Møtereferat Styremøte Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Erling Sandnes, Oddrun Olsen, Bjørn Ivar Arntsen, Marit Stokvik Johansen Rolf Zimmermann, Trond Erik Dekko Andersen Ikke møtt Lars Asbjørn Andersen, Hans Fredrik Sørdal, Jostein Fredriksen Miriam Berre Kjersti Eline Tønnesen-Busch Sted Flakstad Utviklings møtelokaler på Ramberg Dato 29.02.2016 Start - slutt 10:00-16:30 Saksliste: 01/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 02/16 Godkjenning av referat forrige styremøte 03/16 Orientering om økonomi 04/16 Godkjenning av årsrapport og årsregnskap 05/16 Orientering om FS Videreføring 06/16 Orientering om aktivitet 07/16 Fastsette dato for generalforsamling 08/16 Behandling av rammer for tildeling av støtte til fiskefartøy 09/16 Behandling av søknad fra Rolf-Helge Eriksen 10/16 Behandling av søknad fra Hugo Johansen 11/16 Behandling av søknad fra Nusfjord AS 12/16 Behandling av søknad fra Lyng AS 13/16 Behandling av søknad fra Steinbiten AS 14/16 Behandling av søknad fra Morten Eriksen 15/16 Behandling av søknad fra Per Olav Storeide 16/16 Behandling av søknad fra PR Hans Angelsen & Sønner 17/16 Behandling av søknad fra Harald Johansen Eiendom AS 18/16 Behandling av søknad fra JM Langaas Drift AS 19/16 Behandling av søknad fra Bulia Plast AS 20/16 Behandling av søknad fra Flakstad Boligbygging 21/16 Behandling av søknad fra Lofoten Boligutvikling 22/16 Behandling av søknad fra Angelita Eriksen 23/16 Behandling av søknad fra Artists in Residence/ Rina Lindgren 24/16 Behandling av søknad fra Flakstad Utvikling/ Framtidsøya Flakstad 25/16 Eventuelt
Sak nr. 01/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent Sak nr. 02/16 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent Sak nr. 03/16 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. 120.000 disponibelt på konto per 22.02.2016 2. Regnskap og rapporter utarbeidet av Adwice revisjon utført av Nord-Norsk Revisjon 3. Søknad om tilskudd for 2016 ikke behandlet av fylket, men i prosess 4. Likviditeten er meget stram 5. Ekstremt mange søknader legger i teorien beslag på alle tilgjengelige midler for 2016 6. Regnskapet for 2015 viser et overforbruk på ca. 900.000. Dette må tas in igjen i løpet av 2016 ved en kombinasjon av følgende tiltak: a. Redusere kostnader til administrasjon b. Tildele færre tilskuddsmidler c. Gjennomføre flere prosjekter i egen organisasjon Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen om økonomi til orientering Diskusjon: Selskapet har siden nyttår forbedret rutinene for føring av regnskap og for ajourføring av skattetrekkskonto i tråd med revisors tilråding. Dette er gjort ved å overlate lønnskjøring og føring av regnskap til Adwice Leknes. Daglig leder undersøker hvordan denne saken må følges opp og sørger for at nødvendige steg tas. Måten styrehonorarer føres må endres i 2016. Regnskap og lønnskjøring gjøre fremover av Adwice Leknes Vedtak: Styret uttrykker at jobben som ble gjort med regnskap og økonomi-styring i administrasjonen i 2015 var for dårlig. Regnskapene slik de var ført av administrasjonen ga ikke noe uttrykk for selskapets reelle økonomiske stilling og kunne ikke benyttes til kontrollformål eller til å disponere eller tildele tilskuddsmidler. Regnskapets kvalitet var slik at det fratok styret muligheten til å drive ansvarlig kontroll med selskapets økonomi, slik styret plikter ifølge aksjeloven ( 6-3-3). Styret ser at grepet med å føre regnskap i egen organisasjon ikke har vært vellykket og gjentar derfor instruksen fra styremøtet 7. desember 2015 om at regnskap og lønnskjøring fremover gjøres av ekstern regnskapsfører for å ta tilbake kontrollen med økonomien i selskapet. Styret tar for øvrig informasjonen om økonomi til orientering. 2
