Nes Kommune Møteinnkalling Kommunestyret Dato: 06.04.2017 kl. 17:00 Sted: Nes kommunehus, kommunestyresalen Arkivsak: 15/01209 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest på tlf 32 06 83 00 eller til postmottak@nes-bu.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orienteringer: «Nesfjellene til sentrum» v/osmund Ueland Presentasjon av KLP Grunngitt spørsmål: Vedr. trafikksikkerhet til skolebarn i Børtnes/Ødegårdene Interpellasjon: Angående budsjettkonferanse i Nes kommune 15. mars 2017 Sakskart Side Saker til behandling 15/17 17/00323-1 Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon 3 16/17 16/01319-1 Revidering av Næringsfondets retningslinjer 8 17/17 17/00265-2 Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond til tømmeanlegg for bobiler og campingvogner, Nor Senteret Bromma AS. 11 18/17 17/00422-1 Tilleggsbevilgning for ombygging av lokaler på brannstasjon. 13 19/17 17/00205-2 Vegliste - Oppskriving av kommunale veger. 16 20/17 16/00981-9 Frivilligsentralen i Nes - eierskap/organisering 19 21/17 17/00187-9 Valg av nytt fast medlem til Helse- og sosialutvalget ut valgperioden 2019. 22/17 17/00364-2 Søknad om fritak fra politiske verv som medlem i Kommunestyret og Formannskapet 01.05.17-30.04.18 - Endre Storhaug 24 26 side 1 av 39
23/17 17/00259-1 Økonomirutiner og budsjettprosess 28 24/17 17/00432-1 Risiko- og sårbarhetsanalyse for Nes kommune 33 Referatsaker 15/17 16/00051-19 Referat fra møte i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne torsdag 09.03.17. 39 16/17 16/00508-30 Protokoll etter møte Kontrollutvalget 01.03.2017 39 17/17 16/00510-1 Årsrapport fra VINN 2016 39 18/17 16/00874-13 Orientering om føringer og videre prosess knyttet til plassering av passkontor 39 19/17 17/00392-1 Ad sakslister til folkevalgte organ i Nes kommune 39 20/17 17/00395-1 Årsmelding for Hallingdal barnevernteneste 2016 39 Nesbyen, 31.03.17 Tore Haraldset Ordfører side 2 av 39
Saker til behandling 15/17 Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon Arkivsak-dok. 17/00323-1 Saksbehandler Katrine Skalleberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 23.03.2017 19/17 2 Kommunestyret 06.04.2017 15/17 NESBYEN SOM TERRENGSYKKELDESTINASJON Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Prosjektplan Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon Nesbyen Mountain Bike Trail Assessment Prinsipper for bærekraftig stiutvikling Saksopplysninger: Det vises til vedlegget «prosjektplan Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon». Nesbyen omtales som en av landets beste terrengsykkeldestinasjoner, og er kjent både nasjonalt og internasjonalt. Tidlig sesongstart og et stort nettverk av stier med varierende vanskelighetsgrad gjør at Nesbyen de siste par årene har hatt stor aktivitet i form av tilreisende syklister og profilering i media. Terrengsykling er en av de viktigste trendene i et voksende reiselivsmarked. I Innovasjon Norges turistundersøkelse rangerer sykling i topp 3 blant foretrukne aktiviteter (Kilde: Epinion/Innovasjon Norge). Terrengsyklistene liker å reise, men de flytter bare på seg hvis reisemålet har hovedingrediensen for enhver terrengsyklist: stier av høy kvalitet. Utviklingen av stinettverket har vært basert på omfattende dugnadsinnsats gjennom flere år, og syklingen har stort sett foregått under radaren. Samtidig som Nesbyens økende popularitet har betydd stor verdiskapning lokalt, byr veksten også på en rekke utfordringer i forbindelse med bla. stislitasje og sikkerhet. I 2016 besluttet Nes kommune derfor å bevilge kr 300 000 til terrengsykling. Pengene ble benyttet til å utforme en plan for syklingen på den populære østside og igangsette de første stiutviklingstiltak, for dermed å starte utviklingen av en helhetlig og bærekraftig terrengsykkeldestinasjon. side 3 av 39
Bærekraftige og morsomme stier er valutaen innen terrengsykling. Konseptplanen utarbeidet av IMBA Trail Solutions (se vedlegg: «Nesbyen Mountain Bike Trail Assessment») viser til utfordringer på stinettverket på Østsiden, og underbygger realiteten av at fortsatt satsing i dette område uten forbedringer ikke vil være bærekraftig. De eksisterende stiene har utfordringer knyttet til bærekraft og vannproblematikk. I planen er det listet opp anbefalinger for utbedringer og evt. redesign av eksisterende stier. Formålet med anbefalingene er at alle stiene skal være trygge og bærekraftige, slik at de tåler hyppig bruk. Sommeren 2016 ble første del i konseptplanen påbegynt, der farlige treelementer på stien Traversen ble fjernet og ny sti ble etablert. Konseptplanen for utvikling av Østsiden er en kjøreplan for å utvikle området til et trail center av internasjonalt format. Realisering av denne plan vil være selve motoren i Nesbyen sin videre satsing, og det er avgjørende at lokale aktører forplikter seg til dette dokumentet som en felles visjon for utvikling av syklingen på Nes. Forhold til overordnet plan: Utvikling av Nes som terrengsykkeldestinasjon følger opp kapittelet 3.2 samfunnsutvikling i kommuneplanens samfunnsdel. I kapittel 3.2.1, befolkningsutvikling og rekruttering, er en av strategiene at Nes kommunes attraktivitet skal sikres blant annet gjennom å satse på miljø, trivselstiltak, varierte fritidsaktiviteter og stedets særpreg. I kapittel 3.2.2, næringsutvikling og arealforvaltning, er et av målene skal være en aktiv tilrettelegger og medspiller for aktivitets- og næringsutvikling. Miljøkonsekvenser: Stiene utvikles i tråd med prinsipper for bærekraftige stiutvikling, som vist i vedlegget «Prinsipper for bærekraftig stiutvikling». Helse-/miljø og beredskapsforhold: Utvikling av stitilbudet har som mål å gjøre stiene tryggere og mer bærekraftige, slik at risikoen for skader og ulykker minimeres. Et variert og godt utviklet tilbud innen terrengsykling gir store deler av befolkningen muligheter for å utøve en ny form for friluftsliv. Utøvelse av friluftsliv er den vanligste formen for fysisk aktivitet i Norge. Egenorganisert fysisk aktivitet som friluftsliv når ofte grupper som den organiserte idretten ikke når. Hele 61 prosent oppgir at fysisk aktivitet i naturen og nærmiljøet er den formen for fysisk aktivitet de kunne tenke seg å gjøre mer av i fremtiden. Friluftslivsaktiviteter har en jevnere fordeling i deltakelse i befolkningen, som innebærer at den i mindre grad avhenger av sosioøkonomisk bakgrunn. Satsing på friluftsliv er derfor sentralt i kommunens folkehelsearbeid. Økonomiske konsekvenser: Steg 1 (prosjekt som er utheva og i kursiv i oversikten over) har totalt investeringsbehov på 3 100 000. Nes kommune avsetter kr 500 000,- årlig i 3 år til videreutvikling av stitilbudet i tråd med konseptplanen. Midlene hentes fra næringsfondet. Bevilgningen fra kommunen forutsetter matching i tilsvarende størrelsesorden i form av penger, arbeidsinnsats eller material fra eksterne. Steg 2 (resterende prosjekt) har totalt investeringsbehov på 4 000 000. Finansieringsplan for steg 2 vil bli fremmet når steg 1 nærmer seg gjennomført. Investeringsbehovet må sees i sammenheng med verdiskapingspotensialet i prosjektet, som er nærmere beskrevet i vurderingen. side 4 av 39
Vurdering: Utvikling av Nesbyen som en terrengsykkeldestinasjon gir stort potensial for verdiskapning, og sees på som positivt for turisme, næringsutvikling, sentrumsutvikling, bosteds- attraktivitet og kvalitet og kommunens omdømme generelt. Aktivitetsturisme er blant de viktigste driverne for å skape økonomisk levedyktige og konkurransedyktige reisemål. Med en vekst på hele 195% har det globale markedet for opplevelsesturisme nærmest eksplodert de seneste årene (Kilde: UNWTO). Verdiskapningen knyttet til terrengsykling kan deles inn i direkte og indirekte gevinster. De direkte gevinstene er i form av økt antall besøkende som bruker penger på drivstoff, dagligvare, overnatting, restaurant og sykkelrelaterte tjenester som utleie, verksted, shuttling og guiding. Terrengsyklistene kommer til en destinasjon på grunn av stiene. Servicetilbudene som destinasjonen tilbyr, skaper grunnlaget for verdiskapning. I løpet av 2016 antas det å ha vært om lag 4000 sykkeldager i Nesbyen, hvorav ca. 2000 av disse er i tilknytning til arrangement. I Trysil har kommune og næringsliv satset stort for å bli ledende innen terrengsykling. De regner med at hver syklist legger igjen 600-1175 kr per døgn. Basert på besøkstall i Nesbyen, betyr det at sykkelturistene anslagsvis la igjen 2,4-4,7 mill i lokalt næringsliv i 2016. I 2017 øker antall arrangement til 4 (mulig 5), som betyr at antall besøkende også antas å øke. De indirekte gevinstene av satsning på terrengsykling er tilflytning, flere arbeidsplasser, økt aktivitetstilbud til innbyggere og økt aktivitet innen hyttebygging og service til hytteeiere. Denne typen gevinster er vanskeligere å måle, men har desto større verdiskapingspotensial på lang sikt. Et godt utviklet, sentrumsnært terrengsykkeltilbud vil også være et viktig bidrag til bedret folkehelse. Terrengsykling er ikke nødvendigvis ekstremsport, men en aktivitetsform som passer store deler av befolkningen. Stier av med ulik vanskelighetsgrad vil skape sosiale møteplasser i nærmiljøet hvor særlig barn og ungdommer får regjere i kreativ leik, utvikle ferdigheter, og være fysisk aktive utenfor etablerte, organiserte idretter. Terrengsykling et godt supplement til det eksisterende fritidstilbudet som finnes i kommunen. Filosofien for videre utviklingsarbeid på Nes, er at vi gjennom realisering av konseptplanen etablerer rammene for å bygge opp sunne og bærekraftige servicebedrifter, øke verdiskapningen i handelsnæringen og å utvikle Nes sin bostedsattraktivitet. Det er derfor viktig at Nesbyen finner en dynamisk utviklingsmodell hvor både kommune og næring bidrar. Utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon understøtter det pågående prosjektet «Nesfjella til sentrum», der visjonen er å skape et levende og attraktivt sentrum, hvor det er godt å bo, leve og arbeide, der hytteeiere trives og handler. Retningslinjene for Nes kommunes næringsfond omhandler prioriteringer innen utvikling av Nes som bærekraftig turistkommune, styrking av næringslivet, økt sysselsetting og økt attraktivitet som bostedskommune. Som beskrevet i prosjektplanen vil utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon ha positiv effekt for alle disse områdene. Forslag til organisering Styringsgruppe: Formannskapet Styringsgruppa orienteres hvert kvartal i forbindelse med utvalgsmøte, og ved behov. side 5 av 39
Prosjektgruppe: Solveig Hjallen (NTN), David Løkken (Nesbyen IL), Ove Grønndal (Trailhead Nesbyen), Katrine Skalleberg (Nes kommune) og Vera Magnussen (Nes kommune). Forslag til mandat for prosjektgruppa: planlegge, legge til rette for finansiering og gjennomføre aktuelle tiltak for å videreutvikle Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. Prosjektgruppa skal komme med forlag til en permanent organisasjon (Velforening, driftsstyre el. lign.), med deltakere og retningslinjer for arbeidet, som kan ha ansvar for daglig drift og utvikling av området etter at prosjektperioden er over. Rådmannens innstilling: Det etableres et prosjekt for utvikling av Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. Nes kommune avsetter kr 500 000,- årlig i 3 år til videreutvikling av stitilbudet i tråd med konseptplanen. Midlene hentes fra næringsfondet. Bevilgningen fra kommunen forutsetter matching i tilsvarende størrelsesorden i form av penger, arbeidsinnsats eller material fra eksterne. Underskrevet grunneieravtale for aktuelt område er en forutsetning for arbeid med stiutvikling. Prosjektet organiseres med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe med mandat. Styringsgruppe: Formannskapet Styringsgruppa orienteres hvert kvartal i forbindelse med utvalgsmøte, og ved behov. Prosjektgruppe: Solveig Hjallen (NTN), David Løkken (Nesbyen IL), Ove Grønndal (Trailhead Nesbyen), Katrine Skalleberg (Nes kommune) og Vera Magnussen (Nes kommune). Prosjektgruppas mandat: planlegge, legge til rette for finansiering og gjennomføre aktuelle tiltak for å videreutvikle Nesbyen som terrengsykkeldestinasjon. Prosjektgruppa skal komme med forlag til en permanent organisasjon, med deltakere og retningslinjer for arbeidet, som kan ha ansvar for daglig drift og utvikling av området etter at prosjektperioden er over. Formannskapet har behandlet saken i møte 23.03.2017 sak 19/17 Innstilling Det etableres et prosjekt for utvikling av Nesbyen som nasjonalt ledende terrengsykkeldestinasjon. Nes kommune avsetter kr 500 000,- årlig i 3 år til videreutvikling av stitilbudet i tråd med konseptplanen. Midlene hentes fra næringsfondet. Bevilgningen fra kommunen forutsetter matching i tilsvarende størrelsesorden i form av penger, arbeidsinnsats eller material fra eksterne. Underskrevet grunneieravtale for aktuelt område er en forutsetning for arbeid med stiutvikling. Som prosjekteier er Nes kommune ansvarlig for at nødvendige grunneieravtaler foreligger. side 6 av 39
