MØTEINNKALLING Ski kontrollutvalg Dato: 29.05.2017 kl. 19:00 Sted: Formannskapssalen i Ski rådhus Møtet holdes i etterkant av fellesmøtet med Oppegård KU. Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet. Møtedokumenter er publisert på www.follofiks.no. Saksliste 25/17 Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU 26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 27/17 Møteplan høsten 2017 28/17 Orienteringssaker Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Ås, 23.05.2017 Lars Chr. Bilet/s./ leder Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Saker til behandling 25/17 Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU 3 26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 4 27/17 Møteplan høsten 2017 28/17 Orienteringssaker 9 10
25/17 Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU - 17/00155-1 Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU : Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 25/17 Oppfølging av fellesmøtet med Oppegård KU Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 17/00155-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Sake legges fram uten innstilling. SAKSUTREDNING: Vi viser til innkallingen til fellesmøtet med kontrollutvalget i Oppegård. Fellesmøtet har ingen vedtakskompetanse i forhold til kontrollutvalgenes mandat som følger av lov og forskrift. Eventuelle vedtak i fellesmøtet på disse områdene må derfor bekreftes av begge kontrollutvalg. Ås, 23.05.2017 Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017-17/00153-1 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 : Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 17/00153-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 tas til orientering. Vedlegg: Revisjonens rapport per 30.04.17 Ski kommune SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgsforskriften 6 gir kontrollutvalget en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. De krav som gjelder for denne revisjonen framgår av forskrift for revisjon av kommuner og fylkeskommuner. Vedlagte revisjonsrapport fra FDR følger revisjonsåret 2016 som gikk fra 01.05.2016 til 30.04.2017. Revisjonen har bl.a. fulgt opp fokusområdene i overordnet revisjonsstrategi for 2016, jf. sak 36/16 i utvalget. Ås, 22. mai 2017 Jan T. Løkken/s./ sekretær Vedlegg: Rapport fra FDR av 18.5.17 vedr. Revisjonens rapport til kontrollutvalget pr.30.04.2017. Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017-17/00153-1 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 : Revisjonens rapport per 30.04.17 Ski kommune
26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017-17/00153-1 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 : Revisjonens rapport per 30.04.17 Ski kommune
26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017-17/00153-1 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 : Revisjonens rapport per 30.04.17 Ski kommune
26/17 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017-17/00153-1 Revisjonens rapport pr. 30.04.2017 : Revisjonens rapport per 30.04.17 Ski kommune
27/17 Møteplan høsten 2017-17/00152-1 Møteplan høsten 2017 : Møteplan høsten 2017 KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 27/18 Møteplan høsten 2017 Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 17/00152-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets møter høsten 2017, alle fra kl 18.00: 5. september 31. oktober 28. november SAKSUTREDNING: Som tidligere år foreslår vi tre møter på høsten, alle på tirsdager fra kl 18.00 I tillegg kommer faglig forum 26. oktober. Ås, 22.05.2017 Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Orienteringssaker KONTROLLUTVALGET I SKI Sak 28/17 Orienteringssaker Saksbehandler: Jan T. Løkken Saksnr.: 17/00156-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato Ski kontrollutvalg Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Vedlegg: 1. Godkjent protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 2. mai 2017. 2. Aktivitetsplanen per mai 2017 3. Utdrag av kommunestyrets protokoll 15.05.17 sak 51/17 Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen Ås, 23.05.2017 Jan T. Løkken/s./ sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Kommunestyret - utdrag av protokollen sak 51-17 Gjennomgang av saken om kunstisflaten - møteplassen
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Kommunestyret - utdrag av protokollen sak 51-17 Gjennomgang av saken om kunstisflaten - møteplassen
