Besøksadresse: Stortorvet 7, Oslo Norsk Jernbaneklubb Museet Gamle Vossebanen Postboks 638 Sentrum 5807 BERGEN Postadresse: Postboks 4350 NO- 2308 Hamar postmottak@jbv.no Sentralbord: 05280 Org. Nr.: 971 033 533 MVA Henvendelse til: Kjartan Kvernsveen Dato: 29.03.2012 Tlf.: +47 916 55123 Saksref.: 201102229-4 Faks: E-post: Kjartan.Kvernsveen@jbv.no Deres ref.: Vedlegg: Bankgiro: 76940501888 jernbaneverket.no Gamle Vossebanen - Tilskudd kulturminnevern - Tilsagn om tilskudd til vedlikehold og istandsetting av bygninger og infrastruktur i 2012 I. TILSAGN OG UTBETALING Jernbaneverket gir herved tilsagn om et tilskuddsbeløp på inntil Kr. 2.100.000,- for 2012. Beløpet er bevilget som ledd i implementeringen av Landsverneplan for jernbanen. Beløpet er bevilget til: Lønn infrastrukturansvarlig: Kr. 500.000 Løpende vedlikehold: Kr. 1.380.000 Ekstraordinært prosjekttilskudd: Kr. 220.000 Sum Kr. 2.100.000 Krav om dokumentasjon: Jernbaneverket gjør oppmerksom på at årets tilsagnsbrev oppstiller detaljerte krav til dokumentasjon. Vi ber derfor Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen lese brevet grundig slik at misforståelser unngås. Oversendelse av dokumentasjonen er en forutsetning for at utbetaling skal kunne finne sted. Dersom det skulle være tvil om forståelsen av enkeltpunkter i dette brev, bes om at Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen tar direkte kontakt med Jernbaneverkets saksbehandler for å gjøre de nødvendige avklaringer. Tilsagnsbrevet sendes ut tidligere enn i 2011. Jernbaneverket håper med dette å forenkle Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanens planlegging samt å gi museet sterkere incitament til å prioritere ferdigstillelsen av de dokumenter som skal ledsage museets faktura.
Jernbaneverket vil i utgangspunktet kreve innsendt dokumentasjon for de siste to år. I den utstrekning slik dokumentasjon anses mottatt tidligere, fravikes dette kravet som vist i oversikten nedenfor. (J = dokumentasjon skal sendes inn. N=dokumentasjon er mottatt tidligere og kreves ikke sendt inn.) Lnr Dokumentasjonsbetegnelse / Opplysninger som kreves fremlagt. Året dokumentasjonen skal gjelde for 2010 2011 2012-14 1. Regnskap for banens samlede inntekter og utgifter N J 2. Revisorattest for ovennevnte regnskap N J 3 Vedlikeholdsregnskap (for banens infrastruktur og N J bygninger) - to ekstraordinære vedlikeholdstilskudd ytet ultimo 2011 skal omfattes av dette regnskapet 4 Revisorattest for ovennevnte regnskap N J 5 Prosjektregnskap (for alle prosjekter Jernbaneverket N J har ytet tilskudd til og som ikke er avsluttet pr 2010) -skjøtselsmidler (vegetasjonskontroll) -Arna Gamle Stasjon -Vognhall Seimsmark 6 Revisorattest for ovennevnte regnskap N J 7 Årsberetning/virksomhetsberetning for banen N J 8 Rapport om utført vedlikehold på infrastruktur og N J bygninger ( Banerapport 2011 ) 9 Budsjett og foreløpig regnskap for inneværende år N N J (2012) 10 Rullerende vedlikeholdsplan med prioriterte N N J aktiviteter frem mot 2014 (avgrenset til bane og bygninger) 11 Budsjett for 2013 og 2014 (avgrenset til ordinært og N N J evt. ekstraordinært vedlikehold av bane og bygninger) 12 Formidlingsoversikt (besøks- og trafikkstatistikk) J Generelt: Dersom opplysningene Jernbaneverket krever fullt ut fremgår av andre, mer omfattende dokumenter, er Jernbaneverket tilfreds med å motta disse. Det må imidlertid fremgå av dokumentets innholdsfortegnelse og/eller av Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanens oversendelsesbrev på hvilke sider i dokumentet opplysningene Jernbaneverket etterspør er å finne. Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanens kan forvente en videreføring av Jernbaneverkets støtte i tidsrommet til og med 2013 basert på prioriteringer i rullerende 4- års vedlikeholdsplan for Gamle Vossebanen. Tilskuddene gis under forutsetning av at øvrige tilskuddsparter opprettholder sine nominelle tilskudd på (minst) samme nivå som siste 4 år. Tilskuddet fra Jernbaneverket skal være anvendt til sitt formål senest innen 30. juni 2013.
