Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato/tid: 08.12.2015 kl 12:00-15:20 Møtested: Rådhuset Orkdal Møtende medlemmer: Berit Ingeborg By Johnny Danielsen Joar Syrstadeng. Sak 33-37, til kl 14.50 Mads Løkeland Vigdis Bye Olsen Andre møtende: Oddbjørn Bang, ordfører. Sak 34. Morten Wolden, rådmann. Sak 34. Kristin Wangen, kommunalsjef. Sak 34. Marit Risvaag, varslingsombud. Sak 34. Gard S.G. Lyng, Revisjon Midt-Norge IKS. Sak 33-35. Arvid Hanssen, Konsek Arkivsak: 15/163 Merknader: Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. Sakliste: Saksnr. Saktittel 33/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 28.10.15. 34/15 Situasjonen ved Orkdal helsetun - orientering fra rådmannen. 35/15 Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i prosjektplan - samhandlingsreformen. 36/15 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2016. 37/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 8.12.15. 38/15 Prioritering av revisjonsressurser 2016. 39/15 Møteplan 2016 for kontrollutvalget. 40/15 Eventuelt
Sak 33/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 28.10.15. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 33/15 Protokollen godkjennes. Protokollen godkjennes. Sak 34/15 Situasjonen ved Orkdal helsetun - orientering fra rådmannen. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 34/15 Saken legges frem uten innstilling. Rådmann Morten Wolden, kommunalsjef Kristin Wangen og varslingsombud Marit Risvaag, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ba om at rådmannens Power Point presentasjon ble lagt med som vedlegg til protokollen. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
Sak 35/15 Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i prosjektplan - samhandlingsreformen. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 35/15 Saken tas til orientering. Gard S.G. Lyng, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Saken tas til orientering. Sak 36/15 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2016. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 36/15 Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2016. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Kontrollutvalgets leder signerte avtalene i møtet. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for 2016. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene.
Sak 37/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 8.12.15. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 37/15 Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble presentert i møtet: 1. Sak 115/15 Rapport selskapskontroll - eierstyring i Orkdal kommune,behandlet i kommunestyret 18.11.15. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Sak 116/15 Rapport fra KU om tilsyn og kontroll og virksomhet i perioden 2011-2015,behandlet i kommunestyret 18.11.15. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 3. Invitasjon til kontrollutvalgskonferanse Gardermoen 3.-4.februar 2016. 4. Felles forhandlingsutvalg skal ha åpne møter, Kommunal rapport 2.11.15. 5. Oppsummering fra samling for kontrollutvalg på Tiller 18.11.15. Fire medlemmer av kontrollutvalget deltok. Vedrørende pkt 3: Sekretariatet melder på Joar Syrstadeng. Andre interesserte melder fra til Konsek innen 16.desember. Referatsakene tas til orientering. Sak 38/15 Prioritering av revisjonsressurser 2016. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 38/15 Sekretariatet legger signaler fra diskusjon i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet i 2016.
Kontrollutvalget diskuterte prosjekter som ligger inne i plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Videre kom det innspill om miljø som tema i forhold til fremtidige prosjekt. Nærvær, fravær og drift av Helsetun og hjemmetjenester ble også nevnt som mulige tema. Kontrollutvalget ønsket å følge prioriteringen som kommunestyret har vedtatt i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon for 2014-2016. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet legger frem sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med tema tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune i neste møte. Utvalget ønsker at revisjonen deltar under behandlingen av saken. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet legger frem sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med tema tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune i neste møte. Utvalget ønsker at revisjonen deltar under behandlingen av saken. Sak 39/15 Møteplan 2016 for kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 39/15 Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 12.00 på følgende dager i 2016: 1.mars, 3.mai, 7.juni, 6.september, 25.oktober og 6.desember. Omforent forslag om å endre møtedag 7.juni til 14.juni, slik det fremgår av saksfremlegget, ble enstemmig vedtatt sammen med øvrig innstilling i saken. Kontrollutvalget ba sekretariatet avklare med Helsetunet om det er mulig å avholde møte der den 6.september 2016. Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 12.00 på følgende dager i 2016: 1.mars, 3.mai, 14.juni, 6.september, 25.oktober og 6.desember.
Sak 40/15 Eventuelt Kontrollutvalget i Orkdal kommune 08.12.2015 40/15 Saken legges frem uten innstilling. Ingen saker ble fremmet.