Klæbu kommune MØTEINNKALLING Partssammensatt utvalg Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 25.09.2017 Tid: 14:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/17 16/862 Forslag omstillingsavtale og kommunikasjonsplan til ansatte 7/17 12/269 Åpen post - partssammensatt utvalg (PSU) Klæbu, 20.09.2017 ordfører
Klæbu kommune Forslag omstillingsavtale og kommunikasjonsplan til ansatte Partssammensatt utvalg Møtedato: 25.09.2017 Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 6/17 Partssammensatt utvalg 25.09.2017 Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte. Saksopplysninger Forslag til mstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte legges frem for Partssammensatt utvalg som en orienteringssak. Forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplanen skal legges frem for felles PSU før det legges frem for Fellesnemnda 24.10.2017. 1. UTGANGSPUNKT FOR OMSTILLINGSAVTALEN Utgangspunktet for omstillingsavtalen er Intensjonsavtalen og prosjektplan for prosjektgruppa for sammenslåing. I Intensjonsavtalen pkt. 10 forutsettes det at det vil bli utarbeidet en omstillingsavtale hvor arbeidsgiverpolitiske forhold blir tatt opp. I prosjektplanen for kommunesammenslåingen i pkt. 3.4 under overskriften «Omstillingsavtale» kommer det frem at en viktig utreningsoppgave er spilleregler for sammenslåingen og at dette arbeidet skal prioriteres. Videre kommer det frem at likheter og ulikheter mellom kommunene når det gjelder avtaleverk og forholdet til de ansatte er særlig viktige områder og at dette skal harmoniseres.
Sak 6/17 Ansvaret for arbeidet med omstillingsavtalen er gitt kommunaldirektør for organisasjon i Trondheim kommune. 2. PARTENE I OMSTILLINGSAVTALEN Partene i avtalen er Klæbu kommune, Trondheim kommune og arbeidstakerrepresentantene i det felles Partsammensatte utvalget. 3. FORMÅLET MED OMSTILLINGSAVTALEN Formålet med avtalen er å sikre en ryddig og forutsigbar prosess og skape en felles plattform og spilleregler for organisasjonsendringen. 4. OMSTILLINGSGRUPPA Omstillingsavtalen er utarbeidet av en omstillingsgruppe, som ble satt sammen til dette arbeidet, og som har bestått av representanter både fra Klæbu kommune og Trondheim kommune, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Gruppa har bestått av: - Senior rådgiver Janne Hafskjær og Sigrid Fritzvold i rådmannens fagstab i Trondheim kommune - Hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet Svein Olav Aarlott/Knut-Erik Elnæs og Utdanningsforbundet Hege Slørdahl/Frode Vikhals i Trondheim kommuen - Hovedvernombud i Eirik Brovold i Trondheim kommune - HR rådgiver Kirsten Øyås Berg og Gunhild Ørjasæter i Klæbu kommune - Hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet Ingvar Sund og Utdanningsforbundet Ingvild Estenstad/Kenneth Stagel i Klæbu kommune - Hovedvernombud Thor Eivik i Klæbu kommune Arbeidet har vært ledet av Janne Hafskjær. 5. INNHOLDET I OMSTILLINGSAVTALEN Avtalen er delt inn i tre hoveddeler med overskriftene «Generell», «Virkemidler og tiltak» og «Virksomhetsoverdragelse prosess for sammenslåing av kommune». Den generelle delen tar bl.a. for seg rettslig grunnlag, formålet med avtalen, partene og at medbestemmelse og medvirkning fra tillitsvalgte er en sentral del av arbeidet med sammenslåingen. Tillitsvalgte skal involveres i arbeidet i omstillingsperioden i henhold til bestemmelsene i Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Del to beskriver de tiltak som må iverksettes av hver av kommunene i omstillingsperioden frem til sammenslåing, som risikovurdering, kartlegging av kompetansen til ansatte som blir mest berørt av sammenslåingen, harmonisering av dokumenter innen personalforvaltningen og opprettelse av faglig nettverkssamarbeid mellom enhetene i de to kommunene. Risikovurdering og kartlegging skal gjennomføres innen våren 2018 i hver av kommunene. Det er rådmann i hver av kommunene som har ansvar for å påse at dette arbeidet gjennomføres. Side 2 av 7
