Endelig rapport etter undersøkelse av Stokke kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Stokke kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Nygaards alle 1 3160 Stokke Tidsrom for undersøkelsen: 3. - 4. mai 2016 Kontaktperson i kommunen: Inese Linuza Fra Kartverket: Janne Johnsen Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kravene til dokumentasjon av måle- og beregningsarbeider oppfylles ikke
Kartverket leverte følgende merknad under undersøkelsen: 2 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i nødvendig grad involvert i saksbehandling av delingstillatelser og ved oppstart av planprosess på private reguleringsforslag. Kommunens personell som fører matrikkelen er spesialiserte innenfor sine områder og har i liten grad mulighet til å avløse/ overlappe hverandre Utarbeidet dato: 11. mai 2016 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen revisor under tilsynet i Stokke kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Stokke kommune i perioden 3.- 4. mai 2016. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Stokke kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 1. desember 2015. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kravene til dokumentasjon av måle- og beregningsarbeider oppfylles ikke Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriftens 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal utføres og dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Det skal måles med tidsseparasjon, minimum 2 ganger med 45 minutters mellomrom, eller 3 ganger med 15 minutters mellomrom. Avviket bygger på følgende observasjoner: I noen av de utlånte saker er kravet til to eller flere uavhengige registreringer (målinger) av samme punkt ikke oppfylt jf kapittel 5.1.1.3 i «Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser. Målinger gjennomføres med for kort tidsseparasjon. Det er for øvrig ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. Standardens kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal forøvrig være vurdert og kommentert. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet.
5. Merknad 6 Følgende merknader ble gitt under dette tilsynet: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvaltning blir ikke i nødvendig grad involvert i saksbehandling av delingstillatelser og ved oppstart av planprosess på private reguleringsforslag. Dette kan utløse problemstillinger ved gjennomføring av oppmålingsforretning og matrikkelføring. Kommentarer: Det vises til pbl. 21-9 om bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort (...) dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Noen planvedtak etter pbl. har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven, jf. matrikkelloven 10 annet ledd. En bedring av rutinene på dette punkt i plan- og byggesaker vil bidra til mer aktiv håndheving av pbl. 21-4 om behandling av søknaden i kommunen, se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for..." Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at saksbehandling av delingssøknader og private reguleringsforslag gjennomføres uten tilstrekkelig deltakelse av relevant personell fra matrikkellovforvaltningen. Det kan av og til være behov for å veilede utbygger om behovet for forutgående oppmålingsforretning. Noen planvedtak og delingstillatelser har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi det har blitt fattet vedtak på grunnlag som ikke har vært i samsvar med de faktiske forholdene. MERKNAD 2 Kommunens personell som fører matrikkelen er spesialiserte innenfor sine områder og har i liten grad mulighet til å avløse/ overlappe hverandre. Kommentar: Når kommunen har spesialisert bemanning i forhold til føringen av de ulike brukstilfeller i matrikkelen blir organisasjonen sårbar ved ferieavvikling og evt. langtidsfravær. Merknaden bygger på følgende observasjon: Intervjuene avdekket at personell som fører matrikkelen er så vidt spesialiserte at de i liten grad kan avløse og overlappe hverandre. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling.
Ved intervjuer den 3. mai 2016 ble 5 personer intervjuet. 7 Ved sluttmøtet den 4. mai 2016 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
8 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 18.02.2016 4. Standard for stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Stokke kommune 6. Delegeringsreglement for Stokke kommune 7. Kommunens skriftlige rutiner for arbeid etter matrikkelloven 8. Liste over oppmålingssaker 2014-2015 9. Saksmapper for 5 saker. 2 av sakene går ut på oppretting av matrikkelenhet, og 3 av sakene gjelder grensejustering 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 13. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Stokke kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Vidar Andersen Rådmann X X X Morten Lysheim Virksomhetsleder (Arealplan og X X X Byggesak) Inese Linuza Leder for oppmålingsavdelingen X X X og fører matrikkel Yngve Landsverk Landmåler X X X Fatima Smajic Behandler seksjoneringsaker og fører adresse og bygningsinformasjon i matrikkelen X X X Fra Kartverket deltok Janne Johnsen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.