Vedlegg 2 til Rammeavtale 2016789 Kjøp av Data/Nettverkskabling med tilhørende materiell Avtalevilkår, Kjøp av varer Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 DOKUMENTRANG... 3 3 DEFINISJONER... 3 4 LEVERANDØRENS GENERELLE PLIKTER... 3 5 LEVERANDØRENS PLIKTER KNYTTET TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR... 3 6 KUNDENS PLIKTER... 4 7 BESTILLING/AVROP... 4 8 PRIS... 5 9 BETALING... 5 10 BRUDD PÅ AVTALEN... 5 11 TAUSHETSPLIKT... 5 12 STANDARD KLAUSUL OM INFORMASJONSSIKKERHET... 5 13 REKLAME... 6 14 OVERDRAGELSE AV AVTALEN... 6 15 TVISTER... 6 16 STATISTIKK... 6 Side 2 av 6
1 INNLEDNING 1.1 Nedenstående avtalevilkår gjelder for kjøp av varer til Lørenskog kommune så langt de ikke strider mot norsk lov eller bestemmelser gitt i medhold av lov. 1.2 Vilkårene gjelder for alle foretak eid av, eller med driftsavtale med Lørenskog kommune. 1.3 Vilkårene utgjør en del av avtalen mellom Kunde og Leverandør så langt ikke annet følger av krav eller betingelser stilt i konkurransegrunnlag eller bestilling. 1.4 Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for avtalen med mindre Kunden skriftlig har godtatt dem. 1.5 Kun skriftlige bestillinger, herunder elektronisk fremstilte ordre fra Kundens innkjøpssystem er bindende for Kunden. 2 DOKUMENTRANG 2.1 Disse avtalevilkår skal gjelde foran Leverandørens salgsbetingelser. 3 DEFINISJONER 3.1 I denne avtale menes med: a) Kunde: den enheten i Lørenskog kommune som har inngått/sendt bestillingen. b) Leverandør: den part som påtar seg å levere varen i henhold til avtalen. 4 LEVERANDØRENS GENERELLE PLIKTER 4.1 Tjenesten skal utføres fagmessig, i samsvar med lover, forskrifter og offentlige vedtak, og for øvrig i dialog med Kunden. 4.2 Dersom avtalen utpeker nøkkelpersonell hos Leverandør, skal utskifting av slikt personell godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. 4.3 Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Kunden har rett til å foreta, og Leverandøren skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetsrevisjoner hos Leverandøren og eventuelle underleverandører. 4.4 Ved arbeid på Kundens virksomhetssted skal Leverandøren påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som gjelder på Kundens virksomhetssted. Kunden skal gjøre Leverandøren kjent med disse reglene. 4.5 Når Leverandøren anser tjenesten som utført, skal han varsle Kunden skriftlig så snart som mulig. Innen rimelig tid etter at slikt varsel er mottatt, skal Kunden ved skriftlig melding enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette. 5 LEVERANDØRENS PLIKTER KNYTTET TIL LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR 5.1 Det er Leverandørens plikt å sørge for at arbeidsmiljøloven og annet relevant regelverk som gjelder i forbindelse med utførelse av arbeidet for Kunden følges av og for de som utfører arbeid for Kunden. 5.2 All kommunikasjon mellom de som utfører arbeidet og Kunden skal foregå på norsk. Leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne og eventuelle underleverandører som benyttes, kan kommunisere på en slik måte at manglende kommunikasjon ikke medfører alvorlige misforståelser og utgjør en sikkerhetsrisiko. 5.3 Arbeidet skal utføres av Leverandøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved på forhånd avtalt underleverandør og deres ansatte. Mer enn ett ledd i kjede under Kundens avtalepart skal kreves særskilt begrunnelse. Leverandøren skal til enhver tid kunne legge frem dokumentasjon på ansettelsesforholdet. 5.4 Kunden skal ikke anses som arbeidsgiver for Leverandørens personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med Kunden. 5.5 Alle som utfører arbeid for Kunden skal være navngitt før arbeidet fysisk påbegynnes. 5.6 Arbeidstakere skal bære synlig ID-kort der lovverk krever det og ellers der Kunden krever det. 5.7 Innenfor de bransjer det er behov for lærlinger og arbeidene skal utføres av faglærte, skal minimum 7 % av arbeidede timer innenfor byggog anleggsfagene samlet (de fag som omfattes av utdanningsprogrammet for bygg- og anleggsteknikk, samt anleggsgartnerfaget) og innenfor aktuell tjeneste utføres av lærlinger, jf. opplæringslova 4-1. 