Forutsetninger for tilskuddene: -om tilskuddet til lønn til infrastrukturansvarlig: Øremerket tilskudd til avlønning av infrastrukturansvarlig er gitt på vilkår av at museet påtar seg ansettelses- og arbeidsgiveransvaret. Videre er det museets ansvar at personen som til enhver tid innehar stillingen, har de nødvendige faglige kvalifikasjoner til å kunne ivareta forvaltningen av den historiske jernbaneinfrastrukturen. Innenfor tilskuddsrammen skal vedkommende utarbeide årvisse vedlikeholdsplaner for banens bygninger og anlegg, basert på Forvaltningsplanens føringer. Infrastrukturansvarlig skal stå i museets sted ved innleie og oppfølging av entreprenør, og fungere som ansvarlig arbeidsleder ved frivillig innsats på banen. Vedkommende eller annen person ved museet må inneha alle offentlige godkjenninger som er nødvendige for å gjennomføre disse oppgavene på lovlig vis, inklusive ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. -om tilskuddet til løpende vedlikehold: Vedlikeholdstilskuddet skal anvendes i medhold av Forvaltningsplan for Gamle Vossebanen og de krav og retningslinjer som er oppstilt i denne. Bevilgningen til ordinært vedlikehold som skal omfatte bytte av sviller, pakking og utkjøring av pukk, utskifting av kritisk skadde skinner, istandsetting av bruer og nødvendig rensking av grøfter og stikkrenner. Ved gjennomføring av vedlikehold og istandsetting er det en forutsetning at arbeidene tilfredsstiller tekniske, faglige, antikvariske og normative krav, slik disse framkommer i Forvaltningsplanen. Rekonstruksjoner, håndverk og annet antikvarisk arbeid skal godkjennes av Jernbaneverket og/eller fylkeskonservator eller Riksantikvaren. Denne delen av Jernbaneverkets tilskudd gis på vilkår av at Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen enten selv eller ved hjelp av andre bidragsytere søker å fremskaffe midler til samme formål som minst tilsvarer Jernbaneverkets tilskudd. Infrastrukturrelatert dugnadsarbeid utført i 2011 verdsettes til kr. 250,- pr. time og kan medregnes blant de midler Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen fremskaffer. Infrastrukturrelatert dugnadsarbeid utført fra og med 01.01.2012 verdsettes til kr. 270,- pr. time. -om det ekstraordinære prosjekttilskuddet: Det bevilges kr 220.000,- til produksjon og innkjøp av gjerdestolper etter historisk forbilde, jfr. Gamle Vossebanens undersøkelser for å få nyprodusert gjerdestolper med tverrsnitt og dimensjoner som vist i boken Vei- og jernbanebygging 1. Museumsjernbanene har meldt inn et stort, samlet behov for slike stolper. Jernbaneverket ber Gamle Vossebanen som har meldt inn det største behovet om å rette en ny prisforespørsel til markedet. I forespørselen bes undersøkt pris gitt samlet kjøp av et større antall gjerdestolper f.eks. 2500, 5000, 7500 og 10.000 stk. Svar på forespørselen bes meldt til Jernbaneverket. Gamle Vossebanen må ta nødvendig forbehold om finansiering. Bestilling vil eventuelt finne sted mot slutten av 2012 eller i 2013. Det er derfor ønskelig at tilbyders eventuelle vedståelsesfrist dekker dette tidsrommet. 1 Side 274 i 1941-utgaven. Forfatter: Kolbjørn Heje.
