Møteprotokoll for styret i Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Styre Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF Møtedato 03.02.2016 Møtested Park Inn, Gardermoen Tid 10.00 13.30 Møteleder Steinar Marthinsen Referent Anita Østlund Referatdato 03.02.2016 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Trond M. Elsbak, styremedlem, Helse Nord RHF Anne Cathrine Braarud,, Helse Sør-Øst RHF Roar Schytte, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Tor Kristian Hansen, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Forfall: Jan Vilnes, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Geir Henning Joten, ansattvalgt styremedlem, HDO HF Fra Administrasjonen deltok: Lars Erik Tandsæther, Administrerende direktør, HDO HF Ketil Are Lund, Direktør virksomhetsstyring og strategisk utvikling Morten Korslund, Leder for Økonomi, administrasjon og HR, HDO HF Anita Østlund, Avd.leder for Kunde- og brukerforvaltning, HDO HF Innkalling og saksliste ble godkjent. 2 saker ble innmeldt til Eventuelt. 1
Saker som ble behandlet: Sak 01-2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 11. desember 2015 Protokoll fra styremøtet 11. desember 2015 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 11. desember 2015. Sak 02-2016 Virksomhetsrapportering Følgende områder ble fremlagt under virksomhetsrapporten: Økonomi, administrasjon og HR Drift og brukerstøtte av kontrollrom, radioterminaler, nødnett og nasjonalt legevaktsnummer Kunde- og brukerforvaltning Teknologi forvaltning Nødnett innføring Øvrige prosjekter Administrerende direktør er fornøyd med den økonomiske utviklingen for 2015. Kostnader og investeringer følger budsjett og prognoser. Administrerende direktør mener at driftssituasjonen fremdeles er håndterbar, men at det totale risikobildet er meget bekymringsfullt. Prosjektet kjøres med svært høy risiko og en av disse risikoområdene har nå inntruffet. Framdriften i nødnettprosjektet er utfordrende, siden Helsedirektoratet med bakgrunn i en feil i leveranser fra ekstern leverandør har anbefalt ikke å produksjonssette flere legevakter eller akuttmottak på nødnett. Det er uklart hva årsaken til feilen er, og det er derfor uklart hvor mange legevakter eller akuttmottak som vil bli berørt. Antall nye saker/feil registrert viser en vekst i tråd med prognosene. Dette er en utfordrende situasjon for HDO, og vil være meget utfordrende for den totale ressurssituasjonen i 2016. Administrerende direktør har iverksatt tiltak for å se på om ressurser kan flyttes fra prosjekt til drift i en periode, inntil innføringsprosjektet kommer i gang igjen. Dette vil være et midlertidig tiltak som kan avhjelpe håndteringen av innmeldte saker noe. Administrerende direktør viderefører dialogen med Helsedirektoratet og Direktoratet for nødkommunikasjon for å vurdere hvilke videre tiltak som kan iverksettes for å håndtere den utfordrende situasjonen i drift og innføringsprosjektet. 1. Styret tar virksomhetsrapporten til etterretning. 2. Styret ber om at adm. direktør har et særlig fokus på oppfølging av feil i leveransen fra de eksterne leverandørene. 3. Styret ber adm. direktør følge opp at vi ikke belastes kostnader som ikke er avtalefestet at skal belastes HDO. 2
Sak 03-2016 Årlig melding 2015 Administrerende direktør presenterte utkast til Årlig melding for 2015. 1. Styret godkjenner Årlig melding 2015 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Styret gir administrerende direktør og styreleder fullmakt til å innarbeide endringsforslagene som fremkom i møtet, og oversende årlig melding til eierne. Sak 04-2016 Anbefaling datahall retrofit Det har fra helse vært et krav at også fase 0 og 1 skal over på «justert teknisk løsning» for å sikre både funksjonalitet hos sluttbruker og for å sikre et enhetlig driftsmiljø. Prosjektet «Retrofit fase 0 og 1» er innledet av DNK, og HDO har iverksatt de første planleggingsaktiviteter. Behov for utvidelse av datahallkapasitet i forbindelse med prosjekt retrofit fase 0 og 1 ble behandlet av styret i HDO HF i møte 11.desember 2015 (ref. styresak 42-2015). HDO har i dag tre datahaller hvor sentralt teknisk utstyr for fase 2-5 er plassert. Fase 2 er lokalisert på Gjøvik, fase 3 og 4 er plassert i Stavanger og fase 5 er lokalisert i Tromsø. I innføringsprosjektet for Nødnett Helse er det anskaffet og implementert en opplæringsløsning med sentralt utstyr plassert i HDO sin datahall på Gjøvik. Denne installasjonen planlegges benyttet til «retrofit» av fase 1 (Innlandet) etter prosjektperioden, og plassering i hall Gjøvik videreføres. For å gjennomføre «retrofit» fase 0 er det beregnet et arealbehov