ØVRE EIKER KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Eldreråd Møtested: Rådhuset, 3300 Hokksund Dato: 09.03.2017 Tidspunkt: 13:00 Program: Kl.13.00 Kl. 13.30 Orientering om tilgjengelighet/universell utforming ved Knut Andress og Laag og Anders Stenshorne. Forebyggende hjemmebesøk til eldre 75 +, v/ Vigdis Sund Tveiten og Kjersti Eide. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Til behandling foreligger de saker som er nevnt nedenfor. Rådmannen oversender sakene f.o.m. nr. 7/17 t.o.m. nr. 9/17 til behandling. RÅDMANNEN I ØVRE EIKER, 08. mars 2017 Trude Andresen. Wenche Onshus Simensen 1
Saksnr Innhold Lukket PS 7/17 Referatsaker RS 4/17 Årsrapport meldinger fra kvalitetssystemet i Helse og omsorg 2016 RS 5/17 Møteprotokoll fra fylkeseldrerådets møte 22.02.2017 PS 8/17 B-sak:Innspill til medvirkningsstrategi PS 9/17 Eventuelt 09.03.2017
PS 7/17 Referatsaker RS 4/17 Årsrapport meldinger fra kvalitetssystemet i Helse og omsorg 2016 RS 5/17 Møteprotokoll fra fylkeseldrerådets møte 22.02.2017
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Christer Best Gulbrandsen Saksmappe: 2017/188-6645/2017 Arkiv: C00 B-sak. Innspill til medvirkningsstrategi Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 26/17 Formannskapet 15.03.2017 25/17 Fagkomite 1: Plansaker, planlegging og teknisk drift 15.03.2017 8/17 Fagkomite 2: Oppvekst 15.03.2017 12/17 Fagkomite 3: Næring-, miljø og kultur 15.03.2017 9/17 Fagkomite 4: Omsorg 15.03.2017 8/17 Eldreråd 09.03.2017 Kommunestyret Saksopplysninger/vurderinger Rådmannen viser til B-sak om medvirkningsstrategi i fagkomitemøtene 7. februar 2017. Rådmannen følger her opp med neste B-sak, som varslet. I denne saken er målet å få innspill til løsninger på noen av de utfordringene som er identifisert i kartleggingsfasen. Administrasjonen har gjennomført 70 korte intervjuer med innbyggere på gata, intervjuer med 5 ansatte i helse- og omsorgstjenestene, 4 innbyggere som bruker hjemmetjenester, en gruppe ungdomsskoleelever fra 8. og 9. trinn, 4 lærere på ungdomstrinnet, 3 ansatte i planavdelingen, Eldrerådet, Kommunalt råd for funksjonshemmede, Kulturminnerådet, Innvandrerrådet, Ungdomsrådet, Næringsrådet, Idrettsrådet, Teaterrådet, Vestfossen grendeutvalg, Skotselv grendeutvalg, Fiskum grendeutvalg og Ormåsen grendeutvalg. Etter vinterferien blir det gjennomført intervjuer med Hokksund byutvalg, Røren grendeutvalg og Musikkrådet. I tillegg ble det i forrige møterekke gjennomført en runde med behovskartlegging og kartlegging av opplevelser i fagkomiteene. Analysen av intervjuene og behovskartleggingen er fortsatt pågående, og dokumentanalysen er i startgropa, så kartleggingsfasen vil derfor pågå gjennom mars måned. Imidlertid kan Rådmannen rapportere om noen foreløpige funn. Det må tas forbehold om at disse kan bli justert, og at de ikke har vært gjenstand for kvalitetssikring gjennom offentlig gjennomsyn. Fra intervjuene med innbyggere på gata vil Rådmannen trekke fram det følgende: Den gode opplevelsen i møte med kommunen ser ut til å være preget av følgende kjennetegn: o God faglig kvalitet på tjenesteutførelsen o Engasjement fra den ansatte i kommunen o Opplevelsen av å bli sett og av å bli lyttet til o God service o Rask respons og god tilgjengelighet o Tilstrekkelig og nødvendig informasjon og veiledning o Å bli kontaktet fra kommunen når man er berørt o Å bli fulgt opp videre ved behov De viktigste tingene folk selv bidrar med for å gjøre opplevelsen i møtet med kommunen god, er: o Å være interessert og deltakende, både i egen sak og i samfunnet o Å være positiv og åpen 1
