Møtereferat Styremøte Flakstad Utvikling AS Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Erling Sandnes, Bjørn Ivar Arntsen, Rolf Zimmermann, Trond Erik Dekko Andersen Lars Andreas Andersen Kjersti E. T. Busch Miriam Berre Cecilie Nygård Johnsen Ikke møtt Jostein Fredriksen, Oddrun Olsen Sted Ramberg Gjestegård på Ramberg Dato 06.06.2016 Start - slutt 10:00-16:00 Saksliste: 38/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 39/16 Godkjenning av referat forrige styremøte 40/16 Orientering om aktivitet 41/16 Orientering om økonomi 42/16 Behandling av ny modell for å vise strategisk retning i omstillingsarbeidet ref. vedtak i sak 37/16 43/16 Ny behandling av prosjektet «FP Videreføring av Flakstad Utvikling» 44/16 Ny behandling av saken «Framtidsøya Flakstad» 45/16 Behandling av prosjektet «Ny vekst-strategi for Napp Sjømat» 46/16 Behandling av søknaden «Forprosjekt nytt veksthus ved Gro-Anita Nilsen» 47/16 Behandling av prosjektet «Kjøp av ny sjark ved Bjørn Jakobsen» 48/16 Presentasjon av små-søknader som ligger til behandling 49/16 Eventuelt Sak nr. 38/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes. Vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes. Sak nr. 39/16 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes Vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes
Sak nr. 40/16 Orientering om aktivitet Noen hovedpunkter: 1. En revidering av årets handlingsplan er laget etter vedtatt ønske fra styre i sak 37/16. Denne ligger til diskusjon/ vedtak i sak 42/16 i dagens møte. Saken følges av et nytt budsjett. 2. Allokering av administrative dagsverk på vedtatte prosjektnummer er iverksatt fra og med april 2016. Dette har krevd en viss omarbeiding av rutine for føring av timelister. I tillegg er fem prosjekter med nye prosjektnumre ført inn i prosjekt-oversikten. Dette skal bidra til at vi ser hvordan tidsbruk på prosjektarbeid fordeler seg som tildeling innenfor hvert innsatsområde. 3. Deltatt på omstillingskonferanse for programledere. Ble bedt om å snakke om rapportering og måling av effekt i omstilling. Kunnskap fra FU vil trolig bli brukt som utgangspunkt for fremtidige forbedringer/ forenklinger av dagens rutiner for omstillingsprogrammer. 4. Omfattende forhandlinger gjennomført i forbindelse med pågående endringer i administrasjonen. Advokat i Virke og Arbeidsutvalg var deltagende i forhandlingene. Resultatet er at en avtale er signert slik at vedtatt nedbemanning dermed er gjennomført. 5. Prosjekt for kontorfellesskap på Ramberg påbegynt og flere møter gjennomført med Fabrikken for mulig etablering av en inkubator-node på Flakstad. En del jobb gjenstår før endelig konklusjon kan fremlegges. 6. Tilsagn mottatt på støtte på kroner 61.250 til Framtidsøya Flakstad fra Nordland fylkeskommune. Dette var mindre enn forutsatt (120.000). Planen er derfor revidert for å passe til rammen. Dette gjør at programmet blir noe mindre enn først planlagt. 7. Siste del av finansiering for 2015 mottatt, noe som har tillatt avslutning og utbetaling av en lang rekke prosjekter. Flere prosjekter vil bli avsluttet frem mot sommeren. 8. Flere prosjekter fulgt opp tett, blant annet industriprosjektet til JM Langaas, hvor vi har bidradd med etablering av strategi, budsjetter, kalkyler og beregninger i forbindelse med søknad om finansiering. Prosjektet har en prislapp på 22 millioner kroner og skal etter planen ha byggestart i år. 9. Erik har brukt en god del tid på oppdatering av RF, samt på bistand til Flakstad Næringsforening i forbindelse med gjennomføring av styremøte (30.05.2016) og generalforsamling (07.06.2016). Forslag til vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering
