Årsberetning m /regnskap 2016

Årsberetning m /regnskap 2016 Innkjøpssentralen Offentlig Fellesinnkjøp på Agder OFA

INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 INNLEDNING... 3 2 DRIFT AV OFA... 4 2.1 STYREMØTE... 4 2.2 ARBEIDSUTVALG... 5 2.3 DEN SENTRALE INNKJØPSFUNKSJON (DSI)... 5 3 AKTIVITETER I OFA-REGI I 2016... 6 3.1 RAMMEKONTRAKTETABLERINGER... 6 3.2 STØRRE ENKELTANSKAFFELSER... 7 3.3 MEDLEMSKONTAKT OG RÅDGIVNING... 7 3.4 OFA-NETT... 8 3.5 KOMPETANSEPLAN... 8 4 OPPNÅDDE RESULTATER... 8 5 MILJØ... 9 6 REGNSKAP 2016... 11 2 av 11

1 Innledning INNKJØPSSENTRALEN OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER OFA OFA er et samarbeid organisert etter kommunelovens 27, og er ikke et selvstendig rettssubjekt. OFA har 13 medlemskommuner i Aust-Agder og11 medlemskommuner i Vest- Agder. Videre er Aust- og Vest-Agder fylkeskommune medlemmer. OFA har 8 assosierte medlemmer. OFA avhold sitt årlige styremøte 9. juni 2016 i Kristiansand. Arbeidsutvalget, som er OFA sitt styrende organ mellom styremøtene, har avholdt ett møte 22. april 2016. Den sentrale innkjøpsfunksjon (DSI) som er OFA sitt utførende ledd har i tillegg til en løpende dialog hatt 7 møter i 2016. OFA har et etterslepet på sin rammekontraktsportefølje som i hovedsak resultat av at enkelte anskaffelser har blitt kansellert og måttet bli lyst ut på nytt. Erfaring fra flere anskaffelser gjennomført i 2016 viser at konfliktnivået i forbindelse med anskaffelsesprosesser er økende, og det kreves et økt fokus og ressursbruk på å sikre at prosedyreregler følges fullt ut, og på juridiske avklaringer og prosesser knyttet til namsmannsbehandlinger. Oppgavene i OFA er nå tilpasset de tilgjengelige ressursene i DSI. DSI har således nå en bemanning som er vil kunne videreføre dagens aktivitetsnivå gitt at ikke noe uforutsett inntrer. Det er imidlertid ikke mulig å ta inn nye oppgaver uten at det må vurderes hvilke oppgaver som må utgå. En ytterliggere til spissing av konfliktnivå i anskaffelsesprosessene vil ha påvirkning på hvor mange anskaffelser som vil kunne gjennomføres pr år. Det må vurderes om det må avsettes flere midler til kjøp av juridiske tjenester for DSI. OFA og innkjøpstjenesten i Kristiansand kommune samarbeider om et kompetansehevingsprosjekt for offentlige innkjøpere på Agder. Vi har gjennomført 2 seminar i 2016, det er midler til å videreføre prosjektet i flere år. OFA har gjennomført en årlig gjennomgang med innkjøpstjenesten i Kristiansand kommune for å avklare muligheten for koordinerte innkjøp eller alternativt erfaringsoverføringer mellom innkjøpsmiljøene i den påfølgende 12 måneders-perioden. OFA har i 2016 gjennomført en kommunerunde som inkluderer samtlige kommuner i OFA samarbeidet. OFA har i 2016 gjennomført ett leverandørinformasjonsmøte. 3 av 11

2 Drift av OFA 2.1 Styremøte OFA avholdt sitt årlige styremøte på Scandic Dyreparken Hotel Kristiansand 9. juni 2016. 6 kommuner og de 2 fylkeskommunene var representert. 7 av kommunene hadde gitt fullmakter, og 11 kommuner var ikke representert. Følgende kommuner/fylkeskommuner var representert: Aust-Agder fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune Arendal kommune Valle kommune Grimstad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Froland kommune John G. Bergh Lise Solgaard Olav Myklebust Wenche E. Gundersen Øyvind Takle Ove Ege Elin R. Falkum Anne Gunn Taraldsen Mesel Følgende kommuner var ikke representert: Lyngdal kommune Marnardal kommune Åseral kommune Hægebostad kommune Farsund kommune Gjerstad kommune Flekkefjord kommune Audnedal kommune Evje og Hornnes kommune Risør kommune Iveland kommune Tvedestrand kommune Vegårshei kommune Mandal kommune Bykle kommune Bygland kommune Sirdal kommune Åmli kommune 4 av 11