Sak nr. 04/16 Godkjenning av årsrapport og årsregnskap Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Diskusjon: Vedtak: Styret godkjenner årsregnskap og årsrapport og oversender det til generalforsamling for endelig vedtak. Sak 05/ 16 Saken dreier seg om oppfølging av sak nr. 51/15, hvor protokollen fra styremøtet ser slik ut: Sak nr. 51/15 Strategi for videreføring diskusjon om veivalg og justeringer Om saken: Strategien for Flakstad Utvikling må nå betraktes i tre deler (nåværende, mellomfase og fremtidig). Det kompliserer jobben med å visualisere den så vi kan ha en god diskusjon om veivalg og prioriteringer. Til saken har jeg laget til sammen 5 ark på en powerpoint (vedlagt), hvor jeg har forsøkt å forenkle og visualisere tankene rundt veivalgene, slik jeg ser dem i dag. Jeg håper den skissen som legges frem også reflekterer de tanker som kom frem under forrige diskusjon rundt dette emnet. Den forutsetningen som legges til grunn for det videre arbeidet er at vi følger den innretningen programmet har per i dag, og at vi forsøker å jobbe oss gradvis over mot en mer spisset og kommersialisert modell. Dette er sikkert en krevende øvelse, og vil nokså sikkert kreve en del ressurser til ledelse og styring. Men det er en vei det er verd å gå, dersom det kan føre til en vellykket videreføring av omstillingsjobben. Når strategien er utformet har jeg i hovedsak forsøkt å fokusere på to ting: 1. På hvilke områder jobber vi i dag, og hvilke tjenester leverer vi i dag «billig» til våre omgivelser. 2. Hvilke av disse tjenesten og denne kompetansen vil ha kommersiell verdi for våre omgivelser i fremtiden? Hva kan vi gjøre nå for å øke denne verdien av disse tjenestene? En overordnet problemstilling er å sørge for at de forskjellige styringsdokumentene til FU snakker samme språk og peker i samme retning. Det er viktig når vi selv skal måle om/at vi går i riktig retning, for eksempel under en programstatusvurdering. Forslag til vedtak: Styret vedtar strategien slik den er foreslått av administrasjonen. Diskusjon: Diskusjon under strategiseminar. Vedtak: Styret setter i gang en forstudie slik det er beskrevet på regionalomstilling.no. Administrasjonen får fullmakt til å velge konsulent og sette i gang arbeidet. Kostnadsramme for eksterne kostnader inntil 100.000. Sluttrapport behandles på første styremøte i 2016. Som instruert fra styret ble Essensi valgt til prosessleder for denne prosessen. Arbeidet er iverksatt og det er søkt om delfinansiering fra Innovasjon Norge til dette prosjektet. Vi har foreløpig ikke fått svar på søknad om delfinansiering, men en indikasjon på at dette er nært forestående. 3
Om økonomien i dette: Instruksen til denne jobben ble gitt i 2015, men fordi jobben ble iverksatt i 2016, er kostnaden for prosjektet flytte til 2016. Rammen for prosjektet er på 173.750 og fordeler seg på kostnadsposter slik: Grunn-honorar Essensi 117 000 Reise 10 000 Delsum 127 000 Sum inkl. mva. 158 750 Timeverk FU 20 15 000 Sum 173 750 Om man forutsetter støtte på 50 % fra IN, blir FUs andel av dette 86.875, som er innenfor det mandat styret ga administrasjonen. Styret i FU har en sentral rolle i utforming av jobben frem mot avslutning av arbeidet med omstilling. Styret ble derfor gjort til styringsgruppe i arbeidet med denne rapporten. Deler av styret har allerede uttalt seg om spørsmålet om videreføring da Berit Laastad var i Flakstad i januar. Men der er hensiktsmessig at styret samlet også får diskutere rapporten slik den ser ut nå, før den oppsummeres endelig. Behandlingen bør derfor være omtrent som følger: 1. Styret diskuterer rapporten i styremøte 29.02.2016 og gir føringer for eventuelle tilføyelser eller endringer i forelagte rapport. 2. Administrasjonen redigerer rapporten ferdig basert på innspillene fra styret. 3. Styret bør på møte også beslutte veien videre med videreføringsarbeidet, fortrinnsvis i et Forprosjekt. 4. Administrasjonen igangsetter jobben med dette forprosjektet i henhold til bestilling fra styret. 