Møtedato: 05.09.2017 Møtestad: Flora samfunnshus, festsalen Møtetid: 09:00 lunsj: 12.00 Innkalling til Fellesnemnda Flora/Vågsøy Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf. 57 75 60 00, eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Ola Teigen ordførar Rolf Bjarne Sund sekretær
Saknr. Tittel Sakliste 001/17 Refererte skriv og meldingar Protokoll - Bystyret - 25.08.2017 002/17 Konstituering av fellesnemnda, val av leiar og nestleiar 003/17 Tilsetting prosjektrådmann Kinn kommune 004/17 Prosjektorganisering/prosjektplan fram til ny kommune er på plass, info sak 005/17 Gjennomgang av reglement for nemnda, arbeidsform mm 006/17 Møteplan for Fellesnemnda hausten 2017 2 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 001/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Arne Schei K1-033 17/2241 Refererte skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Protokoll - Bystyret - 25.08.2017 Framlegg til vedtak: Refererte skriv og meldingar vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 3 av 32
Saksopplysingar: 4 av 32
Møtedato: 25.08.2017 Møtestad: Parken kulturhus, Raudeberg Møtetid: 13:30-15:25 Møteprotokoll for Bystyret Felles kommunestyremøte Flora - Vågsøy I tillegg til innkallinga gjeld følgjande program: Tidspunkt Kl. 08.30 Avreise frå Florø, Fugleskjærskaia, med eigen båt Kl. 10.30-11.30 Markering av ny kommune -Velkommen til Vågsøy v/ordførar Kristin Maurstad -Kulturinnslag -Helsingar frå ordførarane -Informasjon om det som skal skje dei næraste åra v/rådmennene Kl. 11.30-12.30 Informasjon om utgreiing v/telemarksforsking Kl. 12.30-13.30 Lunch Kl. 13.30 - Felles kommunestyremøte Det blir vist til vedlagt innkalling frå Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Kommunevise kommunestyremøte Mandat for fellesnemnda Val av revisor Oppretting av partssamansett utval Avslutning v/anne Karin Hamre, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane I fellesmøtet vart det lagt fram framlegg i dei ulike sakene som etterpå vart røysta over i dei kommunevise kommunestyremøtene. Flora bystyre sitt møte: Desse møtte Karianne Torvanger Oscar Bergheim Solveig Willis Bente Nygård Kari Vårdal Lars Terje Standal Ola Teigen Frank Willy Djuvik Arlene Oddbjørg Vågene Bengt Solheim-Olsen Bjørn Hollevik Hanne Eva H. Kristensen Trine Hovland Vidar Grønnevik Frank Robert Klakegg Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Framstegspartiet Høgre Høgre Høgre Høgre Høgre Høgre Høgre 5 av 32
Gustav Johan Nydal Martin Igland Malkenes Åse Iren Korneliussen Anne Lise Midtbø Hilmar Eliasson Jacob Nødseth Lasse Seim Vivian Norstrand Målfrid Steindal Bente Nilsen Jan Arve Midtbø Jan Henrik Nygård Kristeleg Folkeparti Miljøpartiet Dei Grøne Samlingslista Samlingslista Samlingslista Samlingslista Samlingslista Samlingslista Senterpartiet Sosialistisk Venstreparti Venstre Venstre Forfall meldt frå følgjande medlemar Anders Ola Sunnarvik Bente Frøyen Steindal Silje Ødegård Standal Torgunn Elisabeth Eikevik Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Venstre Følgjande varamedlemar møtte Jarle Henning Storevik Marie Kronen Tveranger Petter Karl Refnes Halvor Halvorsen Parti Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Arbeidarpartiet Venstre Møteleiar: Merknad til innk.: Godkj. sakliste: Frå adm. møtte: Utlevert i møtet: Orientering: Spm./interpell.: Synfaring: Ymse: Ola Teigen Ingen Godkjent med tillegg av ei sak: Val av revisor Rådmann Terje Heggheim, formannskapssekretær Ester Frøyen, kommunalsjefane Norunn Stavø, Anders Moen og Linda Asphjell, kst.rekneskapssjef Ingunn Frislid Solheim, revisor Terje Førde, ingormasjonsleiar Møyfrid Ellingsund, personalsjef Trond Ramstad Olsen, plansjef Rolf Bjarne Sund, kommuneadvokat Knut Broberg Tillitsvalde: Wenche Kvalvik, fagforbundet 6 av 32
Sakliste Saknr. Tittel 070/17 Godkjenning av møtebok 071/17 Konstituering og val av møteleiar 072/17 Forslag til navn på den nye kommunen 073/17 Tallet på medlemmer i det nye kommunestyret 074/17 Kriterium for samansetting og funksjon til fellesnemnda 075/17 Oppretting av partssamansett utval (PSU) 076/17 Eigedomsskatt i Kinn kommune 077/17 Val av revisor til Fellesnemnda 7 av 32