2.2 Arbeidsutvalg Følgende ble valgt til leder og nestleder til styret i OFA for perioden 2016 til 2020; Leder; John G. Bergh, Aust-Agder fylkeskommune Nestleder; Hans S. Stusvik, Marnardal kommune Følgende er valgt til OFA Arbeidsutvalg for perioden 2016 til 2020; Aust-Agder fylkeskommune John G. Bergh Aust-Agder fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune Kristin Tofte Andresen Vest-Agder fylkeskommune Arendal kommune Bente Rist Arendal kommune Grimstad/Froland Øyvind Takle Grimstad kommune Østregionen Halvor Halvorsen Risør kommune Setesdalregionen Eivind Berg Valle kommune Listerregionen August Salvesen Farsund kommune Lindesnesregionen Hans S Stusvik Marnardal kommune Arbeidsutvalget har avholdt ett møte 22. april 2016. På møtet 22. april ble saker til årets styremøte forberedt. 2.3 Den Sentrale Innkjøpsfunksjon (DSI) DSI har i tillegg til en løpende dialog hatt 7 møter i 2016. DSI har i 2016 prioritert løpende innkjøpsoppgaver, og har hatt en bemanning som samsvarer med den justerte prioritering av aktiviteter i henholdt til styresak 8/2012. OFA har et etterslepet på sin rammekontraktsportefølje som i hovedsak resultat av at enkelte anskaffelser har blitt kansellert og måttet bli lyst ut på nytt. Erfaring fra flere anskaffelser gjennomført i 2016 viser at konfliktnivået i forbindelse med anskaffelsesprosesser er økende, og det kreves et økt fokus og ressursbruk på å sikre at prosedyreregler følges fullt ut, og på juridiske avklaringer og prosesser knyttet til klager. En ny trend som har blitt tydelig i 2016 er at tilbydere nå bruker domstolsapparatet med namsmannsbegjæringer i større grad, og ikke KOFA som klageinstans. Dette gjør prosessene mer resurskrevende og resultatet av prosessen mer uforutsigbar. Oppgavene i OFA er nå tilpasset de tilgjengelige ressursene i DSI. DSI har således nå en bemanning som vil kunne videreføre dagens aktivitetsnivå gitt at ikke noe uforutsett inntrer. Det er imidlertid ikke mulig å ta inn nye oppgaver uten at det må vurderes hvilke oppgaver som må utgå. En ytterliggere til spissing av konfliktnivå i anskaffelsesprosessene vil ha påvirkning på hvor mange anskaffelser som vil kunne gjennomføres pr år. Det må vurderes om det må avsettes flere midler til kjøp av juridiske tjenester for DSI. Kravene til etterlevelse av prosedyreregler er nå slik at juridisk spisskompetanse på LOA/FOA må være tilgjengelig for DSI når behovet oppstår. 5 av 11

DSI har et resurstilfang tilsvarende 3 årsverk som, gitt at det ikke inntrer uforutsette hendelser, vil være tilstrekkelig til å vedlikeholde dagens kontraktsportefølje og dagens nivå på kontraktsoppfølging. OFA har gjennomført en årlig gjennomgang med innkjøpstjenesten i Kristiansand kommune for å avklare muligheten for koordinerte innkjøp eller alternativt erfaringsoverføringer mellom innkjøpsmiljøene i den påfølgende 12 måneders-perioden. Konkrete samarbeidsområder er flere anskaffelser gjort i regi av Det Digitale Agder (DDA) brannvarsling i trehusbebyggelse, Type 2 el. ladere til elbiler og velferdsteknologi. Videre er Kompetansehevingsprosjektet et felles prosjekt som videreføres, og som ikke minst oppfattes som nyttig i en periode der LOA/FOA er i endring. 3 Aktiviteter i OFA-regi i 2016 3.1 Rammekontraktetableringer Følgende avtaler for innkjøpssamarbeidet og Vest-Agder fylkeskommune er etablert/startet anskaffelsesprosess på i 2016: OFA Rammeavtale Læremidler til den videregående skole i Aust- og Vest-Agder OFA Læremidler til grunnskolen i samtlige OFA kommuner OFA Kontorrekvisita, fritt skolemateriell og datarekvisita OFA Kopipapir OFA Forsikringsavtaler (AAFK, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei, Åmli, Grimstad og Iveland) OFA Frukt, bær og grønt OFA Fersk fisk og fiskeprodukter OFA Drivstoff og brensel (AAfk, Arendal og Østre Agder Brannvesen) OFA Drivstoff og brensel BIO (AAfk, Arendal og Østre Agder Brannvesen) OFA Smøremidler og kjemikalier etc. (AAfk, Arendal og Østre Agder Brannvesen) OFA Lyskilder OFA Hotelltjenester DDA Rammekontrakt telefoni (inkl. 30 kommuner og 2 fylkeskommuner) OFA Velferdsteknologi, (inkl. 21 kommuner + 9 kommuner på opsjon) OFA Ladestasjoner (inkl. 26 kommuner og 2 fylkeskommuner samt UiA) OFA Bedriftshelsetjeneste Østre Agder OFA Bedriftshelsetjeneste Setesdal OFA Billeasing OFA Konkurransegjennomføringsverktøy(KGV) OFA Elev PC 2016 OFA rammeavtale IT-utstyr OFA Leiebil OFA Asfaltering OFA Vaskeritjenester for institusjoner OFA Dentalt forbruksmateriell OFA Vaskeritjenester for tannhelse OFA Kontor-, skole-, og barnehagemøbler Aust-Agder 6 av 11

