MØTEINNKALLING Oppegård kontrollutvalg Møtetid: 28.01.2016 kl. 18:00 Møtested: Formannskapssalen i Rådhuset Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på www.follofiks.no. Saksliste Saker til behandling 1/16 Dialog med rådmannen 2/16 Rapport om prosjektstyring i byggeprosjekter 3/16 Valg av tema for forvaltningsrevisjon 2016 4/16 Gjennomføring av overordnet analyse for forvaltningsrevisjon 5/16 Spørsmål vedr. revisjonen 6/16 Referatsaker Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til en. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 21.01.2016 Odd Harald Røst /s./ leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Oppegård KU-1/16 Dialog med rådmannen Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00027-1 1 Oppegård kontrollutvalg 1/16 28.01.2016 Sakslisten Dialogen med rådmannen tas til orientering. Neste sak>> SAKSUTREDNING: Rådmann Anne Skau er invitert til møtet for å gi en statusrapport om kommunens situasjon og utfordringer. Hun er også invitert til en dialog med utvalget om gjensidige forventninger i arbeidet og samarbeidsformer. Se også saken om tema for forvaltningsrevisjon 2016. Ås, 20.01.2016 Side 2 av 11
Oppegård KU-2/16 Rapport om prosjektstyring i byggeprosjekter Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00010-1 1 Oppegård kontrollutvalg 2/16 28.01.2016 <<Forrige sak Sakslisten Neste sak>> Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om prosjektstyring i byggeprosjekter til orientering. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger om tiltak i forvaltningsrevisjonsrapporten om prosjektstyring i byggeprosjekter og melde tilbake til kontrollutvalget om oppfølgingen innen seks måneder. For øvrig tar kommunestyret rapporten til orientering. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for prosjekt «Prosjektstyring i byggeprosjekter» i sitt møte den 23. mars 2015, jf. sak 10/15. Sekretariatet mener revisjonen har fulgt opp utvalgets mål og problemstillinger i rapporten. Det er positivt at revisjonen har sikret rapportens pålitelighet ved å samle inn informasjon fra flere kilder. Revisjonen konkluderer med at kommunen styrer sine byggeprosjekter i samsvar med anerkjente prosjektstyringsmodeller. Undersøkelsen av fire prosjekter viser at kommunens nye byggereglement og rutinebeskrivelser følges. Kommunens nye byggereglement ble vedtatt av formannskapet 25. februar 2015. Reglementet gjelder for alle nybygg og rehabiliteringsprosjekter med en bevilget ramme på mer enn 5 mill. kr. Enkelte mindre prosjekter styres også etter dette reglementet. Revisjonen anbefaler kommunen å vurdere følgende tiltak: a. Reglement for kommunale byggeprosjekter bør presisere at Prosjektmandat og styringsdokumentasjon skal fastsette fullmakter (beløpsgrenser), samt at ved hver milepel skal risiko vurderes og videre fremdrift besluttes. b. Prosjektgjennomføring VA-anlegg bør oppdateres i samsvar med Reglement for kommunale byggeprosjekter. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse (tatt inn til slutt i rapporten) at hun er tilfreds med revisjonens konklusjoner. Kommunen er allerede i gang med å iverksette tiltak som anbefalt i rapporten. Rapporten vil bli lagt til grunn for kommunens videre arbeid innenfor styring av byggeprosjekter. Side 3 av 11
Ås, 18.01.2015 Vedlegg: FDRs forvaltningsrevisjonsrapport om «Prosjektstyring i byggesaker». Side 4 av 11
Oppegård KU-3/16 Valg av tema for forvaltningsrevisjon 2016 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00028-1 1 Oppegård kontrollutvalg 3/16 28.01.2016 <<Forrige sak Sakslisten Neste sak>> Kontrollutvalget ønsker å få gjennomført forvaltningsrevisjon med følgende tema i 2016: 1... 2... 3.. Sekretariatet bes utarbeide forslag til mål og problemstillinger for disse prosjektene. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget drøftet i forrige møte en sak om tema for forvaltningsrevisjon 2016, jf. vedlagte kopi av sak 37/15, men valgte å videreføre diskusjonen om valg av tema på neste møte. I møtet var bl.a. følgende tema framme i diskusjonen: Samfunnssikkerhet og beredskap, rådmannens vedtaksoppfølging, sosialhjelp, flyktningarbeidet og lokalmedisinsk senter. Utvalget ønsket en dialog med rådmannen om saken før det tok en avgjørelse i saken. I kontrollutvalgets budsjett for 2016 er det avsatt kr 600 000 eks. mva til forvaltningsrevisjon i 2016. Kr 100 000 eks. mva. er avsatt til overordnet analyse, jf. en annen sak til dagens møte. Budsjettet for 2016 skulle dekke tre forvaltningsrevisjoner. Kostnadene til overordnet analyse blir trolig noe dyrere enn budsjettert og spise noe av forvaltningsrevisjonsbudsjettet. Vi foreslår derfor at utvalget innstiller om tre forvaltningsrevisjonsprosjekter i prioritert rekke følge og at pris innhentes fra Deloitte på disse prosjektene. Vi minner også om at prisen på det enkelte prosjekt har sammenheng med hvor mange problemstillinger som utvalget ønsker å få revidert. Før bestillingen sendes revisjonen har kontrollutvalget vanligvis vedtatt mål og problemstillinger for prosjektene. Revisor kan i prosjektplanen som legges fram senere, foreslå begrunnede endringer i rammene for prosjektet. Ås, 20.01.2016 Side 5 av 11
Vedlegg: Kopi av KU-sak 37/15 Tema for forvaltningsrevisjon 2016. Plan for forvaltningsrevisjon 2013 2016. Side 6 av 11
Oppegård KU-4/16 Gjennomføring av overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00029-1 1 Oppegård kontrollutvalg 4/16 28.01.2016 <<Forrige sak Sakslisten Neste sak>> Kontrollutvalget velger Deloittes prosjektplan for overordnet analyse med et timeforbruk på 140 timer, men unntatt plan for forvaltningsrevisjon. Utvalget forutsetter at hele rådmannens ledergruppe og samtlige gruppeledere intervjues. Deloitte bes legge fram en justert timeramme for prosjektet, men uten at dette skal forsinke oppstart av arbeidet med å gjennomføre prosjektet. FIKS utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon. SAKSUTREDNING: I tråd med kontrollutvalgets diskusjon og vedtak i sak 38/15 har Deloitte lagt fram to forslag til prosjektplan for overordnet analyse. Det ene er basert på en tidsbruk på 140 timer og den andre er basert på 100 timer. Forslagene inkluderer også utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon, men dette var ikke en del av utvalgets bestilling. Prisen på oppdragene beregnes ut fra avtalen med Deloitte og revisjonen og den vektede timeprisen er der satt til kr 1 000 eks. mva. ved kontraktsinngåelsen. Vi forutsetter at Deloittes tilbud er en fastpris for oppdraget. Etter det vi kan se, er forskjellen mellom de to alternativene som følger: 100 timer intervju med 2 3 sentrale ledere 140 timer intervju med 3 4 sentrale ledere 100 timer intervju med ordfører og 2-3 gruppeledere/utvalgsledere 140 timer intervju med ordfører og 3-4 gruppeledere/utvalgsledere 140 timer skal i tillegg omfatte en elektronisk spørreundersøkelse til administrative ledere innen tjenesteområder. Intervjuene skal foregå over telefon. Sekretariatet stiller seg spørrende til om dette er en egnet kanal for denne type spørsmål. Vi antar Deloitte har erfaring med dette og selskapet bør redegjøre nærmere for dette i møtet. Oppegård kommune er organisert som en to-nivåmodell. Rådmannen og kommunalsjefene utgjør seks personer. I tillegg finnes ca 50 selvstendige virksomheter/seksjoner. Vi antar spørreundersøkelsen vi bli rettet mot disse enhetene. Side 7 av 11
Vi synes det er problematisk at intervjuene av sentrale ledere ikke skal omfatte hele rådmannens ledergruppe. Ei heller vil intervjuer med gruppeledere omfatte alle partiene. Vi foreslår at utvalget ber Deloitte utvide intervjuene til å omfatte alle ovenfor. Sekretariatet mener en spørreundersøkelse rettet mot lederne av tjenesteområdene kan bli viktig for å få fram potensielle risiko i kommunen. I kontrollutvalgets budsjett er det avsatt kr 100 000 til overordnet analyse. Dette kan imidlertid ses i sammenheng med budsjettet for forvaltningsrevisjon på kr 600 000. Et eventuelt merforbruk i denne saken vil kunne få noen konsekvenser for omfanget av forvaltningsrevisjon. Vi foreslår derfor at kontrollutvalget velger det alternativet som inkluderer spørreundersøkelsen. I Deloittes prosjektplan inngår utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. FIKS har utarbeidet dette forslaget tidligere og sekretariatet har rom for å gjøre dette i fortsettelsen. Vi foreslår derfor at denne ordningen videreføres. Vi forutsetter at den overordnede analysen blir kontrollutvalgets eiendom. Ås, 21.01.2016 Vedlegg: 1. Deloittes prosjektplan av januar 2016 for overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon tidsbruk 100 timer. 2. Deloittes prosjektplan av januar 2016 for overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon tidsbruk 140 timer Opplysningene om den detaljert timebruken er unntatt offentlighet i begge dokumentene, jf. Offl 13, jf. Fvl 13. Side 8 av 11