070/17: Godkjenning av møtebok Framlegg til vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: Møteboka vert godkjent slik den ligg føre. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 071/17: Konstituering og val av møteleiar Framlegg til vedtak: Repr. vert vald som møteleiar. Rådmennene ser ikkje behov for vidare saksutgreiing. Handsaming: Ordførar i Vågsøy Kristin Maurstad vart samrøystes vald som møteleiar på fellesmøtet. Vedtak: Ordførar i Vågsøy Kristin Maurstad vart samrøystes vald som møteleiar i fellesmøtet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 072/17: Forslag til navn på den nye kommunen Framlegg til vedtak: Flora bystyre slutter seg til intensjonsavtalens punkt 5 og fastslår at den nye kommunen skal hete Kinn. Handsaming: Tilrådinga vart samrøystes vedteken Vedtak: Flora bystyre slutter seg til intensjonsavtalens punkt 5 og fastslår at den nye kommunen skal hete Kinn. 8 av 32
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 073/17: Tallet på medlemmer i det nye kommunestyret Framlegg til vedtak: Flora bystyre slutter seg til intensjonsavtalens punkt 4 og fastslår at det nye kommunestyret skal ha 39 medlemmer. Handsaming: Tilrådinga vart samrøystes vedteken. Vedtak: Flora bystyre slutter seg til intensjonsavtalens punkt 4 og fastslår at det nye kommunestyret skal ha 39 medlemmer. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 074/17: Kriterium for samansetting og funksjon til fellesnemnda Framlegg til vedtak: 1. Flora bystyre viser til tidlegare vedtak i Flora bystyre, sak 61/17, Vågsøy kommunestyre; sak 43/17 og stadfestar følgjande medlemer i fellesnemnda: Namn Kommune Parti Kristin Maurstad Vågsøy A Edvard Iversen Vågsøy V Rolf Domstein Vågsøy H Nils Myklebust Vågsøy Sp 9 av 32
Ola Teigen Flora Ap Jan Henrik Nygård Flora V Jacob Nødseth Flora Sl Hanne E H Kristensen Flora H Bente Frøyen Steindal Flora Ap Varamedlemer,Vågsøy, frå Ap, V og H 1. Morten Hagen, 2) Sølvi Grov, 3) Frode Kupen, 4) Elisabeth Elliot, 5) Daniel Gangeskar, 6) Tove Lill Refvik Volle, 7) Kristian Skibenes, 8) Anett Berg Varamedlemer, Vågsøy, frå Sp, Rødt, KrF og TLV 1. Betty Hessevik, 2) Even Halsør, 3) Geir Oldeide, 4) John Inge Refvik Varamedlemer, Flora 1. Frank Willy Djuvik, 2) Solveig Willis, 3) Martin Malkenes, 4) Hilmar Eliasson, 5) Karianne Torvanger, 6) Arlene Vågene, 7) Gustav Johan Nydal, 8) Målfrid Steindal 2. Flora bystyre godkjenner reglementet for fellesnemnda. Framlegg til nye pkt. under pkt.2 - reglementet for fellesnemnda: 1. Repr.Marie Kronen Tveranger,AP: Kommunalt råd for menneske med nedsatt funksjonesvne og eldrerådet i Flora kommune ber om at ein representant frå kvart råd i begge kommunar vert teken med i Fellesnemnda med tale og forslagerett. 2. Repr. Gustav Johan Nydal,KRF: Forslag til Nytt punkt p under paragraf 3 i retningslinjer og mynde for fellesnemda. P. Fellesnemda får myndighet til å ta initiativ til og gjennomføre forhandlingar med Bremanger kommune om å inkludere dei i Kinn Kommune 3. Repr. Bente Nilsen,SV: Ein representant frå ungdommens bystyre frå Flora og ein representant frå Vågsøy ungdomsråd tiltrer fellesnemnda med talerett. 4. Repr.Frank Willy Djuvik,FRP: Ny paragraf 10 Eit mindretall på 3 eller fleire medlemmer i fellesnemda kan anke ei avgjørelse inn for dei to kommunestyra for endeleg avgjørelse. 10 av 32
5. Repr.Frank Willy Djuvik,FRP: Endring av paragraf 3 m: Kommunestyra skal vedta godtgjersleregulativ for fellesnemda og underliggande organ og utval 6. Repr.Jacob Nødseth,Samlingslista: TIllegg 3 andre ledd bokstav a: Fellesnemnda skal ikkje delegere avgjerdsmynde, med mindre fellesnemnda samrøystes finn at dette er hensiktsmessig. 7. Ordførar: Kvar kommune får ein observatørplass til tillitsvalgte med tale- og talerett. 8. Repr.Bente Nilsen,SV: Alle møtene i fellesnemnda skal streamast så langt det er mogleg. Handsaming: Pkt.1 i tilrådinga vart samrøystes vedteken. Punktvis røysting over Framlegg til nye pkt. under pkt.2 - reglementet for fellesnemnda: 1. Framlegget frå Kronen Tveranger fall samrøystes. 