Felles for Jernbaneverkets tilskudd: Eventuelle omdisponeringer av tilskuddet kan bare gjøres etter skriftlig aksept fra Jernbaneverket. Midler tildelt av Jernbaneverket kan ikke anvendes på tiltak som ligger utenfor forvaltningen av kulturminnet. II. GENERELLE RETNINGSLINJER OG VILKÅR 1. Anvendelse av tilskuddet. Midlene fra Jernbaneverket skal primært brukes til sikring, restaurering, istandsetting og vedlikehold av bygninger og anlegg fredet etter kulturminneloven eller vernet etter planog bygningsloven. En mindre del av tilskuddsmidlene kan brukes til lønn, prosjektering og prosjektledelse til gjennomføring av slik istandsetting og vedlikehold, slik dette framkommer av tildelingsbrevet. Midler kan også anvendes til tilflytting av museale bygninger, skinnemateriell og teknisk utstyr som vil utfylle kulturminnet, og til riving av bygningsdeler, infrastruktur m.v. av nyere dato som reduserer verdien av kulturmiljøet. Tilskuddsmidlene kan ikke gå til moderne tekniske installasjoner eller endringer i forbindelse med tilrettelegging for annen bruk. 2. Opplæring/kompetanseutvikling. Jernbaneverket ønsker at tilskuddsmidlene, der det er mulig, blir kombinert med opplæringsordninger, slik at kompetansen heves og antallet håndverkere/arbeidere med erfaring fra antikvarisk istandsetting øker. 3. Informasjonsplikt. Tilskuddsmottaker plikter å underrette Jernbaneverket omgående dersom noen av forutsetningene for gjennomføring (teknisk/faglig, økonomisk eller framdriftsmessige) endrer seg slik at prosjekter det er bevilget midler til ikke lar seg gjennomføre i henhold til plan. Slik informasjon skal gis uten ugrunnet opphold. Det må avtales spesielt om eventuell omdisponering av midlene. 4. Tilsagnet er tidsbegrenset. Tilsagnet er gitt for inneværende år, men hvor inntil 50 % av beløpet kan overføres til bruk innen 30.06 neste år. 5. Utbetaling. Tilskudd utbetales på grunnlag av faktura som sendes Jernbaneverket senest 31.08 det året tilsagnet er gitt. Hele beløpet kan faktureres under ett. Dersom Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen på faktureringstidspunktet ikke har visshet for egen mulighet til å matche Jernbaneverkets tilskudd der Jernbaneverket har stilt krav om dette, skal fakturabeløpet reduseres forholdsmessig. Dette for om mulig å unngå at Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen må tilbakebetale deler av tilskuddet. Jernbaneverket forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av tilsagnsbeløpet dersom Jernbaneverket finner kritikkverdige forhold eller uforutsette hendelser oppstår.
Tilskuddet kan også holdes tilbake i sin helhet, eventuelt også inndras, dersom Jernbaneverket finner at mottaker ikke evner å oppfylle vilkårene for tildelingen. 6. Krav til den rapportering og dokumentasjon som er en forutsetning for Jernbaneverkets utbetaling. 6.1 Generelt: Før utbetalingen kan effektueres, skal Jernbaneverket ha tilsendt dokumentasjon som listet i tabellen under Krav om dokumentasjon foran i brevet. Minimumskravene til det enkelte dokument følger nedenfor. 6.2 Krav til oversendelsesbrev: Oversendelsesbrevet adresseres til Jernbaneverkets postadresse på Hamar slik denne fremkommer av brevhodet. Det er anledning til å oversende brevet elektronisk til postmottak@jbv.no. Brevet skal være merket med nærværende brevs saksnummer. 6.3 Krav til faktura: Faktura på angitt beløp skal adresseres: Jernbaneverket Postboks 4350 2308 HAMAR og skal videre merkes: Saksreferanse: 201102229 Koststed: 52900 Prosjektnr.: 82049701 Tilskudd Gamle Vossebanen Attestant: Seniorrådgiver Kjartan Kvernsveen 6.4 Minimumskrav til rapport om utført vedlikehold på bane og bygninger. Rapporten skal redegjøre for utførte arbeider på infrastrukturen. Den skal konkret vise hvordan midlene er anvendt og hvor stor produksjon man har oppnådd. Rapporten skal inneholde informasjon om hvorvidt målene for eventuelle prosjekter det er gitt tilskudd til er nådd og begrunne eventuelle avvik. Rapporten skal inneholde tekstede fotografier som viser arbeidene, fortrinnsvis slik at arbeidenes ulike faser fremkommer (før under etter). Rapporten skal navngi virksomhetens infrastrukturansvarlige og opplyse om dennes ansettelsesforhold (stillingsandel og ansettelsesperiode). 6.4.1 særlig om skjøtselsplan for Gamle Vossebanen Fra Jernbaneverkets tilsagnsbrev for 2011 hitsettes følgende: Det er i 2009-10 registrert et umiddelbart behov for å følge opp Gamle Vossebanens forvaltningsplan med en skjøtselsplan for banens nære omgivelser, inklusive gjennomføring av opprydding, vegetasjonspleie, reparasjoner og oppsetting av gjerder mv. Jernbaneverket bevilget ekstraordinært kr. 600.000 til dette arbeidet i 2010. Denne bevilgningen følges opp med en tilleggsbevilgning på kr. 300.000 i 2011. Anvendelsen av midlene og innretningen på skjøtselstiltakene evalueres i løpet av 2011.