Sak 6/17 Arbeidet med harmonisering av dokumenter skal ferdigstilles i løpet av våren 2019. Dog skal retningslinjer for overtallighet for den nye kommunen prioriteres og ferdigsstilles før prosessen med virksomhetsoverdragelse igangsettes høsten 2018. Det er kommunaldirektør for organisasjon som skal sørge for at dette arbeidet gjennomføres og utnevne de som skal arbeide med det. Del tre tar for seg selve virksomhetsoverdragelsen og krav på stilling for ansatte som i det vesentlige får videreført sin stilling/arbeidsoppgaver i den nye kommunen. Det er også under denne delen gjort rede for at ingen arbeidstakere vil bli overtallig pga. sammenslåingen. Det vil bli laget nærmere retningslinjer for gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen og vurdering av krav på stilling. Disse retningslinjene skal kommunaldirektør for organisasjon sørge for blir utarbeidet før prosessen med virksomhetsoverdragelsen igangsettes høsten 2018. Kommunaldirektøren utnevner personer som vil utarbeide retningslinjene og arbeide med gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen og vurdere hvorvidt det foreligger krav på stilling. 6. KOMMUNIKASJONSPLAN RETTET MOT ANSATTE Fellesnemnda vedtok den 25.04.17 en kommunikasjonsplan rettet mot innbyggerne. Ifølge Intensjonsavtalen pkt. 10 under overskriften «Informasjon/kommunikasjon» skal det utarbeides en egen strategi for informasjon til ansatte i samråd med tillitsvalgte. Kommunikasjonsplanen rettet mot ansatte angir tidfestet tiltak med budskap/mål, berørte målgruppe og hvor informasjonen vil finnes. Medbestemmelse og medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud jf. hovedavtalen og arbeidsmiljøloven, er omtalt nærmere i omstillingsavtalen. Det er den samme arbeidsgruppen, jfr. pkt. 4 over, som i samarbeid med kommunikasjonsrådgiver Gry Kvarme-Joakimsen har arbeidet frem forslaget til kommunikasjonsplan rettet mot ansatte. Formål med kommunikasjonsplanen Kommunikasjonsplanen skal sørge for at ansatte er godt informert om de ulike prosesser som skal gjennomføres i kommunesammenslåingen. Kommunikasjonsarbeidet skal gjennomføres på en slik måte at ansatte enkelt får god og korrekt informasjon på riktig tidspunkt og i klart språk. I tillegg skal ansatte vite hvor de kan henvende seg med spørsmål om kommunesammenslåing. Informasjonskanaler Kommunene kan ha ulike rutiner for kommunikasjon. Dette kan medføre at ansatte får informasjon på ulike måter og til ulike tider hvis kommunene ikke samkjører seg. Vi må også sikre at informasjonen er lik, med mindre det er avklart at kommunene har ulike behov. Informasjon om kommunesammenslåingen rettet mot ansatte skal skje gjennom: Intranett Informasjonsmøter i Klæbu Side 3 av 7
Sak 6/17 Ledermøter HR systemet i Trondheim I noen grad direkte kontakt med berørte enheter Det skal opprettes en egen ekstern nettside for kommunesammenslåing, som i henhold til kommunikasjonsplan vedtatt 25.4.2017 skal være klar i løpet av høsten 2017. Her vil ansatte også finne oppdatert informasjon. Side 4 av 7
Klæbu kommune Åpen post - partssammensatt utvalg (PSU) Partssammensatt utvalg Møtedato: 25.09.2017 Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 7/17 Partssammensatt utvalg 25.09.2017 Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. SAKSUTREDNING Saksopplysninger Det er ingen innkomne saker.
