KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/13 Møtedato: 15.10.2013 Tid: kl. 12.00 kl. 14.40 Møtested: Møterom «Utsikten», Molde rådhus Sak nr: 29/13 36/13 Møteleder: Are Krohn Venås, (Frp) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Forfall: Finn Myrland, leder (Ap) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Harald Valved (Sp) Ikke møtt: Rolf Magnus Orø, varamedlem (Sv) Møtende vara: Rolf I. Gaasø (V) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede (under sak 30/13) Kurt Magne Thrana, økonomisjef (under sak 31/13) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 29/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 PS 30/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 31/13 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2013 PS 32/13 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK PS 33/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2013 PS 34/13 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2013 PS 35/13 PS 36/13 OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 5
PS 29/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. SEPTEMBER 2013 Protokollen fra møte 16. september 2013 godkjennes. Møteleder orienterte. PS 30/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 12/13 RS 13/13 Økonomireglement for Molde kommune revidering saksframlegg og protokoll fra Molde kommunestyre, møte 20.06.2013, sak 60/13 Finansreglement for Molde kommune - saksprotokoll fra Molde kommunestyre, møte 20.06.2013, sak 61/13 Orienteringssaker: Sekretær orienterte til referatsakene. OS 11/13 Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune dokumentasjon av lukking av avvik orientering fra administrasjonen Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede viste til tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal som avdekket 2 avvik og orienterte innledningsvis om forståelsen av Helse- og omsorgstjenestelovens kap. 9. Hegdal redegjorde for det arbeidet som var gjort for å lukke avvikene. Avvik nr. 1 bygger bl.a. på at vedtakene som fattes mangler beskrivelser og vurdering av faktiske forhold som ligger til grunn for vedtaket og opplysninger om hva innholdet i tjenestene skal være, samt begrunnelse for vedtaket. Avvik nr. 1 er ikke lukket da fylkesmannen har underkjent de endringer i vedtakene som Molde kommune har gjort etter tilsynet. Avvik nr. 2 viste til at Molde kommune ikke sikrer at tjenestetilbud til personer med psykisk utviklingshemming er i samsvar med reglene i helse- og omsorgstjenestelovens kap. 9. Avviket bygger på brudd på lovens 8 og 9, samt internkontrollforskriftenes 3 og 4. Avvik nr. 2 er nå lukket. Side 2 av 5
Hegdal orienterte videre om de daglige utfordringer tjenesten har og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Møteleder takket for en god og fyldig orientering. PS 31/13 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 2. TERTIAL 2013 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 2. tertial 2013, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget vil igjen bemerke at de ser alvorlig på kommunens økonomiske situasjon og forutsetter at de tiltak som rådmann har iverksatt for å redusere årets prognoserte merforbruk blir gjennomført. Økonomisjef Kurt Magne Thrana redegjorde for den økonomiske situasjonen for kommunen og årsprognosene for 2013. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte enkelte poster i regnskapet. Møteleder takket økonomisjefen for god orientering. PS 32/13 OPPFØLGING AV POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar oppfølging av politiske vedtak pr 31.12.2012 til etterretning. Sekretær orienterte. PS 33/13 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2013 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2013 til orientering. Side 3 av 5
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens rapport og svarte på spørsmål til rapporten og uavklarte forhold. PS 34/13 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2013 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2013, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om innholdet i planen og redegjorde for de risikoforhold som er konstater i Molde kommune. PS 35/13 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjons-rapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte 08.12.2011 i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet i møte 11.12.2012, sak PS 37/12. Kontrollutvalget ønsket å følge denne saken videre og ba revisjonen legge fram en statusrapport i løpet av 2013. 15.10.13: Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en statusrapport til utvalgets første møte i 2014. Evaluering ev. revidering av gjeldende økonomireglement På bakgrunn av kommunens betydelige økonomiske utfordringer, ble praktiseringen av økonomireglementets overordnede prinsipper som gjelder merforbruk og mindreforbruk stilt i bero, jmfr. k-sak 51/09. Under behandling av saken i kommunestyret 28.05.2009 ble det vedtatt at rådmannen skal forberede sak om evaluering og eventuelt revidering av gjeldende økonomireglement. 15.10.13: Revidert økonomireglement er vedtatt av kommunestyret 20.06.2013 i k-sak 60/13. Saksframlegg og protokoll er lagt fram for kontrollutvalget i dagens møte i referatsak RS 12/13. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune Fylkesmannen i Møre og Romsdal v/helsetilsynet har gjennomført tilsyn med helse og omsorgstjenester til personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune og bruk av tvang og makt overfor disse. Tilsynet avdekket 2 avvik. Tilsynsrapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i møte 27.02.2013 som ønsket å følge opp at kommunen setter i verk tiltak for å lukke avvikene. 15.10.13: Orientering gitt i dagens møte av Bente Hegdal, enhetsleder Tiltak funksjonshemmede. Hegdal redegjorde for det arbeidet som var gjort for å lukke Side 4 av 5
avvikene. Avvik nr. 1 er ikke lukket da fylkesmannen har underkjent de endringer i vedtakene som Molde kommune har gjort etter tilsynet. Avvik nr. 2 er lukket. Kontrollutvalget anser saken fra sin side som avsluttet. Sekretær orienterte. I dette møtet var det lagt opp til følgende orienteringer: Tilsyn med rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming i Molde kommune dokumentasjon av lukking av avvik Utvalget gjennomgikk de saker som er på oppfølgingslisten. Det ble ikke fremmet forslag til nye saker til oppføring på oppfølgingslisten Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) PS 36/13 EVENTUELT Virksomhetsbesøk I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Kontrollutvalget har konkludert tidligere med at de ønsket å besøke Råkhaugen omsorgssenter. Hensikten med besøket var å få omvisning på senteret og få en orientering om institusjonens funksjon som lokalmedisinsk senter og dagsenter. Dette er ikke lenger aktuelt da Råkhaugen omsorgssenter har fått endret funksjon. Kontrollutvalget konkluderte med at saken utsettes til neste møte. Dato for neste møte Iflg. møteplan er kontrollutvalgets neste møte berammet til tirsdag 3. desember. Av forskjellige grunner må dato for dette møtet endres. Dato for neste møte foreslås endret til : Torsdag 5. desember. Da det var stort forfall til dagens møte, ble sekretæren bedt om å sende ut e-post til de øvrige utvalgsmedlemmene og be om bekreftelse på endret møtedato. Are Krohn Venås Evy Olin Strømme Rolf I. Gaasø møteleder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5