Møteinnkalling :
MØTEINNKALLING Dato: Sted: sak: kode: kl. 19:00 Storsalen i ssenter 17/00002 Donna Wiger har meldt forfall. Mulige øvrig forfall meldes snarest til. SAKSKART Saker til behandling 75/17 Godkjenning av innkalling og saksliste for smøte 2017.09.27 76/17 Godkjenning av referat fra smøte 2017.08.31 77/17 Møte med kor og kantor. 78/17 Møte med Misjonsutvalget 79/17 Kirkebruksplanen 80/17 s regnskap for juli 2017. 81/17 Bytte av regnskapsfirma 82/17 Referat fra fellesråd og/eller hovedkomite. 83/17 Eventuelt Skriv inn sted. 20.09.2017 Anne-Gerd Gjevre Leder /Arne M. Holmeide Møtesekretær
sakid 17/00324-1 Godkjenning av innkalling og saksliste for smøte 2017.09.27 Innkalling og saksliste er godkjent.
sakid 17/00324-2 Godkjenning av referat fra smøte 2017.08.31 Referat fra smøte 2017.08.31 er godkjent. Ingen innsigelser er kommet på utsendt referat.
sakid 17/00324-3 Møte med kor og kantor. Tatt til etterretning. Korene og kantor innkalles til det årlige møtet med menighetsrådet. Disse informerer om siste års arbeid, og videre er det åpent for innspill om aktivitetene, fra alle parter. Hvilke planer og ønsker har korene for arbeidet fremover? Hvilke ønsker har menighetsrådet for dette arbeidet?
sakid 17/00324-4 Møte med Misjonsutvalget Tatt til etterretning. Misjonsutvalget informerer om sitt arbeid gjennom det siste året. Deretter er det åpent for å utveksle tanker og ideer rundt videre misjonsarbeid i.
sakid 17/00324-5 Kirkebruksplanen sender inn vedtatte svar på spørreskjemaet. Kirkelig fellesråd i Oslo (KFIO) jobber med en kirkebruksplan. I den forbindelse sendes det ut spørreskjema til alle menigheter i Oslo.
Kirkelig fellesråd i Oslo og Oslo bispedømmeråd Kirkebruksplan for Oslo Til Daglig ledere og menighetsrådene i Oslo Kopi: Sokneprester, proster og områdeledere Deres ref.: Vår ref.: 17/00235-2 Dato: 13.09.2017 Kirkebruksplan Vi viser til brev av 9.6.2017, sendt til alle menighetsrådene i Oslo. Prosjektgruppa for kirkebruksplan er nå i gang med utredningsarbeidet. I løpet av få dager vil prosjektgruppa oversende spørsmål til daglig leder der det bes om oversikt over aktiviteter i menigheten knyttet til kirken(e) og andre lokaler som menigheten disponerer. Menighetsrådet blir også bedt om å besvare noen spørsmål. Svarfristen er satt til onsdag 18.oktober kl 9.00 Det som skal etterspørres nå er for å komplettere den informasjonen som allerede finnes. Takk til alle daglig ledere som har oversendt menighetens årsmelding, årsregnskap og balanse for 2016. Vi sitter også på data fra telleuker, gudstjenesteforordninger, årsstatistikk og tilgang til alt som er rapportert i trosopplæringsverktøyet. Senere i prosessen vil det ved behov komme henvendelser til enkeltmenigheter med utdypende spørsmål. Vedlagt følger gjennomføringsplan for prosjektet som viser hovedtrekk i framdriften og at menighetene vil bli involvert via konsultasjoner og høring. All informasjon om arbeidet med kirkebruksplan blir lagt ut på https://kirken.no/nbno/fellesrad/kirkeneioslo/kontakt/kirkebruksplan/. Vi håper på godt samarbeid og minner om at spørsmål og kommentarer når som helst kan sendes til kirkebruksplanoslo@kirken.no. Vennlig hilsen Robert Wright (sign) Kirkeverge Elise Sandnes (sign) Stiftsdirektør Vedlegg; Gjennomføringsplan Postadresse Akerbakken 32 0172 Oslo Besøksadresse Akersbakken 32 Telefon 23 62 90 00 Telefaks Bankgiro nr. 8380.08.67374 Org.nr.: 976 987 608