5.8 Kravene kan oppfylles ved at arbeidede timer er utført av personer som er under systematisk opplæringen og er oppmeldt etter kravene i Praksiskandidatordningen, jf. opplæringslova 3-5. Kravene kan også oppfylles ved å benytte lærlinger etter tilsvarende ordning i annet EU/EØS- land og personer som er under systematisk opplæringen og er oppmeldt etter tilsvarende ordning som kravene i Praksiskandidatordningen, jf. opplæringslova 3-5, i annet EU/EØS-land. 5.9 Kravet kan oppfylles av Leverandøren og en eller flere av hans underleverandører. 5.10 Dersom arbeidene ikke er egnet ut fra arbeidets art og helse, miljø og sikkerhet kan Kunden tillate at prosentkravene ovenfor fravikes. 5.11 Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av avtalen, sannsynliggjøre at kravene vil bli oppfylt. Ved avtaleavslutning skal det fremlegges oversikt over antall lærlingetimer. Timelister skal fremlegges på anmodning. 5.12 Leverandøren er ansvarlig for at egne ansatte og ansatte hos underleverandører (herunder innleide) har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til: 5.13 Forskrift om allmenngjort tariffavtale. Side 3 av 6
5.14 Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige avtaler av 8. februar 2008 der denne kommer til anvendelse. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønnsog arbeidsvilkårene være i henhold til landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. 5.15 Leverandøren plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene for egne arbeidstakere, arbeidstakere hos eventuelle underleverandører (herunder innleide). Opplysningene skal dokumenteres ved blant annet kopi av arbeidsavtale, lønnsslipp, timelister og arbeidsgiverens bankutskrift. Dokumentasjonen skal være på personnivå og det skal fremgå hvem den gjelder. 5.16 Ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal Leverandøren rette forholdet. Der bruddet har skjedd hos en underleverandør (herunder bemanningsselskaper) er rettingsplikten begrenset til krav som er fremmet skriftlig innen tre måneder etter lønnens forfallsdato, både for krav som følger av allmenngjort tariffavtale og landsomfattende tariffavtale. De vilkår og begrensninger som følger av lov om allmenngjøring av tariffavtaler m.v. av 4. juni 1993 13 skal gjelde i begge disse tilfellene. 5.17 Lønn og annen godtgjørelse til egne ansatte, ansatte hos underleverandører og innleide skal utbetales til konto i bank. 5.18 Leverandøren skal på forespørsel gi Kunden fullmakt til å innhente relevant SKAV-info (skattog avgifts informasjon) før avtaleinngåelse og i hele avtaleperioden. 5.19 Avtaler som inngås med utenlandsk leverandør eller underleverandør, og alle arbeidstakere på slik avtale, skal rapporteres til Sentralskattekontoret for utenlandssaker i henhold til ligningsloven 5-6. 5.20 Leverandøren er ansvarlig for at slik rapportering skjer i hele avtalekjeden. Leverandøren skal på forespørsel dokumentere at rapporteringsplikten er oppfylt ved kopi av innmeldingsskjema eller kvittering fra Altinn. 5.21 Eventuelt ansvar for skatter eller avgifter, gebyrer eller tvangsmulkt ilagt Kunden som følge av at Leverandøren ikke har overholdt sine forpliktelser etter dette punktet er Leverandørens ansvar og skal betales av ham. 5.22 Leverandør og eventuelle underleverandører skal på forespørsel kunne dokumentere at alle kravene over blir oppfylt. 5.23 Leverandøren skal sende Kunden et utfylt egenrapporterings-skjema om lønns- og arbeidsvilkår etter avtale med Kunden, men senest 1 måned etter avtaleinngåelse. 5.24 Kunden, eller ekstern konsulent/revisor engasjert av Kunden, kan gjennomføre revisjon hos Leverandøren og eventuelle underleverandører i perioden fra avtaleinngåelse til sluttfaktura er betalt for å undersøke om avtalens krav blir oppfylt. Denne adgangen omfatter også avtaler og dokumentasjon i underliggende ledd. 5.25 Brudd på pliktene i avtalen vil bli nedtegnet og kan få betydning i senere konkurranser, enten i kvalifikasjons- eller tildelingsomgangen i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser.. 5.26 Dersom Leverandøren bruker urimelig lang tid på innsending av etterspurt dokumentasjon og retting av påpekte brudd på avtalebestemmelsene på det aktuelle området, kan Kunden kreve dagmulkt eller holde tilbake deler av avtalesummen inntil forholdet er brakt i orden. 