Styringsdokument for drift av Forum for natur og friluftsliv (FNF) Gjelder fra 1.1.2013 VEDTATT AV DEN SENTRALE STYRINGSGRUPPEN FOR FNF I MØTET 21.11.2012
Formålet med FNF Forum for natur og friluftsliv (FNF) er et samarbeidsforum mellom natur- og friluftslivsorganisasjonene på fylkesnivå. Det vil også kunne dannes kommunale eller interkommunale FNF der det ligger til rette for dette 1. Formålet med FNF er å styrke organisasjonenes arbeid med å ivareta natur- og friluftslivsinteressene i aktuelle saker i de enkelte fylkene. FNF et samarbeidsforum Bak etableringen av FNF står Friluftslivets fellesorganisasjon, (FRIFO), Friluftsrådenes Landsforbund (FL) og Samarbeidsrådet for naturvernsaker (SRN). FNF skal være en møteplass for samarbeid mellom organisasjonene der saker av felles interesse diskuteres og oppgaver fordeles. FNF skal også være en arena for natur- og friluftslivsfaglig kompetanseoppbygging i organisasjonene. FNF kan være et felles talerør/felles representant for organisasjonene i FNF i konkrete saker når det er enighet om dette. FNF vil også være en del av et felles kompetansenettverk innen natur og friluftsliv mellom organisasjonene på lokalt, regionalt og sentralt nivå. Enhetlig drift av FNF Dette styringsdokumentet gjelder for alle FNF. Tillegg og avvik fra dette skal godkjennes av den sentrale styringsgruppen. Organisering av FNF FNF skal være et samarbeidsforum, dvs. ikke en formell organisasjon. FNF må likevel ha en struktur, og ved behov en formell registrering, som gjør at forumet blant annet kan motta midler til drift fra stat og fylke. Dette innebærer blant annet at FNF skal ha et årlig fellesmøte før 15. mars for alle organisasjonene i FNF, som: Vedtar årsplaner og langtidsplaner Vedtar budsjetter Godkjenner årsmeldinger Godkjenner årsregnskaper Velger et arbeidsutvalg (AU) Det skal sendes inn godkjent årsmelding (på standard mal for årsmelding), årsregnskap, vedtatt årsplan, budsjett og oversikt over det valgte arbeidsutvalget til sekretariat for den sentrale styringsgruppen (FRIFO) innen 15. mars. Det årlige fellesmøtet bestemmer hvilke hovedsaker FNF skal arbeide med, og delegerer fullmakter til arbeidsutvalg og koordinator. I tillegg til det årlige fellesmøtet kan det arrangeres andre fellesmøter og samlinger. Alle organisasjonene som deltar i FNF, AU og 1 Eventuelle kommunale eller interkommunale FNF må drives i tråd med intensjonene for FNF. 2
koordinator kan ta initiativet til dette. Slike fellesmøter og samlinger bør i den grad det er naturlig også være åpne for organisasjoner som ikke har sluttet seg til FNF. Som hovedregel skal fellesmøter og AU møter fastsettes og varsles minst tre uker før, og sakspapirer sendes minst én uke før møtene. Dersom FNF opptrer på vegne av fellesskapet som felles talerør/felles representant skal det være avklart i henholdt til Retningslinjer for samarbeid og avklaringer i Forum for natur og friluftsliv, jf vedlegg 1. FNF er et samarbeidsforum og skal i hovedsak bygge på konsensus, noe som bør tilstrebes i alle beslutninger. Dersom det er behov for avstemming, stemmes det i fellesmøte med en stemme pr tilslutningserklæring og i AU med en stemme pr representant. Avstemmingen avgjøres med simpelt flertall. I viktige saker kan mindretallet be om en ny vurdering av saken i den sentrale styringsgruppen. Det vil da være den sentrale styringsgruppen som ut fra en helhetlig vurdering tar den endelige avgjørelsen. Det skal skrives referater fra fellesmøter og AU-møter. Referatene skal arkiveres og gjøres tilgjengelige for organisasjonene i FNF, AU og den sentrale styringsgruppen. Hvert fylke skal ha tilsatt en FNF koordinator, se