Prosjektet organiseres med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe med mandat. Styringsgruppe: Formannskapet Styringsgruppa orienteres hvert kvartal i forbindelse med utvalgsmøte, og ved behov. Prosjektgruppe: Solveig Hjallen (NTN), David Løkken (Nesbyen IL), Ove Grønndal (Trailhead Nesbyen), Katrine Skalleberg (Nes kommune) og Vera Magnussen (Nes kommune). Prosjektgruppas mandat: planlegge, legge til rette for finansiering og gjennomføre aktuelle tiltak for å videreutvikle Nesbyen som nasjonalt ledende terrengsykkeldestinasjon. Prosjektgruppa skal komme med forlag til en permanent organisasjon, med deltakere og retningslinjer for arbeidet, som kan ha ansvar for daglig drift og utvikling av området etter at prosjektperioden er over. side 7 av 39
16/17 Revidering av Næringsfondets retningslinjer Arkivsak-dok. 16/01319-1 Saksbehandler Vera Magnussen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 26.01.2017 2/17 2 Formannskapet 23.03.2017 18/17 3 Kommunestyret 06.04.2017 16/17 REVIDERING AV NÆRINGSFONDETS RETNINGSLINJER Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Reviderte retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond. Dokument i saken: Sak 53/15 Evaluering av Nes Kommunes vedtekter og retningslinjer for bruk av kommunens næringsfond. 15/00391-4. Retningslinjer for bruk av Nes Kommunes Næringsfond, av 08.11.2012. Saksopplysninger: Ytre rammer for næringsfondet er standardvedtekter fra Det kongelige Kommunal- og moderniseringsdepartement (KMD), mens de lokale retningslinjene sier hvordan sakene prioriteres i Nes kommune. Retningslinjene til næringsfondet ble evaluert i 2015, men det ble ikke fattet noe endelig vedtak om nye retningslinjer. I sak 53/15 vedtok formannskapet at «Formannskapet tar til orientering arbeidsgruppas evaluering av Nes kommunes vedtekter og retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond. Saken oversendes «nytt» Formannskap 2015, som vedtar eventuelle endringer av vedtekter og retningslinjer for bruk av kommunens næringsfond.» I vedlegget følger forslag til reviderte retningslinjer for næringsfondet. Forslaget til endringer er kommentert nedenfor. Forhold til overordnet plan: Strategisk næringsplan 2016-2026 legges til grunn. side 8 av 39
Miljøkonsekvenser: Ikke aktuelt Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ikke aktuelt Økonomiske konsekvenser: Endring av retningslinjene vil kunne gi en endret forvaltning av Nes kommunes næringsfond. Endringen foreslås for å kunne få mer igjen for utbetalingene fra næringsfondet. Vurdering: Begrunnelser for forslag til endringer: Formålet med å endre prioriteringen i bruk av Nes kommunes næringsfond er å spisse kommunens bidrag til langsiktig satsning på næringer som tiltrekker seg yngre mennesker i alderen 25-35 år. Ett eksempel er en langsiktig satsning på å vedlikeholde og videreutvikle Nesbyen som sykkeldestinasjon. Ved å satse større beløp over flere år vil kommunes næringsfond kunne bidra til å skape flere arbeidsplasser og dermed i løpet av en ti års periode øke Nes kommunes innbyggertall mot målet på 4000 innbyggere. Søkere som har søkt råd og eller deltatt på kurs i regi av Hallingdal Etablerersenter har en bedre forståelse for og trygghet i det å drive egen bedrift, samt de utfordringer som oppstår ved oppstart og i første driftsfase. Ved at tilskuddet som kan behandles av administrasjonen økes fra kr. 10.000,- til kr. 20.000,- kan Nes kommune løpende behandle søknader om å dekke deltakeravgiften på for eksempel Innovasjonsløft Hallingdal. Administrasjonen i Ål kommune har også denne beløpsgrensen og bruker den ved søknad om støtte til kurs og skolering av lokalt næringsliv. Kommunestyret skal motta årsrapport snarest mulig etter årsregnskapet er klart. Årsrapporten skal inneholde oversikt og noen resultater over bruk av Nes kommunes næringsfond de siste tre år. Egenkapitalkrav. Ved søknader med kostnadsramme inntil kr. 1 million bør egenkapital i form av kontanter og eller egeninnsats utgjøre min. 25% av prosjektets kapitalbehov. I prosjekter der kostnadsrammen er større en kr. 1 million kan det ikke forventes samme høye krav til egenkapital, men egenkapitalen bør være min. 10%. I store prosjekter vil vurderingen til saksbehandler nødvendigvis måtte være grundigere for hver enkelt søknad. Dokumentasjon før utbetaling. Søker fakturerer kommunen for bruk av innvilget støtte. Fakturaen har vedlagt bilag som dokumenterer bruk i henhold til vedtak. Rådmannens innstilling: Nes kommunes retningslinjer for bruk av næringsfondet endres som beskrevet i vedlagte reviderte retningslinjer. side 9 av 39
Formannskapet har behandlet saken i møte 26.01.2017 sak 2/17 Innstilling Saken utsettes til formannskapets møte i mars, i påvente av evaluering jfr. Kommunestyrets sak 20/16 Formannskapet har behandlet saken i møte 23.03.2017 sak 18/17 Innstilling Nes kommunes retningslinjer for bruk av næringsfondet endres som beskrevet i vedlagte reviderte retningslinjer med følgende endringer: 2 setningen «Årlig støtte kr 200 000,-..» strykes 2 siste avsnitt endres med nytt avsnitt som lyder: «Søkere bør ha benyttet seg av rådgivning eller kurs ved Hallingdal Etablerersenter eller tilsvarende.» 14 gis tillegget: Før sluttutbetaling skal tiltaket besiktiges av Nes kommune. Sluttrapport med regnskap skal oversendes Nes kommune når tiltaket er ferdigstilt. 15 endres med «.årlig rapport innen utgangen av mars som viser..» side 10 av 39
17/17 Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond til tømmeanlegg for bobiler og campingvogner, Nor Senteret Bromma AS. Arkivsak-dok. 17/00265-2 Saksbehandler Vera Magnussen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 23.03.2017 17/17 2 Kommunestyret 06.04.2017 17/17 SØKNAD OM TILSKUDD FRA KOMMUNALT NÆRINGSFOND TIL TØMMEANLEGG FOR BOBILER OG CAMPINGVOGNER, NOR SENTERET BROMMA AS. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Søknad, kostnadsoverslag og tegninger Dokument i saken: Skriv inn dokument i saken her Saksopplysninger: Nor Senteret Bromma AS bygde nytt sanitæranlegg på campingplassen i 2016. For å komplettere dette bygger de fundament, takoverbygg og installerer nytt automatisk toalett-tømmeanlegg for bobiler og campingvogner. Anlegget ligger lett tilgjengelig for alle campingturister som ferdes på Rv7 og vil dermed styrke Nes kommunes service til en voksende campingnæring spesielt bobiler. Forhold til overordnet plan: Strategisk Næringsplan 2016-2026 kapittel 6 omhandler hytte og reiseliv. Punkt 6.4.4 beskriver viktigheten av videreutvikling av Nes kommune sine 6 campingplasser i henhold til turistenes økte krav til standard og servicefunksjoner. Campingnæringen utgjør en viktig del av overnattingstilbudet i Nes. Miljøkonsekvenser: Anlegget har effektiv luftfilter-teknologi for å fjerne lukt. Samt integrert injeksjon av mikrobiologisk sanitær væske. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Skriv inn vurdering her side 11 av 39
