DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord INNKALLING Møte: 03/2017 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: 14.6.2017 kl 1900-2130 Sted: Landstadsenteret, konferanserom til venstre (Storgaten 20, Sfj) Til: Solveig Tinderholt vara Andebu MR solveigt1@vfk.no 412 71 714 Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net 980 70 314 Anders Tho vara Bugården MR anderstho2@gmail.com 415 17 098 Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no 928 98 322 Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com 994 53 815 Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net 482 75 886 Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no 481 18 537 Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no 957 46 810 Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com 481 77 757 Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no 412 10 091 Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no 915 11 027 Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no 900 82 835 Forfall: Anne Marie Kvernsmyr Andebu MR mariekvern@outlook.com 909 64 013 Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no 913 90 216 Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, revisor og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel Kort åpning av møtet (Arnt Christian?) FR 16/17 Referat fra møte 19.4.2017 FR 17/17 Revisors beretning 2016 FR 18/17 Søknad om erverv og ombygging av Stokke kapell til menighetshus FR 19/17 Deltakelse i nettverk med de 27 største fellesrådene i Norge FR 20/17 Høring om valg av menighetsråd, bispedømmeråd og kirkeråd FR 21/17 Regnskap første tertial FR 22/17 Tjenesteytingsavtale med kommunen om vedlikehold av bygg FR 23/17 Behandle vedtekter for MISK FR 24/17 Referatsaker Eventuelt 2.6.2017 for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Planlagte møter 2017: 20.9, 15.11, (14.12), kl 1900-2130 Samarbeidsmøte mellom fellesråd og menighetsråd: 7.11, kl 1800. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 7
FR 16/17 Referat fra møte 19.42017 Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd 19.42017 Dok. er sendt ut tidligere Det har ikke kommet kommentarer til utsendt referat. Det utsendte referatet godkjennes. FR 17/17 Revisors beretning 2016 vedlagt innkallingen Signert revisjonsberetning Stokke kirkelige fellesråd 2016 Signert revisjonsberetning Andebu kirkelige fellesråd 2016 (ettersendes) Signert revisjonsberetning Sandefjord kirkelige fellesråd 2016 Vestfold kommunerevisjon har revidert fellesrådenes årsregnskap. Deres konklusjon er, blant annet, at årsregnskapene er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen 31.12.2016. Forslag til vedtak Fellesrådet tar de framlagte revisjonsberetningene for 2016 for Stokke, Andebu og Sandefjord kirkelige fellesråd til etterretning. FR 18/17 Søknad om erverv og ombygging av Stokke kapell til menighetshus Stokke menighetshus. søknad biskopen og fellesrådet Forenklet situasjonskart Stokke menighetshus Perspektiver Stokke menighetshus planlagt 26.04.17 vedlagt innkallingen Stokke menighetsråd har planer om å bygge om Stokke kapell til menighetshus og søker fellesrådet om å erverve og bygge om kapellet. Kapellet eies av Stokke sokn og det er kirkelig fellesråd er ansvarlig for forvaltning av bygget. Kapellet brukes i dag som bårerom og til noen få gravferdsseremonier. Før kommunesammenslåingen ble det også brukt til livssynsnøytrale gravferdsseremonier. Gravferdsforvaltningens leder har gitt muntlig tilbakemelding om at kommunen har dekket behovet for livssynsnøytralt seremonirom andre steder (Orelund), men ønsker at kjølekapasitet opprettholdes i området. Bygget er i svært dårlig forfatning og etter kirkevergens oppfatning vil menighetsrådets planer om ombygging spare fellesrådet for betydelige vedlikeholdskostnader. Ombyggingen vil fylle bygget med liv og aktivitet og gi menighetslivet i Stokke et godt grunnlag for videre utvikling og vekst. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 7
