Trøgstad kommune Møteinnkalling for Formannskapet Møtedato: 03.07.2015 Møtested: Møterom Havnås Møtetid: 09:00 Ekstraordinært Formannskapsmøte Forfall meldes til telefon 69681600. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 48/15 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 49/15 Omsorgsboliger for personer med behov for heldøgns omsorgstjenester - oppfølging av kommunestyrets vedtak 16.06.15 med tanke på optimal framdrift 50/15 Referatsaker
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Gro Borger FE - 033 15/1178 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 48/15 Formannskapet PS 03.07.2015 Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Formannskapet - 11.06.2015 2
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Anne Teig 15/1184 Omsorgsboliger for personer med behov for heldøgns omsorgstjenester - oppfølging av kommunestyrets vedtak 16.06.15 med tanke på optimal framdrift Saksnr Utvalg Type Dato 49/15 Formannskapet PS 03.07.2015 Rådmannens innstilling: 1. Trøgstad kommune bidrar til at arbeidene kan fortsette med optimal framdrift fram til tidspunkt for avgjørelse i KOFA vil foreligge. Antatt medio august 2015. 2. Trøgstad kommune gir byggelånsbanken fullmakt til å tinglyse heftelser på de aktuelle eiendommene. Saksopplysninger: Det vises til den politiske behandlingen av saken om endelig avtale med KonseptPluss AS i forbindelse med prosjektene omsorgsboliger, dagsenter og base for hjemmetjenester. Formannskapet i Trøgstad kommune fattet i møte 11.06.15 følgende vedtak: «Vedlagte avtaler mellom Trøgstad kommune og konseptpluss godkjennes og prosjektene gjennomføres.» Kommunestyret fulgte ikke opp formannskapets innstilling, og fattet i møte 16.06.15 følgende vedtak: «Saken utsettes i påvente av KOFAs behandling av klage i saken. Nødvendige prosjekteringsarbeid for å sikre optimal fremdrift i prosjektet fortsetter. Administrasjonen søker Husbanken om utsettelse utover tremånedersfristen.» Det ble den 17.06.15 avholdt et møte med konseptpluss om hvordan kommunestyrets vedtak skal forstås. konseptpluss har oppfylt sine forpliktelser etter gjeldende avtaleverk og start på gjennomføring av prosjektene var satt til 17.06.15. Kommunestyrets vedtak er fattet på bakgrunn av følt usikkerhet knyttet til om investeringstilskuddet fra Husbanken kan være truet dersom KOFA kommer til den konklusjon at innkjøpet er en ulovlig direktetildeling. Dersom investeringstilskuddet bortfaller vil det være rimeligere for Trøgstad kommune å dekke konseptpluss sine positive og negative kontraktsinteresser enn å gjennomføre prosjektet uten investeringstilskudd. 3
Lovligheten av anskaffelsen er Trøgstad kommunes ansvarsområde og ligger utenfor konseptpluss. Videre drift av prosjektet jfr. kommunestyrets vedtak må derfor skje på Trøgstad kommunes regning og risiko inntil byggelån er etablert eller prosjektet er terminert. Kommunestyrets vedtak kan tolkes slik at administrasjonen skal søke å sikre en optimal fremdrift, slik at det ikke oppstår unødig forsinkelse eller at det pådras unødige kostnader for kommunen. Slik saken står nå, synes det å være tre mulige løsninger: 1. Trøgstad kommune setter byggestart på vent/terminerer kontrakten i ekstraordinært Formannskapsmøte 03.07.15 2. Trøgstad kommune stanser videre arbeid med gjennomføringen av prosjektene inntil alle formelle forhold knyttet til kommunens leveranser er brakt i orden. Antatt tidspunkt for å oppta arbeidene er da ca. 15.09.15 3. Trøgstad kommune bidrar til å videreføre arbeidene med mulig avtalt termineringsdato ca. 15. august når avgjørelse i KOFA forventes å foreligge. Vurdering: Konsekvensene av de foreliggende alternativene for videreføring vil være som beskrevet nedenfor: 1. Trøgstad kommune setter gjennomføring av prosjektene på vent/terminerer kontrakten i ekstraordinært Formannskapsmøte 03.07.15: Oppgjør for konseptpluss sine positive og negative kontraktsinteresser avregnes og gjøres opp. 2. Trøgstad kommune stanser videre gjennomføring av prosjektene inntil alle formelle forhold knyttet til kommunens leveranser er brakt i orden. Antatt tidspunkt for å gjenoppta arbeidene er da ca. 15.09.15: Arbeidene blir minimum 4 måneder forsinket. Ny ferdigstillelse og overlevering blir tidligst februar 2017. Avviklings- og oppstartskostnader er foreløpig anslått til kr. 2.500.000,- eks mva. Nåværende kontraktssummer vil dermed øke forholdvis med ovenstående beløp. 3. Trøgstad kommune bidrar til å videreføre arbeidene med mulig termineringsdato ca. 15. august når avgjørelse i KOFA forventes å foreligge: Arbeidene blir ikke vesentlig forsinket i tid. Risikokostnader som dekkes av Trøgstad kommune er anslått til kr. 2.500.000,- med betalingsfrist 03.07.15. Detter er altså det som skal til for at de forberedende arbeidene kan utføres med tanke på byggestart tidligst mulig høsten 2015. Dersom prosjektet videreføres etter avgjørelse i KOFA vil dette beløpet dekkes av nåværende kontraktssummer og beløpet tilbakebetales uten opphold når byggelånet er åpnet. 4
Dersom prosjektet stanses etter avgjørelse i KOFA vil dette beløpet bli å avregne i forbindelse med endelig oppgjør mot konseptpluss. Rådmannen oppfatter kommunestyrets vedtak slik at det er ønskelig at arbeidet skal videreføres for å ivareta fremdriften i prosjektet. Rådmannen vil derfor anbefale at formannskapet går for den løsningen som er skissert i alternativ 3. Dersom formannskapet støtter valg av alternativ 3, bør Trøgstad kommune samtidig gi byggelånsbanken fullmakt til å tinglyse heftelser på de aktuelle eiendommene i møte 03.07.15, med samme avbruddskostnader som i alternativ 3. Forutsatt at formannskapet støtter valg av alternativ 3, vil videre fremdrift etter formannskapsmøtet 03.07.15 kunne være som følger: 1. Kommunen ber om fremdrift i KOFA slik at avgjørelse vil foreligge 14.08.15 2. Nytt ekstraordinært Formannskapsmøte holdes ca.18.08.15 3. Kommunestyremøte avholdes ca. 24.08.15 4. Ny start på gjennomføring av prosjektene, fortrinnsvis 01.09.15 5
Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Gro Borger FE - 033 15/1178 Referatsaker Saksnr Utvalg Type Dato 50/15 Formannskapet PS 03.07.2015 Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. 6