Økonomiske konsekvenser: Ingen direkte konsekvenser for Nes kommune ut over tilskuddsbeløpet på kort sikt. Men, nytt sanitæranlegg og installasjon av tømmeanlegg vil gjøre Nor Senteret Bromma AS til en mer attraktiv campingplass. I tillegg blir selve tømmeanlegget en ny inntektskilde for selskapet. Dette vil øke besøkende. Vurdering: Nor Senteret Bromma AS og Motell Nor-Kro AS hadde 50 års jubileum i 2015. Eierne har videreutviklet eiendommen og driften av bensinstasjon, campingplass, motell og Nor-Kro betydelig, og i flere omganger i løpet av alle disse årene. 2015 tallene viser en samlet omsetning for de to driftsselskapene, samt eiendomsselskapet Børtnes Nordre AS på tilsammen kr. 29.824.000,-, resultat før skatt kr. 1.850.000,-. Selskapene har til sammen 50 ansatte. Betydelige næringsaktører og arbeidsgivere. Campingplassens oppgradering vil gjøre denne mer attraktiv. Tømmestasjonen er hygienisk og enkel i bruk samt lett tilgjengelig fra Rv7. Løsningen er innarbeidet i Tyskland og dermed ett produkt som også Norske campingturistene vil være villig til å betale for. Selskapet har investert kr. 776.000,- i nytt sanitæranlegg og nå kr. 245.000,- i tilpasninger og installasjon av tømmeanlegg. De søker om kr. 245.000,- fra kommunalt næringsfond til tømmestasjonen. Omsøkt beløp utgjør 24% av totalkostnaden, egenkapitalandelen i investeringen er 76% godt innenfor næringsfondets retningslinjer 12. Rådmannens innstilling: Nes kommune innvilger Nor Senteret Bromma AS et tilskudd på kr. 245.000,- til tømmestasjon i nytt sanitæranlegg. Tilskuddet dekkes av næringsfondet konto 14700.100.3252. Formannskapet har behandlet saken i møte 23.03.2017 sak 17/17 Innstilling Nes kommune innvilger Nor Senteret Bromma AS et tilskudd på kr. 245.000,- til tømmestasjon i nytt sanitæranlegg. Tilskuddet dekkes av næringsfondet konto 14700.100.3252. side 12 av 39
18/17 Tilleggsbevilgning for ombygging av lokaler på brannstasjon. Arkivsak-dok. 17/00422-1 Saksbehandler Roar Grøtjorden Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 06.04.2017 24/17 2 Kommunestyret 06.04.2017 18/17 TILLEGGSBEVILGNING FOR OMBYGGING AV LOKALER PÅ BRANNSTASJON. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Tegninger Bilder Dokument i saken: Ingen ut over vedlegg Saksopplysninger: Kommunestyret prioriterte å legge inn i økonomiplan for 2016 ombygging av lokaler for uteavdeling og brannmannskaper, dvs. oppgradering av kontor/garderober/pauserom med mer på brannstasjonen. Det forelå et plan-/ tegningsforslag på de lokalene hvor branntårnet står. Før bevilgning var teknisk utvalg på befaring på stedet å så at garderobeforholdene mm. var meget dårlig. Det trengtes en omfattende oppgradering av bygget. Ut fra administrasjonen sin vurdering var det behov for en total rehabilitering av dette bygget. Dette var kalkulert til ca. kr. 5 500 000 eks. mva. Ved behandling av økonomiplan for 2016 mente Teknisk Utvalg at det var tilstrekkelig med kr. 3 500 000 eks. mva. for denne renoveringen, og anmodet om at det ble satt av dette beløpet til rehabiliteringen. Administrasjonen var innstilt på å få gjennomført rehabiliteringen for dette beløpet, men gjorde oppmerksom på at det var mye uforutsett som kunne dukke opp da bygget var i dårlig forfatning. Kommunestyret bevilget kr. 3 500 000 eks. mva., totalt 4 375 000 inkl. mva. til arbeidet. Vi er nå snart ferdig innvendig og ser at bevilget beløp er i minste laget. Det er behov for mer midler for å kunne fullføre hele prosjektet både innvendig og utvendig. Årsaken til at kostnadene har blitt noe høyere er at det ble noe mer arbeid i konstruksjonen enn antatt, samt at vi har benyttet materialer på gulv å vegg for hardbruk. Dette var nødvendig da disse lokalene har en røffere bruk en andre lokaler. Av elektro har vi måtte ta igjen alt, på grunn av side 13 av 39
gammelt anlegg. Det er fjernet tre el-skap, samt hovedsakelig alt ledningsnett. Det er etablert et nytt teknisk rom i kjeller for både elektro, data og VVS. Alt av røranlegg i bygget er blitt lagt om og det er lagt nytt helt frem til innstikk i bygget. Alle gulv er isolert i etasjeskiller fra 1 etg og ned mot kjeller, og det er lagt gulvvarmeanlegg og støpt gulv på eksisterende dekker. Bygget kan nå tilknyttes energibrønn med varmepumpe/-veksler. Bygget er nå gjort om slik at brannvesen kan gå direkte fra garderober og rett inn i garasjene til brannbil, noe som var et absolutt krav. Vi valgte å sette ventilasjon ut på anbud og det billigste tilbud ble valgt med kr. 560 836 eks mva. Rørlegger og elektriker valgte vi å benytte oss av de vi har rammeavtale med, og utføre arbeidet på timesbasis. Anbud på disse fagene var ikke noe tema, da det er for mye uforutsett i forhold til det byggetekniske. Snekker har vi også benyttet oss av rammeavtale, men har bare leid inn 1 mann (2 mann i en liten periode). Egen snekker har jobbet fulltid på denne rehabiliteringen. Vi innhentet pris på flis-legging og det ble det firma vi hadde rammeavtale som var billigst. Vi har fått fastpris på letthimling fra firma vi har rammeavtale med. Det har vært noe endringer underveis, men dette har ikke vært av noen større økonomiske konsekvenser. Vi så tidlig at vi hadde lite å gå på, så det er lagt inn mye egeninnsats for ikke å belaste prosjektet. Vi har omprioritert arbeidsoppgaver for egne folk for å få ned prisen på total rammen. Hittil er estimert timeforbruk på ca. 2000 timer av egne folk. Arbeider som vi har utført med egne folk er graving av tomt for tilbygg, betongarbeider, all rivning innvendig og all pigging, noe platekledning, stålarbeider samt bort kjøring av avfall. Vi har hatt egen snekker som har styrt byggeplass og vært med på alle arbeider. Vi har benyttet egen maler/gulvlegger for arbeid med belegg og maling. Det er pr. dato brukt kr. 2 306 270 eks mva. Gjenstående arbeider innvendig inkl. kledning utvendig tilbygg er kr. 1 660 000 eks mva., dvs. totalt kr. 3 966 270 eks mva. Det er altså en differanse mot budsjett på kr. 466 270 eks mva. for å få fullført innvendige arbeider. Gammelt tak er av takplater (se vedlagte bilde) og dette bør tas med nå ved å legge nytt undertak og svart Decra som er likt som de andre takene som overtak. Det er her 2 tak og vi har fått pris på materialer til disse 2 takene og det er ca. kr 150 000 eks. mva. pluss arbeid. Arbeid på disse takene bør ligge innenfor kr 200 000 eks mva., dvs. at bytting av tak ligger på totalt kr. 350 000 eks mva. Vi har fått pris på energibrønn med varmepumpe/-veksler ferdig installert for kr. 200 000 eks mva. Det er noe vi vurderer bør tas med mens arbeidene er i gang, og som vil kunne tjenes inn i løpet av 6-8 år i reduserte oppvarmingskostnader. Det bør også tas med maling og flikking av utvendig vegger samt maling av tårn. Dette vil ha en kostnad på ca. kr 200 000 eks mva., inkl. leie av lift. Alt. 1 Dersom man går for kun å bli ferdig innvendig, og få brukstillatelse på bygget, trengs det en økt ramme på kr. 500 000 eks mva. Dvs. totalt kr. 625 000 inkl. mva. Alt. 2 Dersom man i tillegg til innvendige arbeider skifter taket trengs det en ramme på kr. 850 000 eks. mva. Dvs. kr. 1 060 000 inkl. mva. Alt. 3 Dersom man også tar med seg ny energi brønn med varmepumpe/-veksler, samt utvendig maling kr. 1 250 000.- eks mva. Dvs. kr 1 562 500 inkl. mva. side 14 av 39