Gjennomføringsplan for prosjektet Kirkebruksplan for Oslo Versjon 8/28.08.2017 Bakgrunn Kirkelig fellesråd i Oslo og Oslo Bispedømmeråd har vedtatt mandat for prosjektet. (KiFO, 16.02.2017.) Mandatet gir målsettinger, formål og noen rammer for gjennomføringen. Det er på den bakgrunn utarbeidet en gjennomføringsplan for prosjektet. Gjennomføringsplanen bygger på de målsettinger og tidsfrister som er gitt i mandatet. Fellesrådet har ansvar for å legge frem budsjett og søknader til kommunen og for bruken av tildelte midler (Kirkelovens 15). Bispedømmerådet og Kirkelig fellesråd har vedtatt visjon og strategi for det kirkens arbeid i Oslo bispedømme (Jfr. «Mer himmel på jord»). Hovedmålet er at kirken skal være levende, nær og tilgjengelig. I mandatet pekes det på at bevilgede driftsmidler og vedlikeholdsmidler til kirken i Oslo ikke har økt i takt med kostnadene. Vedlikeholdsetterslepet er betydelig, og det er stort behov for kostnadskrevende rehabiliteringer i flere av de 64 kirkebygg, menighetshus og kontorlokaler Fellesrådet har ansvar for. Målsetting og strategisk grep Prosjektet bygger på visjonen til Kirken i Norge: «Mer himmel på jord» og målet om at kirken i Oslo skal være levende, nær og tilgjengelig. For å bygge opp under denne visjonen er målet med kirkebruksplanen å oppnå best mulig bruk av kirkenes lokaler, herunder godt samspill mellom menighetenes medarbeidere og frivillige og en kostnadseffektiv og miljømessig forvaltning av kirkene. Hovedtrekk i arbeidsmåte Styringsgruppa har det endelige ansvar for å utarbeide en rapport om prosjektet og anbefalinger som vokser ut av dette. Prosjektgruppas oppgave skal være å framskaffe beslutningsunderlaget, ikke primært å gi uttrykk for meninger eller preferanser. Prosjektgruppa utarbeider alternative planer for bruk av kirker og andre lokaler. Styringsgruppa sender de alternative planene ut på høring, med eller uten anbefaling. Styringsgruppa sender, etter å ha fått innspill fra høringsorganene, sine anbefalinger til de besluttende organer.
Faktaunderlag og analyse Prosjektgruppa må innhente fakta om bruk av kirker og menighetslokaler, og hvilke muligheter som finnes for utvidet eller alternativ bruk. Det som må kartlegges er blant annet: 1. Samtlige kirkebygg med tilhørende bygg og en kort beskrivelse av disse a. Kultur/historisk/estetisk verdi b. Flerbruksmuligheter c. Bygningsteknisk status d. Tilknytning til gravlund/kirkegård e. Beliggenhet og tilgjengelighet 2. Demografi kommunale boligutbyggingsplaner 3. Aktiviteter i og bruk av kirker 4. Menighetenes aktiviteter, både de lov- og ikke-lovregulerte 5. Driftskostnader ved bygget/vedlikeholdskostnader/evt. rehabiliteringskostnader/ effektiviseringspotensial 6. Utbyggings- og utviklingsmuligheter 7. Oversikt av hvilke kirkebygg som er utleid til andre formål/andre kirkesamfunn 8. Oversikt over menighetenes økonomi Prosjektgruppen må skaffe seg en begrunnet oppfatning om hvilke muligheter som finnes for utleie evt. salg av kirke/kirketomt. Det handler både om hvilke kirker som kan være aktuelle, hvilket marked som fines, og hvilket inntektspotensial som foreligger. Aktuelle løsninger må ligge innenfor en helhetlig kirkelig strategi. Prosjektgruppen må stille spørsmål om det er behov for nye kirkebygg. Alternative planer Der det er aktuelt skal prosjektgruppen utarbeide planer for alternativ bruk av kirker og menighetslokaler, ikke anbefale en enkelt. De alternative planene bør kunne belyse ulike ambisjonsnivåer og strategier, ved for eksempel samlokalisering av staber, samlokalisering av menighetsaktiviteter og annet som kan vise hvilke kirker og menighetslokaler den mener det er formålstjenlig å satse på. Den kan også komme med forslag om utleie, nedleggelse, antall gudstjenester, utvikling av trosopplæring og diakoni. Det presiseres at alternativene skal bygge på byomfattende, ikke en prostivis, analyse. Det er Fellesrådets og bispedømmerådets samlede ressursbruk som skal vurderes. Prosjektgruppen skal konsentrere seg om hva kirken selv kan bidra med, ikke hva som eventuelt kan utløses av økt tilskudd. Hovedtrekk i framdrift Mandatet forutsetter oppstart av prosjektet våren 2017. Det forutsettes vedtak av kirkebruksplan våren 2018. Styringsgruppen har vedtatt følgende framdriftsplan arbeidsmåte og arbeidsoppgavene til prosjektgruppa. Uke 16: Kirkevergen har engasjert Hilde Strand som prosjektleder.