o Å være godt forberedt og ha riktig informasjon til saksbehandler Det folk ser ut til å synes er viktig med tanke på medvirkning er: o Å bli tatt med på råd når det er saker de selv eller nærstående er berørt av o Å bli tatt med på råd når det er saker som gjelder lokalsamfunnet de er en del av o Det er viktig i seg selv å kunne si meningen sin og å få vite hva som skjer o Alle grupper må bli hørt Den gode oppskriften på hvordan ansatte som tar med innbyggere på råd opptrer, inneholder blant annet: o De bedriver aktiv lytting det vil blant annet si å stille gode oppfølgingsspørsmål o De yter god service, kjennetegnet blant annet ved respekt og tilgjengelighet o De er åpne for synspunkter o De er bevisst sin makt, og ydmyke på grunn av det o De følger opp/er effektive o De setter seg grundig inn i saken o De er ute lokalt blant folk og er synlige o De produserer resultater eller gir tilbakemeldinger om hvordan innspill/henvendelser blir fulgt opp o De ber om innspill på enkle og konkrete problemstillinger o De henviser til rett sted o De etterspør både muntlige og skriftlige tilbakemeldinger o De er bevisste på når de bruker folkemøter som virkemiddel, og hva formen på møtene avstedkommer o De ser folk i øynene Kartleggingen gjennom B-sak i fagkomiteene avstedkom følgende momenter, forsøksvis oppsummert: Det har vært gjort mye bra arbeid med medvirkning i ØEK, samtidig er det viktig å ta medvirkning opp til diskusjon med jevne mellomrom. Å tenke sammen med har vært en suksess, og har avstedkommet masse frivillig engasjement. Grendeutvalgene er viktige og positive, men må ha et tydeligere mandat og rolle særlig med tanke på den politiske beslutningsprosessen. De bør være gode på å involvere innbyggerne i sitt område, og politikerne kan med fordel møte opp på noen møter i grendeutvalgene. Grendeutvalgene kan bidra til at områder som er mellom grender blir glemt. Samtidig har politikerne da et ansvar for å se helheten. Nye fysiske og digitale arenaer for medvirkning kan være ønskelig. Ett eksempel er oppgaveutvalg, eller lignende dialogforum. Et annet er brukerforum/-utvalg. Det er viktig med arenaer som er løsrevet fra partipolitikk, og at kompetente folk uten partimedlemskap kan delta. Samtidig må prosessene være reelle, og ikke oppleves som et alibi. På den annen side må man ta hensyn til at folk har begrenset med tid. Medvirkning er ikke det samme som medhold, men folk vil gjerne være med å påvirke lokalsamfunnet sitt. Inkludering skaper engasjement, og det er viktig å inkludere de som er engasjerte også de som ikke er medlem i noen organisasjon eller liknende. Samtidig kan man av helhetshensyn ikke overlate beslutninger til de som er engasjerte. Når medvirkning er lovbestemt (f.eks. i planlovgivningen) er det positivt. Det er avgjørende for nytten av medvirkning når i en saksbehandlingsprosess det inviteres til medvirkning. Man kan ikke involvere innbyggerne i saksbehandlingen, men for eksempel i å idémyldre om retning. Når initiativet kommer fra kommunen, er det en fordel om problemstillinger og mandat er tydelig og klart. Det er viktig med fokus på innbyggernes behov, og man bør ikke invitere inn hvis man har bestemt seg for en bestemt løsning. Politikere bør synes mer og kjenne sine saksområder bedre og det er positivt at ordfører og rådmann besøker tjenestesteder. Det går an å være politisk på flere arenaer enn møter. Involveringen av frivilligheten i kommunale oppgaver (f.eks. innen eldreomsorgen) kan være både positivt og nødvendig, samtidig som det medfører noen dilemmaer rundt både frivillighetens og velferdsstatens roller. Når det er snakk om frivillighet som supplerer, ikke 2
erstatter kommunale oppgaver, er det lettere. Medvirkning kan bidra til at det er lettere å rekruttere frivillige til å utføre oppgaver, siden de da har vært med på å lage løsningene. Vurderingene av forsøket med oppgaveutvalg i forbindelse med kommunereform varierer fra å bli sett på som en suksess, til mer forsiktig vurdering av hvor mye kommunen skal bruke metoden og problematisering av situasjonen metoden ble prøvd i og den konkrete modellen for oppgaveutvalg som ble brukt. Det ble foreslått at en gruppe politikere kan jobbe videre med å diskutere kriterier for når oppgaveutvalg eller lignende