De første skrittene med Norlønn Norlønn er et nettbasert lønnssystem som er utviklet av Norlønn AS, og som kan betjenes direkte via internett, for eksempel gjennom Internet Explorer eller Mozilla Firefox. Det eneste du trenger er en datamaskin med internettilgang. Det kreves ingen spesielle IT-kunnskaper for å bruke Norlønn. Prisen pr. lønnsslipp er kun 15,00 kr eks. mva. Alle registreringer og endringer av medarbeiderdata og lønnsdata er gratis. På de neste sidene får du en nærmere beskrivelse av systemets oppbygging og funksjoner, samt hvordan du skal bruke det. Kontakt gjerne vår supportavdelingen dersom du har spørsmål ved å benytte deg av supportfunksjonen som du finner under menyen Hjelp. Vi ønsker deg lykke til med bruken av Norlønn! D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 1
Innholdsfortegnelse Prøv Norlønn... 3 Hvordan blir jeg kunde hos Norlønn?... 4 Firma oppsett... 7 Medarbeider oppsett... 9 Registrering av lønnsdata... 11 Lønnskjøring... 13 Etter lønnskjøringen... 14 Norlønn-kontoen din... 15 Hvordan får jeg hjelp?... 16 D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 2
Prøv Norlønn Du kan prøve Norlønn helt gratis. Gå inn på adressen www.norlonn.no og velg menypunktet Prøv gratis. På den neste siden taster du inn ønsket brukernavn og passord. Vi anbefaler at du notere ditt brukernavn og passord da dette skal brukes ved senere innlogging. Heretter får du tilgang til et demofirma (Demonstrasjonsfirma AS) som gir deg muligheten til å teste lønnssystemet direkte uten at det koster deg noe. Du kan dessuten fylle ut feltene med egen data og fritt opprette nye medarbeidere og lønnsdata. Dersom du ikke ønsker å fortsette med å bruke Norlønn vil dine data bli slettet fra systemet etter 30 dager. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 3
Hvordan blir jeg kunde hos Norlønn? For å bli kunde hos Norlønn AS skal du godta våre vilkår og betingelser. Vi anbefaler deg å skrive ut og lese dokumentet innen du godkjenner det. Klikk på menypunktet Konto og velg Avtale. Dette åpner nedenstående vindu: Klikk på linken Avtale Norlønn PDF og les dokumentet grundig. Dersom du vil godkjenne betingelsene skal du utfylle feltene med opplysninger om kontoinnehaveren. Kontoinnehaveren er den bedriften som Norlønn utsteder regninger til for bruken av systemet. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 4
Tast inn firmanavnet ditt i feltet Navn. Feltene Adresse 2, Telefonnr. og Mobiltelefonnr. er frivillige, alle andre felter skal fylles ut. Når opplysningene er lagt inn kan vinduet se ut som her: Klikk nå på knappen Godkjenn avtalen. Dette åpner nedenstående vindu: D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 5
Dersom du ønsker å endelig godkjenne betingelsene må du klikke på ja. Våre vilkår og betingelser er nå godkjent, og du blir logget ut av systemet for å aktivere kontoen. Du vil motta en aktiveringsmail på den e-postadressen du registrerte under godkjennelsen av avtalen, og du har 24 timer på deg til å benytte denne. Ved å klikke på aktiveringslinket i mailen, og logge deg inn på nytt i systemet kan du nå sette opp ditt eget firma i Norlønn og gjennomføre første lønnskjøring! D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 6
Firma oppsett Du kan opprette et eller flere firmaer til kontoen din. Under Firma, Generelt fremgår de viktigste firmaopplysningene som for eksempel adresse, kommunenummer og kontaktperson. Når avtalen er godkjent kopierer vi informasjonen over til firma så du ikke behøver å utfylle feltene en gang til. Hvis firmaet ikke er det samme som det som åpnet kontoen så kan du bare endre informasjonen. Dermed skal du kun utfylle Kommunenr. og Systemstartsdato Norlønn for å fullføre opprettelsen av firmaet. Feltet Systemstartdato Norlønn er meget viktig. Her taster du inn fra hvilken dato du ønsker å kjøre lønn med Norlønn. Hvis du skal kjøre måneds lønnede medarbeidere skal systemstartsdatoen alltid være den første i en måned. Skulle du ha behov for å opprette enda et firma gjør du dette ved å klikke på knappen Ny. NB! Dersom knappen Ny ikke er aktivert, har du enda ikke godkjent våre vilkår og betingelser. Godkjennelsen er en forutsetning for opprettelse av et ikke-fiktivt firma. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 7
Når feltene under menypunktet Generelt er fylt ut kan du klikke på Oppsett. Flere felter i denne menyen er obligatoriske, og valgene du gjør her har innvirkninger på beregningen av lønnen. Dersom du ønsker å få hjelp til å fylle ut feltene kan du klikke på de blå feltnavnene. NB! Alle data er fiktive data som utelukkende tjener som eksempel. Glem ikke å lagre opplysningene dine. Du kan nå legge inn den første lønnsperioden. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 8