Sak nr. 41/16 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. Saldo på konto er 2,7 mill. NOK. Både siste del av finansiering for 2015 og første del av finansiering for 2016 er nå på plass. Dvs. at likviditeten er under kontroll. 2. Ca. 276.000 er utbetalt til avsluttede prosjekter. 3. Avtale signert for å løse nedbemanning i administrasjonen. Avtalen har en bruttokostnad på ca. 124.000 kroner. (Avtalen fremlegges og redegjøres for på styremøte) 4. Ett prosjekt er avsluttet uten at det er gjennomført og tilskuddet (29.875) er tilbakeført til programmet. 5. Fem prosjekter er tatt inn i prosjekt-oversikten, slik at benyttede dagsverk til prosjektgjennomføring kan allokeres til innsatsområder. Prosjektnummer 01-10-2016, 02-10-2016, 03-10-2016, 04-10-2016 og 05-10-2016. 6. Flakstad Utvikling drar fortsatt med seg et visst overforbruk fra i 2015, fordi det har tatt tid å nedbemanne administrasjonen. Det gjenstår ca. 1,5 år med omstilling og styret bør vurdere når man tar sikte på å balansere økonomien. Det må seinest skje per 31.12.2017. Grovt sett kan man si at det finnes to valg for når man skal balansere økonomien. Det ene er ikke mer rett eller galt enn det andre, og det kan til en viss grad velges mellom dem: a. Vi setter i gang flere viktige prosjekter i år, slik at de kan løpe gjennom de resterende 18 måneder med omstilling. Slik kan flere prosjekter være avsluttet innen utløpet av omstillingsperioden. (Økonomien balanseres først 31.12.2017) b. Vi holder noe igjen på prosjekter i år og balanserer økonomien per 31.12.2016. Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Det er tildelt ca. 700.000 mer enn vi har tilgjengelig - gitt at man tar høyde for kostnader som kommer til å påløpe i løpet av 2016. Spørsmål fra styreleder: bør vi drive videre i en situasjon der vi ikke kan garantere at vi får tilskudd i 2017? Viktig at man fortest mulig får et møte med fylkesråden/ fylkeskommunen for å redegjøre for situasjonen. Vi må sette stopp for tildelinger og starte en jobb med avslutning og tilbakeføring av midler. Vi må ha et møte med kommunen for å avklare situasjonen for 2017. Vedtak: Styret er nå gjort kjent med at selskapet har hatt et overforbruk i 2015 på anslagsvis 1 million kroner. Det betyr at vi med bevilgninger frem til i dag styret mot et underskudd i 2016 på tilsvarende beløp. På bakgrunn av disse prognosene iverksetter styret følgende tiltak: 1. All behandling av nye søknader settes på vent. 2. Selskapets eiere orienteres om den økonomiske situasjonen. 3. Prosjektbevilgninger gjennomgås med tanke på avslutning og eventuelt inndragning av bevilgninger. 4. Egne prosjekter gjennomgås og defineres i forhold til fremdrift og forventet resultat. 5. Møte mellom Flakstad Utvikling, Flakstad kommune og Nordland fylkeskommune vedrørende situasjonen i dag og fremtiden. Tiltakene skal være gjennomført og rapportert innen styremøtet i august. Videre drift baseres på forventning om tildeling fra Nordland fylkeskommune og Flakstad kommune også i 2017.
Sak nr. 42/16 Behandling av ny modell for å vise strategisk retning i omstillingsarbeidet ref. vedtak i sak 37/16 Det ble på forrige styremøte vedtatt ta det skal utarbeides en revidering av planene for i år, hvor innsatsen ble delt opp i følgende tre retninger: 1. Store industriprosjekter 2. Egne prosjekter 3. Honningkrukke. Det skulle også utarbeides et forslag til budsjett for siste del av 2016. Denne modellen kan best forstås i forlengelse av det som allerede er vedtatt for inneværende år gjennom Handlingsplan for 2016. Det er derfor utarbeidet et forslag til en revidering av Handlingsplanen for 2016. Denne revideringen tar i bruk eksisterende vedtatte plan og ser hvordan den passer inn og kan brukes med en ny oppdeling slik styret har bestilt. I den opprinnelige handlingsplanen tok man utgangspunkt i følgende oppdeling og hovedbudsjett: Innsatsområde Budsjett 2016 Andel Fiskeri, marin industri og primærnæring Kr. 800 000 20% Reiseliv og opplevelse Kr. 600 000 15% Teknisk service, plan, bygg og anlegg Kr.1. 100 000 27,5% Frie midler Kr. 700 000 17,5% Administrasjon Kr. 800 000 20% Sum Kr. 4 000 000 100%
