Saksprotokoll Utvalg: Bystyret Møtedato: 16.06.2016 Sak: 95/16 Tittel: Saksprotokoll: Plan for selskapskontroll 2016-2017 - ny behandling Resultat: Behandlet Arkivsak: 15/62053 Vedtak: 1. Bystyret kjenner sitt vedtak i sak 2/16 Plan for selskapskontroll 2016-2017 som ugyldig, jf. forvaltningsloven 41. 2. Bystyret vedtar foreslåtte plan for selskapskontroll 2016-2017. Kontrollkomiteen har allerede bestilt en selskapskontroll av Trondheim Kino AS jf. punkt 1 i sak 17/16. Planen skal videre ha følgende selskapskontroller som hovedprioritet for gjennomføring, i uprioritert rekkefølge: Olavshallen AS, Vistamar SL, TRV-gruppen AS og Trondheim havn IKS. 3. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere andre selskapskontroller som blir aktuelle i planperioden. 4. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definerte bestillinger, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper, i kontrollkomiteens halvårlige bestillinger. 5. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de selskapskontroller som er gjennomførte og resultatet av disse. Behandling: Yngve Brox (H), Erling Moe (V), Turid Stenseth (Ap), Åge Halvorsen (H), Johanne Storler (Sp), Ola Lund Renolen (MDG), Berit Tiller (H), Ottar Michelsen (SV), Geir Waage (Ap), Hilde Opoku (MDG), Elin Marie Andreasen (FrP), Geirmund Lykke (KrF) og Hanne Moe Reitan (V) fratrådte på grunn av inhabilitet i henhold til forvaltningsloven 6e. Helene Hvidsten (Ap), Carina A. L. Hepsø (H), Jens-Christian Hørløck (H), Jan Bojer Vindheim (MDG), Nisrin El Morabit (SV), Marthe Strickert (V) tiltrådte. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt Saksprotokoll for Bystyret 16.06.2016
Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Bystyret 16.06.2016
Saksframlegg Plan for selskapskontroll 2016-2017 - ny behandling Arkivsak.: 15/62053 Forslag til innstilling: 1. Bystyret kjenner sitt vedtak i sak 2/16 Plan for selskapskontroll 2016-2017 som ugyldig, jf. forvaltningsloven 41. 2. Bystyret vedtar foreslåtte plan for selskapskontroll 2016-2017. Kontrollkomiteen har allerede bestilt en selskapskontroll av Trondheim Kino AS jf. punkt 1 i sak 17/16. Planen skal videre ha følgende selskapskontroller som hovedprioritet for gjennomføring, i uprioritert rekkefølge: Olavshallen AS, Vistamar SL, TRV-gruppen AS og Trondheim havn IKS. 3. Kontrollkomiteen gis fullmakt til å prioritere andre selskapskontroller som blir aktuelle i planperioden. 4. Bystyret delegerer til kontrollkomiteen å foreta nærmere definerte bestillinger, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper, i kontrollkomiteens halvårlige bestillinger. 5. Kontrollkomiteen rapporterer fortløpende til bystyret om de selskapskontroller som er gjennomførte og resultatet av disse. Saksutredning: Bakgrunn I kontrollkomiteens møte 30. mai 2016 ble sak 19/16 Vurdering av habilitet og ugyldighet av vedtak knyttet til Trondheim Kino AS behandlet. Ifølge punkt 1 i vedtaket vurderer kontrollkomiteen Rune Olsø som inhabil i sak 24/15 Overordnet analyse for selskapskontroll 2016-2017 og sak 2/16 Plan for selskapskontroll 2016-2017. Plan for selskapskontroll vedtas av bystyret, og skal bygge på en overordnet analyse, jf forskrift om kontrollutvalg 13. Som følge av inhabiliteten ble sak 2/16 Plan for selskapskontroll 2016-2017 kjent ugyldig av kontrollkomiteen, jf forvaltningsloven 41. Kontrollkomiteen ba sekretariatet legge fram saken til ny behandling i neste komitémøte med innstilling til bystyret. Kontrollkomiteen innstiller på at bystyret kjenner sitt vedtak i sak 2/16 ugyldig, slik at saken kan behandles på nytt også i bystyret. Vurdering av habilitet og ugyldighet av vedtak knyttet til Trondheim Kino AS Saksfremlegg - arkivsak 15/62053 1
