Innkalling til ordinært sameiermøte 2012 Ordinært sameiermøte i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø avholdes fredag 27. april 2012 kl. 18.00 i felleshuset på Havtunet. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2011 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. BUDSJETT FOR 2011 5. INNKOMNE FORSLAG Sak A) Forslag fra styret Endring av vedtektenes 3 Sak B) Forslag fra styret Endring av vedtektenes 4 Sak C) Forslag fra styret Ordensreglement Sak D) Forslag fra styret Forvaltning av sameiets fellesbrygger Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlem for 2 år C) Valg av 1 varamedlem for 2 år Styret vil legge frem forslag til valg i sameiermøtet Oslo, 7. mars 2012 Styret i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Erik Bratli /s/ Jan Kielland /s/ Geir Atle Kristiansen /s/ Liss Maria Myrvang Styrets leder I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. (Blir også utlevert på møtet)
Side 2 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø ÅRSBERETNING FOR 2011 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder Erik Bratli Østerengveien 24 Styremedlem Jan Kielland Einar Skjæraasens Vei 18 Styremedlem Geir Atle Kristiansen Ruglandsveien 83 A Styremedlem Liss Maria Myrvang Vøyensvingen 15 Varamedlem Harald Hermansen Camilla Colletts Vei 12 A Varamedlem Marit Lunder Stovnerbakken 2 M Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 3 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 47 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 982445469, ligger i bydel 907 Landet forøvrig i HVALER kommune og har adresse: Havtunet, 1684 Vesterøy Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: 50-116 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Regnskap-og forvaltning og revisjon Regnskap-og forvaltning er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
Side 3 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5455949. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, krever forsikringsselskapet en egenandel på kr 6 000. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo, løsøre og egen utebod. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å skaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift.
Side 4 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Styrets arbeid Det ble avholdt 5 styremøter i perioden. Styret har i annet halvår av 2011 kunnet fokusere på normale problemstillinger. Dette har gjort arbeidet vesentlig mer lystbetont. Arbeid med issikringsanlegg og forsikring har gjennom flere år vært både arbeidskrevende og belastende. Dugnad Det ble gjennomført to dugnader. En i forbindelse med årsmøtet og en på slutten av sommeren. På dugnad i 2012 vil vi ikke prioritere voll mot veien. Ekstraordinært sameiemøte. Det ble avholdt møte for å beslutte avvikling av felles issikringsanlegg. Dette ble vedtatt. Avtaler Det er inngått avtale med Hvaler Hytteservice om ukentlig ettersyn i vinterhalvåret. Ny forsikringsavtale ble også inngått. Forlik Det ble inngått forlik med Arne Steen vedr. manglende innbetaling av strømmåler. Fellesområdet Styret sliter med å finne gode kommersielle løsninger for bruk av felleshuset. Det er bekymringsfullt at huset sakte forfaller uten at dette kan balanseres mot inntekter. Felles issikringsanlegg er ikke lenger i drift. Individuelle systemer synes å fungere. Kompressor er lagt ut for salg. Ledninger vil fjernes på dugnad. Vann og avløp. Styret har ikke registrert frostskader i denne perioden. Nye (kommunale) ledninger er installert slik at dette ikke lenger utgjør en fare for båttrafikk. Vedlikehold fremover Styret oppfordrer til at alle hyttene males i 2012. Servicehuset trenger vedlikehold. Plan må utarbeides Fjerning av gammelt felles issikringsanlegg Vollen synker stadig. Skal den gi effektiv støyskjerming bør alternativer utredes og implementeres
Side 5 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø ÅRSREGNSKAPET FOR 2011 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2012. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2011 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2011 var til sammen kr 714 110. Kostnader Driftskostnadene i 2011 var på kr 685 970. Vesentlige avvik i forhold til budsjett skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 130 000, mens regnskapet viser kr 178 860. Hovedårsaken til avviket var utgifter knyttet til issikringsanleggets drift vinteren 2011/2012, samt service og ettersyn av brannvarslingsanlegget. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til energi/fyring skyldes høyere strømforbruk Andre vesentlige forhold som har påvirket årsresultatet er utkobling av issikringsanlegg Resultat Årets resultat på kr 51 505 foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2011 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. BUDSJETT FOR 2012 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2012. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 100 000 til større vedlikehold av brannvarslingsanlegget som omfatter skifte av kabler til en del av hyttene. Dette skyldes for liten kapasitet som medfører ustabilt anlegg med mye ettersyn. Det presiseres at dette er kun et estimat og at budsjettet vil endres når et presist estimat foreligger. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. Da issikringsanlegget ikke lenger driftes av sameiet, er denne posten redusert en del for 2012. Forsikring Byggekostnadsindeksen har økt med 6,9 %. Forsikringspremien for 2012 er redusert med kr 30 768,-, da det er byttet forsikringsselskap fra Gjensidige til If Skadeforsikring.