Menighetsrådet har vært i kontakt med både kommune og fylkeskommune og fått anbefaling om «at eksisterende kapell i mest mulig grad bevares, men kan inngå som en del av et nytt menighetshus. Dette på grunn av byggets egenverdi og for å gi en god tilpassing til kirken og kirkens omgivelser.» Anbefalingene er lagt inn i menighetsrådets planer for ombyggingen. Forvaltning av Stokke kapell overdras til Stokke menighetsråd for at de skal kunne gjennomføre planlagt ombygging og ta det i bruk som menighetshus. Fellesrådet forutsetter at ombyggingen ivaretar fylkeskommunens anbefaling om «at eksisterende kapell i mest mulig grad bevares, men kan inngå som en del av et nytt menighetshus. Dette på grunn av byggets egenverdi og for å gi en god tilpassing til kirken og kirkens omgivelser.» FR 19/17 Deltakelse i nettverk med de 27 største fellesrådene i Norge Invitasjon til deltakelse i nettverk for fellesrådsledere vedlagt innkallingen Leder i Sandefjord kirkelige fellesråd har mottatt invitasjon til deltakelse i et nettverk av fellesrådsledere fra de 27 største fellesrådene i Norge. Det såkalte G27-nettverket. Hensikten med nettverket er «å drøfte behov for et nærmere kirkepolitisk samarbeid mellom fellesrådene representert med sine ledere» og opprette et «samarbeid mellom fellesrådene for å synliggjøre stemmen til grasrota i det kirkelige landskap.» Initiativtakerne mener at KA har fått en endret posisjon etter at rettssubjektet Den norske kirke ble medlem av arbeidsgiverforening, og at de i mindre grad kan «fronte» fellesrådenes særinteresser. Fellesrådet bes om å behandle 2 punkter, slik de er beskrevet i vedlagte invitasjon: 1.Bli medlem av G- 27 nettverket og stille seg bak målsettingene for dette slik de er utformet basisdokumentet. 2.Betale et økonomisk bidrag til drift av G-27 nettverket i 2017. Punkt 1: (deltakelse) gjelder for 2017. Ved videreføring av samarbeidet i 2018 og lenger, vil fellesrådene på nytt få anledning til å vurdere dette og gjøre konkrete beslutninger ved årsskifte 2017/2018. Punkt 2: Fellesrådene er i denne runden fordelt i 2 grupper. De 4 største betaler 30.-000, hver. De øvrige betaler 15.000,- hver. Gjennomføringen av dette initiativet har hele tiden skjedd i nær forståelse med ledelsen/styret i KA, som også bidrar økonomisk til gjennomføring av initiativet. Fellesråd som ønsker å delta vil motta en faktura på det aktuelle beløp fra KA. KA vil også administrere og kontrollere pengebruken. Målsettingene som fellesrådet bes om å stille seg bak, jf punkt 1, er: 1. Styrke soknets organer i forhold til ny lovgivning og nye finansieringsordninger samtidig som begrepet «styrke soknets organer» gis et tydelig og konkretisert innhold. 2. Ivareta og styrke fellesrådets mulighet til å ivareta en felles arbeidsgiverfunksjon for alle som arbeider i den lokale kirke i de tilfeller der den lokale kirken klart gir uttrykk for at dette er ønskelig. 3. Arbeid for å sikre at dagens ordning med kommunal finansiering av kirken videreføres Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 7
4. Arbeide for å endre sammensetningen av kirkemøte på en slik måte at soknets organer sikres langt større innflytelse på sammensetningen av kirkeråd/ kirkemøte og dermed bidrar til at disse organene blir mer ansvarliggjort overfor soknets organer. Kirkevergen har vært i kontakt med kirkevergen i Stavanger, som har fulgt prosessen over lengre tid. Det ble opplyst at de fire målsettingene ikke får tilslutning fra alle inviterte fellesråd. Det bør også opplyses om at G27-nettverket har fått mye oppmerksomhet og kritikk i det kirkepolitiske landskapet. I forbindelse med Kirkelig arbeidsgiverforenings storkommunesamling 29.5.2017 var alle potensielle medlemmer av G27-nettverket invitert til et møte. Fellesrådsleder og kirkeverge deltok, etter å ha gitt klar beskjed om at saken ikke har vært behandlet i fellesrådet og at det ikke er tatt stilling til deltakelse eller målsettinger. På møtet den 29.5.2017 ble det opplyst at nettverket endrer navn til «Nettverk for fellesråd» og at alle fellesråd i Norge vil få tilbud om å bli med. De la vekt på at det var «nettverk» som var den viktigste delen av initiativet. Det ble presisert at dette ikke er en ny organisasjon, men at nettverkets styringsgruppe ønsker samarbeid med KA og Kirkerådet. Enkelte kritiske røster mener likevel at initiativet har klare likheter med en organisasjon. Forholdet til KA er ikke endelig avklart, men styret i