Side 2 av 7 Sak 7/17
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gunhild Ørjasæter Arkiv: 026 Arkivsaksnr-dok.nr: 16/862-67 Omstillingsavtalen Rådmannens innstilling Partssammensatt utvalg tar forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte til orientering. SAKSUTREDNING Vedlegg Forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte. Saksopplysninger Forslag til mstillingsavtale og kommunikasjonsplan rettet mot ansatte legges frem for Partssammensatt utvalg som en orienteringssak. Forslag til omstillingsavtale og kommunikasjonsplanen skal legges frem for felles PSU før det legges frem for Fellesnemnda 24.10.2017. 1. UTGANGSPUNKT FOR OMSTILLINGSAVTALEN Utgangspunktet for omstillingsavtalen er Intensjonsavtalen og prosjektplan for prosjektgruppa for sammenslåing. I Intensjonsavtalen pkt. 10 forutsettes det at det vil bli utarbeidet en omstillingsavtale hvor arbeidsgiverpolitiske forhold blir tatt opp. I prosjektplanen for kommunesammenslåingen i pkt. 3.4 under overskriften «Omstillingsavtale» kommer det frem at en viktig utreningsoppgave er spilleregler for sammenslåingen og at dette arbeidet skal prioriteres. Videre kommer det frem at likheter og ulikheter mellom kommunene når det gjelder avtaleverk og forholdet til de ansatte er særlig viktige områder og at dette skal harmoniseres. Ansvaret for arbeidet med omstillingsavtalen er gitt kommunaldirektør for organisasjon i Trondheim kommune. 2. PARTENE I OMSTILLINGSAVTALEN
Partene i avtalen er Klæbu kommune, Trondheim kommune og arbeidstakerrepresentantene i det felles Partsammensatte utvalget. 3. FORMÅLET MED OMSTILLINGSAVTALEN Formålet med avtalen er å sikre en ryddig og forutsigbar prosess og skape en felles plattform og spilleregler for organisasjonsendringen. 4. OMSTILLINGSGRUPPA Omstillingsavtalen er utarbeidet av en omstillingsgruppe, som ble satt sammen til dette arbeidet, og som har bestått av representanter både fra Klæbu kommune og Trondheim kommune, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. Gruppa har bestått av: - Senior rådgiver Janne Hafskjær og Sigrid Fritzvold i rådmannens fagstab i Trondheim kommune - Hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet Svein Olav Aarlott/Knut-Erik Elnæs og Utdanningsforbundet Hege Slørdahl/Frode Vikhals i Trondheim kommuen - Hovedvernombud i Eirik Brovold i Trondheim kommune - HR rådgiver Kirsten Øyås Berg og Gunhild Ørjasæter i Klæbu kommune - Hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet Ingvar Sund og Utdanningsforbundet Ingvild Estenstad/Kenneth Stagel i Klæbu kommune - Hovedvernombud Thor Eivik i Klæbu kommune Arbeidet har vært ledet av Janne Hafskjær. 5. INNHOLDET I OMSTILLINGSAVTALEN Avtalen er delt inn i tre hoveddeler med overskriftene «Generell», «Virkemidler og tiltak» og «Virksomhetsoverdragelse prosess for sammenslåing av kommune». Den generelle delen tar bl.a. for seg rettslig grunnlag, formålet med avtalen, partene og at medbestemmelse og medvirkning fra tillitsvalgte er en sentral del av arbeidet med sammenslåingen. Tillitsvalgte skal involveres i arbeidet i omstillingsperioden i henhold til bestemmelsene i Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Del to beskriver de tiltak som må iverksettes av hver av kommunene i omstillingsperioden frem til sammenslåing, som risikovurdering, kartlegging av kompetansen til ansatte som blir mest berørt av sammenslåingen, harmonisering av dokumenter innen personalforvaltningen og opprettelse av faglig nettverkssamarbeid mellom enhetene i de to kommunene. Risikovurdering og kartlegging skal gjennomføres innen våren 2018 i hver av kommunene. Det er rådmann i hver av kommunene som har ansvar for å påse at dette arbeidet gjennomføres. Arbeidet med harmonisering av dokumenter skal ferdigstilles i løpet av våren 2019. Dog skal retningslinjer for overtallighet for den nye kommunen prioriteres og ferdigsstilles før prosessen med virksomhetsoverdragelse igangsettes høsten 2018. Det er kommunaldirektør for organisasjon som skal sørge for at dette arbeidet gjennomføres og utnevne de som skal arbeide med det.