Tlf: +47 23 11 91 00 Fax: +47 23 11 91 01 www.bdo.no Org.nr. 993 606 650 MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien 45 0121 Oslo Til årsmøte i Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø som viser et overskudd på kr 51 501. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og forretningsførers ansvar for årsregnskapet Styret og forretningsfører er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og forretningsfører finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for selskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av selskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av forretningsfører er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø per 31. desember 2011 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale nettverket BDO, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land. 5949 Eierseksjonssameiet Økholmen Sjøbodmiljø
Andre forhold Budsjettallene som fremkommer i årsregnskapet er ikke revidert. Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at styret og forretningsfører har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. 19. mars 2012 BDO AS Merete Otterstad Sandsnes/s/ statsautorisert revisor BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale nettverket BDO, som består av uavhengige selskaper i de enkelte land.
Side 9 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 5949 - SAMEIET ØKHOLMEN SJØBODMILJØ RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2011 2010 2011 2012 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 705 000 634 500 705 000 658 000 Andre inntekter 3 9 100 3 000 5 000 10 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 714 100 637 500 710 000 668 000 DRIFTSKOSTNADER: Avskrivninger 12-9 875-9 875 0 0 Revisjonshonorar 5-4 306-22 330-8 000-5 000 Forretningsførerhonorar -70 953-68 255-69 000-55 000 Konsulenthonorar 6-11 008-12 635-5 000-5 000 Drift og vedlikehold 7-178 860-137 699-130 000-280 300 Forsikringer -170 768-173 994-160 000-140 000 Festeavgift 8-100 000-100 000-100 000-100 000 Energi/ fyring 9-103 419-107 232-85 000-72 000 Kabel- / TV-anlegg 0-2 490-3 000-3 000 Andre driftskostnader 10-36 781-27 127-64 000-21 500 SUM DRIFTSKOSTNADER -685 970-661 637-624 000-681 800 DRIFTSRESULTAT 28 130-24 137 86 000-13 800 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 23 371 14 880 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 23 371 14 880 0 0 ÅRSRESULTAT 51 501-9 257 86 000-13 800 Overføringer: Til opptjent egenkapital 51 501 0 Fra opptjent egenkapital 0-28 789 Til vedlikeholdsfond 0 70 500 Fra vedlikeholdsfond 0-50 968
Side 11 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Styrets leder NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer kvartalsvis. OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 705 000 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 705 000 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie servicehuset 8 500 Salg av nøkler 600 SUM ANDRE INNTEKTER 9 100 NOTE: 4 STYREHONORAR Det er ikke utbetalt honorar til styret for perioden 2010/2011. Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. Selskapet er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 4 306. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -5 625 OBOS Eiendomsforvaltning AS -5 383 SUM KONSULENTHONORAR -11 008 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold utvendig anlegg -915 Drift/vedlikehold fellesanlegg -95 357 Drift/vedlikehold brannsikring -78 594 Kostnader dugnader -3 995 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -178 860
Side 12 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø NOTE: 8 FESTEAVGIFT Tomten er festet fra Kurt Nordeng. Festetid 99 år fra 01.07.1996. NOTE: 9 ENERGI / FYRING Elektrisk energi -103 419 SUM ENERGI / FYRING -103 419 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -1 500 Driftsmateriell -550 Snørydding/gressklipping -14 600 Andre fremmede tjenester -13 428 Trykksaker -1 056 Andre kontorkostnader -782 Porto -1 804 Drivstoff biler, maskiner osv -139 Bankgebyr -472 Konstaterte tap -2 450 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -36 781 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 179 Renter bank 60 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 441 Gjensidige forsikring, utbytte 2010 21 691 SUM FINANSINNTEKTER 23 371 NOTE: 12 VARIGE DRIFTSMIDLER Bobleanlegg Tilgang 2007 148 125 Avskrevet tidligere -31 375 Avskrevet i år -9 875 106 875 Servicehus Tilgang 2006 750 000 750 000 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 856 875 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER -9 875