OFA Veilysvedlikehold Øst OFA Bedriftshelsetjenester - Vest i Vest-Agder OFA Sekretariatsfunksjon Agdereierne i Agder Energi AS AKT Persontransporttjenester flere kontrakter AKT Busstjenester flere kontrakter AKT Trykkeritjenester AKT Reklamebyråtjenester 3.2 Større enkeltanskaffelser DDA Utbygning av fiberprosjekt til privatmarkedet i kommunene 3.3 Medlemskontakt og rådgivning Kommunebesøksrunden ble startet med besøk til Arendal kommune i slutten av januar. Øvrige kommuner i Aust- og Vest-Agder fylker ble besøkt i april og mai 2016. Agenda for samtlige møter: 1) OFA - kort informasjon & gjennomgang av løpende avtaler 2) Avtaleområder som skal ut på anbud i 2016 3) Digital konkurransegjennomføring (KGV) og nytt OFAnett 4) Kompetanseheving/-kurs/seminarer 5) Eventuelt & takk for oss. Målgruppe: Kommunens kontaktperson OFA, ledere og ansvarlige for innkjøp i den enkelte kommune. Det var totalt 248 deltakere på møtene, med et gjennomsnitt på over 10 deltakere pr møte. Dette er det høyeste antall deltagere på noen kommunerunde. En del av dette skyldes blant annet meget høyt oppmøte i Arendal. Den generelle tilbakemeldingen er at innkjøpssamarbeidet fungerer tilfredsstillende, og at kommunene får den hjelp de trenger i fra OFA. DSI fikk nyttige tilbakemeldinger, også på kontraktområder som kommunene oppfattet som aktuelle å etablere kontrakter på. Følgende melding gikk ut til kommunene i sakens anledning i desember 2016: «De ulike kontraktsområdene som kommunene spilte inn, har blitt drøftet. Det ble konkludert med at to områder skal vurderes men ikke igangsettes nå: Kjøp av elektromedisinsk utstyr Tolketjenester» Det ble gjennomført kurs i lov og forskrift om offentlige anskaffelser for Arendal Eiendom KF den 24. mai 2016, Arendal kommune 17. juni 2016, Mandal kommune 9. september 2016, IPT Grimstad 7. november 2016 og Tvedestrand kommune 1. desember 2016. 7 av 11

