MØTEINNKALLING Møtetid: 05.04.2017 kl. 16.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Administrasjonsutvalget Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Informasjon fra rådmann 2 Side Informasjon fra leder og eventuelt 2 Saker til behandling 5/17 17/00920-1 Samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum 6/17 17/01004-1 Utbygginger i helse og sosialsektoren i Ås kommune 3 7 Ås, 21.03.2017 Ivar Ekanger leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 17/00127
Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 2 av 9
Saker til behandling ADM-5/17 Samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 17/00920-1 Saksgang Møtedato 1 Eldrerådet 4/17 28.03.2017 2 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 6/17 28.03.2017 3 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 11/17 29.03.2017 4 Hovedutvalg for helse og sosial 7/17 29.03.2017 5 Hovedutvalg for teknikk og miljø 6 Administrasjonsutvalget 5/17 05.04.2017 7 Formannskapet 24/17 05.04.2017 8 Kommunestyret Rådmannens innstilling: - Det igangsettes et mulighetsstudie for etablering av et bygg for samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum. - Ulike lokaliteter i Ås sentrum vurderes. Det vurderes også et alternativ med leie av lokaler. - Det bevilges 250 000 kr til en mulighetsstudie og det opprettes et eget investeringsprosjekt som finansieres av ubundet investeringsfond. Ås, 21.3.2017 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Eldrerådet Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Saksbehandler Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 3 av 9
Saksutredning: Sammendrag: Ås kommune har i dag en rekke kommunale tjenester lokalisert i Ås sentrum. Disse tjenestene er i dag spredt på ulike bygg som kommunen delvis eier og delvis leier. Leieavtalene varer frem til 31.12.2020 bortsett fra NAV. Kommunen bør da ha et alternativt klart slik at kommunen ikke kommer i en situasjon hvor leieavtaler går ut og man sitter uten andre alternativer enn å forlenge eksisterende avtaler Fakta i saken: Formannskapet behandlet i møte 15.02.2012 sak om «kontorlokaler i Ås sentrum leie eller eie» med følgende vedtak: 1. Rådmannen legger fram en sak med vurdering av om kommunen fortsatt skal leie lokaler i Ås sentrum eller bygge et nytt kontorbygg i forbindelse med handlingsprogram 2013 2016. 2. Det legges fram en områderegulering for Ås sentrum. Områderegulering for Ås sentrum er i gang. Sak om vurdering av utbygging av et nytt bygg for samlokalisering av kommunale tjenester har blitt utsatt i påvente av arbeidet med kommunereformen. Det er nå nærmere avklart at Ås kommune skal fortsette som egen kommune fremover. Kommunale tjenester lokalisert i Ås sentrum er økende og kommunens leieavtaler går ut i 2020. Det er derfor nå behov for en avklaring av hvilke veivalg kommunen skal gjøre for fremtidig lokalisering av kommunale tjenester. Vurdering: Kommunale virksomheter i leide lokaler i Ås sentrum Følgende kommunale tjenester er lokalisert i leide bygg i Ås sentrum i dag: - Forebyggende helse m/bl.a. helsestasjon - Barnevern - Dagtilbudet for personer med funksjonshemninger - PPS - NAV - Rus og psykisk helse - Friskliv og folkehelse - Økonomi og personal - Prosjektavdeling - Voksenopplæringen - FIKS - Kirkelig fellesråd Dette utgjør ca. 175 medarbeidere. Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 4 av 9
Leid areal i Ås sentrum Ås kommune leier per i dag følgende arealer i Ås sentrum: Adresse Areal Leiebeløp Estimerte Sum/snitt leiebeløp Utløpsdato BTA m2 2017 felleskostnader inkl felleskostnader Moerveien 10 2 606 31.12.2020 Moerveien 2 915 Okt. 2018 Rådhusplassen 29 2 022 31.12.2020 Sagaveien 3 360 01.08.2017 SUM 5900 7 361 000 1 250 000 8 611 000/1 459 I dag må kommunen forholde seg til ulike utleiere. Kommunen opplever i dag ulik tilfredshet blant brukerne med dagens bygg. Flere av byggene har ofte tekniske feil, dårlig inneklima og generell lav standard. Dette omfatter blant annet stadige vannlekasjoner, muggsopp og dårlig luftkvalitet. Dette har bidratt til at kommunale tjenester i flere perioder har måttet flytte midlertidig ut av lokalene. Dette reduserer kvaliteten på tjenestene til kommunens innbyggere og medfører mye ekstraarbeid for kommunens ansatte. Kommunale virksomheter i kommunale bygg. Skoleveien 3 er et kommunalt bygg