Endelig rapport etter undersøkelse av Arendal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Arendal kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Organisasjonsnr: Kontaktperson i kommunen: 4809 Arendal Thorstein Snøløs Tidsrom for undersøkelsen: 7. - 8. mars 2012 Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder Trond Olav Vassdal Undersøkelsen omfattet følgende emner: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater, det ble levert 2 avvik: -Kommunen foretar ikke registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. -I en gjennomgang av 5 utlånte saker, så mangler det arealregnskap og verdianslag i 2 av disse Statens kartverk gav 2 merknader under undersøkelsen. - Det ble pekt på et forbedringspotensiale knyttet til samordning av hhv. plan- og bygningslovforvaltning og matrikkellovforvaltning i delingssaker og feltutbygginger. -Og at rapporteringen av opplysninger fra byggesaksavdelingen tidvis kommer noe sent sett i forhold til tidsfristen. Utarbeidet dato: 30. mars 2012 Lars Elsrud avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen Anders Fekjær tilsynsansvarlig Matrikkelavdelingen
2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse
3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Arendal i perioden 7. 8. mars 2012. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Arendal kommune: - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom føring av bygningsinformasjon føring av adresse føring av ikke fullført oppmålingsforretning behandling av krav om retting behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. - AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av matrikkelloven eller matrikkelforskriften - MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen. Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Utlevering av matrikkelinformasjon manglende registrering Avvik fra: Matrikkelloven 30, jf. matrikkelforskriften 12. Kommentarer: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte brukere gjelder ikke innsyn etter 11 eller utlevering etter 13. I forbindelse med registreringen skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål som er angitt. Viser for øvrig til Kartverkets retningslinje for utlevering av matrikkelinformasjon datert 12. april 2011. Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar registrering av de som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. AVVIK 2 To av kravene til dokumentasjon ved føring av grensejustering er ikke oppfylt. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og matrikkelforskriften 27 og 34 første ledd bokstav b og d. Kommentarer Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen skal vedlegg til protokollen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker, så mangler det arealregnskap og verdianslag i 2 av disse (sak 2011/134 og sak 2011/ 7695).
5 5. Merknader Det ble gitt følgende merknader under undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunens matrikkellovforvalting blir i noen tilfeller ikke involvert i oppstart og avslutning av vedtak etter plan- og bygningslovens (PBL) 20-1 første ledd bokstav m, på en slik måte at man sikrer at kravene til samordning i PBL 21-9 blir ivaretatt. Kommentarer Det vises til 21-9. Bortfall av tillatelse: Tillatelse til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m faller bort dersom det ikke er rekvirert oppmålingsforretning etter lov om eigedomsregistrering innen 3 år etter at tillatelsen ble gitt, eller dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering (vår understreking). Noen planvedtak etter PBL har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Det vises for øvrig til matrikkelloven 10 annet ledd. En bedring av rutinene på dette punkt i byggesaker vil bidra til mer aktiv håndheving av PBL 21-4. (Behandling av søknaden i kommunen), se sjette ledd bokstav a: Videre kan kommunen sette som vilkår at..: a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at forhåndskonferanse og saksforberedelse ellers i delingssaker og feltutbygginger gjennomføres tidvis uten deltakelse av personell fra matrikkellovforvaltningen, og ellers uten nødvendig krav om forutgående oppmålingsforretning. Noen planvedtak etter PBL har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. MERKNAD 2 Kommunen har et referat som gir føringer for at bygningsinformasjon blir rapportert fortløpende, men selve grunnlaget for registreringen blir enkelte ganger oversendt så sent at fristen på 5 dager ikke overholdes. Kommentarer. Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Det skal føres fullstendige opplysninger om bygninger og bosteder senest når bygningen lovlig kan tas i bruk. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at rapporteringen av opplysninger fra byggesaksavdelingen tidvis kommer noe sent sett i forhold til tidsfristen.
6 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført pr. telefon og gjenom epostutveksling. ------------------------------ Intervjuer 7. mars 2012 5 personer ble intervjuet. ------------------------------ Sluttmøte 8. mars 2012 Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7
8
9
10
11
12 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Årsberetning for Arendal kommune 2010 4. Kommuneplan for Arendal kommune 5. Organisasjonskart for Arendal kommune 6. Journal over rekvisisjoner grensejusteringer. 7. Rutiner oppmålingsforretning 8. Rutiner for føring av adresser 9. Rutiner for føring av bygningsinformasjon 10. Delegasjonsreglement pr.05.10.2011 11. HMS-håndbok pr 01.01-2012 12. Rapport over saker med ikke fullført oppmålingsforretning 13. Retningslinjer for innsyn og utlevering fra matrikkelen 14. 5 ulånte grensejusteringssaker 15. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
13 VEDLEGG 3 Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Arendal kommune under åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Geir Skjeveland Kommunalsjef X X X Ole Andreas Hopstock Enhetsleder X X X Einar Lieng Landmåler, matrikkelfører X X X Torstein Snøløs Koordinator, matrikkelfører X X X Åse Simonsen Matrikkelfører X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Statens kartverk deltok Trond Olav Vassdal og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.