Økonomiske konsekvenser: Det ligger ikke inne tilstrekkelige økonomiske midler i økonomiplan til å kunne fullføre dette bygget. Et positivt vedtak må finansieres ved økt låneopptak. Vurdering: Vi må ha økonomiske rammer for kunne fullføre bygget innvendig samt tilbygget utvendig. Dette for å ivareta ansattes i forhold til garderobe/pauserom samt kontor. Å ta med de gjenstående arbeider utvendig er også veldig viktig i forhold til at bygget totalt sett vil da fremstå som rehabilitert og passer til øvrig bygningsmasse. Når det gjelder energibrønn så er dette en god investering i forhold til at vi reduserer energibehovet i bygget. Energi blir hvert år dyrere. Sett i et lengre perspektiv vil det være fornuftig å ta denne kostnaden nå når en er i gang med rehabiliteringen. En energibrønn vil kunne tjenes inn i løpet av 6-8 år i form av reduserte oppvarmingskostnader. Alternative vedtak: Alt. 1 Det bevilges kr. 500 000 eks mva. Totalt kr. 625 000 inkl. mva. for å få ferdigstilt bygget innvendig, få brukstillatelse og få tatt dette bygget i bruk. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Alt. 2 Det bevilges kr. 850 000 eks mva. Totalt kr. 1 060 000 inkl. mva. for å få ferdigstilt bygget innvendig, samt få skiftet tak på bygget. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Alt. 3 Det bevilges kr. 1 250 000 eks mva. Totalt kr. 1 562 500 inkl. mva. for å få ferdigstilt rehabilitering av brannstasjonen. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Rådmannens innstilling: Det bevilges kr 1 250 000 eks mva., totalt kr. 1 562 500.- inkl. mva., til fullføring av ombygging av lokaler på brannstasjon. Kostnadene dekkes ved låneopptak. Formannskapets innstilling legges fram i møtet. side 15 av 39
19/17 Vegliste - Oppskriving av kommunale veger. Arkivsak-dok. 17/00205-2 Saksbehandler Tor Dalevold Saksgang Møtedato Saknr 1 Teknisk utvalg 21.03.2017 12/17 2 Formannskapet 3 Kommunestyret 06.04.2017 19/17 VEGLISTE - OPPSKRIVING AV KOMMUNALE VEGER. Saken avgjøres av: Teknisk utvalg Vedlegg: Vegliste skriv fra Statens vegvesen Vegliste pr. 1. oktober 2016 for Nes kommune Forslag til ny vegliste Nes kommune Dokument i saken: Sak 17/00158 diverse forespørsler om oppskriving av kommunale veger. Saksopplysninger: Forskrift om bruk av kjøretøy 5-3 gir regionvegkontoret hjemmel til å fastsette veglister for fylkesog kommunale veger. Den enkelte kommune bestemmer selv innholdet i de kommunale veglistene. Regionvegkontoret er dispensasjonsmyndighet. Veglistene oppdateres 1. april og 1. oktober. Regionvegkontoret skal ha innspill til veglister til den 15. måneden før. Det har opp gjennom årene vært lite fokus på veglistene, svært få transportører har tatt hensyn til eller ikke satt seg inn i disse. Det har derfor heller ikke vært fokus på disse fra administrasjonens side. I det seinere har det imidlertid blitt satt fokus, spesielt fra tømmernæringens side. Næringen ønsker veger oppskrevet med tyngre aksellast og totalvekt, samt lengre vogntoglengder. Samtidig må man også hensynta annen transport, som anleggsvirksomhet, busstransport og renovasjonstransport. Nes kommune har mottatt brev fra Viken Skog med henstilling om å øke vekter og lengder på flest mulig veger næringen bruker. Samtidig har saksbehandler kontaktet enkelte fra andre transportnæringer. Nes kommune har gjennom skogbruket mottatt en vurdering av enkelte viktige veger for skogbruket. Kommunen har ikke god nok dokumentasjon på bruene med tanke på lastøkning. Hjemmel for å foreslå/bestemme vekt/lengdebegrensninger i henhold til forskrift om bruk av kjøretøy innenfor 5 er ikke delegert administrasjonen. Miljøkonsekvenser: Økt vekt/lengde for tømmertransport fører til færre kjørte kilometer. side 16 av 39
Økonomiske konsekvenser: Ved å tillate tyngre kjøretøy på kommunale veger, må man forvente økte investerings- og vedlikeholdskostnader for kommunen. Eventuell nedklassifisering av enkelte kommunale veger til private veger vil kunne helt eller delvis kompensere de økte kostnadene for Nes kommune. Det har stor økonomisk betydning for skogbruksnæring og bygg/anleggsnæring at vekt- og lengdegrensene øker. Vurdering: Det vil i denne omgang bli foreslått endringer på de fleste vegene, basert på de innspill vi har mottatt fram til nå. Denne delen av innstillingen framkommer i vedlagt liste. Det er ikke foreslått oppjustert vekter på veger med bruer der vi ikke kan dokumentere bæreevne. Det må i neste omgang foretas en vurdering av aktuelle bruer, før flere veger oppjusteres. Det må innhentes konsulentbistand til dette arbeidet. Det må tas stilling til om disse arbeidene skal utføres i år, med tanke på endringer av veglista til høsten. Det må da tilleggsbevilges midler, alternativt kan man benytte deler av asfaltbudsjettet. Utsettes dette arbeidet til neste år, kan midler bevilges over det ordinære budsjettet. Veglista kan da endres først høsten 2018. Bruene skal ha en 5-års hovedkontroll, utført av konsulent. Denne kontrollen var i utgangspunktet planlagt utsatt til neste år. Årlig kontroll av bruer foretas i egenregi. Det er lønnsomt å kombinere denne hovedkontrollen med kapasitetsvurdering av aktuelle bruer, da kapasitetsvurdering og hovedkontroll da kan sees i sammenheng. Totalkostnad for disse arbeidene vil beløpe seg på inntil kr. 200.000 inkl. mva. Det bør tas stilling til om innspill til endringer i veglista skal foretas administrativt, eller om disse endringene skal vedtas politisk. Eventuell nedklassifisering av kommunale veger til private veger vil kunne redusere antall veger som må vurderes. Dersom det i etterkant viser seg at enkelte veger ikke har tilstrekkelig bæreevne/kurvatur, vil man måtte redusere tillatt vekt/lengde. Det forventes at flere veger må skiltes for redusert akseltrykk på våren. Rådmannens innstilling: 1. Vegliste for kommunale veger i Nes kommune endres i henhold til vedlagt liste. 2a. Hjemmel til å bestemme vekt/lengdebegrensninger i henhold til forskrift om bruk av kjøretøy innenfor 5 delegeres administrasjonen. 2b. Hjemmel til å bestemme vekt/lengdebegrensinger i henhold til forskrift om bruk av kjøretøy innenfor 5 delegeres ikke administrasjonen. 3a. Det tilleggsbevilges inntil kr. 200.000 til konsulentbistand for vurdering og kontroll av bruer/veger. (Må behandles i kommunestyret.) 3b. Det benyttes inntil kr. 200.000 av asfaltbudsjettet for 2017 til konsulentbistand for vurdering og kontroll av bruer/veger. 3c. Nærmere vurdering og kontroll av bruer/veger utsettes til 2018 og kostnader bevilges i forbindelse med budsjettbehandlingen. side 17 av 39
