Stord kommune Møteprotokoll

1 Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Publikumsalen, Stord rådhus Dato: 17.02.2014 Tidspunkt: 12:00 15:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Johan Inge Særsten Leiar FRP Wilhelm Engelsen Nestleiar AP Kristin Ankervold Bergo Medlem AP Jens Arne Stautland Medlem KRF Peggy Husevik Bærøy Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Else Holst Larsen Stine Karoline Olsen Elin Molven Stilling revisor regnskap v/ Deloitte, heile møtet revisor forvaltningsrevisjon v/ Deloitte, heile møtet spesialrådgjevar Hordaland fylkeskommune Johan Inge Særsten utvalsleiar Elin Molven sekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 PS 2/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/14 Møteplan for kontrollutvalet for 2014 2014/297 PS 4/14 Interimrevisjonsrapport 2013 2014/294 PS 5/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon innan fysisk miljø i skulebygg 2014/306 PS 6/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2014/291 PS 7/14 Rullering av plan for selskapskontroll 2014/292 PS 8/14 Meldingar RS 1/14 Budsjett 2014 for kontrollutvalet på Stord 2014/293 RS 2/14 Tilsyn - Stord kommune strategisk liing 2014/306 PS 9/14 Gjennomgang av møteprotokollar 2014/296 PS 10/14 Eventuelt

PS 1/14 Godkjenning av innkalling og sakliste 3 Vedtak i saka var samrøystes. Saksprotokollen vart godkjent. PS 2/14 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Vedtak i saka var samrøystes. Møteprotokoll frå møtet 9.12.2013 vart godkjent. PS 3/14 Møteplan for kontrollutvalet for 2014 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: 17.02.2014 Under avvikling 02.04.2014 Årsmelding 2013 for KUV 27.05.2014 Uttale til kommunerekneskapen og Bømlo kulturhus KF 17.09.2014 Budsjett 2015 for KUV 09.12.2014

Kontrollutvalet endra møtedato den 2.4.2014 til 1.4.2014. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2014: Dato: Merknad: 17.02.2014 Under avvikling 01.04.2014 Årsmelding 2013 for KUV 27.05.2014 Uttale til kommunerekneskapen 17.09.2014 Budsjett 2015 for KUV 09.12.2014 4 PS 4/14 Interimsrevisjonsrapport 2013 Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. Deloitte AS v/ Else Holst Larsen presenterte Interimsrevisjonsrapport 2013 munnleg for kontrollutvalet. Det var ikkje nokon negative vesentlege funn så langt. Det vart ikkje delt ut noko skriftelg rapport i dette møtet. Den skriftlege rapporten var framleis ikkje klar og revisor kjem attende til utvalet med skriftleg rapport på eit seinare tidspunkt. Framlegg til vedtak var samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek orienteringa til orientering. PS 5/14 Rapport etter forvaltningsrevisjon innan fysisk miljø i skulebygg Forslag til innstilling Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 15 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld fysiske miljø i skulebygg i Stord kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.6.2014. til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.

5 Deloitte AS v/ Stine Karoline Olsen presenterte rapporten og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet stiller seg bak rapporten og ser alvorlig på tilhøva som er avdekka. Særskilt dei økonomiske rammene som blir stilt til rådvelde i samband med verdibevarande vedlikehald av bygningsmassen. Kontrollutvalet ynskjer at revisor presenterer rapporten for kommunestyret. Sekretariatet tek kontakt med ordførar for å avklara nærare om det er ynskjeleg med ein slik presentasjon for kommunestyret og avtaler eventuelt nærare tidspunkt for ein slik presentasjonen. vart samrøystes vedteke. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 15 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld fysiske miljø i skulebygg i Stord kommune vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.6.2014. til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. PS 6/14 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 1. Deloitte AS redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen send kommunestyret til orientering. Deloitte AS v/ Stine Karoline Olsen gjekk gjennom notat, innan rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016. Notatet vart delt ut til kontrollutvalet. Det vart gjennomført ein prosess i høve å vurdera risiko mellom dei ulike prosjekta som er på lista, i tillegg til eventuelle nye prosjekt med høg risiko, som utvalet ser som viktig å ta med. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde frå resten av utvalet til å godkjenna planen når den ligg føre. Planen vert sendt til kommunestyret som ei orientering til KST