Jernbaneverket ber Museet Gamle Vossebanen kort redegjøre for anvendelsen av ovennevnte tilskudd og hvilke resultater disse så langt har avstedkommet. Redegjørelsen kan inntas i museets rapport om utført vedlikehold på bane og bygninger i 2011. Jernbaneverket ber om at rapporten suppleres med fotografier som viser situasjonen på utvalgte steder før og etter gjennomførte tiltak. 6.4.2 særlig om Museet Gamle Vossebanens kompetanse innenfor eiendomsdrift Fra Jernbaneverkets tilsagnsbrev for 2011 hitsettes følgende: Det er på sikt ønskelig at Museet Gamle Vossebanen styrker sin kompetanse innenfor eiendomsdrift slik at eierskapet til Trengereid og Garnes stasjoner kan overføres til museet. Dette omfatter også kompetanse og ressurser til opparbeidelse og vedlikehold av stasjonenes parker. Museet bes selv om å utrede spørsmålet i løpet av 2011. Nødvendige organisatoriske tiltak for å gjennomføre nyordningen bør være på plass senest ved årsskiftet 2013/14. Nevnte stasjoner er per dato fremdeles i ROM Eiendom AS eie. I løpet av 2011 kjøpte imidlertid Jernbaneverket Gamle Arna stasjon. Forvaltningen av denne eiendommen ble deretter overlatt Museet Gamle Vossebanen. Jernbaneverket ber Museet Gamle Vossebanen kort redegjøre for sin forvaltning av Gamle Arna Stasjon. Redegjørelsen kan inntas i museets rapport om utført vedlikehold på bane og bygninger i 2011. 6.5 Minimumskrav til regnskap: Der prosjekter har løpt over flere år, skal prosjektregnskapet vise hva som er medgått hvert enkelt år og hvordan mottatte tilskudd fordeler seg mellom Jernbaneverket og andre bidragsytere. Der Jernbaneverket er en av flere bidragsyter skal det fremgå enten ved splitting av poster eller ved bruk av fotnoter - hvor Jernbaneverkets bidrag inngår. Det skal samtidig redegjøres for hvordan øvrige midler mottatt fra stat og fylke i samme periode er anvendt. Verdien av egeninnsats gjennom dugnadsarbeid utført frem til 31.12.2011 kan verdsettes til kr. 250,- pr. time. Fra og med 1.1.2012 er verdsettelsen kr 270,- per time. Navn og timelister for personer som deltar i det frivillige arbeidet skal vedlegges regnskapet. 6.5.1 -særlig om føring av merverdiavgift: Jernbaneverket har merket seg variasjoner mellom museumsjernbanenes praksis for føring av merverdiavgift. Der tilskudd fra Jernbaneverket er medgått til kjøp av varer eller tjenester det er beregnet merverdiavgift for, og avgift senere refunderes, skal den refunderte avgiften benyttes innenfor samme formål som Jernbaneverket har gitt tilskudd til. Refundert merverdiavgift som har sitt utspring i Jernbaneverkets tilskudd kan således ikke inngå i de midler som tilskuddsmottaker øremerker til samme formål som Jernbaneverket har gitt tilskudd til. Det skal fremgå av regnskapene hvordan merverdiavgift føres. Et eventuelt overskytende beløp skal benyttes til løpende vedlikehold av infrastruktur og bygninger.