5. Budsjettmessige føringer for dette arbeidet bør tas med under bevilgninger under sak 09/16 på styremøtet 29.02.2016. Forslag til vedtak: Styret vedtar rapporten fra Essensi og vedtar oppstart av Forprosjekt med kostnadsramme på anslagsvis 250.000 kroner Diskusjon: Gjennomgang av fremlagt plan fra Essensi og diskusjon rundt mulighetsrom, slik det er skissert. Det er tro på at kommunen må spille en rolle, og at Flakstad er en så liten kommune, at man trolig bør tenke på tvers av flere kommuner i området. Kommuner og næringsforeninger kan være sentrale kunder fremover. En hybrid av de modellene som er skissert av Essensi hvor man låner eierskap fra modell b2 og det interkommunale fra b3, kan være en farbar vei. Det må i så fall sonderes interesse blant kommunene i Lofoten for å bruke kompetanse innen næringsutvikling fra Flakstad Utvikling. Flakstad kommune kan ha noe å tjene på å fronte felles næringsarbeid i regionen. Dette bør sjekkes ut. 4
Vedtak: Fagrapporten fra Essensi godkjennes. Styret beslutter at vi går for versjon b2/3 (hybridversjon). Daglig leder tar kontakt med Flakstad kommune for oppfølging av innspill i styremøtet. Administrasjonen legger frem prosjektplan for et forprosjekt i neste styremøte. Sak nr. 06/16 Orientering om aktivitet Årsrapportering og gjennomgang av regnskap og rapportering fra 2016 Rapportering i RF for 2015 sluttført Utarbeidelse av en lang rekke prosjektsøknader Flere møter med IN og andre finansiører sammen med prosjekt-eiere Igangsetting og gjennomføring av FS Videreføring Oppfølging av prosjekt turistfiske med et felles møte mellom alle fiskere som vil delta videre. Prosjektet FS rederistruktur ferdigstilt og rapporten ferdigstilt Brosjyre ferdigstilt og distribuert Forslag til vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Diskusjon: Administrasjonen har to ansatte, men hoveddelen av leveransen kommer fra en av dem. Det er stor kvalitetsforskjell på det som leveres fa de to stillingene. Regnskap som leveres fra administrasjonen er for eksempel av en slik kvalitet at det har minimal verdi for styret. Forutsetningen for opprettelse av stilling som administrativ leder var at lønn og regnskap skulle føres av administrasjonen uten ekstern hjelp. Erfaringer fra 2015 viser at administrativ leder ikke har rett kompetanse og at man derfor stadig benytter regnskapskontor til støttefunksjoner og lønnskjøring og at regnskap inneholder grove feil og mangler, slik det er påpekt av revisor og daglig leder. Stadig innkjøp av tjenester til regnskap samtidig som det brukes et halvt årsverk i egen organisasjon til dette gir betydelig høyere kostnader enn tidligere til denne tjenesten. Styret ser også at administrativ leder ikke leverer prosjekter som forutsatt i hans stilling. Dette gir selskapet vedvarende utfordringer, både knyttet til gjennomføring av prosjekter, men også knyttet til økonomi. Begge stillinger i administrasjonen forutsettes delvis finansiert ved prosjekter gjennomført i egen organisasjon. Styret ser i den anledning at grepet med å opprette en stilling som administrativ leder i Flakstad Utvikling har vært uheldig. For å ta kontroll med prosjektmasse og økonomi gjentar styret instruks til daglig leder om å fjerne denne stillingen slik at styret igjen kan evaluere behov for kompetanse og personell når man har fått kontroll på økonomi. Vedtak: Styret gjentar sin instruks om å fjerne stilling som administrativ leder fra organisasjonen, slik at administrasjonen kan tilpasses både økonomi og reelle kompetansebehov. Fremlegget om aktivitet tas til orientering Sak nr. 07/16 Fastsetting av dato for generalforsamling Generalforsamling er normalt gjennomført i mars/ april. Det bør tilstrebes en tidlig dato, fordi Fylkeskommunen krever revidert og godkjent regnskap før de inngår ny avtale (for året) med 5