med stort rehabiliteringsbehov. De siste års medarbeiderundersøkelser viser stor misnøye med de fysiske forholdene. Bygget er ikke universelt utformet. I dag rommer huset 8 virksomheter og har et totalareal på ca 990 m2. I tillegg til spesialrom er det 28 kontorplasser. Alle disse kontorplassene kan være aktuelle å flytte i nytt administrasjonsbygg. En eventuell utvidelse av Åsgård skole kan også medføre behov for utvidelse av skolearealet. Skoleveien 3 kan derfor være aktuelt å frigjøre til skoleformål. Gevinster ved samlokalisering I forbindelse med omstillingsprosjektet er det meldt inn forslag fra mange enheter om samlokalisering av kommunale tjenester for å få bedre og mer effektive tjenester. Tilgjengeligheten for innbyggerne kan forbedres og grunnlaget for økt samarbeid mellom kommunale enheter kan bedres. Forvaltning, drift og vedlikehold av byggene vil også kunne effektiviseres med samlokalisering. Bedre standard på forvaltning, drift og vedlikehold vil i neste omgang bidra til bedre kommunale tjenester for kommunens innbyggere. Leie vs eie Det er fordeler og ulemper med å leie bygg kontra å eie selv. Her drøftes noen fordeler og ulemper Vedlikehold Ved leie av bygg overlates forvaltning, drift og vedlikehold i større grad til utleier. Kommunen får da lavere vedlikeholdskostnader men må påregne tilsvarende økende leiekostnader, da dette kommer som påslag på leiekostnader. Finanskostnader Ved leie av bygg reduseres finanskostnadene, da kommunen ikke får utgifter til renter og avdrag på investeringer. Det er huseier som får disse kostnadene, men disse kostnadene veltes igjen over på kommunen gjennom husleien. Kommunen har høyere kredittverdighet enn et privat eiendomsselskap. Kommunen får derfor lavere Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 5 av 9
rentekostnader enn en privat aktør. Kommunen får i dag lån i banken til ca 1,7% rente. En privat aktør ligger betydelig over dette. Det kan derfor forutsettes at finanskostnadene i realiteten blir høyere ved å leie lokaler i forhold til å eie selv. Kontraktsoppfølging Ved leie av lokaler må kommunen fortsatt ha bestiller- og kontraktskompetanse. Ved eventuell fremtidig leie av lokaler bør den juridiske kompetansen på dette området styrkes slik at det inngås gode kontrakter som følges opp på en riktig måte. Prisstigning Historisk sett har det vært høy prisstigning på eiendom. Denne tilfaller huseier ved leie. Dersom kommunen selv eier byggene tilfaller prisstigning kommunen. Da prisene kan gå både opp og ned, er det en større økonomisk risiko å eie egne bygg. Statistikk over eiendomspriser viser at prisene kan variere fra år til år, men at prisene over en lengre tidsperiode har hatt en vekst. For en kommune som investerer med en lang tidshorisont kan det derfor antas at risikoen for prisfall er lav og det kan forventes en prisvekst på lang sikt. Alternativer I sak til Formannskapet 15.02.2012 ble to alternativer for utbygging av et kommunalt bygg drøftet. Det ene alternativet var en utvidelse av dagens rådhus og det andre var etablering av et kommunalt bygg på kommunens tomt mellom Brekkeveien og Østfoldbanen. Rådmannen anbefaler at disse alternativene vurderes nærmere i en mulighetsstudie. I tillegg bør andre muligheter også vurderes. Dette kan være andre utbyggingsalternativer, samt en vurdering av leiemarkedet i Ås sentrum, Økonomiske konsekvenser Beregninger som ble utført i forbindelse med saken i Formannskapet 15.02.2012 viser at kommunens årlige utgifter kan reduseres ved å erstatte leide lokaler med egne lokaler. En mulighetsstudie kan si noe mer om de økonomiske konsekvensene. Miljømessige konsekvenser: Ved å etablere et nybygg kan kommunen definere en høyere miljøstandard enn minimumskravene. Dette kan gi høyere investeringskostnader, men kan også utløse tilskudd og lavere renter i kommunalbanken (grønne lån). Dette kan vurderes nærmere i en eventuell mulighetsstudie. Konklusjon med begrunnelse: Det igangsettes et arbeid med en mulighetsstudie. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 6 av 9