2. Framlegget frå Gustav Johan Nydal vart vedteke mot 8 røyster (Samlingslista 6, SP1 og AP1) 3. Framlegget frå Bente Nilsen vedr.ungdommens bystyre vart smrøystes veteke. 4 og 5. Framlegga frå Frank Willy Djuvikvart samrøystes vedtekne. 6. Framlegget frå Jacob Nødseth vart samrøystes vedteke. 7. Framlegget frå ordførar vart samrøystes vedteke. 8. Framlegget frå Bente Nilsen vart samrøystes vedteke. Vedtak: 1. Flora bystyre viser til tidlegare vedtak i Flora bystyre, sak 61/17, Vågsøy kommunestyre; sak 43/17 og stadfestar følgjande medlemer i fellesnemnda: Namn Kommune Parti Kristin Maurstad Vågsøy A Edvard Iversen Vågsøy V Rolf Domstein Vågsøy H Nils Myklebust Vågsøy Sp Ola Teigen Flora Ap Jan Henrik Nygård Flora V 11 av 32
Jacob Nødseth Flora Sl Hanne E H Kristensen Flora H Bente Frøyen Steindal Flora Ap Varamedlemer,Vågsøy, frå Ap, V og H 1. Morten Hagen, 2) Sølvi Grov, 3) Frode Kupen, 4) Elisabeth Elliot, 5) Daniel Gangeskar, 6) Tove Lill Refvik Volle, 7) Kristian Skibenes, 8) Anett Berg Varamedlemer, Vågsøy, frå Sp, Rødt, KrF og TLV 1. Betty Hessevik, 2) Even Halsør, 3) Geir Oldeide, 4) John Inge Refvik Varamedlemer, Flora 1. Frank Willy Djuvik, 2) Solveig Willis, Solveig Willis, 3) Martin Malkenes, 4) Hilmar Eliasson, 5) Karianne Torvanger, 6) Arlene Vågene, 7) Gustav Johan Nydal, 8) Målfrid Steindal 2. Flora bystyre godkjenner reglementet for fellesnemnda, med slike endringar: Forslag til Nytt punkt p under paragraf 3 i retningslinjer og mynde for fellesnemda. P. Fellesnemda får myndighet til å ta initiativ til og gjennomføre forhandlingar med Bremanger kommune om å inkludere dei i Kinn Kommune. Ein representant frå ungdommens bystyre frå Flora og ein representant frå Vågsøy ungdomsråd tiltrer fellesnemnda med talerett. Ny paragraf 10 Eit mindretall på 3 eller fleire medlemmer i fellesnemda kan anke ei avgjørelse inn for dei to kommunestyra for endeleg avgjørelse. Endring av paragraf 3 m: Kommunestyra skal vedta godtgjersleregulativ for fellesnemda og underliggande organ og utval TIllegg 3 andre ledd bokstav a: Fellesnemnda skal ikkje delegere avgjerdsmynde, med mindre fellesnemnda samrøystes finn at dette er hensiktsmessig. Kvar kommune får ein observatørplass til tillitsvalgte med tale- og talerett. Alle møtene i fellesnemnda skal streamast så langt det er mogleg. 12 av 32
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 075/17: Oppretting av partssamansett utval (PSU) Framlegg til vedtak: Flora bystyre legg til grunn at det vert etablert eit partsamansett utval som skal førebu og drøfte saker som gjeld tilhøve mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Fellesnemnda blir beden om å gå i dialog med dei tilsette sine organisasjonar og deretter fastsette tal medlemer i utvalet. På vegne av kommunane vel fellesnemnda sine eigne representantar. Flora bystyre sluttar seg til mandatet slik det går fram av denne saksutgreiinga. Handsaming: Tilrådinga vart samrøystes vedteken. Vedtak: Flora bystyre legg til grunn at det vert etablert eit partsamansett utval som skal førebu og drøfte saker som gjeld tilhøve mellom kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette. Fellesnemnda blir beden om å gå i dialog med dei tilsette sine organisasjonar og deretter fastsette tal medlemer i utvalet. På vegne av kommunane vel fellesnemnda sine eigne representantar. Flora bystyre sluttar seg til mandatet slik det går fram av denne saksutgreiinga. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 076/17: Eigedomsskatt i Kinn kommune Framlegg til vedtak: Flora bystyre ber fellesnemnda greie ut spørsmålet om korleis vi skal harmonisere eigedomskatten i Kinn kommune, herunder vurdere og tilrå om vi skal søke om ei overgangsordning, slik Inndelingslova 17 opnar for. Handsaming: Tilrådinga vart samrøystes vedteken. 13 av 32