I den reviderte planen er dette omarbeidet slik: Innsatsområde Store prosjekter Egne prosjekter/ egen jobb Honningkrukke Fiskeri, marin industri etc. 1/ Utvidelse JM Langaas med fryseri/ fryselager 2/ Oppbygging av utvalgte rederier i kommunen 3/ Lofoten Klippfisk 1/ Etablering av rederikontor, 2/ Strategiprosess JM Langaas 3/ Strategiprosess Napp Sjømat 4/ Strategiprosess Harald Johansen Etter søknad Reiseliv, opplevelse 1/ Nusfjord som lokomotiv, med etablering av lab og Nordlysobservatorium 1/ Videreføring reiselivslunsj 2/ Oppbygging av ny kapasitet inne turistfiske Etter søknad Teknisk service, plan etc. 1/ Utvikling av planer som viser hvordan fiskeværene Ramberg, Napp og Fredvang kan moderniseres og gi rom for utvikling og vekst. 1/ Deltagelse i styringsgruppe for utvikling av nye planer 2/ Jobbe for videreutvikling av prosjekter fra SMB Utvikling 3/ Planlegge videreføring av Flakstad Utvikling Etter søknad Administrasjon Sum I denne siste oversikten er de viktigste industri-prosjektene som FU har støttet forsøkt synliggjort i en egen kolonne. På same måte er egne prosjekter synliggjort i en egen kolonne. I tillegg til dette er det laget såkalt årsak-virkning-analyse som følger denne nye inndelingen. Analysen er oppdelt som følger: 1. Hvilke problemområder har vi identifisert innenfor hvert av områdene a. Fiskeri (flåte) b. Fiskeri (landanlegg) c. Turisme/ reiseliv d. Teknisk service/ bygg/ anlegg. 2. Hvilke mulige løsninger finnes på disse problemene 3. Hvordan er disse muligheten møtt med konkrete tiltak i regi av Flakstad Utvikling
Det som vises i denne analysen er at det er stor sammenheng mellom identifiserte problemområder og iverksatte/ gjennomførte tiltak innenfor alle innsatsområder. Dette viser, slik administrasjonen forstår det, at strategier og planer er fulgt på en god måte i omstillingsarbeidet (slik også halvveisevalueringen av omstillingsarbeidet viste i fjor). Vår forståelse av problemet er med andre ord at arbeidet i FU kan ha vært for dårlig kommunisert ut til våre omgivelser, dersom toneangivende politikere mener at arbeidet i FU mangler planmessig jobb mot strategiske mål. Styret bør derfor ta seg tid til å sette seg inn i den nevnte analysen og diskutere om den retning som har vært fulgt så langt fortsatt er den retning man ønsker og om strategi og måloppnåelse er tilstrekkelig treffsikker. Selve revideringen finnes på sidene 3-10. Resten av dokumentet er den opprinnelige handlingsplanen for 2016 uendret. Forslag til vedtak: Styret vedtar den fremlagte revideringen av Handlingsplanen for 2016 og som grunnlag for utvikling av handlingsplan for 2017. Hva er gitt av bevilgning? Hva kan gjøres i 2016? Hva er behov i 2017? Bør vi føre på beløp som viser eksisterende bevilgninger og status på hvert enkelt prosjekt? Vedtak: Styret vedtar den fremlagte revideringen av Handlingsplanen for 2016 og som grunnlag for utvikling av handlingsplan for 2017. Sak nr. 43/16 Ny behandling av Forprosjekt videreføring av omstillingsarbeidet Om saken: Saken ble behandlet på styremøte 11.04.2016 (sak 36/16). Den gang ble saken utsatt til møtet i juni. Vedtak fra protokollen ser slik ut: «Saken utsettes til styremøtet i juni.» Prosjektet bør igangsettes i høst slik at man har 2017 til å forberede avslutning og eventuell videreføring i henhold til de planer som blir utarbeidet. Administrasjonens innstilling: Prosjektet igangsettes enten på dette eller neste styremøte Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vi bør diskutere med Flakstad kommune hvordan de ser for seg at næringsarbeidet i kommunen organiseres fremover. Vedtak: Flakstad Utvikling inviterer Flakstad kommune til en dialog om hvordan næringsarbeidet i kommunen skal organiseres etter endt omstillingsperiode. Sak nr. 44/16 Ny behandling av prosjektsøknad Framtidsøya Flakstad Om saken: Vedlagt følger utkast til revidert budsjett og innhold for "Framtidsøya Flakstad». Dette er det vi finner rom for å gjennomføre innenfor redusert budsjett. Vi har tro på at det skal bli et godt opplegg som ivaretar de målsetningene som er skissert for tiltaket. Alle leveransene fra SALT gjennomføres som planlagt: Flakstad Utvikling vedtok på møte i februar å støtte en gründerworkshop i Flakstad med inntil 120.000 kroner. Forutsetning for finansiering fra FU var deltagelse med 50 % tilskudd også fra Nordland fylkeskommune. Søknad om finansiering ble sendt fylkeskommunen i