3.4 OFA-nett INNKJØPSSENTRALEN OFFENTLIG FELLESINNKJØP PÅ AGDER OFA OFA-nett har i flere år vært DSI sin viktigste informasjonskanal mot medlemmene. I forbindelse med anskaffelse og implementering av nytt system for elektronisk tilbudshåndtering (KGV) har DSI også sørget for at dette systemet skal ivareta de funksjoner som OFA-nett innehar. KGV-systemet vil bli brukt til både gjennomføring av anskaffelser og deretter oppfølging av kontrakt. Ettersom samtlige kommuner i OFA vil få tilgang til dette systemet så vil oppdatert avtaleinformasjon være tilgjengelig til enhver tid. DSI vil i en overgangsfase oppdatere begge systemene for deretter å fase ut OFA-nett medio 2018. Det er pr. 28. mars 2017 registrert 992 brukere med tilgang til de interne sidene. 3.5 Kompetanseplan Kompetansehevingsprosjektet for offentlig innkjøpere på Agder som ble etablert i 2013 er et samarbeid mellom OFA og Knutepunktet Sør innkjøp. Målsetningen for prosjektet er kompetanseheving innen fagområdet for alle som jobber med offentlige anskaffelser på Agder. I 2016 er det arrangert to kurs. I januar 2016 var foredragsholder det Jens Aabol fra DIFI som informerte om elektroniske løsninger i forbindelse med nytt regelverk. På dette arrangementet var det ca. 40 deltagere. Høsten 2016 ble det arrangerte kurs om det nye anskaffelsesregelverket som ble gjeldende fra 1. januar 2017. KS Advokatene Beatrice Hennyng og Kristine Vigander var forelesere. På dette kurset var det ny rekord i antall deltagere på disse arrangementene med ca. 140 deltagere. Det var god deltagelse fra kommunene og noen kommuner stilte med flere deltagere. 4 Oppnådde resultater Anskaffelse av KGV ble gjennomført som en konkurransepreget dialog i perioden junidesember 2016. Systemet legger opp til at OFA bygges etter en konsernmodell hvor kommunene fungerer som selvstendige avdelinger. Som KGV-avtale er dette den største i Norge etter Oslo kommune, målt etter antall virksomheter og antall brukere. Ettersom dialogfasen ble brukt til å utarbeide tilbyders beste løsning og samtidig minimere begge parters risiko, ble de lisensbaserte prisene svært lave. Resultatet av å gjennomføre en fellesanskaffelse har gitt OFAs brukere > 70 % lavere priser enn det tradisjonelt tilbys enkeltkommuner. Billeasing: Gjennomført som anbudskonkurranse for 9 kommuner med dialogkonferanse 6 mnd. Før tilbudsfrist. Besparelse (korrigert for generell prisstigning på bilkategori): 11 %. Omsetning på 4 år: 20 millioner. Grunnet økte kostnader for nødvendige programvarelisenser og negativ utvikling i valutakurs måtte budsjettet for elev-pc anskaffelsen for 2016 økes med et mindre beløp, men elevene fikk i år meget gode maskiner for pengene, til langt under markedspris. Det er inngått ny leiebilavtale for begge fylkeskommunene som har gitt en vesentlig lavere pris og således gjort det mer aktuelt å benytte leiebiler til tjenestereiser. 8 av 11

Avtale på veilysvedlikehold for Aust-Agder østlige del har gitt noe reduksjon i kostnader i reelle tall, men tjenesten innhold er noe endret og besparelsen er derfor vanskelig å tallfeste. Avtalen på renholdsprodukter som ble inngått våren 2014 fortsetter å gi god besparelse, i sammenheng med strukturering av egne innkjøp og derav optimalisert bruk av avtalen. Tidligere periode har en kommune meldt om opptil 30% reduksjon i kostnader i forhold til tidligere. For 2016 melder en annen kommune om en besparelse på 20% i forhold til året før. Siste halvår i 2015 ble det inngått en del næringsmiddelavtaler. Generelt sett har disse levert godt på pris i 2016, i og med at første prisjustering kan tidligst finne sted i første kvartal 2017. Spesielt avtalen for ferskt kjøtt og ferske kjøttprodukter er blant de beste i Norge innenfor offentlig sektor, sett i forhold til andre avtaler med tilsvarende volum. Tett kontraktsoppfølging spesielt de første 6 månedene av næringsmiddelavtalene har gjort at det er lite reklamasjoner, hvilket gjør at bestillere trenger å bruke minimalt med tid på oppfølging av bestillingene sine. Det ble inngått en rammekontrakt på «Type 2» ladestasjoner der 26 kommuner i OFA og Knutepunkt Sørlandet, samt begge fylkeskommunene og UiA deltok. Denne avtalen legger til rette for at det blir enklere for offentlig sektor på Agder å følge opp miljømålsettinger, samt sikre en standardisering av infrastruktur, og lette overgangen til dedikerte ladestasjoner i kommunal regi. OFA er en viktig regional utviklingsaktør med hensyn til å gi lokalt næringsliv muligheter til å konkurrere om leveranser til det offentlige. Dette fordi OFA representerer offentlige virksomheter på Agder. Ved å koordinere behov fra offentlige virksomheter på Agder, vil det nødvendigvis gi lokalt næringsliv et konkurransefortrinn ved at de er representert i den regionen der leveransene forutsettes levert. OFA har videre som målsetning og aktivt legge til rette for at mindre tilbydere med begrensninger i sortiment og/eller geografisk nedslagsfelt kan møte kravene i konkurranse om offentlige kontrakter. Som et ledd i videreføringen av rollen som regional utviklingsaktør er det i 2016 videreført ordningen med et leverandørinformasjonsmøte i Arendal som ble arrangert 15. februar 2016. Et viktig mål for OFA er å bidra til at medlemmene, når de velger å benytte OFA sin kompetanse, får gjennomført sine anskaffelser i henhold til Lov om offentlig anskaffelser. Videre har OFA en portefølje av dokumenter som støtter medlemmene i de anskaffelser de gjennomfører der de ikke benytter seg av den sentrale innkjøpsfunksjonen (DSI). 5 Miljø OFA følger opp de miljømålsettinger som medlemmene har satt seg ved å kvalitetssikre at miljøaspektet blir vurdert i de enkelte anskaffelser. Eksempler på oppnådde miljøeffekter i anskaffelser gjennomført av OFA er: 9 av 11

