Veiledende stillingsbeskrivelser for styret i NGMFK Behandlet av styret i møte 3. februar 2009 For medlemmene av styret i Norske Gardemusikeres Forbunds korps (NGMFK) skal det legges til grunn følgende ansvars- og oppgavefordeling: Korpssjef Korpssjefen er styreleder og øverste administrative leder i NGMFK. Han/hun har ansvar for at virksomheten drives forsvarlig innenfor de rammene som vedtektene og årsmøtets vedtak trekker. Korpssjefen skal koordinere virksomheten og har ansvar for å støtte og motivere både tillitsvalgte og medlemmer. Korpssjefen skal blant annet: Planlegge og gjennomføre styremøter sammen med korpsskriver Være kontaktperson opp mot HMKG Være kontaktperson opp mot NGF og tilsvarende organisasjoner Uttale seg på vegne av NGMFK Planlegge og gjennomføre oppdrag utover signaloppdrag NK korps NK er stedfortreder for korpssjefen og ivaretar ved korpssjefens fravær hans/hennes oppgaver. Videre har NK ansvar for oppfølging av de administrative funksjonene i NGMFK. Han/hun har også ansvaret for gjennomføring av samlinger, i tillegg til at det foreligger tilfredsstillende rutiner og retningslinjer for alle sider av virksomheten. NK skal blant annet: Fungere som korpssjef i dennes fravær Følge opp styrets medlemmer og øvrige nøkkelpersoner i drift og administrasjon av NGMFK 1
Planlegge og gjennomføre samlinger Sørge for at det foreligger dokumenterte rutiner for alle deler av virksomheten Korpsskriver Korpsskriver er adm off og styrets sekretær. Korpsskriver har ansvar for forberedelse, gjennomføring og etterarbeide i forbindelse med styremøter. Han/hun har videre ansvar for utarbeidelse av informasjonsmateriell, både til medlemmer og andre. Korpsskriver har ansvar for å oppbevare alle foreningsdokumenter, avtaler mv. Korpsskriver skal blant annet: Lage utkast til innkalling til styremøter Skrive protokoll fra styremøter Utarbeide utkast til e-brev til medlemmene Sørge for innkalling og gjennomføring av årsmøte Skrive utkast til presseinformasjon og artikler Ha ansvar for at noter kopieres/tilgjengeliggjøres for medlemmene Ha ansvar for innholdet på internettsider (webredaktør) Koordinere salget av korpsets CD Økonomiansvarlig NGMFK har ikke regnskapsplikt og er således ikke pliktig til å følge regnskapsloven. Det er likevel viktig at økonomiforvaltningen er forsvarlig. Selv om dette er et ansvar som påligger et samlet styre, vil økonomiansvarlig her spille en vesenlig rolle. Det er ikke nødvendig at økonomiansvarlig er særskilt regnskapskyndig, men det er en fordel at vedkommende har noe kjennskap til hva det vil si å føre et regnskap. Videre har økonomiansvarlig en viktig oppgave i å skaffe korpset inntekter. Han/hun skal løpende holde seg orientert i forhold til mulige steder å søke støtte og skal sørge for at det søkes slik støtte der dette er mulig. Økonomiansvarlig skal blant annet: Føre korpsets regnskap Rapportere til styret om korpsets økonomiske situasjon minimum hvert kvartal Avstemme korpsets konti minimum hvert kvartal 2
Sette opp forslag til årsregnskap som grunnlag for styrets behandling Foreta utbetalinger fra korpsets konti Fakturere signaloppdrag og utbetale honorar til deltakende medlemmer Sørge for lønnsinnberetning mv for honorarer Sørge for innkreving av kontingent Holde seg oppdatert i forhold til mulige steder å søke støtte Sørge for at det søkes støtte aktuelle steder innenfor de frister som gjelder Sørge for at det avgis nødvendig dokumentasjon til de som har gitt korpset støtte mv. Signalansvarlig Signalansvarlig har ansvaret for signalkorpset bestående av slagverk og trompet/kornett/signalhorn. Han/hun er ansvarlig for at NGMFK har et oprativt signalkorps som er i stand til å løse oppdrag innenfor de rammene som styret setter. Alle signaloppdrag skal gå igjennom signalansvarlig og han/hun skal kvalitetssikre alle faser i planleggingen og gjennomføringen av oppdraget. Signalansvarlig skal blant annet: Ha oversikt over medlemmer som er villige til å være med på signaloppdrag Sørge for at det velges ut repertoar mv som er tilpasset oppdragene Planlegge og gjennomføre eventuelle samlinger for signalkorpset Ha all kontakt med oppdragsgiver i forbindelse med inngåelse av avtale Foreta nødvendige avklaringer med kontingentsjef før avtale om oppdrag inngås Sørge for at det sendes skriftlig oppdragsbekreftelse på samtlige oppdrag, hvor blant annet tid, sted, varighet, besetning, kontaktperson hos oppdragsgiver og fakturanavn/adresse fremgår. I tilegg skal oppdragsets art og innhold fremgå av oppdragsbekreftelsen. Koordinere besetning for det enkelte oppdrag med medlemmene, samt oppnevne oppdragsansvarlig medlem som har ansvaret for gjennomføringen på oppdragsstedet Sørge for innsendelse av faktura-/honoraropplysninger på fastsatt skjema 3