tilsvarende 16 datarack. Dette er areal som HDO ikke disponerer i eksisterende haller, og må således anskaffes i løpet av første halvår 2016. Med bakgrunn i dette er det viktig at alle kontrollrom i primær- og spesialhelsetjenesten kommer opp på samme tekniske løsning. Som en konsekvens av dette vil det være behov for ytterligere datahallkapasitet. For å kunne anskaffe ytterligere datahallkapasitet er tidligere gjennomførte aktiviteter viktig i drøftingen som gjennomføres for å kunne velge løsning; a) Det ble i 2013 gjennomført en analyse for å kunne anbefale valg av type og antall datahaller. På bakgrunn av denne ble datahaller anskaffet i Rennesøy og Tromsø b) I eksisterende avtaler om leie av datahaller er det tatt inn opsjoner for utvidelse av kapasitet. Det er også foretatt en ekstern, juridisk vurdering som drøfter muligheten til å utvide eksisterende leieavtaler for datahaller uten å kjøre en anskaffelsesprosess. Gjennomføringen av prosjekt «Retrofit» vil fra 2016 endre den tekniske løsningen for fase 0 og 1 til samme løsning som for trinn 2 av Nødnettprosjektet. Utvidet datahallkapasitet er en forutsetning for gjennomføringen av «Retrofit», og anskaffelsen må gjennomføres snarest mulig. Administrerende direktør anbefaler at ytterligere behov for datahallkapasitet for akuttmottak og legevaktsentraler i fase 0 og 1 realiseres gjennom et avrop under eksisterende avtale med Evry ASA (ref. styresak 42-2015). Anbefalingen er basert på en totalvurdering av tidligere gjennomførte ROSanalyser sett i sammenheng med kostnader og teknisk gjennomførbarhet. Den juridiske anbefalingen som er gjennomført eksternt, underbygger at HDO HF kan utvide eksisterende leieavtale om datahall på Gjøvik med Evry ASA. 3
1. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå en avtale med Evry ASA vedrørende datahall for Retrofit fase 0 og 1 med de forutsetninger som er redegjort for i den juridiske vurderingen. Sak 05-2016 Økonomisk langtidsplan Styret har tidligere behandlet og vedtatt budsjett for 2016 (ref. sak 40-2015). For å sikre en god og tydelig forankring av HDO sine videre planer, er det i tillegg til årlig budsjett behov for å utvikle en økonomisk langtidsplan. Den økonomiske langtidsplanen skal vise planlagt og forventet aktivitetsnivå i HDO de kommende årene. Den økonomiske langtidsplanen (ØLP) vil være en årlig rullerende plan, og skal derav oppdateres årlig, og forankres med eierne. Denne saken legges fram for å få innspill til tilnærming, forutsetninger og prinsippene lagt til grunn for den økonomiske langtidsplanen(ølp). ØLP viser det totale kostnadsbildet for HDO i kommende periode, men inkluderer ikke en finansieringsplan. Videre danner planen grunnlaget for budsjettinnspill til eierne for 2017. Administrerende direktør mener at planen i hovedsak peker på de to områdene som en økonomisk langtidsplan må dekke. Dette er kostnadene HDO påføres for å drift og forvaltning av nødnett i helsetjenestene, samt de kostnadene som HDO må budsjetterer med for å sikre utvikling av HDO, herunder at de tjenestene HDO leverer er i tråd med kravene til prehospitale tjenester. Videre mener administrerende direktør at planen vil være et godt utgangspunkt for videre dialog med eiere, brukerne og andre aktører ifht drift, forvaltning og videre utvikling av tjenestene i nødnett. Finansieringen av HDO er avhengig av avklaringer med eierne og Helse- og Omsorgsdepartementet, og administrerende direktør mener ØLP vil være et godt utgangspunkt for videre avklaringer. 1. Styret ber administrerende direktør oversende innspill til budsjett 2017 på totalt 193,5 mnok til eierne. 2. Styret tar saken til foreløpig orientering, og ber administrerende direktør videreutvikle økonomisk langtidsplan i henhold til innspillene gitt i møtet. 3. Styret ber om å få økonomisk langtidsplan til behandling i neste styremøte. Sak 06-2016 ADs orientering Administrerende direktør redegjorde for følgende saker: 1. Status for lederutviklingsprosess 2. Status for strategiske tiltak 2016 3. Utkast til oppdragsdokument 2016 for HDO HF 4. Eskalering av manglende etterlevelse av SLA og eskaleringer 5. Program for forbedring av nødmeldetjenesten (PFN) - teknologiutredning 1. Styret tar ADs gjennomgang til orientering. 4
Sak 07-2016 Årsplan styresaker Årsplanen for styresaker ble fremlagt. 1. Styret tar saken til orientering. Eventuelt 1. Rapportering til eierne utover årlig melding. 2. KS styredeltagelse i HDO HF. 5
Gardermoen, 3. februar 2016 Per Karlsen Nestleder Reidun Rømo Trond Elsbak Anne Cathrine Braarud Roar Schytte Tor Kristian Hansen Steinar Marthinsen Styreleder Anita Østlund Styresekretær 6