mars. Midt i mai kom tilsagnet om støtte, men kun på kr 50.000 kroner. Tilsagnet fra fylket forutsetter en støtte fra FU på 61.250 kroner altså mer enn 50 %. For å vite om vi kan akseptere tilskuddet ble det utarbeidet en revidert plan for gjennomføring. Prosjektleder Hilde Rødås Johnsen skriver følgende om de justeringer som er gjort i planen: Vedlagt følger utkast til revidert budsjett og innhold for "Framtidsøya Flakstad». Dette er det vi finner rom for å gjennomføre innenfor redusert budsjett. Vi har tro på at det skal bli et godt opplegg som ivaretar de målsetningene som er skissert for tiltaket. Alle leveransene fra SALT gjennomføres som planlagt: - Gründerforedrag -Workshop m/ utarbeidelse av strategidokument - Marinbiologisk forskningstokt Vi har imidlertid dessverre vært nødt til å kutte aktivitetsdelen som ikke inngår i finansieringen fra Fylkeskommunen. Som en løsning på dette søker vi å tidsmessig koble oss opp mot Gøy på stranda festivalen, slik at de to arrangementene kan få en samlet effekt. Vi tar dermed sikte på gjennomføring 4.-5. august. Endelig avklaring i forhold til lokaler og innledere er i prosess, men det tenkes primært gjennomføring Nusfjord eller Ramberg. Det vil bli gitt rom for presentasjon av kommunen som en del av workshopen. Vi har satt en egenadel på 750 kroner med utgangspunkt i 25 deltakere. Dersom det mot formodning skulle bli færre deltakere enn 25 er det fint dersom Flakstad Utvikling hadde hatt mulighet til å «garantere» for mellomværet slik at arrangementet kan gjennomføres som planlagt. Samlet egenandel utgjør kr 18.750,- Vedtak i saken (styremøtesak 24/16) ved forrige gangs behandling ser slik ut: «Prosjektet støttes med inntil 120.000 kroner forutsatt at det etableres en egenandel for deltagere og at Nordland fylkeskommunen medfinansierer tiltaket med 50 %.» Finansieringen fra fylkeskommunen er noe under 50 % og seminaret blir derfor noe mindre enn først planlagt. Administrasjonen mener imidlertid at SALTs forslag til hvordan dette løses er akseptabel. Administrasjonens innstilling: Tiltaket igangsettes. Kostnad for FU ved tiltaket er inntil kr 80.000. Da er det avsatt penger som sikkerhet for hele egenandelen. Kr 40.000 av opprinnelig tildeling tilbakeføres til omstillingsprogrammet. Resterende tildeling tilbakeføres når endelig regnskap for egenandel er oppgjort. Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling.
Sak nr. 45/16 Behandling av prosjektet Ny strategiplan for Napp Sjømat Om saken: Se vedlagt prosjektplan Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling/ prosjektplan. Vedtak: Prosjektet utsettes Sak nr. 46/16 Behandling av prosjektet «Forprosjekt nytt veksthus til Tusenfryd Gro Anita-Nilsen ENK» Om saken: Se prosjektbeskrivelse ført i pennen av Gustav Karlsen ved Landbruksringen Forslag til vedtak: Prosjektet avvises med henvisning til at det er på siden av prioriterte områder Vedtak: Prosjektet avslås Sak nr. 47/16 Behandling av prosjektet «Kjøp av ny sjark ved Bjørn Jacobsen» Om saken: Se prosjektbeskrivelse Forslag til vedtak: Prosjektet avvises eller utsettes med henvisning til økonomi Vedtak: Prosjektet avslås Sak nr. 48/16 Presentasjon av små-søknader som ligger til behandling Om saken: To søknader er vedlagt, men uten innstilling. 1. En søknad på et kompetanseprosjekt fra Nubben barnehage på 27.600 kroner 2. En søknad om støtte til kjøp av fartøy fra Petter Myklebust på kr 28.941 Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling og det settes av 254.000 til gjennomføring av forprosjektet. Det søkes Innovasjon Norge om støtte til de resterende 175.000 av totalen. Vedtak: Prosjektene avslås
Sak nr. 49/16 Eventuelt Vedtak: Stemmer: Godkjenning av referat: ------------------------------- ------------------------------- -------------------------------- Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styrets leder) (styrets nestleder) ------------------------------- -------------------------------- --------------------------------- Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- Cecilie Nygård Johnsen Oddrun Olsen Bjørn Ivar Arntsen