vedlegg 3 Retningslinjer for tilsettinger og arbeidsgiveransvar i FNF. Tilslutning til FNF Organisasjonene på regionalt nivå som har sitt virkeområde i fylket og som ønsker å delta i FNF i dette fylket, gjør det gjennom en tilslutningserklæring. Denne tilslutningserklæringen skal vedtas på et styremøte eller et årsmøte i organisasjonen som slutter seg til FNF. I denne tilslutningserklæringen ligger det en oppfordring til å delta aktivt i FNF og samarbeide om å ivareta viktige natur- og friluftslivsinteresser i fylket, se vedlegg 2 Tilslutningserklæring for deltakelse i Forum for natur og friluftsliv (FNF). Arbeidsoppgaver FNF skal prioritere arealsaker og andre saker med konsekvenser for naturverdier og friluftsliv gjennom å: sette naturverdier og friluftsliv på dagsorden i samfunnet ha god kontakt med myndighetene bygge gode nettverk mellom organisasjonene, med politikere og andre relevante aktører påvirke i relevante plan- og saksprosesser bygge kompetanse i organisasjonene holde kontakt med eventuelle lokale eller interkommunale FNF Disse prioriteringene skal nedfelles i en langsiktig overordnet langtidsplan som legger føringer for det arbeidet som skal gjøres i FNF. Denne planen skal behandles og godkjennes på fellesmøtet, og skal rulleres årlig. Denne planen skal også si noe om arbeidsfordelingen mellom organisasjonene, arbeidsutvalget og koordinatoren. GJELDER FRA 1.1.2013 3
Årsplanen skal inneholde en mer detaljert beskrivelse av hvilke saker det skal jobbes med inneværende år. Den sentrale styringsgruppen for FNF vil ut over dette kunne komme med anbefalinger for hvilke type saker FNF skal prioritere. For at FNF skal kunne løse disse arbeidsoppgavene er det viktig at FNF er kjent i politiske miljøer og hos offentlige myndigheter regionalt og lokalt. Det er også svært viktig at FNF, og den funksjon og de oppgaver FNF har, er kjent blant organisasjonene i fylket. Ansvar Arbeidsgiveransvaret Arbeidsgiveransvaret er regulert av vedlegg 3: Retningslinjer for tilsettinger og arbeidsgiveransvar i FNF. Arbeidsutvalget (AU) Ansvaret for FNF ligger hos AU i det enkelte fylket. AU har ansvaret for å ivareta helheten og alle tilsluttede organisasjoner i FNF. AU kan opprette faglige arbeidsgrupper og underutvalg med rådgivende funksjoner. Det årlige fellesmøtet velger AU og bestemmer antall medlemmer. AU skal bestå av minst tre representanter fra ulike typer organisasjoner. Samme type organisasjon med flere tilslutningserklæringer kan kun ha ett medlem i AU. Koordinators arbeidsgiver skal som hovedregel være med i AU. AU konstituerer seg selv. Leder av AU skal som hovedregel være fra en annen organisasjon enn den som har arbeidsgiveransvaret. Lederfunksjonen bør gå på omgang. Arbeidsutvalget har det faglige ansvaret for oppfølging av FNF-arbeidet. Arbeidsutvalget skal sørge for at årsplanen blir fulgt opp og har løpende kontakt med den ansatte koordinatoren. Fylkeskoordinatoren AU tilsetter en fylkeskoordinator i hel stilling dersom det er økonomi til dette. Koordinatoren er sekretær for fellesmøtet og arbeidsutvalget. Koordinator skal sammen med AU følge opp planer, og sørge for at nødvendige søknader og rapporteringer blir sendt i tide. Arbeidssted for koordinatoren skal som hovedregel være på det stedet der fylkeskommunen holder til. Tilsettinger av og forholdt rundt arbeidsgiveransvaret for koordinatoren skal skje i henhold til vedlegg 3; Retningslinjer for tilsettinger og arbeidsgiveransvar i FNF. Sentralt Den sentrale styringsgruppen Den sentrale styringsgruppen består av én representant for hver av det de tre organisasjonene som står bak etableringen av FNF (FL, FRIFO og SRN) og én fra hver av de organisasjonene som har et arbeidsgiveransvar for en eller flere FNF-koordinatorer. Organisasjonene skal være representert med generalsekretær eller stedfortreder. Representanten for SRN skal oppnevnes av SRNs halvårlige møte. Styringsgruppen konstituerer seg selv og velger leder. Lederfunksjonen bør gå på omgang. 4
