INNKALLING Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunetunet Møtedato: 28.03.2017 Tid: kl.16:00 Forfall eller inhabilitet: Grunngjeve forfall til møtet, eller inhabilitet, må meldast snarast råd til post@fusa.kommune.no eller ekspedisjonen tlf. 56 58 01 00. Administrasjonen kallar inn varamedlem. Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Dokumenta ligg til offentleg ettersyn på heimesida www.fusa.kommune.no og på biblioteket, Kommunetunet, Eikelandsosen. Eikelandsosen, 21-03.17 Hans Ekeberg Leiar Terje Raunsgard Ansvarleg sekretær 1
Sakliste Sak nr. Tittel 024/2017 Godkjenning av møteprotokoll 025/2017 Skriv og meldingar 026/2017 Retningsliner - administrasjonsutvalet Fusa kommune 027/2017 Regelverk for varsling - løypemelding 028/2017 Eventuelt 2
Sakshandsamar: Magda Haugen Arkivsaksnr: 17/503 Journalpostnr: 17/3445 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 024/2017 28.03.2017 Godkjenning av møteprotokoll frå møte 02.02. og 16.02. 2017 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. Saksframstilling: Medlemmene i administrasjonsutvalet har fått møteprotokoll frå møtet 02.02.17 utdelt i papir. I etterkant har leiaren i utvalet kome med fleire endringar han ynskjer i protokollen. Sjå vedlegg sendt ut på papir. Endringane går mellom anna på at utvalsleiaren ynskjer å dela møte i to: eit for ordinært administrasjonsutval og eit for dei politisk valde arbeidsgjevarrepresentantane. Møte den 02.02.17 vart kalla inn som eit ordinært møte i administrasjonsutvalet med ei oppsett sakliste. Det var her ikkje snakk om to ulike møte. Rådmannen finn det vanskeleg å endra protokollen så vesentleg i høve til innkallinga, sjølv om leiar i utvalet ber om det. Rådmannen ønskjer at administrasjonsutvalet sjølv må gjera vedtak om ei så stor endring frå innkalling til protokoll. Rådmannen vil sjølvsagt syta for at det så vert laga ein protokoll som er i samsvar med administrasjonsutvalet sitt vedtak. Leiaren i utvalet har i vedlagt skriv også kommentert andre endringar til møteprotokollen. Møtesekretær har gitt sine kommentarar i eige skriv. Det er ulik oppfatning av kva som skjedde på møtet. Utvalet må også her konkludera med kva som skal stå i protokollen. Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. 3
Sakshandsamar: Magda Haugen Arkivsaksnr: 17/503 Journalpostnr: 17/3454 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 025/2017 28.03.2017 Skriv og meldingar Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Skriv og meldingar vert teke til etterretning. 4
Sakshandsamar: Irene Kvåle Foer Arkivsaksnr: 17/60 Journalpostnr: 17/3077 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 026/2017 28.03.2017 Kommunestyret Retningsliner - administrasjonsutvalet Fusa kommune Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Retningslinene for administrasjonsutvalet i Fusa kommune vert godkjent slik dei ligg føre. Saksframstilling: Vedtaksmynde: kommunestyret Vedlegg: Sjå nederst i saka Faktiske opplysningar: Det har ikkje vore retningsliner for administrasjonsutvalet i Fusa kommune. I møte 02.02.16 var det i sak 014/17: mandat/retningsline administrasjonsutval gjort fyljande vedtak: «Jfr. sak 32/2016, eventuelt, pkt.1 i adm-utvalet den 22.11.16. Administrasjonsutvalet set ned ei arbeidsguppe med minst 3 medlemar som lagar framlegg til mandat for administrasjonsutvalet. Medlemmar vert: Ein frå administrasjonen, ein tillitsvald og ein politikar frå administrasjonsutvalet. I dette møtet skal arbeidsgruppa veljast.» I arbeidsgruppa sat: Hans Ekeberg (politikar), Bjarte Samnøy (politikar), Svanhild Håland Rise (HTV Utdanningsforbundet) og Irene Kvåle Foer (administrasjonen/ sekretær). Arbeidsgruppa hadde eit effektivt møte 16.02.17, der det vart laga eit utkast til retningsliner. Desse vart reinskrevne og kvalitetssikra av jurist. Vurdering: Arbeidsgruppa såg i denne prosessen at det er behov for å redvidera retningslinene for kommunestyret som er frå 2007. Vedlegg: Retningsliner- administrasjonsutval - Fusa kommune 1348529 14.03.2017 5
