BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: 18.5.2016 Varighet: 9.30 12.10 Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Aslaug Moen Arnhild Lindholm Jan Solli Kjell Atle Alvestad Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Varamedlem Fast medlem Anne-Grethe Eriksen hadde meldt forfall til møtet, og varamedlem Kjell Atle Alvestad var innkalt og møtte. Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra Balsfjord kommunalteknikk KF: Daglig leder Oddvar Larsen (tilstede i sak 20/16) Fra Balsfjord kommune: Rådmann Ellen Beate Lundberg (tilstede i sak 23/16) Regnskapsleder Roar Wensell (d.s.) Økonomirådgiver Steffen Kvien (d.s.) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes
2 Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: Saknr Tittel 17/16 Godkjenning av protokollen fra møte 6.4.2016 18/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2015 Balsfjord kommunalteknikk KF 19/16 Revisjonsbrev nr. 6 Balsfjord kommunalteknikk KF - Manglende regulering av investeringsbudsjettet og manglende redegjørelse for budsjettavvik i årsberetningen for 2015 20/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for 2015 21/16 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2015 Balsfjord kommune 22/16 Revisjonsbrev nr. 5 Manglende regulering av investeringsbudsjettet for 2015 23/16 Kontrollutvalgets uttalelse om Balsfjord kommunes årsregnskap for 2015 24/16 Kontrollutvalgets møteplan for 2. halvår 2016 neste møtedato 25/16 Oppsummering orientering om rus- og psykiatritjenesten 26/16 Referatsaker U.off.
3 Sak 17/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 6.4.2016 Protokollen fra møte 6.4.2016 godkjennes. Protokollen fra møte 6.4.2016 godkjennes. Sak 18/16 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2015 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sak 19/16 REVISJONSBREV NR. 6 (2015) BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET OG MANGLENDE REDEGJØRELSE FOR BUDSJETTAVVIK I ÅRSBERETNINGEN FOR 2015 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 6, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen 17.6.2016, med gjenpart til revisjonen. Utvalget konstaterer at forholdet omtalt i revisjonsbrevet, og som også er tatt opp tidligere av revisjonen, fortsatt ikke er bragt i orden. I svaret fra daglig leder må det redegjøres for konkrete tiltak som igangsettes for å forbedre rutinene på området.
4 2. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 6, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen 17.6.2016, med gjenpart til revisjonen. Utvalget konstaterer at forholdet omtalt i revisjonsbrevet, og som også er tatt opp tidligere av revisjonen, fortsatt ikke er bragt i orden. I svaret fra daglig leder må det redegjøres for konkrete tiltak som igangsettes for å forbedre rutinene på området. 2. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2016 til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 20/16 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KFs ÅRSREGNSKAP FOR 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Daglig leder orienterte om foretakets årsregnskap for 2015 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for 2015.
5 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.5.2016 til: - Balsfjord kommune v/ordfører - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder Sak 21/16 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2015 BALSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 22/16 REVISJONSBREV NR. 5 (2015) MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET FOR 2015 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5, og ber rådmannen svare kontrollutvalget innen 17.6.2016, med gjenpart til revisjonen. Utvalget konstaterer at rutinene på området fortsatt ikke er tilstrekkelig etablert. 2. Når svar foreligger fra rådmannen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.
6 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5, og ber rådmannen svare kontrollutvalget innen 17.6.2016, med gjenpart til revisjonen. Utvalget konstaterer at rutinene på området fortsatt ikke er tilstrekkelig etablert. 2. Når svar foreligger fra rådmannen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 24.5.2016 til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 23/16 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM BALSFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Rådmannen og representantene fra administrasjonen orienterte om kommunens årsregnskap for 2015 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.5.2016 til: - Balsfjord kommune v/ordfører
7 Sak 24/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2016 NESTE MØTEDATO Felles forslag til vedtak: Møteplanen for 2. halvår 2016 fastsettes som følger: Fredag 23. september Fredag 4. november Mandag 12. desember Forslaget enstemmig vedtatt. Møteplanen for 2. halvår 2016 fastsettes som følger: Fredag 23. september Fredag 4. november Mandag 12. desember Sak 25/16 OPPSUMMERING ORIENTERING OM RUS- OG PSYKIATRITJENESTEN Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag, og tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag, og tar saken til orientering. Sak 26/16 REFERATSAKER
8 Referert: A. REPRESENTANTSKAPSMØTE I K-SEKRETARIATET IKS 29.4.2016 o Innkalling til møte i representantskapet datert 6.4.2016 o Protokoll fra representantskapsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 27.4.2016 (delt ut i møtet) o Sak 20/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 o Sak 21/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser C. REPRESENTANTSKAPSMØTE I SENJA AVFALL IKS 3.6.2016 o Innkalling til møte i representantskapet mottatt 11.5.2016 Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-C tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A-C tas til orientering.