Endelig rapport etter undersøkelse av Lier kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Lier kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks 205 3401 Lier Tidsrom for undersøkelsen: 26-27. november 2014 Kontaktperson i kommunen: Odd-Gunnar Fredriksen Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Knut Holter Grethe Backe Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen, belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk har avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Kommunen har mangelfull føring av bygningers bruttoareal, energibruk og oppvarming.
2 Det ble gitt følgende merknad ved dette tilsynet: Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Utarbeidet dato: 10. desember 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Lier kommune i perioden 26. 27. november 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende fire avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf. matrikkelforskriften 66. Matrikkelforskriftens 66 andre ledd har krav om at kart- og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkelloven, jf. tredje ledd i matrikkelforskriftens 66. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf. matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjon: Det går fram av intervjuene og rapport fra matrikkelen at kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16, jf. matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav b og d, tredje og fjerde ledd. Etter matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav b skal kommunen dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte Avviket bygger på følgende observasjon: I de utlånte saker som gjelder grensejustering finner vi ikke dokumentasjon av arealregnskap eller verdivurdering. Dette ble også bekreftet under intervjuene og i sluttmøtet.
5 AVVIK 3 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Avvik fra: Matrikkelloven 24, tredje ledd. Matrikkelloven 24, tredje ledd, siste punktum sier at ved oversending av matrikkelbrev skal det opplyses om adgang til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av utlevert dokumentasjon finner vi at det ikke opplyses om klageadgang. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene og i sluttmøtet. AVVIK 4 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. Kommunen tilrettelegger ikke for at bygningsopplysninger kan bli ført innen fristen. Dataflyten for bygningsopplysninger til matrikkelen er ikke rutinebeskrevet. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. 5. Merknad Følgende merknad ble gitt: Merknad 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert.
6 Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på rutiner kan føre til avvik. Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonsamtale og e-postutveksling. Ved intervjuer den 26. november 2014 ble 8 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 27. november 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 4.7.2014 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Lier kommune 6. Saksmapper for 4 oppmålingsforretninger og 1 grensejusteringssak 7. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Lier kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Synnøve Tovsrud Kommunalsjef X X X Thorgeir Bjerknes Avdelingsleder Plan/byggesak/ kart/oppmåling X X X Hans Furuvold Bygge-/delesaksbehandler X X X Odd Gunnar Fredriksen Fagleder oppmåling X X X Per Erik Kristiansen Fører bygg i matrikkelen X X X Betty Ellevog Fører adresse i matrikkelen X X X Svein S. Jelstad Per Håkon Tokheim Oppmålingsforretning og matrikkelføring X X X Oppmålingsforretning og matrikkelføring X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Knut Holter, Grethe Backe og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.