KA er, i utgangspunktet, positive til initiativet, slik kirkevergen oppfatter det. Nettverket har planer om å etablere regionale (bispedømmenivå) nettverk. Uansett om Sandefjord er med eller ikke, vil de hevde at de snakker på vegne av «fellesrådene i Norge». Spørsmålet blir om Sandefjord skal stå på utsiden og hevde sine egne meninger eller være på innsiden, selv om man nødvendigvis ikke er enige i målsettingene. Etter kirkevergens oppfatning er målsetting nr 1 såpass vid at det er relativt lite forpliktende å tilslutte seg det. Punkt 3 (kommunal finansiering) er en vesentlig bidragsyter til lokal forankring av kirken og en ordning som bør videreføres. Et fastlåst standpunkt om arbeidsgiverfunksjon (punkt 2) og punkt 4(valgordning) er mer kontroversielt på nåværende tidspunkt. Fellesrådet står fritt til å melde seg inn nå, melde seg inn, men ikke goda alle målsettinger, avvente situasjonen for å se om nettverket får bred tilslutning, utsette behandlingen møtet eller si nei allerede nå. Sandefjord kirkelige fellesråd er positiv til deltakelse i nettverk for fellesråd, men stiller seg ikke bak alle målsettingene til G27. Fellesrådet melder seg ikke inn i initiativet på nåværende tidspunkt. FR 20/17 Høring om valg av menighetsråd, bispedømmeråd og kirkeråd Følgebrev høring om nye regler for valg Høringsnotat om nye regler for valg vedlagt innkalling Kirkerådet sendte ut høringspapirer 27.3.2017, men har ikke kommet direkte til vårt fellesråd eller menighetsråd. Svarfrist er 14.6.2017 og kirkevergen ble kjent med saken den 19.5.2017. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 7
Dette er en omfattende sak, med mange dokumenter og det har ikke vært tid til å sette seg grundig inn i hele sakskomplekset. Alle dokumenter som omhandler saken ligger på https://kirken.no/nb-no/om-kirken/slikstyres-kirken/kirkeradet/horinger-i-kirkeradets-regi/ (Finnes ved å søke på internett med «høring om kirkelig valg») Kirkevergen anbefaler likevel at fellesrådet uttaler seg om noen, sentrale punkt i forslagene. Se vedlagte høringsnotat, der kirkevergens anbefaling er markert med gult. Høringsnotatet har tatt utgangspunkt i kirkerådets dokumentet Høringsnotat - forslag til nye regler for valg av menighetsråd, bispedømmeråd og Kirkemøtet kortversjon. Forslaget er gitt med utgangspunkt i at valgordningen for Den norske kirke bør være så lik den samfunnspolitiske ordningen som mulig. (Valg til kommunestyre, storting). Samt gi mest mulig påvirkning til den enkelte velger. Forslag til vedtak Det framlagte høringsnotatet godkjennes og oversendes Kirkerådet. FR 21/17 Regnskap 1. tertial Samlet regnskap 1. tertial 2017 fellesrådet Regnskap pr funksjon 1. tertial 2017 fellesrådet Kommentarer til regnskapet 1. tertial 2017 vedlagt innkalling Driftsregnskapet legges fram i to rapporter, en samlet og en delt på funksjon. Leverandøren av regnskapssystemet har fortsatt ikke fått på plass tilfredsstillende regnskapsrapporter og begge inneholder feil. I samlerapporten er brutto og netto driftsresultat samme tall og det er feil. Det er tilsvarende feil i detaljrapporten, pluss at den mangler enkelte budsjettposter. Viser kun linjer der det er bokførte kostnader. Svakhetene er tatt opp med leverandøren gjentatte ganger. Det samlede driftsregnskapet for 1. tertial viser et merforbruk på kr 1 936 592, noe som er kr 304 532 mer enn kirkevergens periodisering av budsjettet. Inntektene er ca 190 000 kr lavere enn det periodiserte budsjettet. Noe skyldes periodiseringsfeil av leieinntekter for kirkebygg, manglende annonseinntekter til Stokke menighetsblad og noe lavere inntekter fra gravferd enn forventet. Menighetsbladet har en tilsvarende kostnadspost og påvirker ikke driftsresultatet. Kostnadene er ca 290 000 kr høyere enn det periodiserte budsjettet. Noe skyldes periodiseringsfeil, men også ubudsjetterte kostnader til vedlikehold i Bugården og Ekeberg, sprinkleranlegg i Andebu kirke. Samt økte kostnader til ekstern regnskapsføring. Sprinkleranlegget er finansiert via tidligere Andebu kommune og føres midlertidig fellesrådets regnskap. Se vedlagte regnskapskommentarer for mer informasjon. Følgende forhold krever ekstra oppmerksomhet og kan gjøre det utfordrende å innfri årsbudsjettet for 2017: Reduksjon i tilskudd til trosopplæring på ca 100 000 kr pga kommunegrensejustering (Vear). Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 7