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Aktivitetsplan Ski per mai 2017 KONTROLLUTVALGET I SKI KOMMUNE AKTIVITETSPLAN PR. MAI 2017 Oversikten nedenfor viser planlagte aktiviteter, frist for når de skal være ferdig, ansvar for å utføre oppgaven samt status. Oversikten ajourføres fortløpende. FDR står for all revisjon. FIKS utreder andre saker, lager innstilling i alle saker og er sekretær for utvalget. FDRs rapporter skal være FIKS i hende senest fjorten dager før utvalgsmøtet. Forkortelser: KU: Kontrollutvalg KST: Kommunestyret Nr. Beskrivelse Frist Ansvar Status Avsluttet 1 Kontrollutvalgets årsrapport 2016 januar FIKS KU 240113 KST 150217 2 Retningslinjer for utvalget juni FIKS 3 Aktivitetsplan Januar FIKS Ajourføres foran hvert kontrollutvalgsmøte Møteplan FIKS Vedtatte møter 1. halvår: 24/1, 7/3,20/3, 2/5, 29/5 Fellesmøter med Ski KU 29/5 4 Revisjonsberetning - Kommunens årsregnskap og 15. april 2017 FDR KU 020517 årsmelding 2016: 5 Tertialrapporter: 1.Tertialrapport jan-april 2017 (o-sak) Mai 2017 Kommunen KU 2. Tertialrapport mai-aug 2017 (o-sak) Sep 2017 Kommunen 6 Rapporter fra revisjonen: Pr. 30.04.17 (perioden 01.05.16-30.04.17) Mai 2017 FDR KU 30.05.17 Pr. 31.10.17(perioden 01.05.17-31.10.17) Nov 2017 FDR Revisjonsstrategi 2017 Aug 2017 FDR Årsrapport forvaltningsrevisjon 2016 mars FDR 7 Plan forvaltningsrevisjon 2017 2020 2016 FIKS KS 163/16 8. Forvaltningsrevisjon 2016: Aktivitetsplan 2017 Ajourført 23.05.2017 1
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Aktivitetsplan Ski per mai 2017 Nr. Beskrivelse Frist Ansvar Status Avsluttet Internkontroll 2016 FDR KU 24.1.17 KST 150217 9 Forvaltningsrevisjon 2017: Gjennomgang Kunstisflaten/møteplass-saken 2017 FDR KU 200317 KST 150517 10 Oppfølging tidligere forvaltningsrevisjoner: Vann og avløp Beredskap Omorganisering, økonomi og IKT Psykisk helsearbeid for barn og unge Internkontroll Kunstisflaten/møteplassen 28.4.16 2.6.16 og 2.12.16 7.3.17 12.4.17 15.8.17 15.5.18 rådmannen rådmannen rådmannen rådmannen rådmannen rådmannen KU 20.03.17 KU 48/16 Purret KU 7.3.17 KST 18.1.17 KST 29.3.17 11 Budsjett for tilsyn og kontroll 2018 September FDR/FIKS 12 Plan selskapskontroll 2017-2020 2016 FIKS KST 153/16 13 Andre undersøkelser/oppfølginger: Ny ROS analyse oversendes KU våren 2017 (KU 48/16) Kommunens varslingsrutiner varslingsmottak Fellesmøte med Follo landbrukskontor Dialog med Follo brannvesen IKS om Sikring 24 Våren 2017 2017 Rådmannen Rådmannen ÅS KU/FIKS FIKS 7..2.17 24.1.17 7.2.17 24.1.17 Aktivitetsplan 2017 Ajourført 23.05.2017 2
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Møtetid: 02.05.2017 kl. 18:00 Sted: Formannskapssalen i Rådhuset Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: Lars Christian Bilet (FrP), Roar Thun (Ap), Torill Rønsen Ekeberg (SV), Karl M. Johnsen (PP), Bente Njøs Paulshus (H), Anne Marit Holene (SP) Møtende varamedlemmer: Rune Sletner (Ap) Forfall: Svein Kamfjord (V) Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Fra kommunestyret: Ordfører Tuva Moflag (sak19/17) Fra kommuneadministrasjonen: (alle 19/17 og 20/17) Rådmann Audun Fiskvik Kommunalsjef Jane Short Aurlien Økonomisjef Terje Trovik Avdelingsleder regnskap Helga Løtuft Fra Follo distriktsrevisjon: Avdelingsleder Didrik Hjort Revisor Faith Kristiansen Diverse merknader: Før møtet deltok kontrollutvalget i en felles orientering om kommunesammenslåingen med kommunestyret. Møteprotokoll godkjent 08.05.2017 Lars Christian Bilet/s./ Leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 58 (m): 95 93 96 56 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no Roar Thun/s./ Nestleder
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent Saksliste 19/17 Status for kommunesammenslåingen 20/17 Kommunens årsregnskap og årsberetning for 2016 21/17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av byutvikling 22/17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kommunale anskaffelser 23/17 Forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor 24/17 Orienteringssaker Ski kontrollutvalg 02.05.2017 Side 2 av 6
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent Ski KU-19/17 Status for kommunesammenslåingen Sekretariatets innstilling: Ordførers redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget foreslår et fellesmøte med kontrollutvalget i Oppegård den 29. mai for å drøfte samarbeidet om kontroll- og tilsynsaspektene i kommunesammenslåingen. Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Før møtet deltok kontrollutvalget i en felles orientering om kommunesammenslåingen med kommunestyret. Ordfører og rådmann svarte på utvalgets spørsmål. Utvalget var blant annet opptatt av ivaretakelsen av regnskapsføringen, revisjonen og rapporteringen til kontrollutvalgene fra arbeidet i fellesnemnda. Ordføreren opplyste at reglement og budsjett for foreløpig fellesnemnd vil bli forelagt kommunestyret. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Ordførers redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget foreslår et fellesmøte med kontrollutvalget i Oppegård den 29. mai for å drøfte samarbeidet om kontroll- og tilsynsaspektene i kommunesammenslåingen. [Lagre] Ski KU-20/17 Kommunens årsregnskap og årsberetning for 2016 Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2016: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 21. april 2017 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2016. Ski kontrollutvalg 02.05.2017 Side 3 av 6