Side 13 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Gjensidige forsikring, avregning ved opphør 2011 1 756 Leie servicehuset 2011 5 000 Viderefakturerte kostnader 12 491 Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2012) 67 676 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 86 923 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2012, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2012. INNTEKTS-OG KOSTNADSOVESLAG FOR 2012 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter for 2012 i budsjett for 2012 for godkjennelse i sameiemøtet. De årlige felleskostnadene er forelått redusert fra kr. 15 000 til kr. 14 000. Dette er mulig fordi issikringsanlegg ikke lenger drives av sameiet. I tillegg er forretningsførerhonorar redusert, rimeligere forsikring, mindre energiforbruk og redusert ettersyn av brannalarmsystem. Det er imidlertid budsjettert med Kr 100 000 til skifte av strømkabler til brannalarmsystemet. Eksisterende kabler har ikke god nok kapasitet. Styret har i dag ikke et godt nok overslag over denne kostnaden. Dette kan påvirke budsjettet både negativt og positivt. Imidlertid er dette en engangskostnad. Budsjett til energi er naturlig nok usikkert. Styret har ikke inkludert inntekt fra salg av kompressor(issikringsanlegg). Salgsum vil ikke påvirke budsjettet i vesentlig grad. Forslag til vedtak Sameiemøtet vedtar budsjettet for 2012 som forelagt
Side 14 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Innkomne forslag Sak A) Forslag fra styret Endring av vedtektenes 3 Vedtektsfesting av forsikringsordning, tillegg til Felleskostnader 3 Sameiemøtet i 2011 vedtok med 21 mot 9 stemmer følgende: «Sameiermøtet vedtar at fremtidig forsikringsordning for sameiet skal vedtektsfestes og pålegger styret å fremme et forslag om dette i neste sameiermøte basert på resultatet i avstemningen om vedtak A1 og de forsikringsavtaler som vil inngås for sameiet basert på dette.» Forslaget om å endre forsikringsordning fra felles til individuell for egen seksjon med hytte og uteanlegg (A1) ble ikke (11 mot 21 stemmer) vedtatt. Styret forstår derfor situasjonen som at det skal fremme forslag om vedtektsendring for at få fastslått at anlegget skal forsikres gjennom en felles forsikring. Dette er en oppfølging av nevnte vedtak. Vedtak om endring av vedtektene krever 2/3-flertall, jfr vedtektenes 19. Dersom forslaget ikke vedtas tolker styret situasjonen som at spørsmålet om fellesforsikring er vedtatt, men ikke vedtektsfestet. Sameiemøtet vil i så fall senere kunne endre vedtaket om fellesforsikring med simpelt flertall. Etter styrets oppfatning er det naturlig å plassere forslaget om ny vedtektstekst under paragraf 3, fellesutgifter. Dette fordi en fellesforsikring vil inngå som en del av felleskostnadene. I tillegg så er fellesforsikringen omtalt i bestemmelsens annet ledd. Styret foreslår at paragraf tre etter dette skal lyde (forslag til ny tekst er skrevet i kursiv): Forslag til vedtak: «3 FELLESUTGIFTER Fellesutgifter er utgifter ved eiendommen som ikke er knyttet til den enkelte bruksenhet. Fellesutgifter skal fordeles mellom sameierne etter størrelsen på sameierbrøkene, med mindre annet gyldig vedtas med tilstrekkelig flertall. De andre sameierne har lovbestemt panterett i seksjonen for krav mot sameieren som følger av sameieforholdet. Pantehavet kan ikke overstige et beløp som for hver bruksenhet svarer til folketrygdens grunnbeløp på det tidspunkt da tvangsdekning besluttes gjennomført. Anlegget skal være forsikret gjennom en felles forsikring i Sameiets navn. Ved forsikringsoppgjør som følge av skade på den enkelte seksjon og som dekkes over sameiets forsikring skal egenandel dekkes av eier av seksjonen.»