Egenkapitaltilskudd til KLP pga overføring av forpliktelser fra de kommunale pensjonskassene på ca 290 000 kr. Langvarig overforbruk av en deltidsstilling må løses, men kan potensielt bety en merkostnad på 50-100 000 kr. Kirkevergen ønsker å avvente resultatet fra 1. halvår før tiltak/finansiering legges fram for fellesrådet. Regnskapet for 1. tertial 2017 tas til orientering. FR 22/17 Tjenesteytingsavtale med kommunen om vedlikehold av bygg vedlagt innkallingen: Forslag til tjenesteytingsavtale Vedlegg 1 Oversikt over gjeldende kirkebygg Vedlegg 3 Prioritert tiltaksliste Saksframstilling Tjenesteytingsavtale mellom Sandefjord kirkelig fellesråd og kommunen for vedlikehold av kirkebygg er ikke omfattet av vedtak i Kirkelig fellesnemnd 26.10.2016, KF 37/16 Avtale om overføring av gravferdsforvaltning til Sandefjord kommune. Den norske kirke skal i medhold av kirkeloven 15 pkt a) få utredet utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd for utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker. Tjenesteytingsavtaler for de tre kommunene har kommet til opphør, og det er ikke etablert og inngått avtale om bygging, drift og vedlikehold av kirker. Kirkevergen og representanter for kommunens Eiendomsseksjon har i fellesskap utarbeidet et forslag til avtale, se vedlegg. Avtalen bygger på erfaringer fra tilsvarende avtaleforhold mellom tidligere Sandefjord kommune og tidligere Sandefjord kirkelige fellesråd og på innholdet i fellesrådets økonomiplan for 2018-2021. Etter behandling i fellesrådet går saken videre til kommunestyret. Sandefjord kirkelige fellesråd godkjenner den fremlagte tjenesteytingsavtalen om bygging, drift og vedlikehold av kirker. Fellesrådets leder får fullmakt til signere avtalen og til å gjøre mindre endringer, dersom den kommunale behandlingen skulle tilsi det. FR 23/17 Behandle vedtekter for MISK ettersendes: Forslag til nye vedtekter Saksframstilling Leder i MISK, Svein Rustad, har varslet at det kommer forslag om endring av deres vedtekter. Vedtektsendringer må godkjennes av fellesrådet. ne Sandefjord kirkelige fellesråd Side 6 av 7
MiSK (Musikk i Sandefjord Kirke) er en forening med utspring fra og sterk tilknytning til Sandefjord menighet. Vedtektene, slik det er nå, er til hinder for at foreningen mottar momskompensasjon. Momskompensasjon for MiSK vil kunne bety at de kan disponere 50-100.000 kr mer i sin virksomhet. Organisasjoner som kan motta momskompensasjon går fram av forskrift om merverdiagiftskompensasjon for frivillige organisasjoner 5. Kort oppsummert er målgruppen aktive og frivillige organisasjoner som innfrir vilkårene for registrering i Frivillighetsregisteret jf. lov om register for frivillig virksomhet 3 og 4, men avgrenset til: Demokratiske ikke-økonomiske foreninger. Tros- og livssynsorganisasjoner. Stiftelser, der frivillig innsats utgjør en viktig del av stiftelsens egen virksomhet. Utfordringen med dagens vedtekter er spesielt knyttet til 8 Vedtektsendring. I 8.2 står det «Sandefjord kirkelige fellesråd, Sandefjord menighetsråd og MiSKs styre kan fremme forslag til vedtektsendring. Innkomne endringsforslag skal foreligge Sandefjord kirkelige fellesråd og Sandefjord menighetsråd til uttalelse før behandling i årsmøtet, samt legges fram for menighetsråd og fellesråd til godkjenning.» Paragrafen gjør at MiSK er underlagt fellesråd og menighetsråd og ikke tilfredsstiller kravet om at en forening skal være «en selveiende sammenslutning med medlemmer, som skal fremme ett eller flere formål av ideelt, politisk eller annen art.» For at MiSK skal kunne søke om momskompensasjon for 2017, må vedtektene være endret innen 1.9.2017. Dersom vedtektsendringene ikke er klare til dette møtet, bør arbeidsutvalget få fullmakt til å gjøre vedtak i saken. Forslag til vedtak legges fram i møtet.. FR 24/17 Referatsaker 1. Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. 2. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen 3. Referat fra vedtak i fellesrådets arbeidsutvalg Forslag til vedtak Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 7 av 7