Del tre tar for seg selve virksomhetsoverdragelsen og krav på stilling for ansatte som i det vesentlige får videreført sin stilling/arbeidsoppgaver i den nye kommunen. Det er også under denne delen gjort rede for at ingen arbeidstakere vil bli overtallig pga. sammenslåingen. Det vil bli laget nærmere retningslinjer for gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen og vurdering av krav på stilling. Disse retningslinjene skal kommunaldirektør for organisasjon sørge for blir utarbeidet før prosessen med virksomhetsoverdragelsen igangsettes høsten 2018. Kommunaldirektøren utnevner personer som vil utarbeide retningslinjene og arbeide med gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen og vurdere hvorvidt det foreligger krav på stilling. 6. KOMMUNIKASJONSPLAN RETTET MOT ANSATTE Fellesnemnda vedtok den 25.04.17 en kommunikasjonsplan rettet mot innbyggerne. Ifølge Intensjonsavtalen pkt. 10 under overskriften «Informasjon/kommunikasjon» skal det utarbeides en egen strategi for informasjon til ansatte i samråd med tillitsvalgte. Kommunikasjonsplanen rettet mot ansatte angir tidfestet tiltak med budskap/mål, berørte målgruppe og hvor informasjonen vil finnes. Medbestemmelse og medvirkning fra tillitsvalgte og verneombud jf. hovedavtalen og arbeidsmiljøloven, er omtalt nærmere i omstillingsavtalen. Det er den samme arbeidsgruppen, jfr. pkt. 4 over, som i samarbeid med kommunikasjonsrådgiver Gry Kvarme-Joakimsen har arbeidet frem forslaget til kommunikasjonsplan rettet mot ansatte. Formål med kommunikasjonsplanen Kommunikasjonsplanen skal sørge for at ansatte er godt informert om de ulike prosesser som skal gjennomføres i kommunesammenslåingen. Kommunikasjonsarbeidet skal gjennomføres på en slik måte at ansatte enkelt får god og korrekt informasjon på riktig tidspunkt og i klart språk. I tillegg skal ansatte vite hvor de kan henvende seg med spørsmål om kommunesammenslåing. Informasjonskanaler Kommunene kan ha ulike rutiner for kommunikasjon. Dette kan medføre at ansatte får informasjon på ulike måter og til ulike tider hvis kommunene ikke samkjører seg. Vi må også sikre at informasjonen er lik, med mindre det er avklart at kommunene har ulike behov. Informasjon om kommunesammenslåingen rettet mot ansatte skal skje gjennom: Intranett Informasjonsmøter i Klæbu Ledermøter HR systemet i Trondheim I noen grad direkte kontakt med berørte enheter
Det skal opprettes en egen ekstern nettside for kommunesammenslåing, som i henhold til kommunikasjonsplan vedtatt 25.4.2017 skal være klar i løpet av høsten 2017. Her vil ansatte også finne oppdatert informasjon.