Vedtak: Flora bystyre ber fellesnemnda greie ut spørsmålet om korleis vi skal harmonisere eigedomskatten i Kinn kommune, herunder vurdere og tilrå om vi skal søke om ei overgangsordning, slik Inndelingslova 17 opnar for. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 077/17: Val av revisor til Fellesnemnda Framlegg til vedtak: KRYSS revisjonen vert valt som revisor til fellesnemnda for samanslåing av kommunane Vågsøy og Flora til Kinn kommune. Handsaming: Samrøystes vedteke. Vedtak: KRYSS revisjonen vert valt som revisor til fellesnemnda for samanslåing av kommunane Vågsøy og Flora til Kinn kommune. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 002/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Rolf Bjarne Sund K1-026, K1-002 16/1456 Konstituering av fellesnemnda, val av leiar og nestleiar Framlegg til vedtak: Følgjande er valde: Leiar Nestleiar Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 15 av 32
Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Saka blir lagt fram utan utgreiing. Innleiing: Vurdering: Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 16 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 003/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Ola Teigen K1-410, K1-020, K3 - &35 17/2217 Tilsetting prosjektrådmann Kinn kommune Framlegg til vedtak: a. Fellesnemnda går i forhandlingar med Terje Heggheim med ynskje om å tilsette han som prosjektrådmann for samanslåinga til Kinn kommune. Stillinga vil bli vidareført som rådmann i nye Kinn kommune frå 1.1.2020. b. Fellesnemnda går i forhandlingar med Terje Heggheim med ynskje om å tilsette han som prosjektrådmann for samanslåinga til Kinn kommune. Stillinga som rådmann i nye Kinn kommune frå 1.1.2020, skal lysast ut. c. Fellesnemnda ynskjer å lyse ut stillinga som prosjektrådmann for Kinn kommune. Leiar i FN går straks i gong med å hente inn anbod frå rekrutteringsselskap. Leiar får fullmakt til å velje oppdragsgjevar. d. Fellesnemnda ynskjer å lyse ut stillinga som prosjektrådmann for Kinn kommune. Leiar i FN går straks i gong med å hente inn anbod frå rekrutteringsselskap. Stillinga skal lysast ut som fast stilling også etter 1.1.2020. Leiar får fullmakt til å velje oppdragsgjevar. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 17 av 32
Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Etter vedtekne reglement for Fellesnemnda (FN) 3, punkt d, skal nemnda tilsette prosjektleiar. Før nemnda gjer dette må ein ta stilling til korleis prosessen skal vere. Innleiing: FN skal etter reglementet tilsette prosjektrådmann som skal leie arbeidet med å etablere Kinn kommune. Drøftinga bygger på ein føresetnad om at det ikkje er aktuelt at ein rådmann kan vere både rådmann i ein kommune samstundes som han er prosjektrådmann. Både Vågsøy og Flora skal driftast på ordinær måte fram til samanslåinga. Prosjektrådmannen bør difor ikkje kombinere denne stillinga med anna arbeid. Arbeidet med å rigge Kinn kommune vil vere krevjande. I praksis skjer der ei verksemdoverdraging som involverer over 1700 tilsette. Kvar enkelt tilsett skal ha ny arbeidsavtale. Ein del av dei tilsette vil få nye arbeidsoppgåver. Som eit døme er det i Asker kommune sett ned over 90 arbeidsgrupper som skal arbeide med samanslåing. Arkivsystem, matrikkeltilpassingar, harmoniseringar av løn, er berre 3 døme på arbeidsgrupper som skal jobbe fram mot 1.1.2020 og samanslåing. Tilpassing av interkommunale samarbeid vil og vere omfattande. I dag går forholdsvis mange av desse i andre retningar enn mellom Flora og Vågsøy. Vi må også vurdere om det er oppgåver vi kan produsere i eigen regi framfor gjennom IKS. Den nye kommunen må og ha kapasitet til å rekruttere nye medarbeidarar. Det vil vere mange viktige stillingar som det skal skje tilsettingar i innan den nye kommunen trer i kraft. Ein prosjektrådmann kan tilsettast for perioden fram til kommunesamanslåinga. Prosjektrådmannen kan og tilsettast med sikte på at han også er rådmann etter samanslåing 1.1.2020. Ei tilsetting med tidsavgrensing vil avgrense søkarmassen. FN må vurdere om ei slik stilling vil vere attraktiv for gode søkarar dersom den kun vil vare fram til samanslåing, i praksis 2 år. Samstundes kan det nettopp her vere gunstig med eit skifte. Dersom målet er å tilsette ny rådmann frå 1.1.2020 vil det ikkje vere overlapping frå dei gamle kommunane til den nye. Å lyse ut stillinga vil bety at ein kan få inn "nytt blod" i organisasjonen. Prinsipielt vil og mange hevde at ei slik viktig stilling må lysast ut. Ei utlysing vil og kunne gje samanslåinga meir