Side 15 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Sak B) Forslag fra styret Endring av vedtektenes 4 Vedlikehold 4: Forrige styre fremmet forslag om endringer i vedtektenes 4 til forrige Sameiermøte. Forslaget ble utsatt. Motivasjonen for å fremme forslaget var bl.a: «Etter Eierseksjonslovens 19 har den enkelte sameier enerett til bruk av sin bruksenhet og rett til å nytte fellesarealer til det de er beregnet til eller vanlig brukt til eller som er i samsvar med tiden og forholdene. På Havtunet har den enkelte sameier rett til eksklusiv bruk innenfor egen port. Videre er det gitt anledning til at den enkelte sameier kan foreta en viss tilpasning og utnyttelse av disse utearealene. Utnyttelse av noe omfang fordrer etter vedtektene styrets eller sameiemøtets godkjennelse, jfr. vedtektenes 12 og 18. Det er også gjennomført endringer i utnyttelse uten nødvendige godkjenninger, slike som flytting av gjerder, utlegging av brygger mm. Endringer er som hovedregel begrunnet i den enkelte sameiers eget ønske og sjelden i forhold til det beste for fellesskapet. Kostnader ved endringer dekkes av den enkelte. Ved endring av utnyttelse av de naturlige arealene kan det i henhold til Eierseksjonslovens 19, 5. i vedtektene gis bestemmelser om midlertidig enerett for en eller flere sameiere til bruk av bestemte deler av fellesarealene og om vilkårene for enerett. Iht. til gjeldende vedtekter 4, ledd 2 er ytre vedlikehold av bygninger, felles brygger etc. sameiets ansvar. Etter Eierseksjonslovens 20, 2. kan det i vedtektene fastsettes at eierne av bestemte seksjoner skal ha plikt til å holde deler av fellesarealet ved like. Sameiermøtet 30. april 2010 vedtok at vedlikehold av boder, gjerder mv naturlig knyttet til bruken av den enkelte seksjon samt av brygger utover opprinnelige brygger med påstigningsbrygger likevel er respektive sameiers ansvar. Beising og maling av boder og gjerder skal skje etter en enhetlig plan. Styret foreslår en ytterligere endring i vedtektenes 4 til at den enkelte sameier skal ha ansvar for ytre og innvendig vedlikehold av egen seksjon utvendig inkludert sjøbod, brygger, påstigningsbrygger, boder, gjerder og andre innretninger innenfor seksjonens grenser som anlegges og naturlig brukes av den enkelte seksjon.» Sittende styre vil kommentere at forslaget også innebærer relativt omfattende omstrukturering av gjeldende bestemmelse. Styret mener at forslaget er en nyttig opprydding og presisering. I Sameiermøtet i 2011 ble det diskutert hva som ble omfattet av vedlikeholdsplikten for innvendige vann- og avløpsledninger. Ihht til gjeldende vedtekter er grensen «til og med forgreiningspunktet inn til seksjonen». Styret finner det riktig å påpeke at dette punktet ikke omfattes av forslaget til endring. Dersom det er ønske om endring av dette punktet så forventer styret at det fremmes forslag om dette til Sameiermøtet 2013. Styret har ingen ytterligere merknader til forslaget og fremmer det uten endringer: Gjeldende bestemmelse lyder: «4 VEDLIKEHOLD Innvendig vedlikehold av egen seksjon samt andre rom som hører under seksjonen, påhviler fullt ut for egen regning den enkelte sameier.