ADM-6/17 Utbygginger i helse og sosialsektoren i Ås kommune Saksbehandler: Marit Roxrud Leinhardt Saksnr.: 17/01004-1 Saksgang Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 8/17 29.03.2017 2 Administrasjonsutvalget 6/17 05.04.2017 3 Formannskapet 30/17 05.04.2017 4 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Det opprettes en stilling/ressurs i helse og sosialetaten, tilsvarende oppvekst og kulturetaten, for å kunne gjennomføre og følge opp utbygginger, ombygginger og rehabilitering av sykehjem, boliger til funksjonshemmede, ulike kommunale leiligheter og andre bygg til helse og sosialformål. 2. Stillingen / ressursen plasseres i driftsenheten i helse og sosialetaten. 3. Stillingen finansieres over byggeprosjektene. Ås, 20.03.2017 Trine Christensen Rådmann Marit R. Leinhardt Helse og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: HHS Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Helse og sosialsjef Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 7 av 9
Saksutredning: Fakta i saken: Ås kommune har nettopp ferdigstilt Ås Demenssenter. Foran oss står en stor utbygging av Moer sykehjem og bygging av boliger for personer med funksjonshemninger både i Solfallsveien og i Ljungbyveien. I tillegg ligger det inne i planene en utbygging av bolig for personer med psykisk sykdom og/eller avhengighet. (samhandlingsreformen) Det er forventet en stor befolkningsvekt i Ås kommune i årene fremover i tillegg til de demografiske endringene (eldrebølgen) som kommer uansett, vekst eller ei. Vurdering: For å klare å gjennomføre ovennevnte, bør det opprettes en stilling / ressurs i helse og sosialetaten for å følge opp sakene fra brukersiden. Stillingen kan finansieres av prosjektene. Det er i dag ikke kapasitet i administrasjonen i helse og sosialetaten til å arbeide med planer og oppfølging av utbyggingssaker. Det har derfor vært den enkelte enhetsleder samt enhetsleder for driftsenheten i helse og sosial som har fulgt utbyggingene. Rådmannen ser imidlertid at dette er uheldig, og har ført til uhensiktsmessig stort arbeidspress og overtidsbruk for enkelte. Det må finnes en annen løsning for det neste utbyggingsprosjektet, som er Moer sykehjem og som allerede er i gang i forprosjektet. Ås kommune skal nå bygge såpass mye og stort at det bør opprettes en stilling / ressurs som kan ivareta brukers og kommunens behov. Stillingsinnehaver skal følge utbyggingen fra brukers og kommunens ståsted, jobbe frem velferdsteknologiske løsninger og være kommunens mellomledd mellom enheten i helse og sosial og teknisk etat / utbygger. I tillegg skal personen vurdere befolkningsprognoser fortløpende og utarbeide behovsplaner for fremtidige utbyggingsbehov i helse og sosialsektoren. Ved ledig kapasitet skal denne personen også være mellomleddet mellom helse og sosial og teknisk etat når det gjelder HMS-arbeidet. Det er ønskelig med en person som har god kjennskap til helse og sosialsektoren, som har erfaring fra utbyggingsprosjekter og har gode samarbeids og kommunikasjonsevner. Økonomiske konsekvenser: Det er kostbart for kommunen å bygge nye bygg til helse og sosialformål, men den store kostnaden er driften av tjenestetilbudene når bygget står ferdig. Derfor er det helt avgjørende for kommunen at brukergruppen er meget aktivt med i hele planleggingsprosessen og ikke minst tett på i hele byggeprosessen. Hvordan løsningen på byggene blir, er i stor grad avgjørende for drift og ressursbehov. Effektive bygg med god logistikk må settes i høysetet. Dette er arbeidskrevende, men sparer Ås kommune for merarbeid, merkostnader på drift / bemanning og i verste fall inntil store omgjøringskostnader i ettertid. Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 8 av 9
Stillingen finansieres av de ulike byggeprosjektene som til en hver tid pågår. Miljømessige konsekvenser: Ingen Alternativer: Rådmannen opplever at det er vanskelig å se andre alternativer. Utbyggingene er vedtatt, igangsatt og det er stort behov for disse byggene. Kommunen har forsøkt å «klare seg» med de administrative ressurser som finnes frem til nå, men dette går ikke lenger. Uten en ressurs vil byggeprosessene bli fulgt dårligere opp, som igjen vil gi kommunen halvgode løsninger som blir dyrere å drifte de neste 30-50 år. Konklusjon med begrunnelse: Ås kommune har et stort behov for både sykehjem og ulike boliger til helse og sosialformål. I løpet av de nærmeste årene skal flere byggeprosjekter gjennomføres. For å kunne ivareta dette, bør det opprettes en stilling / ressurs i helse og sosialetaten. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Administrasjonsutvalget 05.04.2017 Side 9 av 9