Endelig rapport etter undersøkelse av Vågsøy kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Vågsøy kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: 6700 Måløy Tidsrom for undersøkelsen: 2. -3. oktober 2013 Kontaktperson i kommunen: Ole Morten Erviksæter Fra Kartverket: Knut Holter, leder Anders Fekjær Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert. Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: - Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon før matrikkelføringen. - Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt. - Kommune leverer ut nabolister uten registrering av den som mottar informasjonen.
2 Det ble ikke levert noen merknader ved dette tilsynet. Utarbeidet dato :4. november 2013 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Vågsøy
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Vågsøy kommune i perioden 2. 3. oktober 2013. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Vågsøy kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : 5 - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon ved oppretting av matrikkelenhet og grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og matrikkelforskriftens 34 første ledd bokstav a, b og d. Matrikkelforskriftens 38 første ledd, bokstav c. Matrikkelforskriftens 27 første ledd bokstav d og e, og matrikkelforskriftens 41 femte ledd. Kommentar: Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal vedlegg til protokollen også omfatte arealregnskap og verdianslag jf 34 første ledd bokstav a og b. Dokumentasjonen skal vise at det ikke er justert grenser i strid med de begrensninger som følger av 34 tredje og fjerde ledd. I tillegg mangler erklæring knyttet til landmålers habilitet jf 27 første ledd bokstav e, samt fullmakter fra de som representerer foretak 27 andre ledd bokstav b. Matrikkelforskriftens 27 første ledd bokstav d har krav til erklæring fra landmåler om at grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene. Ved grensejustering skal protokollen inneholde avtale med partenes underskrift, jf 38 første ledd, bokstav c. Matrikkelforskriften 41, femte ledd har krav til hvordan måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk ( Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, kapittel 5.1.3 ). Resultatet av beregningen skal være vurdert og kommentert. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon.
I en gjennomgang av de utlånte grensejusteringssakene mangler det arealregnskap og verdianslag. 6 Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene. I tillegg mangler fullmakter fra de som representerer foretak og erklæring knyttet til landmålers habilitet. I de utleverte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale mellom partene. Det er ikke laget en rapport for gjennomførte målinger og beregninger. AVVIK 2 Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av bygningsopplysninger i matrikkelen blir overholdt. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og forskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelen at 5 dagers fristen for føring av bygningsinformasjon ikke blir overholdt. AVVIK 3 Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar informasjonen. Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon være gjort kjent med at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av dem som får utlevert nabolister.
5. Merknader 7 Det ble ikke levert merknader ved undersøkelsen: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 2. oktober 2013 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 3. oktober 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8
9
10
11
12
13
14
15
VEDLEGG 2 16 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet opp dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen 4. Reglement for politisk styring og delegasjon i Vågsøy kommune 5. Organisasjonskart over Vågsøy kommune 6. Prosedyre for grensejusteringssaker 7. Prosedyre forfradeling 8. Prosedyre for matrikkelføring av bygninsinformasjon 9. Saksdokumenter for 5 oppmålingsforretninger 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
17 VEDLEGG 3 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Vågsøy kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Jeanette Jensen Rådmann X X Janne Midtbø Plan- og utviklingsleder X X X Tommy Aasebø Landmåler, gjennomfører oppmålingsforretninger X X X Ole M. Erviksæter Fører matrikkelen, matrikkelenhet X X X Per Christian Nielsen Fører matrikkelen, bygning X X X Fra Kartverket deltok Anders Fekjær og Knut Holter med sistnevnte som tilsynsleder.