Side 16 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Innvendige vann- og avløpsledninger omfattes av vedlikeholdsplikten til og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og elektriske ledninger til og med seksjonens sikringsboks. Ytre vedlikehold av eiendommen med bygninger, felles brygger, fellesrom, fellesarealer, anlegg og utstyr, herunder parkeringsplasser og friarealer, felles trafostasjon er sameiets ansvar. Vedlikehold av boder, gjerder mv naturlig knyttet til bruken av den enkelte seksjon samt av brygger utover opprinnelige brygger med påstigningsbrygger er likevel respektive sameiers ansvar. Beising og maling av boder og gjerder skal skje etter en enhetlig plan.» Forslag til vedtak: Sameiermøtet vedtar ny 4 til vedtektene (endringene markert med kursiv): Ytre og innvendig vedlikehold av egen seksjon inkludert sjøbod, brygger, påstigningsbrygger, boder, gjerder og andre innretninger innenfor seksjonens grenser som vist i oversikten i reseksjoneringsbegjæringen datert 19.05.2004 og tinglyst 31.10.2005, påhviler fullt ut for egen regning den enkelte sameier. Innvendige vann- og avløpsledninger omfattes av vedlikeholdsplikten til og med forgreningspunktet inn til seksjonen, og elektriske ledninger til og med seksjonens sikringsboks. Beising og maling av boder, brygger og gjerder skal skje etter en enhetlig plan. Dersom en sameier misligholder sin vedlikeholdsplikt etter varsel fra styret, kan sameiermøtet med minst to tredjedeler av de avgitte stemmene beslutte at vedlikeholdsarbeidet skal utføres for vedkommende sameiers regning. Vedlikehold av øvrige deler av eiendommen inkludert bygninger, felles brygger, fellesrom, fellesarealer, anlegg og utstyr, herunder parkeringsplasser og friarealer, er sameiets ansvar. Sak C) Forslag fra styret Ordensreglement Ordensreglement: Det hersker usikkerhet omkring om det foreligger et ordensreglement etter de organisatoriske endringene som skjedde innen sameiet. Styret har derfor utarbeidet utkast til ordensreglement som nå fremmes for Sameiermøtet til behandling. Reglementet følger vedlagt og styret tilrår at Sameiermøtet vedtar reglementet. Forslag til vedtak: «ORDENSREGLER FOR ØKOHOLMEN SJØBODMILJØ 1. Innledning Økoholmen Sjøbodmiljø er organisert i en sameieform som består av privat eide seksjoner. Det er seksjonseierne selv som må skape de forhold som sikrer ro og orden og som skaper et godt miljø i sameiet.
Side 17 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø For å oppnå dette og for å skape best mulige forhold mellom de enkelte beboere er det nedenfor gitt enkle regler som det er i hver beboers interesse å overholde enten om man er eier eller leietager. Disse ordensreglene vedtas av Generalforsamlingen i sameiet og kan kun endres av det til enhver tid sittende styre. 2. Alminnelige bestemmelser a. Beboere/ leietagere skal parkere kjøretøyene på oppmerkede biloppstillingsplasser. Alle parkerte kjøretøy skal være registrert. Det er ikke tillatt å parkere utenom oppmerkede plasser. b. Hengere eller båter skal ikke hensettes på sameiets oppmerkede parkeringsplasser, da dette vil medføre mangel på parkeringsplasser. c. Fotballsparking og annen ballsport skal hovedsakelig foregå på ballplassen, og skal ikke foregå mellom hyttene. d. All skyting med sprettert, pil og bue, samt all slags skytevåpen, er strengt forbudt. e. Grøntanlegg, som plener, busker, trær og blomster må vernes om. f. Søppel skal kastes i den utplasserte kontaineren. Søppel skal aldri plasseres utenfor kontainere eller kastes på området for øvrig. Den som kaster søppel skal passe på at søppelet er ordentlig dyttet på plass og at klaffene på kontaineren er igjen. g. Lufting av husdyr skal foregå i bånd innenfor sameiets eiendom og må utføres av en person som har kontroll over dyret. Uansett hvor på området man er skal avføring tas opp i en pose og kastes i søppelkontainer. Lufting av husdyr bør unngås på ballplass og lekeplass. h. Det