5.27 Dersom det avdekkes gjentatte brudd på avtalebestemmelsene på det aktuelle området kan Kunden kreve dagmulkt eller holde tilbake deler av avtalesummen inntil forholdet er brakt i orden. 5.28 Vesentlig mislighold av Leverandørens forpliktelser i forhold til lønns- og arbeidsvilkår kan påberopes av Kunden som grunnlag for heving, selv om Leverandøren retter forholdene. 5.29 Dersom bruddet har skjedd i underleverandørleddet (herunder bemanningsselskaper), kan Kunden kreve at Leverandøren skifter ut underleverandører. Dette skal skje uten omkostninger for Kunden. 5.30 Leverandør skal sørge for at likelydende bestemmelser som fremgår av Kundens avtale her vedrørende lønns- og arbeidsvilkår skal inntas i avtaler med eventuelle underleverandører. 6 KUNDENS PLIKTER 6.1 Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at varen(e) er i samsvar med bestillingen. Dersom varen(e) eller deler av den/dem har en vesentlig mangel, har Kunden rett til å avvise den/dem eller de mangelfulle deler ved å gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del, anses levering ikke skjedd. 6.2 Dersom Kunden ikke kan motta den bestilte varen til avtalt tid, skal Kunden umiddelbart underrette Leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan Leverandøren skal forholde seg. Kunden betaler den bestilte vare slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader Leverandøren måtte ha som følge av slik forsinkelse, dersom Leverandøren har gått frem på en rimelig måte. 7 BESTILLING/AVROP 7.1 Bestilling eller avrop på rammeavtale skal skje skriftlig eller via markedsplassportalen ehandel.no. Leverandøren plikter å holde markedsplassen oppdatert med aktuelle varekataloger. Side 4 av 6
8 PRIS 8.1 Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast, og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter og andre avgifter. 8.2 Dersom skatte- og avgiftsbestemmelsene endres, kan prisen endres tilsvarende etter nærmere avtale. 8.3 Kunden betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av Kunden. 8.4 Prisendringer skal dokumenteres og skriftlig godkjennes av Kunden. 8.5 Endring av prisen som følge av forskjellige valutakurser på tilbuds- og avtalt leverings- /faktureringstidspunkt, kan bare foretas når det er avtalt mellom partene, og under forutsetning av at Leverandøren i tilbudet har oppgitt kursbasis og hvilken andel av prisen som er valutaavhengig. 9 BETALING 9.1 Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kunden. Alle fakturaer skal være påført navn på bestillende virksomhet (enhet, avdeling) samt navn på den som skal motta og kontere/attestere fakturaen. 9.2 Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Informasjon om formatet er tilgjengelig på http://www.anskaffelser.no/ehandel/artikler/elektronisk-handelsformat-ehf. 9.3 Det forutsettes at man følger standard krav til fakturainformasjon i henhold til Bokføringsloven. 9.4 Fakturaer fra utenlandske Leverandører må ha IBAN-konto og BIC/SWIFT adresse. 9.5 Betaling skal skje 30 dager etter at avtalemessig levering har funnet sted, og korrekt faktura er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. 9.6 Betaling innebærer ingen godkjennelse av varen(e). 9.7 Ved forsinket betaling kan Leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. 9.8 Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr og lignende aksepteres ikke. 9.9 Fordringer kan ikke rettsgyldig overdras til tredjepart uten Kundens samtykke. 10 BRUDD PÅ AVTALEN 10.1 Hvor annet ikke er fastsatt, gjelder misligholds reglene (forsinkelse, mangler og ansvar) i lov av 13. mai 1988 nr. 27 om kjøp. 10.2 Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagmulkt/konvensjonalbot med 0,5% av det totale vederlag, eksklusiv merverdiavgift, som skal betales i henhold til avtalen, pr kalenderdag inntil avtalemessig levering finner sted. Samlet dagmulkt/konvensjonalbot skal likevel ikke overstige 10% av det totale vederlag som skal betales i henhold til avtalen. 