Teknisk utvalg har behandlet saken i møte 21.03.2017 sak 12/17 Innstilling 1. Vegliste for kommunale veger i Nes kommune endres i henhold til vedlagt liste. 2a. Hjemmel til å bestemme vekt/lengdebegrensninger i henhold til forskrift om bruk av kjøretøy innenfor 5 delegeres administrasjonen. 3a. Det tilleggsbevilges inntil kr. 200.000 til konsulentbistand for vurdering og kontroll av bruer/veger. (Må behandles i kommunestyret.) side 18 av 39
20/17 Frivilligsentralen i Nes - eierskap/organisering Arkivsak-dok. 16/00981-9 Saksbehandler Torbjørn Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 23.03.2017 20/17 2 Kommunestyret 06.04.2017 20/17 FRIVILLIGSENTRALEN I NES - EIERSKAP/ORGANISERING Saken avgjøres av: Kommunestyret. Vedlegg: Saksframlegg/innstilling «Frivilligsentralen i Nes», 16/00981-6, FSK-sak 5/2017. Saksopplysninger: Sammendrag fra FSK-sak 5/2017: TUBFRIM ønsker å avslutte sitt eierskap av frivilligsentralen med virkning fra 1. januar 2017. Overtagelsen vil skje slik eiendel ligger per dags dato. TUBFRIM kontaktet Nes kommune v/rådmannen våren 2016 der Nes kommune ble spurt om å overta eierskapet av Nesbyen frivilligsentral. Saken ble behandlet i helse og sosialutvalget 28. september og formannskapet 29. september 2016. Helse og sosialutvalget og formannskapet gjorde vedtak der de ba Rådmannen bringe saken tilbake til styret i frivilligsentralen for å undersøke om andre frivillige aktører/organisasjoner kunne overta eierskapet å stå for driften av sentralen. Det har vært konkrete forespørsler for mulig eierskap til Nesbyen Røde kors, Rotary Nesbyen og Lions Nesbyen. Alle tre lag/organisasjoner har styrebehandlet forespørselen og alle tre har gitt negativ tilbakemelding. Arbeidsutvalget har dermed ikke klart å finne ny eier til Nesbyen Frivilligsentral og retter derfor henvendelsen igjen til Nes kommune om mulig eierskap av sentralen. Formannskapet behandlet saken på nytt i møte 26.1.17 i sak 5/2017 «Frivilligsentralen i Nes», og vedtok følgende: «Saken sendes tilbake til rådmannen. Muligheten for å organisere driften gjennom en stiftelse utredes før saken om overtagelse realitetsbehandles». side 19 av 39
Definisjon av stiftelse En stiftelse er formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon blir stilt selvstendig til rådighet for et bestemt formål. Formålet kan være av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig eller økonomisk art. En rettsdannelse som oppfyller disse vilkårene, er en stiftelse uavhengig av om den er omtalt som legat, institusjon, fond eller annet. Selv om det ikke går fram av stiftelsesloven, gjelder i tillegg et vilkår om at stiftelsen må vare en viss tid. Ingen eiere Kjernen i stiftelsesbegrepet det som skiller stiftelser fra andre rettsdannelser er at formuen må være stilt selvstendig til rådighet for formålet (selvstendighetskravet). En stiftelse har ingen eiere. Stiftelsen er et selveiende rettssubjekt. En stiftelse har derfor heller ikke medlemmer med organisatoriske rettigheter. Stiftelsesloven 27 beskriver kravet til styrets sammensetning. Kravet er at det skal være avstand mellom oppretter og styret i selskapet. I dette ligger det at om kommunestyret velger å ta over driften av frivilligsentralen, og gjøre dette gjennom å opprette en stiftelse, må styrets sammensetning være slik at det er tilstrekkelig avstand mellom kommunestyret og styret i stiftelsen. Herav følger det at et styre kun bestående av politikere oppnevnt av kommunestyret, ikke vil bli definert som «tilstrekkelig avstand». Det stilles i tillegg krav til kvalifikasjoner for å sitte i et stiftelsesstyre. Dette for at stiftelsen som er selveiende skal kunne ivaretas på en betryggende måte. Dette i tråd med alminnelig selskapsrett. Formålet med stiftelsen må være klart, og styrets sammensetning må være slik at man samlet sett har de rette kvalifikasjoner. Oppretter gir fra seg råderett Av selvstendighetskravet følger også at oppretter ikke lenger råder over formuesverdien som er overført til stiftelsen. Det kan ikke gjøres utdelinger til oppretteren, til oppretteren sine nærstående eller til selskaper der noen av disse hver for seg eller til sammen har avgjørende innvirkning. Dersom det foreligger særlige grunner, kan Stiftelsestilsynet gjøre unntak fra dette utdelingsforbudet. Erfaringer med stiftelse En rekke frivilligsentraler i Norge er organisert som stiftelse. En av de største utfordringene er å få frivillige til å påta seg oppgaven med å sitte i styret for frivilligsentralen. De frivillige ønsker å yte tjenester over for sine medborgere, og i mindre grad å være engasjert i organisering og styrearbeid (erfaring fra Nesodden). Et annet forhold er at en stiftelse oppleves som en mindre sikker løsning for de ansatte, enn om sentralen er organisert som en del av den kommunale driften. Frivilligsentralen i Gran er organisert som en stiftelse, med 24 «eierforeninger». Blant eierforeningene finner vi pensjonistforeninger, sanitetsforeninger, Lions, Røde Kors, bygdekvinnelag, kunstforening, Foreningen Norden med flere. Mange eierforeninger, som til sammen har mange medlemmer, gjør det lettere å finne medlemmer som er villige til å påta seg styreverv. Daglig leder i Stiftelsen Gran frivilligsentral ser få negative forhold rundt det å være organisert som stiftelse, men at stiftelsesloven er rigid om det er behov for endringer i vedtekter. side 20 av 39