Dersom det er behov for avstemming i den sentrale styringsgruppen er det én stemme pr representant. Avstemmingen avgjøres med simpelt flertall. Den sentrale styringsgruppen har ansvaret for det langsiktige arbeidet med FNF, sørge for at FNF utvikler seg i tråd med intensjonene, utarbeide budsjett, fordele driftsmidler, gjennomføre FNF-samlinger, ha ansvar for nettstedet og arbeide for gode rammebetingelser for FNF. Som hovedregel skal møter fastsettes minst tre uker før og sakspapirer sendes minst én uke før. Den sentrale styringsgruppen skal foreta en årlig evaluering av FNF-arbeidet basert på årsrapporter og egne vurderinger. Den sentrale styringsgruppen skal regelmessig innhente tilbakemeldinger fra organisasjonene både regionalt og sentralt på hvordan FNF oppfattes og fungerer. Den sentrale styringsgruppen skal gjennom samlinger, regelmessig oppsøkende virksomhet og andre tiltak sørge for informasjon til og opplæring av organisasjonene sentralt og regionalt for å få FNF til å fungere etter hensikten. Friluftslivets fellesorganisasjon, FRIFO FRIFO er sekretariat for den sentrale styringsgruppen og drifter nettstedet til FNF, samt bistår FNF i generelle spørsmål. Organisasjonene Organisasjonene som er involvert i FNF skal arbeide aktivt for å fremme deltakelse slik at FNF fungerer etter hensikten. Finansiering av FNF Det forutsettes at FNF i hovedsak finansieres gjennom statlig og fylkeskommunal støtte. Den statlige støtten gis via FRIFO, men fordeles av den sentrale styringsgruppen etter fastsatte kriterier, (se vedlegg 5). Driftstøtte forutsetter at det søkes fylkeskommunen om driftstøtte og at det er en koordinator ansatt i minst den stillingsandelen som styringsgruppen har fastsatt som et minimum. Avvik fra dette vil medføre avkorting av driftsstøtte eller at støtten faller bort. Refusjon av merverdiavgift (mva) FRIFO søker på vegne av alle FNF om refusjon av mva for kostnader som omfattes av driftsog prosjekttilskudd fra styringsgruppen via FRIFO. Refusjonen brukes til å dekke sentrale driftskostnader. FRIFO kan etter avtale søke om refusjon av mva for ytterligere beløp. Denne refusjonen vil tilfalle FNF i henhold til avtale med den sentrale styringsgruppen. Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Retningslinjer for samarbeid og avklaringer i FNF Tilslutningserklæring for deltakelse i Forum for natur og friluftsliv (FNF) Retningslinjer for tilsettinger og arbeidsgiveransvar i FNF Utkast arbeidsavtale Mal for årsmelding for FNF Prinsipper for fordeling av driftsstøtte til FNF Årshjul for FNF GJELDER FRA 1.1.2013 5
6
Vedlegg 1 RETNINGSLINJER FOR SAMARBEID OG AVKLARINGER I FNF Hensikten med disse retningslinjene er å få til et mest mulig effektivt samarbeid i FNF. Formålet med FNF FNF er et samarbeidsforum mellom natur- og friluftslivsorganisasjonene på fylkesnivå. Formålet med FNF er å styrke organisasjonens arbeid med å ivareta natur- og friluftslivsinteressene i aktuelle saker i de enkelte fylkene. FNF som møteplass FNF skal være en møteplass for samarbeid mellom organisasjonene der saker av felles interesse diskuteres og oppgaver fordeles. For å få til et godt samarbeid i FNF og oppnå formålet med FNF, må hver organisasjon ut fra egne ressurser og forutsetninger bidra i fellesskapet og FNF som møteplass. Møteplassfunksjonen består i