versjon 06.09.17 Omstillingsavtale for kommunesammenslåing mellom Trondheim og Klæbu kommuner Del I - Generelt 1. Bakgrunn Det ble vedtatt kommunesammenslåing mellom Trondheim kommune og Klæbu kommune i bystyremøte i Trondheim 16.6.2016 og kommunestyremøte i Klæbu 16.6.2016. Vedtakene om kommunesammenslåing er basert på vedtatt Intensjonsavtale mellom Trondheim kommune og Klæbu kommune av 4.4.2016. Kommunesammenslåingen innebærer at Trondheim kommune og Klæbu kommune opphører som rettssubjekt samtidig som det etableres et nytt rettssubjekt, den nye kommunen. Sammenslåingen skjer 1.1.2020 og navnet på den nye kommunen skal være Trondheim kommune. Ifølge Intensjonsavtalen pkt. 10, avsnitt 7, skal det opprettes et felles partssammensatt utvalg for å behandle saker som gjelder forholdet mellom kommune og ansatte, jfr. kommuneloven 25 og inndelingsloven 26. Det vil bli utarbeidet en omstillingsavtale der arbeidsgiverpolitiske forhold tas opp. I tillegg skal det utarbeides en egen strategi for informasjon til ansatte, i samråd med tillitsvalgte og verneombud. I følge prosjektplanen for kommunesammenslåingen, vedtatt i Fellesnemnda 14.02.17, handler en viktig utredningsoppgave om spilleregler for sammenslåingen. Likheter og ulikheter mellom de to kommunene når det gjelder avtaleverk og forholdet til de ansatte er en særlig viktig område. Intensjonsavtalen forutsetter at dette harmoniseres. Arbeidet må utføres slik at det tas hensyn til det arbeidsrettslige grunnlaget i sammenslåingen. 2. Formålet med omstillingsavtalen Avtalen skal sikre en ryddig og forutsigbar prosess og skape en felles plattform og spilleregler for organisasjonsendring. Prosessen må legge til rette for god representasjon og informasjonsflyt mellom alle parter på alle nivå. Omstillingsprosesser gjennomføres best i et forpliktende og tillitsfullt samarbeid mellom arbeidsgivers representanter og tillitsvalgte og verneombud. Gode omstillingsprosesser krever godt lederskap og ansvarlige tillitsvalgte på alle nivåer. Nødvendig planlegging og forarbeid er en forutsetning for en vellykket gjennomføring av omstillingsprosesser. Arbeidet må organiseres slik at både trivsel, miljø, helse og sikkerhet ivaretas. 3. Omfang Avtalen berører arbeidstakere, arbeidsgivere og tillitsvalgte og verneombud i Trondheim kommune og Klæbu kommune.
Avtalen er inngått mellom Trondheim kommune, Klæbu kommune og arbeidstakerorganisasjonene representert ved hovedtillitsvalgte i felles partssammensatt utvalg ( PSU). Avtalen begrenser ikke de rettigheter eller plikter som er forankret i lover, forskrifter og øvrig avtaleverk mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjoner. 4. Rettslig grunnlag Inndelingslova, arbeidsmiljøloven ( AML) kap 16, hovedavtalen og hovedtariffavtalen. Omstillingen skal gjennomføres i samsvar med denne avtalen, relevante lover og regler samt gjeldende avtaleverk. 5. Oppfølgingsansvar av avtalen Det er rådmannen i den enkelte kommune som har ansvar for at omstillingsprosessen gjennomføres i henhold til avtalen. Den enkelte leder med personalansvar i henholdsvis Trondheim kommune og Klæbu kommune har gjennom hele omstillingsperioden en plikt til å informere sine ansatte. De skal ha særlig fokus på de som blir berørt av omstillingene, og på forhold som handler om enhetens oppgaver og/ eller arbeidstakers stilling. De hovedtillitsvalgtes oppfølging skjer via de tillitsvalgte i den enkelte kommunale enhet. 