Flakstad kommune om årets tilskudd. Siden likviditeten er stram bør en forsøke å gjennomføre generalforsamling så snart som mulig. Forslag til vedtak: Forslag 29.03.2016 Diskusjon: Vedtak: Dato for generalforsamling settes til 29.03.2016 Sak nr. 08/16 Behandling av rammer for tildeling av støtte til fiskefartøy Om saken: Før jul gikk det ut en epost til styret med spørsmål om forenkling av regelverket for støtte til fiskeflåten. Det så ut til at forslaget fikk bred støtte, men må likevel behandles i styret for å settes i verk. Eposten (saksinnstillingen) så slik ut: Jeg har en stund tenkt at vi trenger å gjøre våre rammer for tildeling av tilskudd til nye fiskefartøy enda enklere om vi skal klare å fange opp det som skjer i denne sektoren nå. Mange unge fiskere vil etablere seg med nye fartøy. Henvendelser til meg de siste to ukene understøtter dette, for jeg får veldig mange henvendelser fra folk som vil etablere seg med fartøy nå. Jeg spiller dette inn til dere nå, så vi kanskje kan være føre var på en strøm av søknader innenfor dette området rett over nyttår. Jeg har ikke summert opp, men tror det bør dreie seg om 5-6 forskjellige henvendelser den siste tiden. Det er veldig positivt, og løser en del av de underliggende problemene knyttet til rekruttering av nye fiskere. Noen elementer her: 1) Det er veldig krevende å få fiskerne til å definere sin jobb med å kjøpe fiskebåt som prosjekt. Det er en utfordring å følge opp og rapportere disse prosjektene som avsluttet på en ryddig måte. Det krever med andre ord mye tid fra oss. 2) Rammene våre slik de er nå er for romslige til at vi kan fange opp en slik mengde med nye fiskere. 3) Rammene våre skiller ikke mellom fartøy i gruppe 1 og 2. Jeg foreslår egentlig følgende enkle tilnærming til dette problemet. Vi krever at to ting må være på plass: 1) Personen må være hjemmehørende i Flakstad (siste 2 år?) og registrert i fiskerimantallet på blad B. 2) Et nytt fartøy på vedkommende må være registrert i merkeregisteret Basert på disse kravene vet vi at personen har påtatt seg tidsbruk og transaksjonskostnader knyttet til erverv av fartøyet. Vi kan da gi følgende rammer for tilskudd, som gjør at midlene våre rekker lengre: a) Kjøp av fartøy i gruppe 1 (m kvote) støtte på inntil kr 100.000 b) Kjøp av fartøy i gruppe 2 (uten kvote) støtte på inntil kr 50.000 Hva tenker dere om en slik justering? Jeg håper dette skal forenkle hverdagen for oss, slik at vi på en enkel måte får håndtert en større mengde søknader fra fiskere i 2016. Forslag til vedtak: Styret vedtar nye retningslinjer og rammer for støtte til fiskeflåten 6
Diskusjon: Støtte grunnlag inntil 50.000 og 100.000 kroner sik; a) Kjøp av fartøy i gruppe 1 (m kvote) støtte på inntil kr 100.000 b) Kjøp av fartøy i gruppe 2 (uten kvote) støtte på inntil kr 50.000 Vedtak: Styret vedtar nye retningslinjer og rammer for støtte til fiskeflåten. Retningslinjene er å betrakte som et tak for maksimalbevilgning. Hver sak behandles individuelt. Tilskudd skal være utløsende. Sak nr. 09/16 Behandling av prosjektsøknad fra Rolf-Helge Eriksen Diskusjon: (Bjørn-Ivar Arntzen fratrådt som inhabil) Sak nr. 10/16 Behandling av prosjektsøknad fra Hugo Johansen Diskusjon: Bør formuleres som en forstudie og finansieres tilsvarende. Vedtak: Saken utsettes til neste møte Sak nr. 11/16 Behandling av prosjektsøknad fra Nusfjord AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner, ifølge dokumentet «Prioriteringer 2016». Sak nr. 12/16 Behandling av prosjektsøknad fra Lyng AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner. Sak nr. 13/16 Behandling av prosjektsøknad fra Steinbiten AS 7
Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner. Vedtak: Prosjektet avvises. Sak nr. 14/16 Behandling av prosjektsøknad fra Morten Eriksen Diskusjon: Prosjektet forutsetter vedtak om forenklet rammeverk for støtte til fiskefartøy i sak 08/16. Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner. (Bjørn-Ivar Arntzen fratrådt som inhabil) Sak nr. 15/16 Behandling av prosjektsøknad fra Per Olav Storeide Diskusjon: Prosjektet forutsetter vedtak om forenklet rammeverk for støtte til fiskefartøy i sak 08/16. Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner. Sak nr. 16/16 Behandling av prosjektsøknad fra PR Hans Angelsen & sønner AS Diskusjon: Kostnader knyttet til strukturering av fartøy regnes som investering og støttes ikke. Den delen av prosjektet som dreier seg om å fusjonere sammen de to selskapene og å omdanne et PR til et AS tas ut av prosjektet. Resten av prosjektet gis støtte på inntil 150.000 kroner. Vedtak: Et prosjekt knyttet til prosjektering av nytt fartøy støttes med inntil 150.000 kroner. Sak nr. 17/16 Behandling av prosjektsøknad fra Harald Johansen Eiendom AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på 30.000 kr i støtte ifølge dokumentet «Prioriteringer 2016» (Marit Johansen fratrådt som inhabil) Sak nr. 18/16 Behandling av prosjektsøknad fra JM Langaas Drift AS 8
Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 150.000 korner ifølge dokumentet «prioriteringer 2016» Sak nr. 19/16 Behandling av prosjektsøknad fra Bulia Plast AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 100.000 kroner ifølge dokumentet «Prioriteringer 2016». Sak nr. 20/16 Behandling av prosjektsøknad fra Flakstad Boligbygging AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 100.000 kroner ifølge dokumentet «Prioriteringer 2016». Diskusjon rundt hvorvidt boligbygging er å regne som omstilling. Noen hevder at boligbygging er helt sentralt for at kommunen skal nå sine mål med omstillingen. Andre mener at dette ikke dreier seg om omstilling. Vedtak: Prosjektet støttes med 50.000 kroner og i henhold til vedlagt prosjektplan. Stemmer: Vedtatt mot to stemmer (Olsen og Jørgensen) Sak nr. 21/16 Behandling av prosjektsøknad fra Lofoten Boligutvikling AS Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 100.000 kroner ifølge dokumentet «Prioriteringer 2016». Diskusjon rundt hvorvidt boligbygging er å regne som omstilling. Noen hevder at boligbygging er helt sentralt for at kommunen skal nå sine mål med omstillingen. Andre mener at dette ikke dreier seg om omstilling. Vedtak: Prosjektet støttes med 50.000 kroner og i henhold til vedlagt prosjektplan. Stemmer: Vedtatt mot to stemmer (Olsen og Jørgensen) Sak nr. 22/16 Behandling av prosjektsøknad fra Angelita Eriksen Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 50.000 kroner. Styret mener Eriksen bør starte med en markedsundersøkelse, som leder frem mot Markedsavklaring fra IN. Vedtak: Prosjektet avvises. 9
Sak nr. 23/16 Behandling av prosjektsøknad fra Artists in Residence Flakstad/ Rina Lindgren Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 40.000 kroner. Styret mener prosjektet kan søke når de er nærmere kommersialisering. Det bør først avklares om det vil væremulig å tjene penger på en slik ide. Vedtak: Prosjektet avvises. Sak nr. 24/16 Ny behandling av prosjektsøknad Framtidsøye Flakstad fra Flakstad Utvikling/ SALT Diskusjon: Administrasjonen innstiller på støtte på 120.000 kroner som ramme til prosjektet. Gjennomføring forutsetter også støtte fra Nordland fylkeskommune. Styret mener at tiltaket ikke kan være gratis for deltagerne. En forutsetning for støtte er derfor at prosjektet har en egenandel på minst 500 kr/ deltager og at dette tas med som inntekt. Det forutsettes også at fylkeskommunen gir støtte til gjennomføring. Vedtak: Prosjektet støttes med inntil 120.000 kroner forutsatt at det etableres en eganandel for deltagere og at Nordland fylkeskommunen medfinansierer tiltaket. Sak nr. 25/16 Eventuelt Diskusjon: Godkjenning av referat: ------------------------------- ------------------------------- -------------------------------- Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styrets leder) (styrets nestleder) ------------------------------- --------------------------------- -------------------------------- Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- Cecilie Nygård Johnsen Oddrun Olsen Bjørn Ivar Arntsen 10