Endelig rapport etter undersøkelse av Sortland kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Sortland kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Vesterålsgata 57, 8400 Sortland Tidsrom for undersøkelsen: 3-4. desember 2014 Kontaktperson i kommunen: Lars-Ole Sivertsen Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Anders Østeraas Janne Johnsen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen, belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering, belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk har avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Kommunen sikrer ikke at oppmålingsforretning er dokumentert fullstendig før matrikkelføring Kommunen overholder ikke tidsfrister i føring av jordskiftesaker og rettingssaker
Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. 2 Det ble gitt følgende merknader ved dette tilsynet: Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Utarbeidet dato: 10. desember 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Anders Østeraas
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Omfang 3. Dokumentunderlag 4. Avvik 5. Merknad 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sortland kommune i perioden 3. 4. desember 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende fire avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41 andre ledd og 42. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet.
AVVIK 2 5 Kommunen sikrer ikke at oppmålingsforretning er dokumentert fullstendig før matrikkelføring Avvik fra: Matrikkellovens 22 første ledd og 33, jf matrikkelforskriftens 27 Kommentar: Matrikkellovens 33 lyder: "Oppmålingsforretning går ut på å klarleggje og beskrive grenser og rettar i tråd med partane sine påstander og framlagde dokument, og elles bringe fram opplysningar og dokumentasjon som er nødvendig for matrikkelføring og eventuell tinglysing". Matrikkellovens 22 første ledd andre setning lyder: "Krav om matrikkelføring som ikke tilfredsstiller vilkåra etter denne lova, skal avvisast". Matrikkelforskriftens 27 første ledd lister opp de generelle kravene til dokumentasjon som skal være oppfylt ved avslutning av oppmålingsforretning. I andre ledd fremgår ytterligere hva kommunen skal kontrollere før matrikkelføring. Avviket bygger på følgende observasjon: Fremlagt liste over saker som krever oppmålingsforretning, utlånte saker og intervjuer viser at matrikkelføring blir gjennomført uten at sakene er fullstendig dokumentert i samsvar med matrikkelforskriftens 27. Eksempelvis krav til protokoll, erklæring knyttet til undersøkelse av rettighetsforhold, underskrift fra parter om aksept av kortere varsel enn 14 dager og begrunnelse for utelatt grensemerking. Tilsynet registrerer at denne praksisen kan skyldes mangel på rutiner og for stor saksmengde i forhold til den enkelte ansatte innenfor oppmålingsforretning og matrikkelføring. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen overholder ikke tidsfrister i føring av jordskiftesaker og rettingssaker Avvik fra: Matrikkellovens 22 syvende ledd, 26 tredje ledd og matrikkelforskriftens 19 første ledd. Kommentarer: I matrikkellovens 22 syvende ledd er det innført hjemmel for å fastsette tidsfrister for gjennomføring av saker etter matrikkelloven. 26 tredje ledd regulerer behandlingen av rettingssaker som er fremsatt på begjæring av en part. I matrikkelforskriftens 19 første ledd er det fastsatt en frist på 6 uker for rettingssaker som ikke krever oppmålingsforretning. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene ble det avdekket at kommunen har et betydelig antall rettingssaker og jordskiftesaker liggende hvor tidsfristen er utløpt. Under intervjuet ble dette avdekket at dette skyldes for lite bemanning på fagområdet. Avviket ble bekreftet under sluttmøtet.
AVVIK 4 6 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriftens 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens vannforsyning, avløp, bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om vannforsyning, avløp, bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. Kommunen tilrettelegger ikke for at bygningsopplysninger kan bli ført innen fristen. Dataflyten for bygningsopplysninger til matrikkelen er ikke rutinebeskrevet. 5. Merknad Følgende merknad ble gitt: MERKNAD 1 Rutinene for forvaltning av matrikkelloven er i liten grad formalisert. Kommentar: Innføring av formelle rutiner vil kunne gi en kvalitetssikret og ensartet saksbehandling. Mangel på rutiner kan føre til avvik. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner. MERKNAD 2 Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i bruk. Kommentar: Matrikkelforskriftens 57 andre ledd sier at eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal fungere etter sin hensikt. Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunen ikke setter som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis.
7 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonsamtale og e-postutveksling. Ved intervjuer den 3. desember 2014 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 4. desember 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 8 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumentersom ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 4.7.2014 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Sortland kommune 6. Liste over alle grensejusteringssaker og saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet i 2013 og 2014 7. Saksmapper for 4 oppmålingsforretninger og 1 grensejusteringssak 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
VEDLEGG 2 9 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sortland kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Rolf Lossius Rådmann X X X Merethe Skille Kommunalsjef X X X Gerard Zuidhoek Enhetsleder tekniske tjenester X X X Lars-Ole Sivertsen Landmåler og fører matrikkelen X X X Galina Rønningen Fører bygningsopplysninger i matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Anders Østeraas, Janne Johnsen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.