Uke 24: Kirkevergen har nedsatt prosjektgruppa. Uke 34, 23. aug. 0930 1500: Felles seminar mellom styringsgruppa og prosjektgruppa. Uke 41: Datainnsamling skal være ferdig, og det skal være formulert noen problemstillinger. Det arrangeres et midtveisseminar (uke 50) med styringsgruppa, og styringsgruppa gir eventuelt føringer for arbeidet fram mot neste hovedmilepæl. Uke 5/2018: Prosjektgruppa legger fram alternative planer for styringsgruppa. Uke 6/2018: De alternative planene sendes ut på høring, eventuelt med kommentarer fra styringsgruppa. Uke 14/2018: Høringsfrist I perioden uke 6 til uke 14 vil det bli holdt høringsmøter/konsultasjoner i menighetene. Uke 16 17: Prosjektgruppa bearbeider planene på grunnlag av innkomne synspunkter og forbereder underlag for behandling i styringsgruppa. Uke 21: Styringsgruppa vedtar forslag til kirkebruksplan for de besluttende organer. Høsten 2018: Behandling i besluttende organer og Implementering av kirkebruksplanen.. (Kommentar: En må være forberedt på at beslutningsprosessen etter at styringsgruppa har gitt sin anbefaling kan bli såpass omfattende at implementering først kan finne sted våren 2019.) Referansegrupper Det nedsettes ikke referansegrupper i prosjektet. De meningsberettigede kommer til orde i høringen, jamfør det som er sagt om perioden uke 3 til uke 14 Evaluering Evaluering gjøres 2 3 år etter gjennomføring, men inngår ikke i prosjektet.
Spørsmål til menighetsrådene ang. kirkebruksplan. Til menighetsrådene i Oslo Vi viser til brev datert 13. september 2017. For å komplettere den informasjonen vi allerede har om deres menighet gjennom årsmelding, regnskap og balanse, telleuker, kostra-statistikk, aktivitetskalendere og tilstandsrapporter på kirkebygg, vil prosjektgruppa for kirkebruksplan be dere etter beste evne svare på vedlagte spørsmål i tabellen. Om mulig, er det fint om dere fatter dere i korthet. Vi kommer tilbake til dere senere i prosessen, kfr. utsendt gjennomføringsplan for prosjektet, for konsultasjoner og høringsuttalelser før noen vedtak blir fattet. Svarfrist er 18. oktober kl. 0900. Menighet: Spørsmål 1.Kan dere kort beskrive menighetens egenart? 2. Hvilke spesielle satsingsområder har menigheten? 3.Hva er de tre største utfordringene for menigheten i dag? 4.På hvilke områder har dere organisert samarbeid med a) andre menigheter? b) med organisasjoner? F.eks misjonsorganisasjoner, KFUM/K, frittstående kor. Hva oppnår dere i samarbeidet? Svar
5.Har dere planer om eller ser potensiale for å utdype/utvide slikt samarbeid? 6.Hvordan vil dere beskrive kirkebyggets/byggenes rolle som samlingssted i lokalmiljøet utover arrangementer i kirkelig regi? 7.hvilke andre aktører i lokalmiljøet låner/leier kirkerommet eller andre av menighetens lokaler? 8.Ser dere potensiale for å utvide utleie/ekstern bruk av kirkerommet og andre av menighetens lokaler? 9.Har dere inntektsbringende aktiviteter, f.eks givertjeneste, loppemarked, messer, salg? Har dere sponsorer på noen områder? 10.Ser dere potensiale eller har dere konkrete planer for hvordan givertjeneste/sponsing etc kan etableres/økes? 11.Hvor mange frivillige medarbeidere har dere registrert per dags dato? (her ønsker vi 2 tall - for både faste frivillige og «ad hoc-frivillige») 12.Hva konkret gjør dere for å rekruttere frivillige? Har dere rutiner for arbeidet? 13.Gudstjenester er et hovedsatsningsområde i kirken. Vil man kunne oppnå mer ved å bruke mindre ressurser på gudstjenester og mer på andre aktiviteter? Kommentarer/innspill vær så god:
sakid 17/00324-6 80/17 s regnskap for juli 2017. Tatt til etterretning. På innkallingstidspunktet så foreligger kun mai-regnskapet, som ble fremlagt på forrige menighetsrådsmøte. Hvis nyere regnskap foreligger før møtet så vil dette bli ettersendt.
sakid 17/00324-7 Bytte av regnskapsfirma Tatt til etterretning. AU informerer hvordan menigheten ligger an i prosessen med å vurdere bytte av regnskapsfirma.
sakid 17/00324-8 Referat fra fellesråd og/eller hovedkomite. Tatt til etterretning. Skriv inn teksten her.
Eventuelt Skriv inn teksten her. Skriv inn teksten her. sakid 17/00324-9