I kollegiale organer er det organet selv som avgjør om det enkelte medlemmet er habilt eller inhabilt, jf 8 annet ledd. Dersom en inhabil har deltatt i forberedelsen av eller i avgjørelsen av en sak utgjør dette en saksbehandlingsfeil som kan medføre at det vedtak som er truffet er ugyldig 1. Et vedtak som lider av en slik saksbehandlingsfeil er likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold, jf forvaltningsloven 41. I tilfeller hvor det konstateres ugyldighet, vil avgjørelsen være uten rettsvirkninger og saken må normalt behandles på nytt 2. Kontrollkomiteen har fått seg forelagt to juridiske vurderinger av habilitet og ugyldighet av vedtak knyttet til Trondheim Kino AS. KS Advokatene og Advokatfirmaet Hjort DA har vurdert at Rune Olsø er inhabil i begge sakene, men bare sak 2/16 blir ansett som ugyldig. Hjort vurderer kun punkt 1 i sak 2/16 om prioritering av selskapskontroll som ugyldig. KS Advokatene skriver at det i sak 2/16 fremgår av protokollen at Olsø har foreslått andre vedtak enn hva som var innstillingen fra sekretariatet, og at de derfor ikke kan legge til grunn at hans inhabilitet ikke kan ha påvirket resultatet. Etter Hjorts vurdering foreligger det ikke en høy grad av sikkerhet for at feilen har vært uten betydning for vedtakets innhold. Kontrollkomiteen vurderte i sak 19/16 Rune Olsø som inhabil i både sak 24/15 og 2/16, og kjente sak 2/16 som ugyldig. Bakgrunn for plan for selskapskontroll I henhold til kommunelovens 77 nr. 5 skal kontrollkomiteen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Forskrift om kontrollutvalg 13 til 15 gir utfyllende bestemmelser om selskapskontroll. I henhold til 13.2 skal kontrollkomiteen minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Denne planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Kontrollkomiteen innstiller til bystyret som vedtar den endelige planen. I tillegg til disse bestemmelsene gir kommunelovens 80 innsynsrett for kontrollkomiteen og revisor i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der kommunen, eventuelt sammen med andre kommuner/fylkeskommuner, eier alle aksjene. Innsynsretten gjelder også i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kontrollutvalget og revisor kan med hjemmel i 80 kreve de opplysninger fra selskaper som er nødvendig for utøvelsen av kontrollen, både fra selskapets daglige leder, fra styret og fra selskapets revisor. I den utstrekning det finnes nødvendig kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Ifølge bystyrets vedtak av 26.09.02 3 skal det i aksjeselskaper hvor kommunens eierandel er over 2/3 samt i stiftelser tas inn i vedtektene at Kommunerevisjonen har adgang til å utøve forvaltningsrevisjon i virksomheten og i den forbindelse ha innsynsrett i virksomhets regnskaper. Forrige plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (2013-2015) ble vedtatt i bystyret i januar 2013. 1 Veileder habilitet i kommuner og fylkeskommuner, om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven. 2 Veileder habilitet i kommuner og fylkeskommuner, om inhabilitetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven. 3 Bystyrets vedtak ga rom for tolkning, og det vises derfor videre til formannskapets vedtak 04.02.2003 i sak 20/03. Saksfremlegg - arkivsak 15/62053 2
Metode og informasjonsgrunnlag Analysen av forvaltningen av eierskapet til de ulike selskapene er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. I vesentlighetsvurderingen er det sett på følgende momenter: selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapets samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, store økonomiske verdier, samt kommunens motiv for eierskapet. Deretter har det blitt foretatt en vurdering av risikoen for at selskapet ikke fyller kravene til måloppnåelse. I selskaper med store pengestrømmer vil det alltid være en mislighetsrisiko, og kontroll er derfor viktig. Aktuelle risikomomenter kan være negativ økonomisk utvikling, negativ medieoppmerksomhet, store endringer i organisasjon eller marked, svak eierstyring eller urealistiske og uklare mål. I kartleggingen er det innhentet informasjon fra selskapenes årsmeldinger, årsregnskap og nettsider, samt Trondheim kommunes