Nye utfordringer for kommunale arkiv

Nye utfordringer for kommunale arkiv Marit Hosar Fylkesarkivar Daglig leder IKA Opplandene

10 år med Vedtatt opprettet i 2007 En realitet fra 01.01.2008 Et interkommunalt arkivsamarbeid etter 27 i kommuneloven, men ikke et eget rettssubjekt 41 deltakende kommuner + Oppland fylkeskommune Fra 500 til 28 000 hyllemeter analoge arkiver Ukentlige avleveringer av digitalt skapte arkiver

Hva nå? Hvordan har arkivfeltet utviklet seg i disse 10 årene Ny arkivlov nye forskrifter; hva vil dette bety for fylkeskommune og kommune? IKA Opplandene i dag

Arkivenes samfunnsoppdrag Arkivloven formål: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida Arkivene skal gjenspeile samfunnsutvikling være samfunnets hukommelse Arkivinstitusjonenes samfunnsoppdrag; forvalte arkivene på vegne av folket og gjøre de tilgjengelig for alle Arkiv viktig i et demokrati

Hvordan stod det til med arkivene for 10 år tilbake? Mange arkiver stod i lite egnede lokaler i kjeller eller loft Det stod dårligere til på 2000-tallet enn på 1990-tallet ifølge rapporter fra Statsarkivet Arkivloven med forskrifter påla kommunene å ha ordnede arkiver i godkjent depot Arkivarene satt stort sett alene med problemløsningene innen arkivfeltet. Digitale arkiv/sakssystemer og fagsystemer ble tatt i bruk Kompetansekravet økte med digitalisering

Overgang til digitale kommuner Kompetansen blant arkivarene i kommunene har økt mulig å ta høyere utdanning i arkivkunnskap Flere deltar i arkivforum på tvers av kommunegrenser og får diskutert daglige problemer Samarbeid arkiv og IKT er nødvendig Arkivledere har en strategisk viktig rolle i å utvikle en effektiv og fremtidsrettet dokumentasjonsforvaltning, og sørge for at dokumentasjonsperspektivet ivaretas i kommunens digitaliseringsarbeid Fra nasjonal til internasjonal arkivstandard 41 kommuner er med IKA Opplandene som ivaretar depotløsningene for analogt og digitalt materiale IKA bidrar med rådgivning og kurs IKA besøker kommunene jevnlig Situasjonen i dag

Hva er også situasjonen i dag? Få stillinger med arkivansvar Arkivarene skal løse mange oppgaver Ikke gode nok rutiner med uttrekk av digitale arkiv/saksarkivet de fleste blir ikke godkjent ved testing før etter flere runder Arkivaren blir for seint/eller ikke i det hele tatt - trukket inn i prosessen med innkjøp av nye fagsystemer og utvikling av strategier når det gjelder dokumentsforvaltning og digitaliseringsarbeidet Arkivarene har ikke kapasitet til å levere ferdig ordnede analoge arkiver til depot Økonomi; mangler tilstrekkelig budsjett for å løse viktige oppgaver Men: Det skjer mye positivt; mange kommuner har profesjonelle arkivarer som er framoverlente i forhold til sine oppgaver

Ny arkivlov under arbeid Nåværende Arkivlov av 1992, trådde i kraft 1999 Regjeringen nedsatte nylig et utvalg som skal foreslå endring av dagens arkivlov; Utvalget skal beskrive de viktigste utfordringer og utviklingstrekk i og for arkivene, og gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner i arbeidet med å sikre samfunnets arkiv. Utvalget skal foreta en samlet gjennomgang av arkivloven, og vurdere fornying og endring. Arkivlovens formålsparagraf og virkeområde er nevnt spesielt. Bl.a. skal utvalget se på arkivplikt for private som utfører offentlige tjenester, for eksempel interkommunale selskap og private institusjoner som utfører oppgaver på vegne av det offentlige. Arkivloven har grenseflater mot annet regelverk, som for eksempel offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven. Dette vil også bli et tema for utredningen. Arkiv settes inn i en bredere kontekst som en forutsetning for innsyn i offentlig virksomhet og likebehandling i forvaltningen, og som en del av offentlig sektors informasjonsforvaltning. Utvalget består av åtte personer med juridisk, arkivfaglig og teknologisk kompetanse og skal levere sin utredning innen 1. mars 2019.

Ny arkivlov under arbeid Den teknologiske utviklingen og digitaliseringen av samfunnet får store konsekvenser for hvilken dokumentasjon som arkiveres og tas vare på - vi ser en eksplosiv økning i informasjonsmengden og økt kompleksitet i forvaltningen. Forvaltningen er usikker på hva som skal arkiveres og vi ser en tendens til at mindre arkiveres selv om den totale informasjonsmengden øker. F.eks. legges det stor vekt på arkiv/sakssystem, mens fagsystemene ofte er oversett. Arkivverket og arkivsektoren står overfor store utfordringer når det gjelder bevaring av digitalt skapte arkiv og forventninger om digitale brukertjenester. Utvalget skal se på hvorvidt dagens ansvars- og oppgavedeling på arkivfeltet tilrettelegger for samordning og hensiktsmessig ressursbruk fremover. Et godt regelverk vil være et sentralt virkemiddel for at vi i fremtiden skal lykkes med å ta vare på arkiv som en del av samfunnets hukommelse som kulturarv, rettighetsdokumentasjon og forskningsmateriale - og som dokumenterer bredden i vårt samfunn dvs både statlige, kommunale og private arkiver som er bevaringsverdige.

Nye arkivforskrifter i løpet av året? De nye arkivforskriftene innebærer et framskritt bl.a. ved at arkivdanningen blir behandlet med en funksjon- og prosessorientert tilnærming, og ved at forslaget forsøker å være teknologinøytralt Arkivforskriftene blir mye mindre detaljerte tar opp overordnede og funksjonelle krav. De legger til rette for en modernisering av regelverket. Og stiller krav til arkivforvaltningen Arkivverket vil følge opp med forskriftene og gi mer detaljerte retningslinjer 1. