Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: 157 Loftet, Kommunehuset i Fusa Dato: 31.08.2017 Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Bergfrid Norheim Nestleiar AP Lin Cathrin Anthun Medlem H Arild Heggland Medlem V Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Richard Markhus Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Richard Markhus SP Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Helge Johansen Terje Raunsgard Nils Petter Borge Elisabeth Farstad Kari Gåsemyr Helene Hildershavn Winkel Stilling Seniorrådgjevar Hordaland Fylkeskommune Spesialrådgjevar Hordaland Fylkeskommune Einingsleiar, Fusa kommune (Til PS 28/17) Rådmann Fusa kommune (Til PS 28/17-30/17) Ass. Rådmann (Til PS 28/17) Manager, Deloitte AS Senior, Deloitte AS Ola Dale utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 26/17 PS 27/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 28/17 Orientering frå rådmann, oppfølging av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS 2017/50 PS 29/17 Gode samarbeidsrutinar mellom kontrollutval og rådmann 2017/50 PS 30/17 PS 31/17 Revidert prosjektplan, Forvaltningsrevisjon, sjukefråver, vikarbruk og tilsettingar. Kommunesamanslåing mellom Os kommune og Fusa kommune, kontrollutvalet si rolle. 2017/11 2017/51 PS 32/17 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune 2018 2015/98 PS 33/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 34/17 Referatsaker RS 9/17 Vedtak kommunestyret rekneskap 2016 2015/99 RS 10/17 Medioppslag Os og Fusaposten rekneskap 2016 2015/99 PS 35/17 Eventuelt PS 26/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 27/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 14.08.2017
Protokoll frå møte 14.08.2017 vart godkjent. PS 28/17 Orientering frå rådmann, oppfølging av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS Informasjonen vart teken til orientering. Rådmann/ass. Rådmann/einingsleiar orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt: - Gode møter og prosessar saman med revisor. - Kommunen har fokus på systemfeil. - God oversikt på sjølvkostområdet no. - System må og no samkøyrast/samhandlast med Os. - Fusa kommune har hatt store utfordringar lenge med å levere rekneskap og årsmelding innan dei nasjonale fristane. vart samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. PS 29/17 Gode samarbeidsrutinar mellom kontrollutval og rådmann Ingen framlagt. Rådmann og kontrollutval hadde ein god samtale om samarbeid mellom kontrollutval og administrasjon. Kontrollutvalet presiserte at utvalet er ein del av det systematiske forbetringsarbeidet i kommunen. Revisor har hatt utfordringar i høve å få tilgang til all dokumentasjon dei har bedd om. Kontrollutvalet vil få ei statusoppdatering på internkontrollarbeid siste møte i 2017.
Ingen vedtak gjort. PS 30/17 Revidert prosjektplan, Forvaltningsrevisjon, sjukefråver, vikarbruk og tilsettingar. 1. Kontrollutvalet godkjenner revidert prosjektplan, dagsett 14.08.2017 med ressursbruk på inntil 350 timar. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten vert å handsame våren 2018 3. Kontrollutvalet ber administrasjonen snarast sende over all dokumentasjon revisor ber om. Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet om forslag til utviding av prosjektet. Ho gjorde og greie for grunnane til forseinkinga i prosjektet. - Det er framleis utfordringar å få tilgang til dokumentasjon. - Vanskeleg å vite om all dokumentasjon er motteke. - Rapporten er forventa å kunne ferdigstillast våren 2018. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet godkjenner revidert prosjektplan, dagsett 14.08.2017 med ressursbruk på inntil 350 timar. 2. Forvaltningsrevisjonsrapporten vert å handsame våren 2018 3. Kontrollutvalet ber administrasjonen snarast sende over all dokumentasjon revisor ber om. PS 31/17 Kommunesamanslåing mellom Os kommune og Fusa kommune, kontrollutvalet si rolle. : Ingen framlagt.
Utvalsleiar har vore i kontakt med sekretær for kontrollutvalet i Os og det er avtalt fellesmøte på Os mellom utvala. Her ønskjer ein at sekretariat og revisor og er tilstades. Sekretariatet vert beden om å ta kontakt med sekretariatet i Os og avtale møtedato i siste veka i september/første veka i oktober. Ingen vedtak gjort. PS 32/17 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i Fusa kommune 2018 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2018 slik det ligg føre. 2. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2018. var samrøystes. 1. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget for 2018 slik det ligg føre. 2. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet for 2018. PS 33/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. vart samrøystes vedteke.
Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 34/17 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering Referatsaken vart tekne til orientering. RS 9/17 Vedtak kommunestyret rekneskap 2016 RS 10/17 Medioppslag Os og Fusaposten rekneskap 2016 PS 35/17 Eventuelt Møtet vart lukka etter Kl. 31.5 jamfør offentleglova 13 Kontrollutvalet hadde invitert ordførar Atle Kvåle til utvalet for drøfting av dokument utvalet hadde motteke frå revisor. Ingen vedtak fatta.