KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Rådgivning knyttet til gjennomføring av PR- og sponsoraktiviteter Saksnr. KOMM-220-12 Tilbudsfrist: 14.01.13 kl.12:00
Innhold KOMM-220-12 Konkurransegrunnlag 1 Generell beskrivelse... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 2 Formål, offentlighet og varighet... 3 2.1 Anskaffelsens formål... 3 2.2 Underleverandører... 4 2.3 Deltilbud... 4 2.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2.5 Kontraktbestemmelser... 4 2.6 Kontraktens varighet... 4 2.7 Anskaffelsens omfang/verdi... 4 2.8 Kunngjøring... 5 2.9 Viktige datoer... 5 2.10 Offentlighet... 5 2.11 Kostnad ved utarbeidelsen... 5 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Taushetsplikt... 6 3.3 Etiske retningslinjer... 6 3.4 Forbehold og avvik... 7 3.5 Vedståelsesfrist... 7 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 3.7 Tilleggsopplysninger... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske krav... 8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 5 Tildelingskriterier...10 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming...10 6.1 Innlevering av tilbud...10 6.2 Tilbudets utforming...11 7 Vedlegg...11 7.1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon...11 7.2 Vedlegg 2 Kompetansematrise...11 7.3 Vedlegg 3 Prismatrise...11 7.4 Vedlegg 4 Rammeavtale med tilhørende bilag...11 Side 2
1 Generell beskrivelse KOMM-220-12 Konkurransegrunnlag 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2011 for omlag 16,2 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se www.spillemidlene.no). Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax og Multix og Belago spillterminal. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: E-post: Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, inng. Måsåbekkvn., 2315 Hamar KOMM-220-12@norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen 2 Formål, offentlighet og varighet 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping har en rekke sponsor- og samarbeidsavtaler med ulike aktører. Disse avtalene skal bidra til å støtte opp under vedtatte målsettinger for selskapet og gi selskapet ulike rettigheter til å kommunisere med omverdenen. For å utnytte rettighetene i disse avtalene bedre, har Norsk Tipping til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør for rådgivning til å gjennomføre PR- og sponsoraktiviteter. Leverandøren skal bistå innen følgende kompetanseområder: 1) Vurdering og rådgivning knyttet til eksisterende sponsor- og samarbeidsavtaler, herunder: a. Vurdering av prisnivå, rettigheter og innhold b. Vurdering av Norsk Tippings utnyttelse av rettigheter knyttet til avtaler/aktiviteter c. Vurdering av budskap/oppfattelse av budskap hos mottakerne via sponsoraktivitetene Side 3
d. Vurdering av målgruppene Norsk Tipping når gjennom avtaler i ulike kanaler (som digitale medier, media) 2) Endringer knyttet til eksisterende sponsorportefølje og samarbeidspartnere, herunder: a. Foreslå nye potensielle samarbeidspartnere b. Foreslå eventuelle nye konsepter for profilering/pr av mormerket og/eller merkevarer gjennom sponsoraktiviteter 3) Evaluering av aktiviteter og avtaler Praktisk gjennomføring av konsepter/aktiviteter rådgivningen bidrar til skal gjøres i samarbeid med Norsk Tippings reklamebyrå. Leverandøren er forventet å gjøre sitt ytterste for å opprettholde en ryddig kommunikasjon med øvrige leverandører til Norsk Tipping. Utarbeidelse av kampanjemateriell eller materiell til aktiviteter vil bli dekket under eksisterende avtaler hos Norsk Tipping. Det presiseres at leverandøren ikke kan ha avtaleforhold/samarbeide med kunder som retter seg inn mot det norske spillmarkedet uten hjemmel i norsk pengespillovgivning, eller er involvert i aktiviteter med øvrige leverandører som kan skape en interessekonflikt eller hindre leverandøren å fullt ut oppfylle kontrakten med Norsk Tipping. 2.2 Underleverandører Hvis Leverandøren ønsker å benytte underleverandører i leveransen, skal disse tydelig navngis i tilbudet. De obligatoriske krav som er gjeldende for Leverandøren skal også fremskaffes fra underleverandøren. Leverandøren vil ha det helhetlige ansvaret for enhver leveranse under denne avtalen. 2.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å tilby på deler av oppdraget. 2.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning - Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier - Vedlegg 1 Kravspesifikasjon - Vedlegg 2 Kompetansematrise - Vedlegg 3 Prismatrise - Vedlegg 4 Kontrakt med tilhørende bilag 2.5 Kontraktbestemmelser Se kontrakt Vedlegg 4. 2.6 Kontraktens varighet Kontraktsperioden er 2 år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år, slik at total mulig kontraktlengde blir 4 år. 2.7 Anskaffelsens omfang/verdi Anskaffelsesverdien er estimert til 6-8 MNOK over 4 år. Side 4