legitimitet, enn om ein vel å tilsette nokon av dei tidlegare rådmennene. På den andre sida vil ein ved ei utlysing risikere å miste kontinuitet. Kunnskap om eigen organisasjon og opparbeidd integritet er argument for å tilsette ein av dagens rådmenn. Dersom ingen av rådmennene får tilbod om den nye rådmannstillinga, eller at ingen av dei vil søke stillinga som prosjektleiar, vil ein nytilsett som kjem utanfrå måtte bruke tid på å bli kjent med organisasjonen. Motivasjonen til rådmennene som fram til 1.1.2020 skal drifte Flora og Vågsøy, kan og bli låg dersom ein ikkje når opp eller blir vurdert som prosjektleiar. Ei løysing på dette kan vere at kommunane gjer avtale om å avslutte arbeidskontrakta og tilsette/konstituere ny rådmann fram til samanslåinga. Dette vil ha ein økonomisk kostnad. Fellesnemnda må vurdere om rådmennene har rettskrav, eller rett til å bli vurdert (jf.aml 15-7 (2), til stillinga som rådmann i den nye kommunen. Samanslåinga utløyser ikkje oppseiingsgrunn for tilsette. Den må sjåast på som ei verksemdoverdraging (jf. aml kap 16). Om fellesnemnda vurderer det slik at ingen av rådmennene vil få tilbod om å fortsette bør det inngåast forhandlingar med sikte på å kompensere dei tilsette for å tre ut av arbeidsavtalen for å unngå ein uavklart situasjon. 18 av 32
Ordførarane i Vågsøy og Flora har gjennomført samtalar både med fagorganisasjonane og rådmennene, Leite og Heggheim. Referata er slik: Knut Ove Leite: Vil gå av ved 62 år, våren 2019. Halde fram som rådmann i Vågsøy inntil det, og bidra i samanslåingsprosessen parallelt. Leite forventar normal lønsutvikling. Terje Heggheim: Svært interessert i å vere prosjektrådmann for samanslåinga til Kinn kommune. Meiner å ha rettskrav på stillinga, men vil ikkje krevje den om fellesnemnda avgjer utlysing. Dersom fellesnemnda ønskjer å lyse ut, bør dei samstundes gjere ein avtale med Heggheim om framtida. Vil ikkje stå i vegen for utlysing, men kjem ikkje til å søkje. Svært motivert for å vere prosjektleiar/rådmann i Kinn. Vil uansett halde fram som rådmann i Flora fram til samanslåinga, men må sjølvsagt sjå etter annen jobb. Begge: Viktig å rigge organisasjon så raskt som råd. Ekstern utlysing vil ta noko tid. Bør i så fall kople på konsulentar. Referat ført av Kristin Maurstad og Ola Teigen Ordførarane har og hatt møte med tillitsvalde: Referat frå møte med tillitsvalde Wenche Kvalvik (Flora) og Ingunn Frøyen (Vågsøy). Prosjektleiar/rådmann: Ved ekstern utlysning: Må ha avtale med noverande rådmenn for å sikre dei arbeid i den nye kommunen dersom dei ikkje får jobben. Har eit stillingsvern. Løn og avtalefesta rettar vil gjelde uansett om ein får behalde jobben eller ikkje. Fellesnemnda må få god informasjon om kva det inneber å vere prosjektleiar, og konsekvensane av valet sitt. Vurdering: I denne prosessen må FN ta stilling til følgjande: Skal prosjektrådmannen også vere den framtidige rådmanne i Kinn kommune, eller skal tilsetting av rådmann i Kinn gjerast seinare? Har nokon av rådmennene eit rettsleg krav på stilling? Skal stillinga lysast ut? Om stillinga skal lysast ut, på kva måte skal dette skje, og bør ein velje eit rekrutteringsfirma til å bistå i dette arbeidet? Skal ein av rådmennene i Vågsøy eller Flora tilsettast? Det fins ikkje noko fasit på kva som er rett i denne saka. Det er ulik praksis frå kommune til kommune. Om FN vel å lyse ut stillinga, er dette fullt mogleg sjølv om ein av rådmennene hevdar eit krav. Det naturlege vil då vere å gjere ei avtale med den som hevdar krav. Om ein vel utlysing vil det vere naturleg at FN kjøper konsulenttenester knytt til tilsetting av ny rådmann. Tid er ein vesentleg faktor i tilsettingsprosessen. Om ein går for utlysing vil ein truleg ikkje ha ny rådmann i sving før om eit halvår. Er søkarmassen liten, eller det ikkje er kvalifiserte søkarar til stillinga, må vi rekne med at det går enno meir tid. 19 av 32