Medarbeider oppsett Velg menypunktet Medarbeider, Generelt. For å opprette en ny medarbeider må du minst fylle ut feltene Medarbeidernr., Etternavn, Fornavn, Adresse 1, Postnr. og Sted. Som eksempel oppretter vi her medarbeideren Pia Olsen: D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 9
Inntast heretter medarbeiderens skatteopplysninger: Fyll også ut de andre menypunktene i det omfanget som er relevant for den valgte medarbeider. Vær oppmerksom på at fra 01.01.2015 vil alle feltene i menyen Arbeidsforhold være opbligatoriske for å kunne kjøre lønn. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 10
Registrering av lønnsdata Når du har opprettet dine medarbeidere kan du registrere deres lønnsdata, f.eks. fast lønn, timelønn, overtid, faste tillegg og trekk. Velg menyen Lønnsberegning og registrer de lønnsartene som er relevante for medarbeideren. Hvis du har registrert mer enn en medarbeider så vil du finne den i rullegardinmenyen på toppen av siden. I dette eksempelet har vi registrert lønnen til Pia Olsen: I høyre side av vinduet kan du se lønnssberegningen for den aktuelle medarbeideren. Lønnsberegningen gir spesifikke opplysninger om hvordan den utbetalte lønnen er regnet ut. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 11
I menyen Rapporter har du muligheten for å hente en test lønnsslipp og en test lønnsjournal som du kan bruke for å kontrollere lønnsberegningene før du kjørere perioden. Det er viktig at du utfører denne kontrollen da det ikke er mulig å slette en periode etter at den er kjørt. Hvis du skulle finne feil etter at du har kjørt perioden, så må du korrigere lønnen. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 12
Lønnskjøring Når du har sjekket medarbeiderne og deres lønnsdata kan du utføre selve lønnskjøringen. Dette gjør du under menypunktet Lønnskjøring, Perioder. Her er det obligatorisk å utfylle Utbetalingsdato. Husk at i forhold til a-meldingen så er det kontantprinsippet som gjelder. Det vil si at det er Utbetalingsdatoen som avgjør hvilken periode du skal innrapportere. Når du ønsker å starte lønnskjøringen skal du klikke på knappen Utfør Lønnskjøring. Lønnskjøringen blir heretter bokført. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 13
Etter lønnskjøringen Etter lønnskjøringen kan du skrive ut diverse rapporter i systemet som kan brukes til rapportering til myndighetene samt ditt regnskap. For å sende inn a-meldingen skal du inn under menyen Altinn, A-melding Det er en forutsetning at menyen Altinn, Oppsett er utfylt for å kunne sende denne rapporten inn til Altinn. For ytterligere hjelp til innsendingen av a-meldingen anbefaler vi deg å lese veiledningen som du finner ved å trykke på knappen Hjelp. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 14
Norlønn-kontoen din Når du registrerer deg som kunde er saldoen under Konto, Generelt, Saldo kr 0,00. Etter lønnskjøringen faller saldoen til et beløp som svarer til antallet av bokførte lønnsslipper pluss mva. Eksempel: Du utfører en lønnskjøring for 10 medarbeidere. Ettersom prisen pr. lønnslipp er 15,00 kr eks. mva vil et beløp på 187,50 kr (10 medarbeidere * 15,00 kr * 25% mva = 187,50 kr) bli trukket. Heretter vil vi utstede en faktura for det ovenstående beløp som du vil finne under Konto, Fakturaer. Fakturaen forfaller til betaling med det samme. Dersom beløpet ikke er betalt til Norlønn innen syv kalenderdager vil tilgangen din til Norlønn bli begrenset slik at du bare kan se dataene dine, men ikke har mulighet for å legge inn data og utføre lønnskjøringer. D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 15
Hvordan får jeg hjelp? Det finnes flere muligheter for å få hjelp: - Dette dokumentet: Les dette dokumentet grundig. Særlig avsnittene om firma oppsett og medarbeider oppsett er viktig. - Online-hjelp: Ved å klikke på et feltnavn vil du få en beskrivelse av hva du skal skive inn i feltet. Denne beskrivelsen åpnes i et separat vindu. Du vil også kunne finne generell informasjon om hver meny ved å trykke på knappen Hjelp. - FAQ s: Under menyen Hjelp finner du de mest vanlige spørsmålene vi får, samt et svar på dem. Ved å lese disse får du kanskje svar på ditt eget spørsmål. - Support spørsmål: Du kan dessuten stille spørsmål til vår supportavdeling. Du kommer i kontakt med dem under Hjelp, Supportspørsmål. Vennligst vær så presis som mulig når du formulerer spørsmålet slik at vi kan gi deg en rask og anvendelig løsning. Vær oppmerksom på at supporten bare omfatter håndteringen av lønnssystemet. Spørsmål av juridisk karakter må stilles til myndighetene, skatterådgiveren eller arbeidsgiverforeningen din. - YouTube: Norlønn er også på YouTube! Vi har produsert en rekke videoer om spesifikke funksjoner i lønnssystemet for på den måten å lette arbeidet med systemet for deg. Velg adressen http://www.youtube.com/norlonn. Dato: 12-02-2015 D e f ø r s t e s k r i t t e n e m e d N o r l ø n n S i d e 16