6. Medbestemmelse og medvirkning Medbestemmelse skjer ihht hovedavtalen del B 3-1 og medvirkning skjer ihht. arbeidsmiljøloven. Informasjon og drøfting med tillitsvalgte om tidsplan, informasjonsprosedyrer mv., jf. HA del B 1-4-1 Kommunikasjonsplan angående informasjon til ansatte skal utarbeides sammen med tillitsvalgte. Drøfting med tillitsvalgte hvordan medbestemmelse skal ivaretas gjennom omstillingsprosessen, jf. HA del B 1-4-3, jf. 1-4-1, gjennomføres som en del av omstillingsavtalen. Medvirkning - Verneombud skal taes med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, samt i arbeidet med å sikre forsvarlig HMS-arbeid, jf, AML 3-1 første ledd, 3-1 andre ledd, bokstav c og d og 6-2-4. 7. Pensjon Det fremgår av intensjonsavtalen pkt. 10: Ansatte i den nye kommunen skal ha felles pensjonsordninger og samme pensjonsleverandør. Det skal undersøkes om det er økonomisk fordelaktig for den nye kommunen at KLP pensjonister i Klæbu forblir i KLP, som en lukket ordning for å benytte Klæbus opparbeidede egenkapital i KLP. Dette skal ikke gi negative konsekvenser for pensjonistene. DEL II - Virkemidler og tiltak
1. Risikovurderinger - forhold som berører arbeidstaker i kommunesammenslåingen. Hver kommune ved rådmannen skal sammen med tillitsvalgt og verneombud sørge for at det blir vurdert hvem som kan anses å være mest berørt av kommunesammenslåingen. For arbeidstakere som blir mest berørt av kommunesammenslåingen skal rådmann sammen med arbeidstakerne gjennomføre en risikovurdering. jfr. arbeidsmiljøloven 3-1. Tillitsvalgte og verneombud skal delta i risikovurderingen. Risikovurderingene skal gjennomføres senest innen våren 2018. 2. Samtaler for oppfølging og kartlegging av kompetanse Både med tanke på behov for kartlegging av kompetanse og arbeidsgivers omsorgsplikt skal rådmannen sørge for kartlegging av ansattes kompetanse og gjennomføre en oppfølgingssamtale med de ansatte som anses mest berørt av kommunesammenslåingen, jf definisjon av gruppen i punktet over. Oppfølgingssamtalen skal også kartlegge ansattes egne ønsker og preferanser med tanke på arbeidsoppgaver og stilling, med bakgrunn i gjeldende arbeidsavtale. Rådmannen i hver kommune skal sørge for at det utarbeides en egen mal for gjennomføring av disse samtalene i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud. Samtalene skal gjennomføres senest innen våren 2018. 3. Virkemidler i omstillingsfasen Virkemidler for å beholde arbeidskraft i omstillingsfasen frem til 1.1.2020 vurderes i hvert enkelt tilfelle av rådmannen i den enkelte kommune. Aktuelle virkemidler fremgår av gjeldende lov og avtaleverk. 4. Harmonisering av dokumenter innen personalforvaltning som ulike personalreglement, prosedyrer, personalhåndbok, ansiennitetsprinsipp, lønnspolitikk, lønnssystemer, arbeidsgiverpolitikk, handlingsplaner samt oppsigelse av tariffavtaler, må skje før kommunesammenslåingen. Organisasjonsdirektøren i Trondheim skal sørge for at harmonisering av dokumenter som gjelder personalforvaltning gjennomføres våren 2018 - våren 2019. 5. Gradvis sammenslåing av kommunene. Trondheim og Klæbu kommuner slås sammen fra 01.01.20. Dersom det av ulike årsaker er ønskelig med samarbeid forut for dette må dette skje i tråd med gjeldende regelverk om vertskommunesamarbeid dersom samarbeidet gjelder lovpålagte tjenester. For tilfeller hvor vertskommunesamarbeid medfører at ansatte berøres skal reglene om virksomhetsoverdragelsen i i arbeidsmiljøloven kap. 16 følges på vanlig måte. Dersom Klæbu kommune ønsker å kjøpe tjenester av Trondheim kommune vurderes dette mot gjeldende regler i lov om offentlige anskaffelser. Arbeidsmiljøloven har regler for utleie av arbeidstakere.