I møtet i Fellesnemnda 5.9. vil KS-advokaten orientere i saka og gjere greie for ulike praksisar. Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 20 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 004/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Rolf Bjarne Sund K1-026, K1-002 16/1456 Prosjektorganisering/prosjektplan fram til ny kommune er på plass, info sak Framlegg til vedtak: Orientering i saka og gjeve i møte blir teke til orientering. Moment frå diskusjonen i Fellesnemnda blir teke med i det vidare arbeidet med prosjektplanen. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 21 av 32
Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Arbeid med å få på plass ein prosjektorganisasjon og prosjektplan fram til ny kommune er på plass. Saka blir lagt fram for orientering og diskusjon i Fellesnemnda. Innleiing: Gjenomføring av prosess med etablering av ein ny kommune vil krevje ein prosjektorganisering og ein. Alle kommunar som har vedtak om samanslåing har, eller er i ferd med å vedta slik prosjektplan. Desse prosjektplanane er bygd opp i prinsippet på same måte, dvs ein tradisjonell prosjektorganisering. Med utgangspunkt i prosjektplanen for Nye Asker har rådmennene lage ei skisse til sentrale milepælar i eit slikt prosjekt. 22 av 32
Med utgangspunkt i erfaringane frå prosessen kring Nye Sandefjord har KS fått utarbeid ein evalueringsrapport som oppsummerast slik: Basert på erfaringer fra tidligere frivillige sammenslåinger av kommuner har vi laget en oversikt med gode tips og råd for hva dere bør tenke på og hvordan dere bør gå frem i prosessen. En kommunesammenslåing innebærer komplekse og tidkrevende prosesser. Det er mange faktorer som har betydning for hvor godt sammenslåingsprosessen og overgangen til en ny kommune fungerer. Fasit på hvordan en slik prosess bør gjøres er ikke laget, men erfaring og lærdom fra denne og tidligere frivillige sammenslåingsprosesser kan forsøksvis summeres i enkelte råd. Gjennomfør en overordnet ROS-analyse så tidlig som mulig i sammenslåingsprosessen. Dette vil øke forståelse av hva en sammenslåingsprosess innebærer og hvilke utfordringer som må håndteres for å få en god overgang til en ny kommune. Avklar hva 23 av 32
som må være på plass før sammenslåingstidspunktet og hva som kan håndteres av den nye kommunen. Unngå vakuumperiode. Avklar den administrative toppledelsens rolle i prosessen raskt etter vedtak om sammenslåing. Start på «ufarlige» kartleggings- og utredningsoppgaver i påvente av at prosjektleder og prosjektorganisasjon kommer på plass. Etabler en robust prosjektorganisasjon som skal lede sammenslåingsarbeidet. Prosjektorganisasjonen bør ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å håndtere alle prosesser, saker og beslutninger i sammenslåingsprosessen. Alle sentrale roller i prosjektorganisasjonen må være tydelig avklart i forhold til linjeorganisasjonene i de opprinnelige kommunene, og hvert delprosjekt må ha et klart mandat for sitt arbeid. Det bør utarbeides tydelige milepeler for hvert delprosjekt, hvor også avhengigheter til andre delprosjekt framgår. Vurder behov for nærdemokratiordninger. Gjennomfør gjerne KS lokaldemokratiundersøkelse eller tilsvarende for å se hvordan lokaldemokratiet utvikler seg over tid. Sørg for en åpen prosess med god informasjon til ansatte og innbyggere. Arranger kulturtiltak og aktiviteter som bygger felleskap på tvers av kommunegrensene. Legg til rette for at tillitsvalgte og verneombud/vernetjeneste er godt representert på ulike arenaer i prosessen og at disse får nødvendig frikjøp. Tilpass organisering av den nye kommunen med utgangspunkt i sentrale mål som ligger til grunn for sammenslåingen. Avslutt organiserings- og bemanningsprosesser senest ¾ år før sammenslåingstidspunktet. Påfølgende prosesser er avhengig av at dette er på plass. Start arbeidet med samkjøring av økonomi og IKT så tidlig som mulig. Lag et skyggebudsjett det siste året før sammenslåingen. Lag en plan for gevinstrealisering uten for store forventinger om gevinstrealisering fra dag én. Det første driftsåret som ny kommune vil være preget av at kommunen er i en oppstarts- og innkjøringsfase hvor ulike kulturer skal samkjøres, og nye rutiner skal implementeres. Sørg for å ha delegeringsreglementer og politiske reglementer på plass i god tid før konstituering av nytt kommunestyre. Avklar tidlig ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene. I