første rekke av: - årlig fellesmøter - andre fellesmøter - møter i arbeidsutvalg - kontakt på e-post og telefon - internett FNF som kompetansebygger FNF skal være en arena for natur- og friluftslivsfaglig kompetanseoppbygging i organisasjonene Funksjonen som kompetansebygger gjøres i første rekke gjennom: - støtte og rådgivning - framskaffelse og tilrettelegging av informasjon - temamøter - seminarer - kurs FNF som talerør/ fellesrepresentant Formålet med FNF er å styrke organisasjonenes arbeid med å ivareta natur- og friluftslivsinteressene i aktuelle saker i de enkelte fylkene. Dette formålet krever bred kontakt med politiske og administrative myndigheter. FNF kan være et felles talerør/felles representant for organisasjonene i FNF i konkrete saker når minst to ulike typer organisasjoner er enige om dette. Uttalelser og innspill skal være forankret i vedtatte planer og uttalelser fra fellesmøter og lignende, eller gjennom avklaring med organisasjonene. GJELDER FRA 1.1.2013 7
Høringsuttalelser FNF skal bistå organisasjonene i å avgi gode og relevante høringsuttalelser i saker av felles interesse. Dette kan blant annet gjøres ved at koordinator utarbeider bakgrunnsinformasjon og forslag til uttalelser som organisasjonene kan tilpasse og benytte som egne uttalelser. Det kan gis uttalelser i FNF regi når minst to organisasjoner av ulik type er enige om dette, men det skal presiseres hvem som står bak uttalelsen, enten ved navn og/eller logo. Organisasjonene kan uansett gi egne uttalelser. Møter FNF skal sørge for god kontakt mellom natur- og friluftslivsorganisasjonene og politiske og administrative myndigheter. FNF bør i størst mulig grad søke å ha med representanter for en eller flere organisasjoner i møter med myndighetene. Råd og utvalg FNF skal jobbe for at natur- og friluftslivsorganisasjonene blir representert i relevante råd og utvalg. FNF kan oppnevnes som en felles representant i råd og utvalg. Denne representanten må da være oppnevnt i arbeidsutvalget eller i årsmøte og gis et klart mandat. 8
Vedlegg 2 TILSLUTNINGSERKLÆRING FOR DELTAKELSE I FORUM FOR NATUR OG FRILUFTSLIV (FNF) FNF er et samarbeidsforum mellom natur- og friluftslivsorganisasjonene på fylkesnivå. Formålet med FNF er å styrke organisasjonens arbeid med å ivareta natur- og friluftslivsinteressene i aktuelle saker i de enkelte fylkene.. (organisasjonens navn) ønsker med denne tilslutningserklæringen å være en del av FNF (fylkets navn). For å gjøre FNF til et effektivt samarbeidsforum vil vi: informere medlemmer om at vår organisasjon er med i FNF, og det arbeidet som gjøres når det er aktuelt, ha arbeidet med FNF som egen sak på styremøter og årsmøter opprette en kontaktperson for FNF-arbeidet i styret bidra med innspill og tilbakemeldinger i relevante saker i FNF-arbeidet delta på det årlige fellesmøtet i FNF Ut over dette ønsker vår organisasjon å bidra konstruktivt i FNF-arbeidet. Denne tilslutningserklæringen er godkjent på styremøte/årsmøte (dato). Sted / dato Underskrift av leder GJELDER FRA 1.1.2013 9
Vedlegg 3 RETNINGSLINJER FOR TILSETTINGER OG ARBEIDSGIVERANSVAR I FNF 1. Generelt AU har det daglige ansvaret for FNF i et fylke. AU er valgt av fellesmøtet til å lede arbeidet, og skal ha en ansatt koordinator som en administrativ ressurs. AU er ansvarlig for at det er tilsatt en FNF-koordinator. Det skal inngås en arbeidsavtale med koordinatoren, se vedlegg 4 for utkast til standard arbeidsavtale. AU skal opprette en ansvarlig kontaktperson for koordinator (enten AU-leder eller en annen i AU). Kontaktpersonen skal, (eventuelt sammen med AUs leder hvis ikke disse ikke er samme person), følge opp