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for 2016. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Rådmannen redegjorde for hovedpunktene i årsregnskapet og svarte på spørsmål. Rådmannens brev av 28.april d.å. til kontrollutvalget vedr. revisjonsbrev nr. 8 ble lest opp i møtet og utvalget tok dette til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2016: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 21. april 2017 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2016. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for 2016. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. [Lagre] Ski KU-21/17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av byutvikling Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget godkjenner revisjonens forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av byutvikling Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Det var enighet om at fokus i revisjonen bør være på sentrum. og at formålet med prosjektet i bestillingen, jf. utvalgets vedtak i sak 12/17, tas inn igjen, men sammenhengen mellom utviklingen i andre deler av kommunen og sentrum drøftes Ski kontrollutvalg 02.05.2017 Side 4 av 6
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent også. Problemstilling nr. 2 i bestillingen ble foreslått tatt inn igjen. Utvalget var enig om at prosjektet bør starte opp som planlagt, men revisor ble bedt om å legge fram en underveisrapport så snart som mulig. Votering: Innstillingen, med tillegg av de framsatte forslag, ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Kontrollutvalget godkjenner, med tillegg av de tillegg som det var enighet om under møtet, revisjonens forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon av byutvikling. Revisor bes gi en underveisrapportering. [Lagre] Ski KU-22/17 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av kommunale anskaffelser Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget godkjenner revisjonens forslag til prosjektplan for kommunale anskaffelse Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Torill Rønsen Ekeberg foreslo at problemstilling nr. 2 erstattes med: Hvordan arbeides det i innkjøpsprosessen for å sikre god balanse mellom pris og kvalitet og leveringsdyktighet og drift på varen/tjenesten? Anne Marit Holene foreslo at «Inngås» tas inn først i problemstilling nr. 5. Votering: Innstillingen ble, med tillegg av de framsatte forslagene, enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Med tillegg av forslagene som ble framsatt i møtet, godkjenner kontrollutvalget revisjonens forslag til prosjektplan for kommunale anskaffelser. [Lagre] Ski KU-23/17 Forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor Sekretariatets innstilling: Kontrollutvalget oversender følgende henstilling til kontrollutvalget i Ås: Landbrukskontoret i Follo er et samarbeid mellom seks kommuner i Follo og har Ås som vertskommune. Kontrollutvalget i Ås bes å vedta å gjennomføre en generell forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor i 2018. De berørte kontrollutvalg bør samarbeide om å utvikle nærmere formål og problemstillinger for prosjektet og bidra til finansieringen. Ski kontrollutvalg 02.05.2017 Side 5 av 6
28/17 Orienteringssaker - 17/00156-1 Orienteringssaker : Protokoll Ski kontrollutvalg 02.0517 Godkjent Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Kontrollutvalget oversender følgende henstilling til kontrollutvalget i Ås: Landbrukskontoret i Follo er et samarbeid mellom seks kommuner i Follo og har Ås som vertskommune. Kontrollutvalget i Ås bes å vedta å gjennomføre en generell forvaltningsrevisjon av Follo landbrukskontor i 2018. De berørte kontrollutvalg bør samarbeide om å utvikle nærmere formål og problemstillinger for prosjektet og bidra til finansieringen. [Lagre] Ski KU-24/17 Orienteringssaker Sekretariatets innstilling: Orienteringssakene tas til orientering. Ski kontrollutvalgs behandling 02.05.2017: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Ski kontrollutvalgs vedtak 02.05.2017: Orienteringssakene tas til orientering. [Lagre] Ski kontrollutvalg 02.05.2017 Side 6 av 6