siste fase bør de gamle kommunene ha fokus på avslutning og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver. Vurdering: For å få til ein velukka samanslåing av to kommunar til ein kommune er det heilt avgjerande å utarbeide ein prosjektplan samt å få på plass ein prosjektorganisasjon så tidleg som mogleg. Denne planen må vere godt forankra hjå politisk leiing, administrasjonane og arbeidstakararorganisasjonane. Ein prosjektplan bør som minimum innehalde følgjande: ROS Analyse Milepelsplan Organisering av prosjektet med leiing, prosjektstab og temaundergrupper (Undergruppene/temaene må delast i minst fire undergrupper (1. tema kor det bere er naudsynt med reine faglege utgreiingar, 2. temagrupper kor det er naudsynt å sette ned administrative arb. grupper, 3 temagrupper kor det også må vere med tilitisvalde og 4 24 av 32
temagrupper som er politisk leia) Møteplan Budsjett for prosjektet Rådmennene har starta arbeidet med å førebu utarbeiding av slik prosjektplan. Med hovedfokus på å innhente kunnskap frå sentrala kjelder og andre samanslingsprosessar. I tillegg er det så vidt starta med kartlegging av dagens situasjon i dei to kommunena t.d innanfor IKT området. Framlegg til endeleg Prosjektplanen kan ikkje leggjast fram for Fellesnemnda før Prosjektrådmann er tilsett. Det vil vere viktig for prosjektet at den administrative leiaren har hatt innverknad på, og har eigarskap til framlegg til Prosjektplan. Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 25 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 005/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Rolf Bjarne Sund K1-026, K1-002 16/1456 Gjennomgang av reglement for nemnda, arbeidsform mm Framlegg til vedtak: Saka blir lagt fram utan tilråing Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 26 av 32
Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Innleiing: Reglement for Fellesnemnda blei vedteke av Vågsøy kommunestyre og Bystyret i Flora 25.08.17. Relementet er vedlagt saka. Vurdering: Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 32T Fellesnemnd, reglement 27 av 32
PÅ VEG TIL KINN Vedteke i felles kommunestyremøte, Flora bystyre og Vågsøy kommunestyre 25 august 2017 REGLEMENT FOR FELLESNEMNDA 1 Innstilling Prosjektleiar innstiller overfor fellesnemnda. Inntil prosjektleiar er tilsett har rådmennene i Flora og Vågsøy innstillingsrett og forvaltar denne etter avtale. 2 Oppnemning og konstituering Fellesnemnda er oppretta med heimel i Inndelingslova 26. Nemnda konstituerer seg sjølv i august 2017 og vel leiar og nestleiar. Ein representant frå ungdommens bystyre frå Flora og ein representant frå Vågsøy ungdomsråd tiltrer fellesnemnda med talerett. Kvar kommune får ein observatørplass til tillitsvalde med tale- og talerett. 3 Arbeids- og ansvarsområde Fellesnemnda skal: a. Gjennomgå og vurdere prinsipielle sider ved samanslåingsprosessen. Fellesnemnda skal ikkje delegere avgjerdsmynde, med mindre fellesnemnda finn at dette er hensiktsmessig. b. Fatte vedtak i saker som er nødvendig for å etablere Kinn kommune c. Disponere eingongstilskotet og annan finansiering til føremålet d. Tilsette prosjektleiar/rådmann e. Handsame innstilling til overordna organisering av Kinn kommune f. Sjå til at reglar og avtalar om tilsette og dei tillitsvalde sin medverknad og medråderett vert følgd g. Godkjenne dokument som gjeld arbeidsgivarpolitiske spørsmål h. Kome med framlegg til budsjett og økonomiplan for det nye kommunestyret i. Kome med framlegg til nye satsar for avgifter, gebyr og eigenbetalingar j. Gi uttale til departement/fylkesmann om årsbudsjett og økonomiplan i perioden fram til samanslåinga k. Kome med framlegg til delegeringsreglement som vert vedtatt av det nye kommunestyre l. Kome med framlegg til godtgjerslereglement og andre relevante reglement som det nye kommunestyre skal vedta m. Kommunestyra skal vedta godtgjersleregulativ for fellesnemnda og underliggande organ og utval n. Kome med framlegg til revisor til kommunestyre sitt første møte o. Vedta kommunikasjonsplan for arbeidet med kommunesamanslåinga p. Fellesnemnda får myndighet til å ta initiativ til og gjennomføre forhandlingar med Bremanger kommune om å inkludere dei i Kinn kommune. 28 av 32