Biodrivstoff Etter et prøveår i 2015 og deler av 2016 ble det inngått rammeavtale med ECO 1 om innkjøp av biodrivstoff. Aust-Agder fylkeskommunen har benyttet seg av denne avtalen. I løpet av 2016 er kjøpt inn totalt 143008 liter HVO Biodiesel til virksomhetene på Sam Eyde VGS og landbruksskolen på Holt. Innkjøpet av vanlig diesel og bensin har vært synkende. Biodiesel er en fornybar ressurs og betraktes som klimanøytral i henhold til henhold til FNs metodeverk (Greenhouse gas protocol). I fylkeskommunens klimaregnskap beregnes derfor utslippene av CO2 lik 0 ved bruk av biodiesel. Dette tiltaket har redusert utslippene av klimagasser med 320 tonn, noe som innebærer en halvering av virksomhetens utslipp av klimagasser. Den innkjøpte kvaliteten (2G Polar) er også lavere for lokalt helseskadelige forurensninger: - Partikler (PM) -33% - Nitrogenoksid (NOx) -9% - Karbonmonoksid (CO) -24% - Hydrokarbon (HC) -30% Elev-PC Ved kjøp av Elev-PC til videregående skoler og flere av OFA-kommunene ble det satt miljøkrav knyttet til oppfyllelse av krav i ROHS-direktivet, her spesielt at skjermer ikke skal inneholde miljøskadelige stoffer som for eksempel kvikksølv. Videre ble det i evalueringen av hver enkelt maskin lagt vekt på minimering av støy og energiforbruk for de ca. 5000 maskinene som ble kjøpt. Renholdsprodukter og rekvisita Staples Norway AS er leverandør på OFA avtalene for renholdsprodukter, samt kontorrekvisita, fritt skolemateriell og datarekvisita. Her var 48,64 % av produktene som ble kjøpt inn i 2016 miljøvennlige produkter. Dette rangerer OFA helt i toppsjiktet blant norske kunder når det gjelder kjøp av miljøvennlige produkter hos denne leverandøren. Bileasing I anbudet for billeasing ble utslipp (målt ved CO2 og Nox) brukt som et tildelingskriterium for biler med forbrenningsmotor, der laveste utslipp ga høyeste poengsum. Nullutslippsbiler (i dette tilfellet elbiler) utgjorde 22 % av sammenligningen av de tilbudte prisene. Parallelt med anbudet om elbiler gjennomførte OFA et anbud på ladestasjoner slik at infrastrukturen vil tilrettelegges for å bruke mer elbil i arbeidssammenheng. 10 av 11

6 Regnskap 2016 OFA har følgende oversikt over innbetalt kompensasjon, samt fordeling av innkommende midler; Kostnadskompensasjon Aust-Agder fylkeskommune kr 0 Vest-Agder fylkeskommune kr 0 Arendal kr 386 854 Risør kr 60 412 Grimstad kr 196 862 Gjerstad kr 21 589 Vegårshei kr 17 774 Tvedestrand kr 52 502 Froland kr 49 045 Åmli kr 16 124 Iveland kr 11 497 Evje og Hornnes kr 31 271 Bygland kr 10 511 Valle kr 10 843 Bykle kr 8 250 Mandal kr 135 569 Farsund kr 84 725 Flekkefjord kr 79 408 Marnardal kr 19 992 Åseral kr 8 224 Audnedal kr 15 278 Lindesnes kr 43 153 Lyngdal kr 74 179 Hægebostad kr 14 859 Kvinesdal kr 52 214 Sirdal kr 15 993 Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder kr 29 575 Aust-Agder revisjon IKS kr 3 535 Agder Arbeidsmiljø kr 1 825 Agder renovasjon kr 27 189 IKT Agder kr 19 129 Aust-Agder museum og arkiv IKS kr 13 781 Tannhelsetjenestens kompetansesenter Sør kr 3 338 Agder kollektivtrafikk AS kr 3 050 Aust-Agder Fylkeskommune kr 759 275 Vest-Agder fylkeskommune kr 759 275 Sum kr 1 518 551 kr 1 518 551 11 av 11