Retningsliner for administrasjonsutval Fusa kommune 2017 Vedtatt i kommunestyret. 1 Val og samansetjing. Administrasjonsutvalet er eit partssamansett utval som handsamar saker som gjeld tilhøve mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jf. Kommunelovens 25, jf hovudavtalen del B 4. 1. Administrasjonsutvalet er samansett av sju medlemmer. Fem av medlemmene er politisk valte medlemmer frå formannskapet, med vararepresentantar. To medlemmer er representantar for dei tilsette sine organisasjonar, og vert utpeika etter reglar i kommunelova og i hovudavtalen mellom KS og den enkelte arbeidstakarorganisasjon. Tilsette sine representantar skal ha personlege varamedlemmer. Jf kommunelova 25 1-4. Leiar og nestleiar av utvalet veljast blant dei politisk valte medlemmene. 2. For dei politisk valte medlemmene gjeld vala for den kommunale valperioden. (Tilsette sine representantar vert valt for 2 år om gongen.) 3. Dersom eit medlem trer endeleg ut, eller har varig forfall, trer varamedlemmer frå vedkomande si gruppe inn i deira plass i den nummerorden dei er valt. Dette vil også gjelde for tilsette sine representantar. Om tilsetterepresentantar trer endeleg ut, skal ny representant veljast. Jf.kommunelova 16 nr 3. 4. Utvalet vert leia av valt utvalsleiar. Trer utvalsleiar endeleg ut av utvalet, skal kommunestyret velje ny leiar - eller nestleiar, om nestleiar overtar vervet.. 5. Dei tilsette sine representantar vert medlemmer av utvalet med same rettar og plikter som dei politisk valte. 2 Administrasjonsutvalet sitt ansvarsområde Utvalet sitt ansvarsområde går fram av kommunelova 25 nr.1-4 og omfattar mellom anna at: 1. Utvalet er kommunen sitt hovudutval for tilsetjings-, lønns- og personalpolitikk og andre saker som gjeld forholdet mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. 2. Utvalet har eit hovudansvar for å ta initiativ innan dette arbeidsområde og skal særleg fylja opp at hovudavtalen sine intensjonar vert ivaretatt i heile kommunen. 1 6
3 Utvalet sitt vedtaksmynde: Utval kan tildelast vedtaksmynde i alle saker kor ikkje anna fyljer av lov, jf. kommunen sitt delegeringsreglement, mellom anna: Administrasjonsutvalet treff vedtak innanfor budsjettet sine rammer og etter dei retningslinene som er fastsatt i lov, i medhald av lov, eller vedtatt av kommunestyret, mellom anna: a. Avgjere tvistespørsmål om tolking og praktisering av avtalar, reglement og andre avgjersler som angår tilsette sine tilsetjing- og arbeidsvilkår. b. Vere ankeorgan i alle saker som angår forholdet mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette med mindre dette gjennom vedtak er lagt til andre. c. Vedta retningslinjer for tilsetjingsprosedyre og rekrutteringspolitikk. d. Opprette utval innanfor sitt ansvarsområde for å arbeide med tidsavgrensa oppgåver. e. For å bidra til likestilling, mellom anna: Sjå til at Fusa kommune praktiserer likestilling i alle kommunens sektorar i samsvar med likestillingslova sine intensjonar. Ta initiativ i saker som skal fremje likestilling Gje uttale og vere rådgjevande organ for kommunen i saker som har betyding for likestillingsspørsmål Vere kontaktorgan for dei organisasjonane og personane som arbeidar med likestillingsspørsmål innan kommunen 4 Utvalet sin uttalerett Administrasjonsutvalet har uttalerett i mellom anna følgjande saker: a. Ved tilsetjing av rådmann. b. Ved innføring av ny teknologi og vesentleg omlegging av tekniske hjelpemidlar. c. Ved organisasjonsendringar. d. Ved forslag til effektiviseringstiltak. e. Ved forslag til personalpolitiske retningslinjer. f. Overorda IA strategi og HMT arbeid g. Rådmannen sitt budsjettforslagnår det gjeld forhold innanfor utvalet sitt arbeidsområde. 