PÅ VEG TIL KINN Vedteke i felles kommunestyremøte, Flora bystyre og Vågsøy kommunestyre 25 august 2017 Fellesnemnda kan: a. Delegere delar av sitt mynde til underliggande organ i enkeltsaker og saker som ikkje er av prinsipiell art b. Uttale seg i saker som er til handsaming i kommunane sine ordinære utval fram til den nye kommunen er etablert. Dette gjeld når fellesnemnda meiner at desse sakene har eller kan ha konsekvensar for samanslåingsprosessen. Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvensar og førebu budsjett for 2020 og økonomiplan 2020-2023. Det er det nye formannskapet som skal kome med budsjettinnstilling overfor det nye kommunestyret. Leiar i fellesnemnda kallar inn til og leiar konstituerande kommunestyremøte i Kinn kommune inntil ordførar er vald. 4 Opne møter Møta i fellesnemnda og underliggande organ er opne om ikkje anna vert bestemt. Alle møta i fellesnemnda skal streamast så langt det er mogleg. 5 Vedtak Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerslene. Ved usemje skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert. I saker det det ikkje vert oppnådd semje, vert sakene avgjort med alminneleg fleirtal. Ved likt stemmetal har leiar dobbeltrøyst. 6 Arbeidsutval Arbeidsutval for fellesnemnda skal førebu og legge til rette for nemnda si sakshandsaming. Arbeidsutvalet kan ta avgjerd i saker etter delegering frå fellesnemnda. 7 Partsamansette utval Partsamansett utval skal kome med uttale i saker som gjeld tilhøvet mellom arbeidsgjevar og dei tilsette. 8 Andre utval Fellesnemnda kan opprette andre utval eller komitear etter behov. 9 Delegering til prosjektleiar Fellesnemnda og andre politiske utval som er oppretta i samband med samanslåinga kan delegere mynde til prosjektleiar/rådmann. 10 Krav om handsaming i kommunestyra Eit mindretall på 3 eller fleire medlemmer i fellesnemda kan krevje ei avgjerd lagt fram for dei to kommunestyra til uttale, før fellesnemnda fatter endeleg avgjerd. 29 av 32
Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 006/17 Fellesnemnda PS 05.09.2017 Flora/Vågsøy Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Rolf Bjarne Sund K1-026, K1-002 16/1456 Møteplan for Fellesnemnda hausten 2017 Framlegg til vedtak: Møteplanen blir vedteke slik den kjem fram av saka. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur. 30 av 32
Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Innleiing: Dato 29.06.17 Adm leiargruppe Florø Første møte for å bli kjende samt sjå på eksisterande organisering av kommunane. Dato 25.08.17 Dato 05.09.17 K.styrene Raudeberg Felles kommunestyre Fellesnemnda Florø Status arbeid med rekruttering av prosjektrådmann. Arbeide med prosjektplan. Prosess for rekruttering av prosjektleiar Møteplan for Fellesnemnda Formelt møte innkalla av fm. Ordførarane må i forkant ha gjennomført samtalar med rådmennene. F Dato 18.09.17 Dato 19.09.17 Adm leiargruppe Fellesnemnda Måløy Arbeide med prosjektorganisering Måløy *Møtet er aktuelt dersom stillinga som prosjektrådmann skal lysast ut eksternt. Godkjenning av utlysning og råmar for stillinga. Vedta prosjektplan I forkant må det evt lagast råmar og framlegg til utlysning. Dato 26.09.17 Fellesnemnda Måløy *Møtet er aktuelt dersom intern rekruttering av prosjektrådmann Tilsettingsvedtak. Vedta prosjektplan I forkant må det evt gjerast eit arbeid med råmane for slik tilsetting. leiargruppe Detaljplanlegging av kvart delprosjekt. Dato 31.10.17 Dato 21.11.17 Fellesnemnda Florø Dersom stillinga som prosjektleiar skal lysast ut eksternt så tilsettingsvedtak. Arbeid med utfordringar knytt til deltema i prosessen. Starte arbeid med politisk organisering av Kinn kommune. Fellesnemnda Måløy, Vidare arbeid med politisk organisering. Status arbeid med deltema. I forkant må det gjerast eit arbeid med utveljing og intervju, samt lage innstilling. 31 av 32
Vurdering: Det bør også vurderast om nemnda har behov for ein felles tur, konferanse el. liknande. Økonomiske konsekvensar: Miljømessige konsekvensar: Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 32 av 32