møte den 20.3.2014. Utvalsleiar skal orientera KST vedrørande planarbeidet i dette møtet. Vedtaket var samrøystes vedteke. 6 1. Deloitte AS redigerer Plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde til å godkjenna planen. 3. Planen vert send til kommunestyret til orientering, i forkant av KST møtet den 20.3.2014. 4. Planen skal leggast fram som melding i neste møte for kontrollutvalet. PS 7/14 Rullering av plan for selskapskontroll 1. Deloitte AS redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planen skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet. 3. Deretter vert planen send kommunestyret til orientering. Deloitte AS v/ Stine Karoline Olsen gjekk gjennom notat, innan rullering av plan for selskapskontroll 2012 2016. Notatet vart delt ut til kontrollutvalet. Det vart gjennomført ein prosess i høve å vurdera risiko mellom dei ulike prosjekta som er på lista, i tillegg til eventuelle nye prosjekt med høg risiko, som utvalet ser som viktig å ta med. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde frå resten av utvalet til å godkjenna planen når den ligg føre. Planen vert sendt til kommunestyret som ei orientering til KST møte den 20.3.2014. Utvalsleiar skal orientera KST vedrørande planarbeidet i dette møtet. Framlegg til vedtak var samrøystes vedteke. 1. Deloitte AS redigerer Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Utvalsleiar saman med sekretariatet får mynde til å godkjenna planen. 3. Planen vert send til kommunestyret til orientering, i forkant av KST møtet den 20.3.2014.

4. Planen skal leggast fram som melding i neste møte for kontrollutvalet. 7 PS 8/14 Meldingar Kontrollutvalet gjekk gjennom meldingane. Budsjettet 2014 for Kontrollutvalet: Utvalsleiar har vore i kontakt med ordførar og etterspurt avgjerd i brev frå kontrollutvalet til kommunestyret som vart sendt via e-post til ordførar den 13.12.2013, vedrørande vedteke budsjett 2014 for kontrollutvalet. Svar og avgjerd i saka låg ikkje føre. Snarleg avklaring i budsjettramma er avgjerande i høve kva arbeid utvalet kan få utføra i 2014. Det er ynskjeleg no at kommunestyret kan ta stilling til denne saka i KST møtet 20. mars 2014. Utvalsleiar og sekretariatet får mynde frå resten av utvalet til å senda nytt brev til kommunestyret via ordførar, der ei avklaring i saka vert etterspurt. Vedtak i saka vart samrøystes vedteke. RS 1/14 Budsjett 2014 for kontrollutvalet på Stord Utvalsleiar og sekretariatet får mynde frå resten av utvalet, til å senda nytt oppfylgingsbrev til kommunestyret via ordførar, for avklaring i høve budsjett 2014 for kontrollutvalet. Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. PS 9/14 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet gjekk gjennom dei ulike møteprotokollane. Framlegg til vedtak var samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering.

8 PS 10/14 Eventuelt 1. Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Stord kommunale eigedomsselskap: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 2/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015 Stord vatn og avlaup: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 3/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015. 4. Kommunestyret vedtek at avdeling for veg, trafikk og parkering skal overførast til basisorganisasjonen frå 1. januar 2015. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføra endringa. 5. Rådmannen får i oppdrag å fremja ei sak som vurderer Sva KF si rolle overfor SIM IKS. Utgreiinga skal gjerast i samråd med Sva KF og SIM IKS. Saka vert å leggja fram for kommunestyret innan første halvår 2014. 6. Hovudplanen for avlaup, som er under revisjon, skal leggja premissane for korleis slamtenesta skal organiserast og forvaltast i Stord kommune i framtida (som innstilling). Kontrollutvalet tek kommunestyret sitt vedtak i PS 2/2014 og PS 3/2014 til orientering. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i møtet 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka.

9 2. Forvaltningsstyre Høghus i sentrum: a. Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen og leiar i Forvaltningsstyret orienterer i kontrollutvalet sitt møte den 1.4.2013, i høve vedteken reguleringsplan i kommunen og planar om å byggja høghus i sentrum av Leirvik. 3. Ådland studentheim: Kontrollutvalet ynskjer ei orientering i kontrollutvalsmøte den 1.4.2014 frå Stord kommunale eigedomsselskap KF, i høve regress ved salg av Ådland studentheim. Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i kontrollutvalet sitt møtet 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka. Forvaltningsstyre Høghus i sentrum: Kontrollutvalet ber rådmannen og leiar i Forvaltningsstyret om å koma og orientera i kontrollutvalet sitt møte den 1.4.2013, i høve vedteken reguleringsplan i kommunen og planar om bygging av høghus i sentrum av Leirvik. Ådland studentheim: Kontrollutvalet ber om ei orientering i kontrollutvalsmøte den 1.4.2014 frå Stord kommunale eigedomsselskap KF, i høve regress ved salg av Ådland studentheim.