skal benyttes. Spørretimen er prinsipielt viktig, men blir ikke brukt i dag. Kontakten med frivilligheten bør systematiseres, og bør oppleves mer rettferdig enn i dag. Valgoppslutningen er for lav. Hvordan kan kommunens betydning for den enkelte synliggjøres? De råd og utvalg kommunen har, kan slik Rådmannen ser det deles opp i tre ulike kategorier: Lovpålagte: Eldrerådet, Kommunalt råd for funksjonshemmede Kommunalt initierte, men i dag mer eller mindre selvstendige: Teaterrådet, Innvandrerrådet, Kulturminnerådet, grendeutvalgene, ungdomsrådet (kommunalt drevet) Selvstendig initierte råd, med selvstendig status: Næringsrådet, Idrettsrådet, Musikkrådet Vi ser i denne sammenheng bort fra Ski- og løypeutvalget, som er et ad hoc-organ med klart avgrenset rolle opp mot en bestemt tjeneste. Rådmannen mener det er mest hensiktsmessig å se dette i sammenheng med en planlagt evaluering av ordningen for løypekjøring senere i 2017. Administrasjonen har så langt bare rukket å danne seg et overordnet inntrykk fra intervjuene med råd og utvalg, men det ser ut til å avtegne seg tre hovedproblemstillinger knyttet til dem: For flere oppleves i praksis mandatet, oppdraget eller rollen som noe uklar. De fleste peker på at de i varierende eller liten grad opplever at deres innspill tas på alvor i den forstand at de ikke ser hvordan deres innspill blir vurdert, og i for liten grad opplever å få svar fra politikk og administrasjon på de henvendelser eller synspunkter de fremmer. For flere er det utfordringer knyttet til praktiske forhold, som tid til å lese politiske sakspapirer, møteledelse, rekruttering eller kompetanse, som gjør det mer krevende enn ønskelig å fylle rollen sin. Rådmannen regner med at disse problemstillingene vil bli mer nyansert og detaljert i det kunnskapsgrunnlag som utarbeides gjennom kartleggingsfasen av arbeidet. Rådmannen anser likevel de utfordringene som råd og utvalg opplever som helt sentrale i arbeidet med den strukturerte innbyggermedvirkningen i politiske beslutningsprosesser, og det er derfor dette som er valgt som tema for drøfting i denne B-saken. Rådmannens innspill til drøfting 1) Er det ønskelig at det i medvirkningsstrategien foretas prinsipielle avklaringer om det enkelte råd og utvalgs rolle opp mot kommunen? Har politikerne i så fall noen ønsker om retningen på de avklaringene, særlig med tanke på deltakelse/rolle i den politiske beslutningsprosessen? 2) Er det noen ønsker for hvordan innspill fra råd og utvalg skal synliggjøres i den politiske saksbehandlingen i fremtiden, og politikernes rolle i så måte? 3) Er det noen politiske innspill allerede nå til praktiske løsninger som kan styrke råd og utvalgs muligheter til å utføre sine oppdrag? Videre oppfølgning Rådmannen vil invitere til en egen workshop med politikere, administrasjon og medlemmer i alle råd og utvalg i april for å idémyldre om mulige løsninger. Rådmannen tror det er fornuftig at de tre 3
sentrale gruppene involvert i prosessene møtes for økt gjensidig forståelse. Det kan også bli aktuelt med en eller to åpne workshops myntet på alle innbyggere om medvirkning i tjenester og medvirkning i større spørsmål, og også et innspillsskjema på nett. Innspillene fra denne og forrige B-sak, samt fra planlagte workshops og andre innspillsmetoder vil bli brukt til å skrive et utkast til strategi som er planlagt sendt ut på høring gjennom politisk vedtak i A- sak i juni. Begrunnelse Valgmulighetene med tanke på råd og utvalg er tilnærmet ubegrensete. Det er derfor ønskelig å få avklart om det er spesielle politiske ønsker/behov for de retningsvalg som skal foreslås i strategien. 4
ØVRE EIKER KOMMUNE Saksbeh.: Wenche Onshus Simensen Saksmappe: 2017/1087-8247/2017 Arkiv: 033 Eventuelt 09.03.2017 Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 9/17 Eldreråd 09.03.2017 Saksopplysninger/vurderinger Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens anbefaling Begrunnelse 1