Dette punktet gjelder også for merverdiavgift relatert til kjøp av varer og tjenester i tidligere år. 6.5.2 -særlig om føring av renteinntekter: Inntekter som følge av at tilskudd fra Jernbaneverket blir stående på rentebærende konto skal tilfalle samme formål som midlene er tildelt. Det skal fremgå av regnskapene hvordan renteinntekter føres. Et eventuelt overskytende beløp skal benyttes til løpende vedlikehold av infrastruktur og bygninger. Dette punktet gjelder også for renteinntekter i tidligere år. 6.5.3 - minimumskrav til budsjett for 2013 og 2014 (avgrenset til ordinært og evt. ekstraordinært vedlikehold av bane og bygninger) Hensikten med kravet er å se hvilke planer Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanen har for vedlikehold av banens infrastruktur i de nærmeste år og i hvilken utstrekning disse planene fordrer økonomisk medvirkning fra Jernbaneverket. Det kreves kun en grov oversikt der ordinært vedlikehold settes som én samlepost, men der eventuelle større, ekstraordinære vedlikeholdstiltak identifiseres og det antydes en kostnad for disse. Budsjettet bør identifisere bidragsytere i tillegg til Jernbaneverket. Jernbaneverket varsler med dette om at vi for etterfølgende år vil be om at museumsjernbanenes budsjetter (for ordinært og evt ekstraordinært vedlikehold av bane og bygninger) sendes inn i så god tid at de kan brukes som innspill i Jernbaneverkets interne budsjettprosess. Dét betyr at museumsjernbanens budsjetter må foreligge minimum 12 måneder før året de gjelder for. Budsjett for 2014 blir etter dette å sende Jernbaneverket innen utgangen av 2012, budsjett for 2015 innen utgangen av 2013 osv. 6.6 Krav til revisjon: Avdelingsregnskap, vedlikeholdsregnskap og prosjektregnskap skal være attestert av revisor. 6.7: Krav til formidlingsoversikt (besøksstatistikk / trafikkstatistikk) og øvrig statistikk: Jernbaneverket ønsker å se i hvilken utstrekning våre tilskudd medvirker til den formidling som finner sted ved museumsjernbanene. I og med at store deler av jernbanens infrastruktur er forbudt område for publikum og således krevende å formidle, ønsker Jernbaneverket å måle omfanget av formidlingen gjennom den museumstogkjøring som finner sted på banen. Hvert år skal rapporteres på følgende parametere: -Antall driftsdager åpen kjøring charter - gratiskjøring -Antall togpar -Antall reisende. Det skal opplyses om man teller én vei eller tur/retur, dvs. om en og samme reisende telles en eller to ganger. -Antall personkilometer -Dersom banen teller eller anslår besøkende i tillegg til reisende som løser billett til togene, skal antallet besøkende opplyses særskilt. Jernbaneverket ønsker å se hvordan Norsk Jernbaneklubb - Museet Gamle Vossebanens formidling utvikler seg over tid. Vi krever i denne omgang kun en oversikt for 2011, men vil ved senere års rapporteringer kreve de samme opplysningene fra og med 2011 gjentatt.
Dersom banen har disse opplysningene for tidligere år tilgjengelig, vil Jernbaneverket sette pris på å motta dem allerede i forbindelse med rapporteringen for 2011. Jernbaneverket ønsker også opplyst følgende: -Banens egeninntekter i form av billettsalg og andre salgsinntekter uttrykt i % av banens samlede inntekter. -Banens dugnadsinnsats uttrykt i % av det samlede antall arbeidstimer som nedlegges ved banen. (Arbeidstimer nedlagt av eksterne tjenesteleverandører medregnes ikke.) 7. Oppbevaring av dokumentasjon. Regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller beregningen av tilskuddsbeløpet, skal oppbevares i minst 10 år eller i henhold til Regnskapslovens bestemmelser for tilskuddsmottakere som er underlagt Regnskapsloven. 8. Større utstyrsanskaffelser. Større utstyr bør så vidt mulig leies. Dersom det åpenbart faller gunstigst ut, kan slikt utstyr kjøpes, eventuelt i samarbeid med andre museumsjernbaner. Slik bruk av tilskuddsmidler skal godkjennes særskilt av Jernbaneverket og fordrer at tilskuddsmottaker fremlegger dokumentasjon som viser at kjøp åpenbart er mer gunstig enn leie. 9. Forsikring: Jernbaneverket krever at bygninger som mottar tilskudd er fullverdiforsikret. 10. Kontroller. Jernbaneverket og Riksrevisjonen skal når som helst ha adgang til å iverksette kontroll med at tilskuddet blir brukt etter forutsetningene. III. AKSEPT Utbetalingen kan bare effektueres under forutsetning av at disse vilkårene aksepteres og følges. Det minnes spesielt om nærværende brevs pkt 6 Krav til rapportering. Oppstår forhold som disse retningslinjene ikke omfatter, skal saken legges fram for Jernbaneverket til avgjørelse. Lykke til med arbeidet! Odd Erik Berg vedlikeholdsdirektør Banedivisjonen Dokumentet er elektronisk godkjent! Kjartan Kvernsveen seniorrådgiver Kopi til: Bergen Kommune, Hordaland Fylkeskommune, Norsk Jernbaneklubb, Riksantikvaren