arbeidsgiverorganisasjonens ansvar som arbeidsgiver. AU kan i spesielle tilfeller gjennom skriftlig avtale delegere daglig oppfølging av arbeidet til en arbeidsgiverorganisasjon. Fellesmøtet godkjenner budsjett og arbeidsplaner, mens AU har beslutningsansvar for saker og forhold rundt tilsettinger, arbeidsgiveransvar og andre arbeidsforhold for koordinatoren. Hvis det ikke blir enighet i AU i beslutninger om arbeidsforhold, kan den sentrale styringsgruppen for FNF etter enn helhetlig vurdering gjøre beslutninger på vegne av AU. Den sentrale styringsgruppen for FNF kan innenfor rimelige rammer pålegge faglige eller andre felles oppgaver til koordinatorer. Ved vesentlig omfang bør dette avklares med AU. 2. Arbeidsgiveransvar Koordinator kan være tilsatt i en regional organisasjon, eller etter avtale i organisasjonens sentrale ledd, eller etter avtale med styringsgruppen og FRIFOs styre i FRIFO. En arbeidsgiver for koordinator har påtatt seg det tekniske arbeidsgiveransvaret og sørger for at arbeidsmiljølovens krav og andre juridiske forpliktelser, herunder medarbeidersamtaler, følges opp overfor den ansatte. Arbeidsgiver har rett til å kreve at koordinatoren skal følge gjeldende personalordninger, pensjonsordninger, arbeidstids- og ferieordninger som for øvrige ansatte i samme organisasjon. Det må være klare, skriftlige avtaler mellom AU og arbeidsgiver om tilgang til, og kostnader ved kontorleie, utstyr, administrative verktøy, bruk av telefon etc. AU skal godkjenne lønnsrammer for stillingen, og i dialog med arbeidsgiver budsjettere årlige rammer for stillingen. Dette kan innebære at det ved opprettelse av delte stillinger, dvs. hvor koordinator også jobber deltid med andre oppgaver, kan være ulik grunnlønn for stillingsandelene. 10
Ved skifte av koordinator er det ingen automatikk i at arbeidsgiveransvaret videreføres. I og med at AU har det økonomiske ansvaret, kan ikke en koordinatorstilling utlyses uten etter vedtak i AU. Prosess og kostnader ved tilsetting skal forhåndsavtales. Hele stillinger er et mål i FNF. Dersom staten reduserer tilskudd til ordningen, skal dette primært dekkes inn ved sammenslåing av koordinator-stillinger, slik at hele stillinger opprettholdes. Ved sammenslåing av stillinger skal koordinatoren dekke alle berørte fylker. Ved utlysning av delte stillinger, dvs. hvor deltidsstilling som koordinator samtidig lyses ut med mulighet for deltidsstilling hos annen arbeidsgiver, skal begge oppdragsgivere delta i ansettelsesprosessen. Avvik fra dette skal avtales skriftlig. Det er en fordel om stillingene utlyses som to stillinger, og det må presiseres at opprettholdelse av FNF-stilling er avhengig av offentlig tilskudd. Dersom flere oppdragsgivere deler arbeidstaker, bør det være en arbeidsgiver, men med flere kontrakter. Søknad om permisjon, endring av stillings størrelse, oppsigelser etc. skal meldes koordinators kontaktperson i AU, AU-leder (hvis dette ikke er samme som kontaktperson) og arbeidsgiver, jf også arbeidsavtalen som er inngått med koordinator. 3. Økonomi Arbeidsgiver har ansvar for FNF-koordinator innenfor årlig budsjettramme gitt fra det årlige fellesmøtet og AU. Dette innebærer ansvar for: utbetaling av lønn på fast tidspunkt, dekking av utgifter/reisekostnader etc, dekking av sosiale kostnader, forsikring og pensjon, tilrettelegge for nødvendig utstyr (telefon, pc), drift av egnede kontorfasiliteter. Arbeidsgivers kostnader skal etter avtale og rettidig refunderes av AU. 4. Ved avslutning av arbeidsforhold, og før ny utlysning Ved avslutning av arbeidsforhold, skal AU sammen med arbeidsgiver, og før utlysning, ha et referatført møte hvor følgende er behandlet: Hvilke erfaringer rundt arbeidsforholdet kan AU og styringsgruppen ta læring av Hvordan skal arbeidsforholdet avsluttes på en god måte En vurdering av stillingens størrelse ved nyansettelse En vurdering om stillingen bør kombineres med andre fylker En vurdering av arbeidsgiveransvaret, og hvor det bør høre hjemme i fremtiden Hva skal vektlegges av oppgaver ved ny utlysning GJELDER FRA 1.1.2013 11
