Koordinere krav til HMS og ytre miljø og sørge for at dette innarbeides i alle beskrivelser. Notat Notat Rapport 5.13 Sørge for utarbeidelse av planer for Rent bygg og avfallshåndtering. Beskrivelse 5.14 Gjennomgå og attestere faktura. Vurdere tilleggskrav fra PG. Følge opp og rapportere økonomi og tidsforbruk i prosjekteringsgruppen. Rapport Månedlig 5.15 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 5.16 Delta på alle møter, som prosjektleder innkaller til. 5.17 6. ANSKAFFELSESFASE/KONTRAHERING 6.1 Bistå med utforming av tilbuds- og anbudsinvitasjoner (annonser m.m.) Annonse 6.2 Vurdere og ev. sørge for prekvalifisering av entreprenører/leverandører. Innstilling 6.3 Arrangere anbudsbefaringer Referat 6.4 Arrangere anbudsåpninger Anbudsprotokoll 6.5 Sørge for at rådgiverne utarbeider anbudsinnstillinger og gjennomgår disse med innstilling til oppdragsgiver. (Spesielt vurderes forhold, som Innstilling
Fase Post Aktivitet Dokument kompetanse, byggeplassadministrasjon og kapasitet). 6.6 Arrangere og lede avklaringsmøter og kontraktsforhandlinger sammen med entrepriseansvarlig rådgiver. 6.7 Følge opp srhetsplanen med bl.a. hensyn på srhetsklarering av entreprenører, i samarbeid med prosjektleder Møtereferat Notat 6.8 Vurdere ev. besparelser i prosjektet Notat 6.9 Sørge for å få utarbeidet kontraktsdokumenter i henhold til NS 3430/3431 Kontrakt Baseres også på mal fra Forsvarsbygg 6.10 Sørge for å ajourføre kalkyler, basert på innspill fra arkitekt og rådgivere Ajourføre 6.11 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 6.12 Delta på alle møter som prosjektleder innkaller til. 6.13 7. GJENNOMFØRINGSFASE/PRODUKSJON 7.1 Oppdatere prosjekteringsplan for PG s arbeidsoppgaver, basert på prosjektets fremdriftsplan 7.2 Prosjektgjennomgang med alle entreprenører i samarbeid med fagansvarlig prosjekterende og BL Ajourføre Referat 7.3 Følge opp og revidere kvalitetsplan m/sjekklister Ajourføre 7.4 Følge opp og revidere kontrollplan i henhold til Plan- og bygningsloven Ajourføre 7.5 Være bindeledd/koordinator mellom byggeleder og prosjekteringsgruppen. 7.6 Sørge for at nødvendig koordinering mellom utførelse av byggearbeider og produksjon av dokumenter blir foretatt.
Fase Post Aktivitet Dokument 7.7 Delta i byggemøter, befaringer og lignende og rapportere/avklare mot entrepriseansvarlige rådgivere. Referat føres av byggeleder. Innspill til referat Angi ca. antall møter 7.8 Følge opp at forretningsrutine for tilleggsarbeider følges. Basert på grunnlag fra arkitekt og rådgivere, utarbeides underlag for endringsmeldinger. Endringsmelding utformes av byggeleder. Underlag for endringsmeldinger 7.9 Gjennomgå og attestere faktura for PG. Vurdere tilleggskrav. Holde økonomisk oversikt for PG. Rapport 7.10 Gjennomføre nødvendige prosjekteringsmøter/særmøter etc. Møtereferat 7.11 Bistand ved oppgjørs- og kontraktsspørsmål 7.12 Egen oppdragsledelse, møtevirksomhet etc. 7.13 Delta i alle møter som prosjektleder og byggeleder innkaller til. 7.14 8. OVERTAKELSE 8.1 Bistå byggeleder til å sørge for at det blir etablert rutiner for ferdigbefaring og garantibefaringer. PA-rutiner/bistå 8.2 Delta i ferdigbefaringer og gi innspill til referat, som skrives av byggeleder Innspill til referat 8.3 Bistå ved overtakelsesforretning og gi innspill til protokoll, som skrives av byggeleder. 8.4 Sørge for at prosjekteringen blir avsluttet og at forpliktelsene i kontraktene er oppfylt. Innspill til protokoll Notat
Fase Post Aktivitet Dokument 8.5 Sørge for at det utarbeides branndokumentasjon og brannbok Notat 8.6 Påse at tegninger blir ajourført som bygget i henhold til Forsvarsbygg s krav. 8.7 Sørge for at FDV-dokumentasjon blir utarbeidet, at dette blir evaluert og sørge for at det utformes i henhold til Forsvarsbygg s FDV-system. Ajourføre tegninger Perm/CD Jf. dok. nr. 13-901 Funksjons- og ytelseskrav FDV-dokumentasjon 8.8 Sørge for sluttoppgjør med PG Sluttoppgjør 8.9 Utarbeide prosjektevaluering av egne og de prosjekterendes arbeid. Rapport 8.10 Delta i alle møter som prosjektelder og BL innkaller til. 8.11 9. REKLAMASJONSFASE 9.1 Bistå Forsvarsbygg i reklamasjonsfasen 9.2 Delta i reklamasjonsbefaring etter 1 og 3 år og gi innspill til referat, som skrives av byggeleder Innspill til referat