PR- og rekrutteringsansvarlig Rekrutteringsansvarlig har ansvar for arbeidet med å skaffe nye medlemmer. Han/hun må samarbeide tett med personellansvarlig, slik at rekrutteringsarbeidet kan rettes mot eventuelle huller i besetningen. Det skal til en hver tid foreligge en styregodkjent rekrutteringsstrategi for NGMFK, som rekrutteringsansvarlig har ansvar for å utarbeide og følge. I tilegg er han/hun ansvarlig for PR og markedsføring. Til dette ligger å arbeide ut mot potensielle oppdragsgivere og samarbeidspartnere. Det er her viktig at han/hun samarbeider tett med korpsskriver og korpssjef. PR- og rekrutteringsansvarlig skal blant annet: Utarbeide rekrutteringsstrategi Utarbeide rekrutteringsmateriell Planlegge og gjennomføre minst to rekrutteringstiltak opp mot inneværende hvert år Arbeide med tiltak som gjør det lettere for potensielle medlemmer å komme i kontakt med NGMFK Arbeide med å markedsføre korpsets produkter og tjenester Personellansvarlig Personellansvarlig har ansvaret for korpsets medlemskartotek og skal sørge for at dette til en hver tid er oppdatert. Han/hun skal ta seg av innmeldinger og har ansvar for å fremskaffe lister med nødvendige opplysninger til bruk ved utsendelser mv. Personellansvarlig har ansvar for å innhente tilbakemelding fra medlemmene om deltakelse både på samlinger og oppdrag. Personellansvarlig skal blant annet: Ajourholde medlemskartotek Løpende holde rekrutteringsansvarlig orientert om behov for å oppfylle besetningskrav Sørge for innhenting og oppfølging av tilbakemelding fra medlemmer om deltakelse på samlinger og oppdrag Sørge for innrullering av nye medlemmer Ha ansvar for koordinering og oppfølging av gruppeledere Utarbeide lister mv for utsendelse av medlemsinformasjon og annen medlemskontakt 4
Depotansvarlig Depotansvarlig har ansvaret for alt materiell som tilhører eller disponeres av NGMFK. Dette omfatter blant annet utdeling, innlevering og vedlikehold av materiell. Videre har depotansvarlig ansvar for at depotet holdes ryddig og oversiktlig slik at materiell mv ikke skades. Depotansvarlig skal blant annet: Føre oversikt over alt materiell som eies eller på annen måte disponeres Føre løpende oversikt over nødvendige anskaffelser Godkjenne og dokumentere uttak av materiell Sørge for at innlevert materiell registreres og eventuelt vedlikeholdes/kasseres Ha løpende kontakt med depotet i HMKG for mottak av kassert materiell Sørge for at nødvendig reservemateriell medbringes på oppdrag Koordinere bruk og vedlikehold av slagverksmateriell sammen med gruppeleder slagverk/signalslagverk * * * 5
I tillegg har styret definert enkelte nøkkelroller på følgende måte: Revisorer NGMFK er ikke revisjonspliktig og det er derfor ikke noe vilkår at revisorene er statsautoriserte eller registrerte revisorer. Det viktige er at revisorene ved sin gjennomgang kan bekrefte overfor årsmøtet at prosessene rundt regnskapsførselen og økonomiforvatningen er forsvarlige. Revisorene skal: Revisorene skal gjennomgå regnskapet for hver årsmøteperiode og legge fram beretning for årsmøtet. Revisorene skal påse at regnskapsførsel og økonomiforvaltning er forsvarlig sett i forhold til korpsets virksomhet. Gruppeledere Gruppelederne utgjør et viktig bindeledd mellom styret og medlemmene. Hovedoppgaven til gruppelederne er å sørge for at sin gruppe til en hver tid er tilfredsstillende besatt. Dette gjør det nødvendig med et tett samarbeid mellom personellansvarlig og gruppelederne. Videre har gruppelederne ansvar for at alle i gruppen har de nødvendige noter mv. Det er i dag følgende gruppeinndeling i NGMFK: Fløyte Klarinett Saksofon Kornett/trompet Horn Trombone Tuba/Euph Korpsslagverk Signaltrommer Gruppelederne skal blant annet: 6
Kontakte medlemmene i sin gruppe før hver samling og hvert oppdrag for å sikre at man har fått tilbakemelding fra samtlige Gi personellansvarlig tilbakemelding slik at han/hun har tilstrekkelig oversikt Sørge for alle har tilstrekkelig med noter til at samlinger/oppdrag kan gjennomføres Ha ansvar for at stemmer fordeles på best mulig måte Være styrets forlengede arm mot medlemmene og medlemmenes talerør mot styret. 7