Hvilke representanter skal på vegne av AU delta i ansettelseskomité, intervjusamtaler og utarbeide innstilling til AU Hvilke betingelser bør tilbys Hvem skal forestå ny utlysning, og når, samt kostnadsrammer for dette Avvik fra dette skal avtales skriftlig 5. Ansettelse av FNF-koordinator FNF-koordinator ansettes av den som AU bemyndiger. FNF logo skal benyttes ved utlysning. FNF koordinator tilsettes normalt i samarbeid med den som er gitt arbeidsgiveransvaret. Dersom FNF stilling utlyses i samarbeid med deltidsstilling i en organisasjon, skal minst en representant fra AU delta i intervjuer. Minst en representant skal være fra annen organisasjon enn den som lyser ut stilling sammen med FNF. Avvik fra dette skal avtales skriftlig. Ved delte stillinger skal det utarbeides kontrakt og instruks for hvert arbeidsforhold. Ansettelsesprosessen skal skje på følgende måte: Den som er bemyndiget utlyser ledig stilling i relevante media, og i tråd med pkt 4. Utlysningsteksten forelegges AU og arbeidsgiver til gjennomsyn før utlysning. Søknadene sendes normalt den som har arbeidsgiveransvaret. Ansettelseskomité innkaller aktuelle søkere til intervju og utarbeider innstilling. Ved utlysning av to deltids stillinger må begge oppdragsgivere kunne akseptere innstillingen. Ved ansettelser i FNF bør bl.a. følgende kvalifikasjoner legges til grunn: God innsikt i natur- og friluftslivsforvaltning Kjennskap til og kunnskap om hvordan saker behandles politisk på kommune- og fylkesnivå Erfaring fra/kunnskap om saksbehandling, herunder håndtering av høringssaker med mer God skriftlig og muntlig fremstillingsevne Gode samarbeidsevner Kjennskap til og erfaring med organisasjoner 6. Oppfølging og instruksjonsmyndighet. AU er ansvarlig for oppfølging av oppgaver og prioriteringer sammen med FNFkoordinatoren. Styringsgruppen er ansvarlig for å oppdatere og skolere FNF-koordinatorene gjennom egne krus og samlinger. Det formelle arbeidsgiveransvaret ligger hos den som har fått tildelt arbeidsgiveransvaret. AU har instruksjonsmyndigheten overfor FNF-koordinator når det gjelder arbeidsoppgaver. Med instruksjonsmyndighet menes adgangen til å pålegge oppgaver i henhold til arbeidsinstruksen 12
for FNF-koorinator, (jf arbeidsavtalen for koordinatoren), samt vedtatt årsplan og langtidsplan. AUs leder er sammen med koordinator og arbeidsgiver ansvarlig for at informasjon av betydning for forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker tilflyter partene. Arbeidsgiver har myndighet i tekniske arbeidsgiver/arbeidstaker spørsmål, herunder ferierammer, pensjon, personalordninger. 7. Ansettelsesvilkår Lønnsramme for koordinatorene skal være tilpasset tilsvarende stillinger i sammenliknbare sektorer avhengig av ansiennitet og utdanningsnivå. Stillingen er definert som særlig uavhengig stilling, jfr. Arbeidsmiljølovens 10-12 (2). 8. Annet FNF-koordinatoren utøver oppdrag på vegne av FNF i fylket ved AU, men vedkommende jobber fritt innenfor rammer og målsettinger fastsatt i AU. FNF-koordinatoren kan på landsbasis velge en kontaktperson som tar opp saker på vegne av koordinatorene rettet til styringsgruppen. Disse retningslinjer kan endres av FNF styringsgruppen. GJELDER FRA 1.1.2013 13