11 TAUSHETSPLIKT 11.1 Partene har taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 flg. Hver part skal sørge for at andre ikke får kjennskap til opplysninger som fremkommer om andres forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Det samme gjelder opplysninger som er nødvendige for senere drift og vedlikehold. 11.2 Leverandøren plikter å påse at samtlige personer som han engasjerer for å utføre arbeid for Kunden, er kjent med og underlagt forpliktelsene i denne bestemmelsen. 12 STANDARD KLAUSUL OM INFORMASJONSSIKKERHET 12.1 Leverandøren kan gjennom sitt arbeid for Kunden få tilgang til personopplysninger. På denne bakgrunn pålegges Leverandøren forpliktelser for å sikre informasjonen. 12.2 Leverandøren skal ikke ved noen handling eller unnlatelse, sette Kunden i en slik situasjon at Kunden bryter noen bestemmelse i eller i medhold av aktuelle lover og regler. I tillegg forplikter Leverandøren seg til å etterkomme kravene skissert nedenfor. 12.3 I den utstrekning Leverandøren får tilgang til personopplysninger som Kunden er ansvarlig for, skal Leverandøren: samarbeide med og assistere Kunden for å sikre at Kundens behandling av personopplysninger er i overensstemmelse med all relevant lovgivning; etablere og etterkomme nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak med hensyn til konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og kvalitet for å sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet i hht helseregisterloven 16, personopplysningsloven 13 og personopplysningsforskriften kap. 2. Dette omfatter bl.a. tiltak som er nødvendige for å forhindre tilfeldig eller ulovlig ødeleggelse eller tap av data, ikke-autorisert tilgang til eller spredning av data så vel som enhver annen bruk av personopplysninger som ikke er i overensstemmelse med Kundens instruksjoner; registrere og rapportere eventuelle hendelser som kan ha betydning for informasjonssikkerheten hos Kunden. Slike hendelser skal rapporteres til Kunden umiddelbart. 12.4 Leverandøren skal dokumentere selskapets rutiner og alle tiltak truffet for å oppfylle kravene angitt ovenfor. Denne dokumentasjonen skal på forespørsel gjøres tilgjengelig for Kunden. Kunden har rett til å la en tredjepart gjennomføre revisjon hos Leverandøren. Side 5 av 6
12.5 Leverandøren plikter å påse at samtlige personer som benyttes i arbeid for Kunden, er kjent med og underlagt forpliktelsene i denne bestemmelsen. I den grad Leverandøren benytter underleverandører for oppfyllelse av forpliktelsene overfor Kunden, skal Leverandøren sikre at underleverandøren påtar seg tilsvarende forpliktelser. Leverandøren skal orientere Kunden om de underleverandører som benyttes og er i forhold til Kunden fullt ut ansvarlig for alt arbeid som utføres av underleverandørene. 12.6 Leverandøren står til enhver tid under instruksjon fra Kunden som behandlingsansvarlig etter helseregisterloven og personopplysningsloven. I denne egenskap kan Kunden når som helst endre kravene til hvordan personopplysninger skal sikres. 13 REKLAME 13.1 Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Kunden dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 14 OVERDRAGELSE AV AVTALEN 14.1 Kunden kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen. Leverandøren kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen uten Kundens skriftlige samtykke. 15 TVISTER 15.1 Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen reguleres i sin helhet av norsk rett. 15.2 Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen. 15.3 For voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling gjelder ellers bestemmelsene i lov av 13. august 1915 nr 6 om rettergangsmåten for tvistemål, kapittel 32. 15.4 I tilfelle søksmål er Kundens hjemting verneting for partene i avtalen. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn. 16 STATISTIKK 16.1 Leverandøren skal oversende avtalt statistikk til Kunden, v/innkjøp uoppfordret hvert ½ år. Statistikken skal inneholde samlet omsetning for perioden, totalt og per kommune/ produktområde. Leveres på E-post i Excel format. 16.2 I tillegg skal Leverandøren være behjelpelig med annen type statistikk på forespørsel fra Kunden. Kunden skal etter forespørsel kunne motta statistikk over sitt forbruk og leveranser. Slik statistikkutarbeidelse skal være kostnadsfritt for Kunden. Side 6 av 6