En annen løsning kan være at kommunen i fellesskap med lag og foreninger står som eier av stiftelsen. Et slikt eksempel er Sarpsborg Øst Frivilligsentral. Der er det åtte organisasjoner i tillegg til Sarpsborg kommune som står bak stiftelsen. Velger man stiftelse som organisasjonsform mener rådmannen det vil være viktig å skape et felles engasjement i alle lag og foreninger i Nes til å støtte opp om frivilligsentralen. Lov om stiftelser: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/2001-06-15-59 Forskrift til lov om stiftelser: https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2004-12-21-1793 Forhold til overordnet plan: Ingen. Miljøkonsekvenser: Ingen. Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Ingen spesielle ut over det som ble beskrevet i saksframstillingen behandlet i formannskapets møte 26.1.17 i sak 5/2017. Gebyr for opprettelse av stiftelse knyttes til egenkapitalens størrelse ved opprettelsen. Er verdien ved opprettelsen på kr 1 mill. eller mer er gebyret kr 4.550,-. Årlig gebyr er kr 4.640,-. Vurdering: Norske kommuner vil i stadig større grad ha behov for et nærmere samarbeid med frivillige. Det finnes oppgaver der kommunen ikke kan levere fordi utfordringene ikke handler om penger eller flere ansatte, men menneskelig kontakt ved for eksempel ensomhet, leksehjelp for barn, eller være en bidragsyter på aktivitetsarenaer for barn og unge. Det er derfor viktig å videreføre det gode arbeidet som er nedlagt gjennom Nesbyen Frivilligsentral gjennom mange år. Uavhengig av organisasjonsform vil en forutsetning for å lykkes med det frivillige arbeidet være knyttet til at det skapes et engasjement på tvers av lag og foreninger i kommunen, og at disse stiller seg bak og støtter opp om Frivilligsentralen. Ulempen ved kommunal drift av frivilligsentralen kan være å skille det frivillige fra lovpålagte oppgaver. Det kan ofte være glidende overganger mellom frivillighet og de lovpålagte oppgavene. For å beholde et klart skille er det å anbefale at frivilligsentralen holdes adskilt fra den øvrige kommunale driften. Alternativ 1 side 21 av 39
Nes kommune ved rådmannen går i dialog med styret i Nesbyen Frivilligsentral med tanke på å opprette en stiftelse til å ivareta den videre driften av Nesbyen frivilligsentral. Rådmannen bes om å gå i dialog med frivillige lag og organisasjoner i Nes med tanke på å invitere de med som stiftere. Rådmannen bes om å utforme nødvendige stiftelsesdokument for stiftelsen som angir: a) Stiftelsens formål, b) Hvilke eiendeler som skal brukes som grunnkapital, c) Styrets sammensetning, d) Eventuelle særrettigheter som skal gis oppretteren eller andre i forbindelse med opprettelse av stiftelsen, e) Stiftelsens vedtekter Stiftelsen Nesbyen Frivilligsentral overtar ansvaret for driften fra det tidspunkt det foreligger melding fra stiftelsesregisteret om at stiftelsen er godkjent opprettet. Alternativ 2 Nes Frivilligsentral videreføres som i dag med Nes kommune som eier. Rådmannen får i oppdrag å organisere Nes Frivilligsentral inn i den kommunale driftsorganisasjonen der dette anses mest hensiktsmessig. Rådmannens innstilling: Nes kommune ved rådmannen går i dialog med styret i Nesbyen Frivilligsentral med tanke på å opprette en stiftelse til å ivareta den videre driften av Nesbyen frivilligsentral. Rådmannen bes om å ta kontakt med alle frivillige lag og foreninger i Nes med tanke på å invitere de med som stiftere. Rådmannen bes om å utforme nødvendige stiftelsesdokument for stiftelsen som angir: a) Stiftelsens formål, b) Hvilke eiendeler som skal brukes som grunnkapital, c) Styrets sammensetning, d) Eventuelle særrettigheter som skal gis oppretteren eller andre i forbindelse med opprettelse av stiftelsen, e) Stiftelsens vedtekter Stiftelsen Nesbyen Frivilligsentral overtar ansvaret for driften fra det tidspunkt det foreligger melding fra stiftelsesregisteret om at stiftelsen er godkjent opprettet. Formannskapet har behandlet saken i møte 23.03.2017 sak 20/17 Innstilling Nes kommune ved rådmannen går i dialog med styret i Nesbyen Frivilligsentral med tanke på å opprette en stiftelse til å ivareta den videre driften av Nesbyen frivilligsentral. Rådmannen bes om å ta kontakt med alle frivillige lag og foreninger i Nes med tanke på å invitere de med som stiftere. Rådmannen bes om å utforme nødvendige stiftelsesdokument for stiftelsen som angir: a) Stiftelsens formål, b) Hvilke eiendeler som skal brukes som grunnkapital, c) Styrets sammensetning, d) Eventuelle særrettigheter som skal gis oppretteren eller andre i forbindelse med opprettelse av stiftelsen, e) Stiftelsens vedtekter side 22 av 39
Stiftelsen Nesbyen Frivilligsentral overtar ansvaret for driften fra det tidspunkt det foreligger melding fra stiftelsesregisteret om at stiftelsen er godkjent opprettet. side 23 av 39
21/17 Valg av nytt fast medlem til Helse- og sosialutvalget ut valgperioden 2019. Arkivsak-dok. 17/00187-9 Saksbehandler Mette Bråten Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 06.04.2017 21/17 VALG AV NYTT FAST MEDLEM TIL HELSE- OG SOSIALUTVALGET UT VALGPERIODEN 2019. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Epost fra Audun Aasheim, gruppeleder Nes bygdeliste, datert 15.03.17 Dokument i saken: Ingen Saksopplysninger: Det vises til epost fra Audun Aasheim vedrørende valg av varamedlemmer Høyre til Helse- og sosialutvalget. I møte i Kommunestyret 09.03.17 i sak 11/17 ble det fattet følgende vedtak: «Nytt medlem til Helse- og sosialutvalget i perioden 2015 2019: Ståle Eggestøl. Nytt varamedlem til Høyre til Helse- og sosialutvalget 2015 2019: Wenche Sæbø Ulsaker. Nytt varamedlem i Utvalg for spesielle miljøtiltak i jordbruket i perioden 2015 2019» Kommunestyret foretok valg på nytt medlem samt nytt varamedlem. Lovens krav sier at det kan velges like mange varamedlemmer som faste medlemmer + 2. Dette vil si at Høyre kan ha inntil 3 varamedlemmer i Helse- og sosialutvalget. Nåværende vararepresentanter for Høyre i Helse- og sosialutvalget: 1. vara Bjørnar Sæbø Ulsaker 2. vara Rune Ihle 3. vara Arvid Tandberg 4. vara Wenche Marie Sæbø Ulsaker side 24 av 39
Valg av nytt medlem til utvalg kan skje ved 1. valg av nytt medlem og at varamannsliste er uforandret eller 2. opprykk av varamannsliste og nyvalg av 3. vara Det bes om at det fattes nytt vedtak slik at antall vararepresentanter tilfredsstiller lovens krav. Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. side 25 av 39
22/17 Søknad om fritak fra politiske verv som medlem i Kommunestyret og Formannskapet 01.05.17-30.04.18 - Endre Storhaug Arkivsak-dok. 17/00364-2 Saksbehandler Mette Bråten Saksgang Møtedato Saknr 1 Kommunestyret 06.04.2017 22/17 SØKNAD OM FRITAK FRA POLITISKE VERV SOM MEDLEM I KOMMUNESTYRET OG FORMANNSKAPET 01.05.17-30.04.18 - ENDRE STORHAUG Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Søknad fra Endre Storhaug Dokument i saken: Ingen Saksopplysninger: Endre Storhaug søker om fritak fra sine politiske verv som medlem i Kommunestyret og Formannskap i perioden 01.05.17 30.04.18 grunnet stor arbeidsmengde i egen bedrift. Han er valgt inn som medlem i Kommunestyret for Høyre i perioden 2015 2019. Kommuneloven 15 nr.2: «Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.» Kommunestyret Hvis Endre Storhaug innvilges midlertidig fritak for perioden 01.05.17 30.04.18 rykker 1. vara opp som fast medlem i kommunestyret slik at Bård Heio blir fast medlem i kommunestyret i permisjonsperioden. Det blir også opprykk fra øvrige varamedlemmer. Høyres medlemmer til Kommunestyret 01.05.17 30.04.18: Rune O. Ihle Kristian Noreng Kristian Høva Wenche Marie Sæbø Ulsaker Bård Heio side 26 av 39