5 Førebuing av saker til administrasjonsutvalet 1. Rådmannen har ansvaret for at dei saker som vert lagt fram for administrasjonsutvalet er førebudd på forsvarleg måte, og i samsvar med dei reglar som lov, reglement og bindande avgjersler gjev. 2. I ei kvar sak som vert lagt fram for utvalet, inkludert sakene som er nemnd i 4 ovanfor, skal det vere utarbeidd ei innstilling med forslag til vedtak utarbeidd av rådmannen, med unntak av 4 a. 3. Dersom endeleg vedtak i ei sak skal fattast av kommunestyret skal dette klart gå fram av saksutgreiinga. 2 7
6 Fastsetting av utvalet sine møte, saksliste og innkalling a. Leiaren set opp sakliste for møta i administrasjonsutvalet jf. kommunelova 32 nr 2. b. Møte i administrasjonsutvalet skal gjennomførast på tid og stad som vedtatt av utvalet, eller av kommunestyret, i samsvar med oppsett møteplan, eller når leiar i utvalet finn det påkrevd, eller når minst 1/3 av medlemmene krev det. c. Innkallinga skal innehalde opplysningar om tid og stad for møte, oversikt over dei sakene som skal handsamast, og opplysningar om kor saksdokumenta er lagt ut. d. Innkalling til møtet skal gjerast tilgjengeleg for utvalet sine medlemmer og fyrste varamedlem, samt personar med møterett, minst 5 dagar før møtet finn stad. e. Sakslister til møte og andre dokument som ikkje er unnateke offentlegheit, skal vere tilgjengeleg for allmenta. Møte skal gjerast kjent på hensiktsmessig måte. f. Møte i administrasjonsutvalet skal haldast for opne dører dersom ikkje anna følgjer av lovbestemt teieplikt eller vedtak etter kommunelova 31. g. Utvalet kan vedta å handsama ei sak for lukka dører der omsyn til personvern eller andre tungtvegande private eller offentlege interesser tilseier dette. Debatt om dette går for lukka dører dersom møteleiar krev det, eller utvalet vedtar det. Medlemmene i utvalet må få tilstrekkeleg tid til å setja seg inn i sakspapir, også dei unnateke offentlegheita. Jf. kommunelova kapittel 6. 7 Møte- og talerett a. Rådmannen har møte-, tale- og forslagsrett i møta. Rådmannen kan la seg representere av andre frå administrasjonen. (Kommunelova 23 nr. 3) b. Sakshandsamarar har frammøteplikt i den utstrekning det er naudsynt for det i samband med opplysningar og/eller utgreiingar til den enkelte sak etter rådmannen si avgjerd. 8 Viser til retningslinene for kommunestyre og andre utval: Gjennomføring av utvalsmøta Avstemming av forslag vedtak vert fatta Ugildskap og forfall Protokoll frå forhandlingar/ møter Politisk sekretariat / sekretærfunksjon. 9 Anke Eit vedtak kan ankast endeleg inn for kommunestyret dersom eit av medlemmene i utvalet krev det. Eit slikt krav må fremjast før møtet vert avslutta. 3 8
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 17/93 Journalpostnr: 17/3348 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 027/2017 28.03.2017 Regelverk for varsling - løypemelding Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Administrasjonsutvalet tek orienteringa til etterretning. Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Det er vert vist til saksutgreiing i sak 5/2017 til administrasjonsutvalet. Rådmannen gjev ei orientering om status i møtet. Vurdering: 9
Sakshandsamar: Terje Raunsgard Arkivsaksnr: 16/1361 Journalpostnr: 17/3450 Styre, råd, utval Sak nr Møtedato Administrasjonsutvalet 028/2017 28.03.2017 Eventuelt Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Saksframstilling: Vedtaksmynde: Administrasjonsutvalet Saksdokument: Vedlegg: Sjå nederst i saka Ikkje vedlegg: Faktiske opplysningar: Vurdering: 10