Behov for gradvis sammenslåing vurderes fortløpende av Klæbu kommune. 6. Nettverkssamarbeid Rådmannen i hver kommune initierer faglig nettverkssamarbeid i perioden frem mot kommunesammenslåingen i de sektorer hvor dette er hensiktsmessig. Formålet er å bli kjent og utveksle faglige erfaringer. I tillegg kan nettverkssamarbeidet sette fokus på å bli kjent med Trondheim kommunes organisering sektorvis, og Klæbu kommunes organisering. Tillitsvalgte evt. verneombud kan inviteres til slike samlinger. Nettverkssamarbeid kan starte opp når det anses hensiktsmessig, gjerne høsten 2017. DEL III - VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE - PROSESS FOR SAMMENSLÅING AV KOMMUNENE 1. Virksomhetsoverdragelse Kommunesammenslåingen innebærer en virksomhetsoverdragelse fra de to opprinnelige kommunene til den nye kommunen og arbeidsmiljølovens kap 16 om virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse. Arbeidsforholdet til de ansatte i de to kommunene blir overført til den nye kommunen som blir ny arbeidsgiver. Dette skjer i tråd med reglene i AML kap 16 og innebærer både en informasjonsplikt til ansatte og tillitsvalgte og en drøftingsplikt med tillitsvalgte. Det fremgår av AML 16-2 at tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Dette innebærer blant annet at arbeidsavtale, lønn, ansiennitet, feriepenger og feriefritid blir overført. Organisasjonsdirektøren i Trondheim kommune skal sørge for at det utarbeides egne retningslinjer for gjennomføringen av virksomhetsoverdragelsen. Prosessen for virksomhetsoverdragelsen skal starte opp høsten 2018. Partene er enige om at så langt det lar seg gjøre skal ansatte senest 8 måneder før 01.01.2020 være kjent med fremtidig pr. tiden arbeidssted/enhet ut fra gjeldende arbeidsavtale. 2. Krav på stilling Det følger av rettspraksis at dersom en nyopprettet stilling medfører en vesentlig grad av videreføring av nedlagt/ bortfalt stilling vil ikke arbeidsgiver stå fritt til å bytte ut vedkommende med en ny. Spørsmålet er om noen av lederne i de enkelte kommunene har rettskrav på tilsvarende stilling i den nye kommunen. Dette må vurderes konkret i forhold til stillingens innhold før og etter sammenslåingen, om innholdet i vesentlig grad er sammenfallende. Dersom en liten og en stor kommune slår seg sammen vil ledere i den store kommunen kunne har rettskrav på stillingen i den nye kommunen.
Organisasjonsdirektøren i Trondheim kommune skal sørge for at det utarbeides egne retningslinjer for håndtering av rettskrav på stilling, senest samtidig med at prosessen med virksomhetsoverdragelse iverksettes høsten 2018. 3. Overtallighet. Det fremgår av Intensjonsavtalens pkt. 10 at ingen medarbeider vil motta oppsigelse som følge av at de to kommunene slås sammen. Arbeidsmiljøloven 16 nr 4 lyder: Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver. Etter kommunesammenslåingen 1.1.2020 vil den nye kommunens retningslinjer for overtallighet gjelde. Organisasjonsdirektøren i Trondheim kommune skal sørge for at retningslinjer for overtallighet for den nye kommunen utarbeides og blir iverksatt før prosessen med virksomhetsoverdragelse iverksettes høsten 2018. Trondheim ( dato) For nye Trondheim kommune, ved rådmann: For Klæbu kommune, ved rådmann: For Trondheim kommune, ved rådmann: For arbeidstakerorganisasjonene, representert ved tillitsvalgte i felles PSU: Fagforbundet: Utdanningsforbundet:
Kommunikasjonsplan rettet mot ansatte Tiltak Budskap Målgruppe Ansvar Tidspunkt Informasjon på intranett i Klæbu og på Strategikonferansen i Klæbu i juni. Saker som skal behandles eller er behandlet i felles partsammensatt utvalg ( PSU) / fellesnemnda legges ut på www.innsyn/trondheim.kommune. Informasjon om innsynsløsningen legges på intranett i begge kommunene. Informasjon om 1) regler for gradvis sammenslåing og 2) regler for virksomhetsoverdragelse for Klæbu Orientere om innholdet i saker som skal behandles i eller er behandlet i felles partsammensatt utvalg (PSU). Dette er saker som gjelder ansatte. Ledere og ansatte i Klæbu Rådmannen i Klæbu Juni Saker som behandles i PSU gjøres i alle tilfeller kjent for ansatte som nyhetssak på intranett og for øvrig på hensiktsmessig måte ut ifra innholdet i den enkelte sak. Saker for fellesnemnda omhandler også saker som ikke direkte gjelder ansatte. Informasjonsbehov angående saker i fellesnemnda som ikke berører ansatte direkte, dekkes gjennom det offisielle nyhetsbrevet på Internett/ intranett. Alle ansatte Rådmannen i den enkelte kommune Fortløpend e Informasjon om omstillingsavtalen legges ut på begge kommunenes intranettside Informasjon i enhetsledermøter i begge kommunene. Informasjon om innholdet i omstillingsavtalen Alle ansatte Rådmann i den enkelte kommune November/ desember 2017
Informasjon på Intranettet og enhetsledermøte om forestående risikovurderinger. Rådmannen fører direkte dialog med berørte enheter. Informasjon på fellesmøter/ avdelingsmøter på enhet. Informasjon på intranett om forestående samtaler om oppfølging og kartlegging av kompetanse. Det gis egen informasjon i enhetsledermøte til berørte enheter. Informasjon på fellesmøter/ avdelingsmøter på enhet. Informasjon på intranett om virksomhetsoverdragelsen fra Trondheim kommune og Klæbu kommune til den nye kommunen. Informasjon på enhetsledermøter. Den enkelte ansatte i Trondheim kommune kan nås gjennom HR systemet. Informasjon på fellesmøter/ avdelingsmøter på enheter. Generell informasjon om retningslinjer for krav på stilling og evt. overtallighet legges på intranett i begge kommune. Informasjon om retningslinjer for krav på stilling gis direkte til aktuelle ansatte. Informasjon om retningslinjer for overtallighet gis direkte til relevante ansatte. Informasjon om risikovurderinger som skal gjennomføres for de mest berørte ansatte i begge kommunene Informasjon om gjennomføringen av, og innholdet i samtaler for enkeltansatte om oppfølging og kartlegging av kompetanse Informasjon om retningslinjer for gjennomføring av virksomhetsoverdragelsen. Informasjon om retningslinjer for krav på stilling og retningslinjer for overtallighet jf arbeidsmiljøloven kap 16. Ansatte som er vurdert som mest berørt av kommunesammenslåinge n Ansatte som er vurdert som mest berørt av sammenslåingen og aktuelle ledere Alle ansatte Berørte ansatte Rådmannen i den enkelte kommune vår 2018 Rådmannen i den enkelte kommune vår 2018 Avgivende ( Trondheim kommune og Klæbu kommune) og mottakend e arbeidsgiver ( Nye Trondheim kommune) Høst 2018 - vår 2019 Rådmannen i den enkelte kommune Vår 2019 Informere på intranett hvor ansatte kan stille spørsmål om kommunesammenslåingen Nærmeste leder svarer på spørsmål fra ansatte. Alle ansatte Rådmannen i den enkelte kommune høst 2017
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kirsten Øyås Berg Arkiv: 033 Arkivsaksnr-dok.nr: 12/269-16 Åpen post - partsammensatt utvalg (PSU) 2011-2017 Rådmannens innstilling SAKSUTREDNING Saksopplysninger Det er ingen innkomne saker.