Vedlegg 4 UTKAST ARBEIDSAVTALE Koordinator i FNF (navn på fylket) Arbeidsavtalen må tilpasses gjeldende generelle ordninger hos arbeidsgiver og være i henhold til vedlegg 3: Retningslinjer for tilsettinger og arbeidsgiveransvar i FNF. Arbeidsgiver/arbeidstaker Arbeidsgivers navn: Adresse:. Arbeidstakers navn:. Adresse: Fnr: xx.yy.zz Arbeidsplassen Arbeidsplassen er i kontorlokalene til xxx,. Ved behov må påregnes arbeid utført andre steder, samt reisevirksomhet. Stillingsbeskrivelse Koordinators arbeidsoppgaver følger av gjeldene årsplan og langtidsplan for FNF- xxx utarbeidet av arbeidsutvalget og godkjent av FNF fellesmøte. Ufyllede arbeidsinstruks skal utarbeides av AU, eventuelt i samarbeid med arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsforholdets varighet Ansettelsen er fast og gjelder fra xx.yy.zz. Ansettelsen er et engasjement i tidsrommet xx.yy.20cc xx.yy.20cc Arbeidsforholdet forutsetter at arbeidsgiverorganisasjonen får refundert alle sine lønnskostnader, samt sosiale utgifter som feriepenger og lignende, fra prosjektmidler/driftsmidler via FRIFO. Nærmeste overordnede - vedrørende arbeidsoppgaver og arbeidstid/ fravær er (leder eller annen fra AU). - vedrørende spørsmål om kontraktsforhold, lønn, HMS, pensjon mv er. Oppsigelsesfrister I prøvetiden på 6 måneder gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned. Etter prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 3 måneder. Oppsigelsestiden gjelder med virkning fra den 1. i påfølgende måned. Stillingens omfang og arbeidstid Stillingen er definert som særlig uavhengig stilling, jf arbeidsmiljølovens 10-12 (2). Stillingen er en x % stilling. Ordinær arbeidstid er 37,5 timer per uke ved 100 % stilling. Det forutsettes fleksibilitet i forhold til arbeidstid (kveld/helg) hos arbeidstakeren når arbeidsoppgavene krever det i forbindelse med kurs, prosjekter etc. Det gis ingen ekstra kompensasjon for helgearbeid. 14
Ferierettigheter Ferietid og ferierettigheter er i h.h.t. ferielovens bestemmelser, lov av 28. april 1988 nr. 21. Lønn og andre ytelser Ved avtaleinngåelse er lønnen fastsatt til kr xxx.xxx.-. Det vil bli gitt telefongodtgjørelse for telefon brukt i tjenesten. Utbetaling av lønn foregår månedlig og utbetales senest den x. i måneden. Ved tjenestereiser og bruk av egen bil følges statens satser. Dersom det blir utbetalt feil lønn, kan arbeidsgiver foreta nødvendig justering påfølgende eller senere lønnsutbetaling. Pensjon og forsikring Ansatte skal inkluderes i arbeidsgiverorganisasjonens til enhver tid gjeldende pensjonsordning. Arbeidstaker omfattes av arbeidsgivers personalforsikringer. Annet Ansatte er innforstått med at han/hun har taushetsplikt med hensyn til informasjon vedkommende måtte få innsyn i, og som den ansatte forstår eller burde forstått at arbeidsgiver ikke ønsker skal komme til andres kunnskap. Taushetsplikten gjelder også etter ansettelsesforholdets opphør. Dokumenter og annet utarbeidet i stillingen forblir FNFs eiendom. Arbeidstaker aksepterer at arbeidsgiver eller den som drifter arbeidsgivers datasystemer har nødvendig tilgang og innsyn i arbeidstakers permer og arbeidsmapper, samt filområder og mailkontoer når disse er driftet av arbeidsgiver. Private filer og dokumenter skal arkiveres tydelig merket på egne områder. Koordinator har møteplikt på fellesmøter, AU-møter og på halvårlige samlinger i regi av den sentrale styringsgruppen. Tvister Uenighet om forståelsen av denne avtalens bestemmelser forutsettes primært løst ved forhandlinger mellom partene. For øvrig gjelder arbeidsmiljølovens bestemmelser. Spesielle forhold Arbeidsområde og arbeidsplass kan endres dersom organisatoriske eller andre forhold tilsier det. Partene beholder hvert sitt eksemplar av denne avtalen. Sted/dato.. Sted/dato For arbeidsgiverorganisasjonen. Arbeidstaker Kopi: AU/Arbeidsgiverorganisasjon GJELDER FRA 1.1.2013 15
