Til medlemmer av Trepartsorganet Møteinnkalling Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus Kommunestyresalen 27.04.2017 kl. 08:00-09:15 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 8.00 Møtet settes Saksbehandling og orienteringer Roa, 20.4.17 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 16
Saker til behandling: Sak 3/17 16/2393 - Sak 4/17 17/827 - Sak 5/17 17/938 - Revidering av rutinen for varsling og saksbehandling av varslingssaker Innovasjonsstrategi for Lunner kommune Referater og orienteringer - trepartsorganet 2017 Side 2 av 16
Møtebok Arkivsaksnr.: 16/2393-4 Ark.: X22 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 3/17 Trepartsorganet 27.04.2017 Saksbehandler: Anders Vik, fagleder personal Revidering av rutinen for varsling og saksbehandling av varslingssaker Rådmannens innstilling: Trepartsorganet gir sin støtte til revidert rutine for varsling av kritikkverdige forhold. Side 3 av 16
Sammendrag: Rutinen for varsling av kritikkverdig forhold og saksbehandling i varslingssaker har vært til behandling i AMU og SLG og ble lagt fram for Trepartsorganet 24.november 2016. Trepartsorganet hadde noen merknader til rutinene og saksframlegget. Dette er videre utredet og Trepartsorganet inviteres til å gi sin støtte til revidert rutine for varsling. Revidert rutine og saksbehandlingsregler for varslingsgruppa ligger som vedlegg til denne saken. Saksutredning: RUTINE FOR VARSLING OG SAKSBEHANDLINGSREGLER I VARSLINGSSAKER Trepartsorganet hadde følgende innspill til det videre arbeidet med revidert rutine for varsling da saken ble behandlet 24.november, sak. 14/16: Politikernes rolle i varslingssystemet Bør det være ulike rutiner for varsling på toppledere og medarbeidere for øvrig? Kontrollutvalgets rolle Bør varsling defineres? Saksbehandling Bør det være politikere i nemnda? 1. VARSLING Definering av varsling Varsling er omhandlet i arbeidsmiljølovens(aml) 2-4, 2-5 og 3-6. Den beskriver arbeidstakers rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, arbeidstakers vern mot gjengjeldelse mot varsling og arbeidsgivers plikt til å legge til rette for varsling. Det er kun arbeidstakers rett til å varsle som er omhandlet i AML og beskriver ikke andres rett og mulighet til å varsle, som f.eks. brukere, pårørende og innbyggere. Lunner kommune har imidlertid lagt til rette for at andre enn arbeidstakere kan bruke de samme kanalene for å varsle om kritikkverdige forhold. Side 4 av 16
Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover, interne regler/retningslinjer eller allment aksepterte forhold. Eksempler på kritikkverdige forhold: Forhold som kan medføre skade på liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering Bruk av rusmidler Uforsvarlig saksbehandling(brudd på habilitetsregler) Forsvarlig framgangsmåte Fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig. Det vil normalt være forsvarlig å varsle internt til en ansvarlig person i virksomheten. Det samme gjelder dersom en ansatt varsler i tråd med interne rutiner eller til tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Hva som for øvrig er forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Det trenger for eksempel ikke være uforsvarlig å varsle politikere. I hovedsak vil vurderingstemaet være om arbeidstaker har tilstrekkelig grunnlag for kritikken, og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til kommunens saklige interesser med hensyn til måten det varsles på. Ved varsling må uttalelsene i utgangspunktet være holdbare med hensyn til faktiske forhold. Det avgjørende er likevel at arbeidstaker har vært i god tro om sannheten i det som varsles. Hvis en arbeidsgiver skal vinne fram med en påstand om at fremgangsmåten ikke var forsvarlig, er det et minstekrav at varslingen har skadet eller skapt en ikke ubetydelig risiko for skade på arbeidsgivers interesser. Side 5 av 16
Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varslingen ikke er forsvarlig. Det innebærer at det er arbeidsgiver som må bevise at varslingen har skjedd i strid med loven, ikke arbeidstaker. I noen tilfeller foreligger det varslingsplikt. Det innebærer at loven pålegger en plikt til å gi opplysninger om nærmere angitte forhold til andre offentlige myndigheter. Vern mot gjengjeldelse Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven 2-4, er forbudt, jf. arbeidsmiljøloven 2-5. Det vil si at gjengjeldelse er forbudt dersom varslingen er forsvarlig. Forbud mot gjengjeldelse er viktig for å sikre trygge rammer for varsleren. Vernet gjelder alle former for gjengjeldelse, som for eksempel trakassering, ubegrunnet omplassering, dårligere lønnsutvikling, fratakelse av arbeidsoppgaver, oppsigelse og avskjed. Dersom det viser seg at det ikke forelå kritikkverdige forhold, er varsler vernet mot gjengjeldelse såfremt vedkommende har vært i god tro. En arbeidstaker som tar opp kritikkverdige forhold, må tåle å møte motargumenter hvis kollegaer og ledelse er uenige i kritikken. Dersom arbeidstaker legger fram opplysninger som tyder på at arbeidsgiver har gjengjeldt i strid med loven, må arbeidsgiver sannsynliggjøre at slik gjengjeldelse ikke har funnet sted. Dette gjør det lettere for arbeidstaker å nå fram med påstand om ulovlig gjengjeldelse fra arbeidsgiver. Arbeidstaker kan kreve oppreisning om det er gjengjeldt i strid med loven. Denne oppreisningen vil være uavhengig av arbeidsgivers skyld. Side 6 av 16
2. POLITIKERNES ROLLE/KONTROLLUTVALGETS ROLLE/ULIKE RUTINER FOR VARSLING PÅ TOPPLEDERE OG MEDARBEIDERE FOR ØVRIG Hovedregelen for å varsle om kritikkverdige forhold er for ansatte å varsle i linja, det vil si til nærmeste leder. Som nevnt i avsnittet om forsvarlig varsling, vil det aldri være feil å varsle til politikere. Som det går fram av forslaget til rutine, er det varslingsgruppa som skal være mottaker av alle varsler, og det er opp til varslingsgruppa å bestemme videre saksbehandling av varselet. I de tilfeller der varselet gjelder folkevalgte, rådmannen selv eller assisterende rådmann, mener rådmannen at det er kontrollutvalget som skal tre inn for å behandle varselet videre. Kontrollutvalget skal føre løpende tilsyn med forvaltningen, jf. Kommunelovens 77 og det vil være naturlig at kontrollutvalget får rollen med å behandle varsel som gjelder øverste administrative ledelse og folkevalgte. For behandling av saker som gjelder ansatte som er underlagt rådmannen er det det ledd i administrasjonen som varslingsgruppa utpeker som behandler saken. Dette er i tråd med 23, 1. og 2.ledd i Kommuneloven og Lunner kommunes delegasjonsreglement om rådmannens delegerte myndighet. 3. SAKSBEHANDLING Forholdet til ytringsfrihet, åpenhet og lojalitetsplikt er drøftet i saksframlegget fra 24.november og danner grunnlaget for håndtering av varslingssaker. Prinsippene for håndtering av varslingssaker er tatt inn i varslingsrutinen. For den som varsler må det være en visshet om at varselet blir behandlet på en forsvarlig måte og at hensynet til varsleren blir godt ivaretatt. Dette betyr at alle henvendelser skal tas alvorlig og behandles som en varslingssak inntil behandlingsansvarlig har avklart et utfall av saken. I de tilfeller der varsleren er kjent, er det viktig at det blir gitt tilbakemelding til varsleren om hvordan saken behandles og hva som blir utfallet av saken, med eventuelle tiltak som blir satt i verk som en oppfølging av saken dersom dette ikke er taushetsbelagt eller omfattet av personvernregler. Side 7 av 16