er strengt forbudt å legge ut mat til fugler slik at mus og andre gnagere tiltrekkes til eiendommen. i. Det er ikke tillatt å sette fra seg sykler eller andre gjenstander i gangveiene mellom hyttene. Alle gjenstander skal settes innenfor hyttens port. j. Det er ikke tillatt å lagre papp/ trevirke etc. på bryggeområdet. Det vises til brannforskriftene for slike anlegg. k. Det er den enkelte beboer og leietagers ansvar at hytten er utstyrt med brannslange eller pulverapparat. l. Det er strengt forbudt med åpen ild på sameiets grunn, det være seg på brygger/felles områder eller i strandsonen. Det skal ikke fyres med kullgriller på terrassene, da dette kan være brannfarlig. m. Når det kjøres båt innenfor 50-meteres sonen skal det holdes lav hastighet. Hvis båten skal drive vannaktiviteter som vannski osv. skal dette drives utenfor 50m sonen. Vær OBS på badende. n. Det er besluttet av styret den 21.05.2011 at det fra og med den dato skal innbetales leiepris for felleshuset. Prisene er som følger: Kommersielt bruk: kr. 1500, sameier som leier til egne, private arrangementer: kr. 750, sameiere som går sammen om å bruke huset: kr 100, ungdom som bruker huset under oppsyn av voksne: kr. 100 3. Bestemmelser om ro på området a. Det skal være ro i seksjonen og på området mellom kl. 2400 0700 b. Seksjonene og området skal brukes slik ar det ikke sjenerer andre beboere. c. Ved festlige anledninger som medførefører mer støy enn vanlig, samt ved støy utover kl. 2400, skal naboer forhåndsvarsles. Et varsel tilsidesetter ikke normale hensyn.
Side 18 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 4. Bestemmelser ved utleie av felleshus og hytter a. Leietager forplikter seg til å rydde opp etter ulike arrangementer på sameiets felles arealer samme dag/natt. b. De som driver med utleie plikter til å gjøre oppmerksom på ordensreglene. 5. Skade på anlegget a. Blir det påført skade på anlegget under utleie er det den enkelte sameier som er økonomisk ansvarlig for dette. Sameiet er da i sin fulle rett til å rekvirere utbedring for den enkelte utleiers regning.» Sak D) Forslag fra styret Forvaltning av sameiets fellesbrygger Fellesbrygger: Det hersker en viss usikkerhet omkring status og spilleregler for forvaltning av Sameiets fellesbrygger. Dette dreier seg om forholdet til Sameiets styre, mandat for Bryggelag, regnskap og revisjon, eiendomsrett og disposisjonsrett mv. Samtidig omsettes hytter der nye eiere kan risikere å kjøpe mer enn selgere disponerer over. Etter styrets oppfatning er det behov for en gjennomgang av status og eventuelt etablering av nødvendige spilleregler. Etter styrets oppfatning ligger dette i dag innenfor styrets myndighet. For å fjerne enhver tvil om dette så inviteres Sameiermøtet til å fatte vedtak om dette. Forslag til vedtak: 1. Forvaltning av Sameiets fellesbrygger ligger under styret. 2. Styret oppretter og nedlegger de utvalg/lag som det mener er nødvendig for mest effektiv forvaltning av fellesbryggene. 3. Styret rapporterer status for fellesbrygger i årsrapporten.
Side 19 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Valg av tillitsvalgte På sameiermøtet i 2011 fikk hele styret ny sammensetning, bortsett fra 1 vararepresentant som er på valg i år. Styrets leder ble valgt for 1 år. Leder: Erik Bratli 2011-2012 (på valg, valgt for 1 år) Styremedlem Geir Atle Kristiansen 2011-2013 (ikke på valg) Styremedlem Liss Maria Myrvang 2011-2013 (ikke på valg) Styremedlem Jan Kielland 2011-2013 (ikke på valg) Varamedlem Marit Lunder 2010-2012 (på valg) Varamedlem Harald Hermansen 2011-2013 (ikke på valg) Styret ønsker at det velges inn enda et styremedlem på sameiermøtet i 2012, slik at det blir kontinuitet i styrets arbeid. Foreløpig har det ikke lykkes å få noen, men vi håper noen av sameierne kan være villig til å bli valgt inn. Sameiet har store verdier på Havtunet, og det er viktig at det finnes et styre som forvalter disse til beste for alle sameierne.