2.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 2.9 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 06.11.12 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 04.01.13 Frist for å levere tilbud 14.01.13 kl. 12:00 Meddelelse om tildeling 18.01.13 Kontraktsinngåelse 01.02.13 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.10 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen kan leveres kun på elektronisk lagringsmedium (ikke e-post) hvis ønskelig. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 2.11 Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Side 5
Innleverte tilbud blir ikke returnert. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers epost, jf. pkt. 1.1. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.3 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra www.etiskhandel.no/offentlig_sektor. Side 6
Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten. 3.4 Forbehold og avvik Dersom Leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 6 - seks måneder etter tilbudsfristen. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på www.doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom Leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e-post, jf. pkt 1.1. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post, jf. pkt 1.1. Side 7
4 Kvalifikasjonskrav KOMM-220-12 Konkurransegrunnlag 4.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal Skatteattest for skatt. ha ordnede forhold mht. Skatteattest for merverdiavgift. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system HMS-egenerklæring Link til nedlastning 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomi Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Side 8
Dersom Leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom Leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Erfaring og kompetanse Leverandøren skal dokumentere selskapets erfaring og kompetanse med tilsvarende oppdrag med en oversikt over foretakets mest relevante leveranser de siste tre år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker, samt en oversikt over erfaringer med kunder av tilsvarende størrelse Gjennomføringsevne og kapasitet Leverandøren skal dokumentere selskapets gjennomføringsevne og kapasitet med en oversikt over selskapets organisasjon, samt sine rutiner for kompetanseoverføring ved nyansettelser og fratredelser i selskapet Samarbeidsevne og fleksibilitet Leverandøren skal dokumentere sin samarbeidsevne og fleksibilitet ved å beskrive sine samarbeidsrutiner med kunder av tilsvarende størrelse Taushetserklæring Leverandøren skal signere taushetserklæring for leverandører som angitt i Vedlegg 4 Bilag 4. Side 9
5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Nr. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 1 Kunnskap om Norsk Tipping 20 % Leverandørens svar på Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon, punkt 1.1 2 Kvalitet på leveranse 35 % Leverandørens svar på Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, punkt 1.2 3 Tilbudte ressurser 20 % Ferdig utfylt Vedlegg 2 - Kompetansematrise og detaljert CV på 2-4 dedikerte ressurser, samt en kort beskrivelse på hvordan de dedikerte ressursene skal arbeide i praksis. Detaljert CV skal identifisere teamets kompetanse innen det etterspurte fagområdet. 4 Pris 25 % Ferdig utfylt Vedlegg 3 - Prisskjema 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse som er angitt i dette dokumentets pkt. 1.1. - Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, KOMM-220-12 - Tilbudet skal leveres i 1 - ett eksemplar, innsatt i ringperm med skilleark. - Identisk skannet kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). NB! Prismatrise ønskes i originalformat i den elektroniske versjonen. - Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.10 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet, og leveres kun på elektronisk lagringsmedium (cd/dvd/minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Side 10
- Tilbudet og alle vedlegg skal leveres på norsk. Eventuelle unntak skal avklares skriftlig med oppdragsgiver via e-post. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for Leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, 1 og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt. Jf. 4.1. 3 Skatteattest for mva. Jf. 4.1. 4 HMS-egenerklæring, Jf. 4.1. 5 Firmaattest. Jf. 4.2. Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning 6 for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette, jf. 4.3 7 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen, jf. 4.3 Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn 8 seks måneder siden siste årsregnskap, jf. 4.3 9 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. 4.3 10 Dokumentasjon på leverandørens erfaring og kompetanse, jf. 4.4 11 Dokumentasjon på leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet, jf. 4.4 12 Dokumentasjon på leverandørens samarbeidsevne og fleksibilitet, jf. 4.4 13 Signert taushetserklæring for leverandørene, jf. 4.4 14 Leverandørens svar på Vedlegg 1, jf. 5. 15 Ferdig utfylt Vedlegg 2 Kompetansematrise, jf. 5 16 Ferdig utfylt Vedlegg 3 Prismatrise, jf. 5 7 Vedlegg 7.1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 7.2 Vedlegg 2 Kompetansematrise 7.3 Vedlegg 3 Prismatrise 7.4 Vedlegg 4 Rammeavtale med tilhørende bilag Side 11