Varsler har full rett til å være anonym, uavhengig av hvilken kanal varsleren benytter. I disse tilfellene vil det være vanskeligere for varslingsgruppa å gi tilbakemelding til varsleren. Hvis varselet gjelder en enkeltperson, har også denne rettigheter etter forvaltningsloven(fvl.). Som part i en sak har den det varsles på rett til å uttale seg om saken(kontradiksjon) og har partsrettigheter i form av innsyn i sakens dokumenter og rett på å varsles før et vedtak fattes. Det er i tillegg klagerett på enkeltvedtak etter Fvl. 28, dersom det på bakgrunn av en varsling skulle være aktuelt å gi en tjenstlig reaksjon. Er en varslingssak offentlig? Offentleglova(Ofl.) gir i utgangspunktet innsyn i all informasjon som kommer til eller produseres i forvaltningen. Enhver kan kreve innsyn, men kommunen har ikke plikt til aktivt å informere om innholdet i sine dokumenter. Unntaket for innsyn må hjemles i lov eller forskrift. I varslingssaker vil det være 14 i Ofl. som gir adgang til å unnta dokumenter fra offentligheten. Dokumenter som enten lages fra ledelsen eller enkeltmedarbeidere på eget initiativ regnes som «interne dokumenter» og kan dermed unntas fra denne bestemmelsen. Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt( 13) vil også kunne komme til anvendelse dersom det dreier seg om «noens personlige forhold» eller «forhold av konkurransemessige hensyn». I tilfeller der det gjelder anmeldelse av lovovertredelse vil ofl. 24 gi hjemmel for unntak fra innsyn. Varslingsrutinene skal være med å underbygge arbeidet med å utvikle Lunner kommunes verdi om åpenhet og å skape en god ytringskultur. Kommunens omdømme er avhengig av innbyggernes tillit og det er derfor viktig at opplysninger om kritikkverdige forhold blir tatt på alvor og at nødvendige tiltak iverksettes. At det tilrettelegges for å kunne varsle gjennom gode varslingsrutiner vil kunne bidra til dette. Konklusjon med begrunnelse: Rutine for varsling av kritikkverdige forhold, med vedlegg som gjelder saksbehandlingsregler for varslingsgruppa er utarbeidet i tråd med prinsipper og perspektiver som går fram av saksutredningen. Rådmannen anbefaler at Lunner kommune legger den reviderte rutinen til grunn og at Trepartsorganet gir sin støtte til denne rutinen. Side 8 av 16
Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 9 av 16
Møtebok Arkivsaksnr.: 17/827-1 Ark.: 031 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: / Kommunestyret 42/17 Formannskapet 27.04.2017 4/17 Trepartsorganet 27.04.2017 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder Innovasjonsstrategi for Lunner kommune Rådmannens innstilling: 1. Innovasjonsstrategi for Lunner kommune vedtas som overordnet føring for all aktivitet knyttet til fornyelse og innovasjon i Lunner kommune. 2. Rådmannen utarbeider og gjennomfører et opplegg for spredning og implementering av innovasjonsstrategien i hele organisasjonen. Side 10 av 16
Bakgrunn: Plan og mål for PILOTen Hadeland ble vedtatt av kommunestyret 5.11.15, vedtak 116/15. Ett av to hovedmål for prosjektet var å utvikle en tydelig innovasjonsstrategi for en ny eller fornyet kommune. Det var delprosjektgruppa politikerrollen som i følge prosjektplanen skulle jobbe frem et forslag til en innovasjonsstrategi. Det er resultatet av dette arbeidet som ligger vedlagt denne saken og foreslås vedtatt. Delprosjektgruppa politikerrollen har bestått av representanter fra politikere, tillitsvalgte og administrasjon. Saksutredning: I et samfunn i stadig og rask endring trenger vi en fleksibel og utviklingskompetent organisasjon som er i stand til raske endringer samtidig som den gir stabilitet og trygghet i tjenesteleveransen. For å møte morgendagens oppgaver, utfordringer og forventninger er kanskje ikke dagens løsninger og måter å gjøre ting på mulige eller gode nok. Vi har derfor et press på oss til å tenke nytt og annerledes, være åpne og invitere inn andre aktører for sammen å skape det gode livet i Lunner. Innovasjon handler om å skape noe nytt og utvikle dette til noe som har økonomisk og sosial verdi eller påvirkning. Innovasjon kan være alt fra stegvise små forbedringer til radikale og helt nye måter å gjøre noe på. Det kan