Oppegård KU-5/16 Spørsmål vedr. revisjonen Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00031-1 1 Oppegård kontrollutvalg 5/16 28.01.2016 <<Forrige sak Sakslisten Neste sak>> 1. Kontrollutvalget ber om at spørsmålet om å endre sluttdatoen for revisjonsavtalen med Deloitte tas opp med selskapet i forbindelse med en eventuell forlengelse av avtalen. 2. Sekretariatets redegjørelse vedr revisjonsutgiftene 2016 tas til orientering. SAKSUTREDNING: 1. Forslag om forlengelse av revisjonsavtalen med Deloitte. Utvalgets leder svarte i møtet den 10.12.15 på et spørsmål fra Leif Aarebrot vedr. oppstart av avtaleperioden for ny revisor fra 1.1. 2016. Leif Aarebrot fremmet i møtet følgende forslag til vedtak: «Revisjonsavtalen med Deloitte AS reforhandles slik at sluttdatoen for perioden endres fra 31.12 2017 til og med årsregnskapet for 2017, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med 1 + 1 regnskapsår.» Utvalget var enig om å sette saken opp på dagsorden på neste kontrollutvalgsmøte. Vi antar Aarebrot mener at avtalen med Deloitte minst skal forlenges fram til revisjonsberetningen for årsregnskapet 2017 er avlagt (innen 15.4.17). Med etterarbeidet som vanligvis tilkommer, bør avtalen etter vår mening eventuelt forlenges til 1.7 samme år. Dette betyr et halvt års forlengelse av avtalen. Vi mener Aarebrots forslag vil innebære at revisor får et oppdrag uten konkurranse. Dette vil etter vår oppfatning være i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. KOFA ila i 2011 Oppegård kommune et overtredelsesgebyr på kr 175 000 i en lignende sak, jf. vedlegg. Sekretæren har drøftet denne saken med revisor Nina Gunbjørnsen i Deloitte. Hun gir uttrykk for at overgangen mellom gammel og ny revisor gikk greit, takket være fleksibilitet fra alle sider. Hun synes likevel det vil være en fordel om et eventuelt bytte av revisor kan skje midt i kalenderåret. Gunbjørnsen ga uttrykk for at Deloitte vil stille seg positive til å drøfte en avkortning av ett av opsjonsårene i avtalen. Vi foreslår at saken tas opp med Deloitte når tidspunktet for å ta standpunkt til om en skal benytte seg av opsjonsavtalen med selskapet nærmer seg. Side 9 av 11
2. Spørsmål vedr. kommunens utgifter til revisjon. Leif Aarebrot spør i e-post av 20.1.16, jf. vedlegg, om «Hva er årsaken til at konkurranseutsetting av tjenester til revisjonen ikke synes å gi lavere utgifter for kommunen?» Kontrollutvalget behandlet budsjettet for kontroll og tilsyn 2016 i sak 23/15. Saksutredningen og protokollen fra møtet kan leses på www.follofiks.no. I budsjettet for 2016 er det avsatt kr 505 000 til et sluttoppgjør til Follo distriktsrevisjon. Beløpet baserer seg på FDRs beregning om at Oppegård kommune må betale et sluttoppgjør basert på verdijustert egenkapital ved årsskiftet med pensjonsforpliktelser. Endelig beregning av størrelsen på sluttoppgjøret vil foreligge våren 2016. Sluttoppgjøret er en engangsutgift og fra 2017 vil utgiftene til revisjon trolig bli vesentlig lavere for kommunen. Ås, 21.01.2016 Vedlegg: KOFAs gebyrvedtak av 4. juli 2011 i sak 2011/8. Kopi av e-post av 20.1.16 fra Leif Aarebrot vedr revisjonsutgiftene 2016 Side 10 av 11
Oppegård KU-6/16 Referatsaker Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 16/00030-1 1 Oppegård kontrollutvalg 6/16 28.01.2016 <<Forrige sak Sakslisten Referatsakene tas til orientering. Vedlegg: 1. Godkjent protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10. desember 2015. 2. Aktivitetsplanen pr januar 2016 Muntlig orientering: Oppstartkonferansen 14. og 15. januar 2015. Ås, 20.01.2016 Side 11 av 11