Vedlegg 5 MAL FOR ÅRMELDING FOR FNF Denne malen skal brukes ved utarbeidelse av årsmeldinger for alle FNF. Alle hovedkapitler skal være med. Alle underkapitler skal i utgangpunktet også være med, men det kan hende at enkelte i underkapitler ikke er relevante for alle FNF hvert år. Disse tas da ut. Strekpunkter skal være med så langt de er relevante. Det kan selvsagt tas med andre relevante punkter som ikke er med i malen. 1. Innledning - Kort om hvem og hva FNF er - Hovedmål og tiltak for det aktuelle året - Kort vurdering av utviklingen, resultater og utfordringer videre 2. Saker (eksternt) Kort innledning (hvis det er hensiktsmessig) Viktigste saker (hvilke saker har det vært jobbet med) Uttalelser (hvis dette fører til lange opplistinger, kan selve opplistingen legges i vedlegg til årsmeldingen) - Uttalelser fra FNF - Uttalelser fra tilsluttede organisasjoner (der FNF har hatt en eller annen funksjon eller rolle i prosessen) - Annet Møter - Politikere - Offentlige myndigheter - Annet Representasjon - Referansegrupper/styringsgrupper/arbeidsgrupper - Kurs/seminarer/konferanser/samlinger/arrangementer - Befaringer - Annet Informasjon - FNF i media - Informasjonsstand og lignende - Annet Arrangementer (som FNF har hatt ansvar for) 3. Organisatorisk (internt) Kort innledning (hvis det er hensiktsmessig) Tilsluttede organisasjoner (hvilke organisasjoner har skrevet under tilsutningserklæringen) Arbeidsutvalg - Hvem sitter i arbeidsutvalget; personer og organisasjoner - Hvor mange møter og øvrig kontakt - Annet Administrasjon - Hvem er koordinator 16
- Størrelse på stillingen (stillingsprosent) - Hvem har arbeidsgiveransvaret - Annet Fellesmøter - Årlig felles møte - Andre fellesmøter - Temaer som er tatt opp - Annet Andre møter/kurser/seminarer (med organisasjonene i FNF) 4. Økonomi - Kort vurdering av den økonomiske situasjonen - Hvem som har støttet med midler - Annet GJELDER FRA 1.1.2013 17
Vedlegg 6 PRINSIPPER FOR FORDELING AV DRIFTSSTØTTE TIL FNF Den statlige støtten til drift av FNF gis via FRIFO. Støtten fordeles av den sentrale styringsgruppen etter følgende prinsipper: et grunnbeløp som utgjør 60 % av driftsstøtten og fordeles likt på alle FNF et fast tillegg som utgjør 20 % av driftsstøtten og som fordeles (skjønnsmessig) ut fra forhold som geografi (areal og folketall), stillingsandel og lignende et belønningstillegg som utgjør 20 % av driftsstøtten og som fordeles skjønnsmessig ut fra forhold som resultater, ambisjoner og lignende Det forutsettes en ansatt koordinator i minst den stillingsandelen fastsatt av den sentrale styringsgruppen. Det tas forbehold om justering dersom den totale driftstøtten skulle bli vesentlig redusert. 18
Vedlegg 7 ÅRSHJUL FOR FNF Måned Oppgave/begivenhet Frist Merknad Januar Søknad om driftsstøtte til fylkeskommunen? Fristen bør sjekkes opp i hvert enkelt fylke Februar FNF-samling For koordinator. Kan også være i mars Mars Årlig fellesmøte Før 15. mars Godkjenning av årsmelding og regnskap. Vedta handlingsplan og budsjett. Velge AU Rapportering til FRIFO 15. mars Godkjent årsmelding og årsregnskap Fordeling av driftsmidler Ansvarlig: Den sentrale April Mai Juni Juli August Septembe r Oktober November Desember Utbetaling driftstilskudd 1. halvdel FNF-samling Utbetaling driftsmidler 2. halvdel Søknad om driftsmidler til FRIFO styringsgruppen Ansvarlig: FRIFO For koordinator og AU-medlem Ansvarlig: FRIFO 15. desember Eget søknadsskjema GJELDER FRA 1.1.2013 19