være eksisterende verktøy eller måter å gjøre noe på som er tatt i bruk på nye måter, det kan være noe som aldri har vært gjort før, eller det kan være noe som vi har lært av andre men som er nytt for oss. Begrepet innovasjon omfatter mye. KS (kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon) beskriver innovasjon som N3: Nytt, nyttig, nyttiggjort. Det er noe nytt som er nyttig og blir nyttiggjort. Gode innovasjoner kan gi gevinster i form av økt effektivitet, reduserte kostnader, bedrede brukeropplevelser, økt medarbeidertilfredshet og økt kvalitet. Ofte er det produkter eller teknologiske løsninger vi tenker på som innovasjoner. For kommunesektoren er det derimot gjerne prosesser, tjenester og løsninger som utgjør størsteparten av innovasjonene. Innovasjon er ikke noe mål i seg selv. Det er bare et virkemiddel for å nå andre mål. Innovasjonsstrategien for Lunner kommune skal sette innovasjon inn i en strategisk sammenheng og legge grunnlaget for satsning på fornyelse og innovasjon i kommunen vår. Strategien består av 7 utsagn/forventninger som beskrives med eksempler på hvordan dette kan være i praksis. Den er forsøkt gjort kort, forståelig og brukervennlig. Side 11 av 16
De 7 utsagnene er: Utvikling av framtidens kommune, med nyskaping og tjenesteinnovasjon, krever en helhetlig strategisk tilnærming. Vi erkjenner at framtidas utfordringer ikke kan møtes med dagens løsninger. Vi kan ikke fortsette å gjøre det samme som før. Innbyggerne har stadig større forventninger til de kommunale tjenestene. Den demografiske utviklingen gir større økonomisk press. Et stadig økende behov for velferdstjenester skal møtes med begrensede ressurser. Komplekse problemstillinger lar seg kun løse ved å gjøre ting annerledes på tvers av faggrenser. Det betyr at folkevalgte, medarbeidere, innbyggere og andre samfunnsaktører må gå sammen om å utvikle tjenestetilbudet. Innovasjonsarbeid er ikke noe nytt i Lunner kommune. Mye av det vi har gjort av utviklingsarbeid kan fint falle inn under begrepet. TjenesteOptimal og ipolitiker er eksempler på dette. Men vi har ikke tidligere hatt en helhetlig plan for forbedrings- og innovasjonsarbeidet, så hva og hvordan har vært varierende og noe tilfeldig og personavhengig. Innovasjonsstrategien er ment å gi arbeidet rammer og retning og dermed både gi forventninger og veiledning i arbeidet fremover. Side 12 av 16
Bildet er fra TjenesteOptimal Helse- og omsorg Implementering Arbeidet med implementering av strategien starter allerede 12.mai, dersom planen blir vedtatt. Da skal ledere med personalansvar og tillitsvalgte starte arbeidet med å gjøre seg kjent med strategiens forventninger og innhold. I tillegg vil de få en faglig opplæring i gevinstrealisering, som er et av strategiens punkter. Dersom planen blir vedtatt, vil det i forkant av ledersamlingen den 12.mai bli lagt en plan for det videre forankrings- og implementeringsarbeidet. Alternative løsninger Kommunestyret kan velge å ikke vedta innovasjonsstrategien. Begrunnelsen kan være at vi ikke trenger en slik strategi eller at kommunestyret ønsker strategien annerledes. Kommunestyret kan også velge å gjøre endringer i dokumentet eller innstillingen. Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: Forslag til innovasjonsstrategi for Lunner kommune Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Side 13 av 16
Utvalgssekretær Side 14 av 16
Møtebok Arkivsaksnr.: 17/938-1 Ark.: 033 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 5/17 Trepartsorganet 27.04.2017 Saksbehandler: Jenny Eide Hemstad, fagleder Referater og orienteringer - Trepartsorganet 2017 Referater og orienteringer: 1/17 Digitaliseringsstrategi 2/17 Gavereglement 3/17 Åpen post Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: Ingen, referatene gis som orienteringer i møtet. Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 15 av 16
Side 16 av 16