eierskapsmelding. I de tilfellene hvor det ikke er uttrykt noen klare forutsetninger for motiv i eierskapsmeldingen, er saksdokumentene som lå til grunn ved opprettelsen av selskapet vurdert. Det er også gjennomført intervju med sentrale personer i kommunen. Plan for selskapskontroll 2016-2017 Selskapskontroll er en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor, og det er derfor viktig at kontrollkomiteen og bystyret bruker planen for selskapskontroll som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon av forvaltningen av kommunens eierskap. Fristilling i seg selv kan utgjøre en risiko, og en kommune bør med jevne mellomrom føre kontroll med alle sine selskaper. Denne planen legger premissene for hva som skal prioriteres i kommende periode. Erfaringene viser at det alltid vil dukke opp aktuelle saker som gjør at det må gjøres omprioriteringer. Komiteen og revisjonen går gjennom status både i sine arbeidsutvalgsmøter og i komitémøtene. Det er derfor hensiktsmessig at det delegeres til kontrollkomiteen å velge konkrete prosjekt, og til å omprioritere i henhold til den faktiske situasjon. Kontrollkomiteens sekretariat har utarbeidet en overordnet analyse for selskapskontroll 2016-2017, jf kontrollkomiteens sak 24/15. En gjennomgang av selskapene har vist at arbeidet med å gi adgang til kontroll i stiftelsene og i aksjeselskaper hvor kommunen eier over 2/3 ikke er gjennomført. Kommunen har per i dag ikke adgang til å føre kontroll med ett av selskapene (Trondheim Spektrum AS) og ingen av stiftelsene. Med grunnlag i den overordnede analysen og behandlingen i kontrollkomiteen 23.11.2015 foreslås det i planen følgende selskaper som hovedprioritet for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016-2017: Olavshallen AS (Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon) Vistamar SL (Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon) TRV-gruppen AS (Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon) Trondheim kino AS (Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon) Trondheim havn IKS (Eierskapskontroll) Selskapskontroll av Trondheim Kino AS ble vedtatt av kontrollkomiteen i møte 09.05.2016, jf punkt 1 i sak 17/16. Denne vil derfor bli prioritert først. Saksfremlegg - arkivsak 15/62053 3
En selskapskontroll av Trondheim havn IKS bør gjennomføres i samarbeid med de andre eierkommunene, og det kan da være aktuelt å utvide til en forvaltningsrevisjon. Konklusjon Kontrollkomiteen vedtok i sak 19/16, 30.05.2016, at vedtak i sak 2/16 Plan for Selskapskontroll 2016-2017 kjennes ugyldig, saken må derfor behandles på nytt. Planen må også kjennes ugyldig og behandles på nytt av bystyret. Kontrollkomiteen har allerede bestilt en selskapskontroll av Trondheim Kino AS jf. punkt 1 i sak 17/16, samt at denne skal prioriteres først. Med bakgrunn i den overordnede analysen for selskapskontroll foreslås i tillegg følgende selskaper som hovedprioritet for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2016-2017 i uprioritert rekkefølge: Olavshallen AS, Vistamar SL, TRV-gruppen AS og Trondheim havn IKS. Prioriteringene av selskaper kan foretas i komiteens halvårlige bestillinger til revisjonen. Det foreslås at kontrollkomiteen får fullmakt til å omprioritere i henhold til den faktiske situasjon. Saken legges med dette frem for innstilling til bystyret. Kontrollkomiteens sekretariat 31.05.2016 Marit Finnland Trøite rådgiver Hilde Haugskott rådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Framlegg sak 19/16: Vurdering av habilitet og ugyldighet av vedtak knyttet til Trondheim Kino AS. Vedlegg 1 sak 19/16: KS advokatene: Vurdering av habilitet for et medlem av kontrollkomiteen, datert 29.04.2016 Vedlegg 2 sak 19/16: Advokatfirmaet Hjort DA: Vurdering av habilitet for Rune Olsø og gyldighet av vedtak, datert 04.05.2016. Protokoll sak 19/16: Vurdering av habilitet og ugyldighet av vedtak knyttet til Trondheim Kino AS. Saksfremlegg - arkivsak 15/62053 4