Høyre kan ha inntil 7 varamedlemmer til Kommunestyret. Liste følger «Valgte representanter og vararepresentanter» etter kommunestyrevalget 2015. Høyres varamedlemmer til Kommunestyret i perioden 01.05.17 30.04.18: 1. vara Ståle S. Eggestøl 2. vara Arvid Tandberg 3. vara Astrid Marie Haraldseth 4. vara Jonas Personbråten Ludvigsen 5. vara Arild Sjong 6. vara Bjørnar Sæbø Ulsaker 7. vara Ivar Ole Thoen Etter at permisjonstiden utløper går Endre Storhaug tilbake som medlem i Kommunestyret, Bård Heio tilbake som 1. vara til kommunestyret. De øvrige vara rykker en plass ned. Ivar Ole Thoen går ut av varamannsliste. Formannskapet: Ved «ikke endelig uttreden» rykker 1. vara opp som medlem i Formannskapet, jfr Kommuneloven 3. Høyres medlem i Formannskapet i perioden 01.05.17 30.04.18: Kristian Noreng. Høyre kan ha inntil 3 varamedlemmer til Formannskapet: Varamannsliste endres ved opprykk. Varamedlemmer i Formannskapet i perioden 01.05.17 30.04.18: 1. vara Wenche Marie Sæbø Ulsaker 2. vara Kristian Høva Høyre kan supplere med en 3. midlertidig varamedlem til Formannskapet i permisjonsperioden. Etter at permisjonstiden utløper går Endre Storhaug tilbake som fast medlem i Formannskapet, Kristian Noreng tilbake som 1. vara til Formannskapet. De øvrige vara rykker en plass ned, totalt 3 vara. Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. side 27 av 39
23/17 Økonomirutiner og budsjettprosess Arkivsak-dok. 17/00259-1 Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 23.03.2017 22/17 2 Kommunestyret 06.04.2017 23/17 PLAN FOR BUDSJETTPROSESSEN Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Skriv inn vedlegg her Dokument i saken: Skriv inn dokument i saken her Saksopplysninger: Nes kommune har selv ansvaret for god økonomistyring. Kommuner med sunn økonomi og et handlingsrom vil kunne møte innstramminger eller uforutsette hendelser ved å redusere driftsresultatet eller bruke av tidligere års avsetninger, uten at det får en direkte konsekvens for tjenestetilbudet. Kommuner uten handlingsrom må gå rett på tjenestekutt dersom de ikke har tilstrekkelig med fondsreserver fra tidligere positive driftsresultater. Konsekvenser av svake netto driftsresultat over tid er et mindre politisk handlingsrom gjennom lavere fondsreserver, økt gjeld og eventuelle inndekningskrav (avsetninger til dekning av underskudd). Kommuneplanen er det overordnede styringsdokumentet i kommunen der alle viktige mål og oppgaver i kommunen er beskrevet. Kommuneplanen er delt i en samfunnsdel med handlingsdel, og en arealdel. Kommuneplanens samfunnsdel skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Kommuneplanens samfunnsdel skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Handlingsdelen skal angi hvordan kommuneplanen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og revideres årlig. Økonomiplanen (kommuneloven 44) kan inngå i handlingsdelen i kommuneplanen (plan- og bygningsloven 11-1). Økonomiplanen tar utgangspunkt i kommuneplanens langsiktige mål, strategier og utfordringer og angir hvordan kommunen skal anvende sine ressurser for å nå vedtatte politiske mål. Årsbudsjettet er som regel første året i økonomiplanen, og beskriver ressursfordelingen i detalj for det gjeldende året, mens årsregnskapet oppsummerer hvordan ressursbruken faktisk ble. side 28 av 39
Økonomiplanlegging er et verktøy for utforming av politiske prioriteringer og fordeling av økonomiske ressurser, innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. Økonomiplanen er derfor et viktig strategi- og styringsdokument for kommunen. Gjennom økonomiplanleggingen skal kommunen sørge for at begrensede ressurser blir anvendt så effektivt som mulig. God økonomiplanlegging bidrar til økt politisk handlingsrom, og styrker muligheten for å utøve politikk og foreta prioriteringer i den enkelte kommune Langsiktig økonomiplanlegging er krevende, men nødvendig, for å etablere et godt grunnlag for lokalt politisk handlingsrom og et godt tjenestetilbud i kommunen over tid. Økonomiplanlegging skal sikre både balanse i kommunens økonomi og håndtering av usikkerhet. Langsiktig planlegging bidrar til å skaffe oversikt over framtidig handlingsrom, og gir de folkevalgte bedre mulighet for å påvirke utviklingen av kommunens tjenester, i takt med endringer i behov, befolkning og bosettingsmønster. Dette danner grunnlaget for at aktiviteten i kommunen legges på et nivå som kan opprettholdes på lengre sikt. God planlegging gir gevinster i form av bedre ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud. Risikoen ved manglende langsiktig planlegging er at kommunen mister kontrollen over økonomien og havner i ubalanse. Da er veien til upopulære kutt i tjenestetilbudet kort. Kommunen er avhengig av å være i forkant av utfordringer og endringer i behov for å beholde handlingsrommet. Vurdering: Økonomiplanen skal angi retningen for utviklingen av kommunens tjenestetilbud og kommunens ressursbruk i den kommende fireårsperioden. Ressursbruken må være innenfor de økonomiske rammene kommunen står ovenfor. God økonomiplanlegging innebærer derfor god oversikt over økonomiske og demografiske forhold mv. som påvirker kommunen, og at økonomiplanen baseres på reelle politiske prioriteringer i kommunestyret. Dialog og felles situasjonsforståelse er et viktig utgangspunkt. Som ledd i en god budsjettprosess må det derfor også vurderes hvordan en slik dialog på best mulig måte kan oppnås. Det er dog viktig at dette er balansert slik at det også er rom for nødvendig administrativ jobbing mellom de politiske behandlinger. Økonomikonferansene er en viktig del av kommunens økonomiplanleggingsprosess. Mange kommuner arrangerer en økonomikonferanse med kommunestyret to ganger i året. Dette legges gjerne til tidspunkt da det er naturlig å ha et ekstra fokus på økonomi uansett. Avleggelsestidspunktet for forrige års regnskap er et slikt tidspunkt. Det samme er når statsbudsjettet foreligger. Da blir henholdsvis i juni og i oktober aktuelle hovedknutepunkt i dialogen. Både folkevalgte, tjenesteområdelederne og tillitsvalgte bør antagelig delta på konferansene. På juni-konferansen kan agendaen se ut som følger: Regnskapet for forrige år. Klargjøring av hvor vi står med basis i dette Investeringer i 4-årsperioden. Teknisk avdeling har kartlagt investeringsbehov i forkant av konferansen, og gjennomgår disse. side 29 av 39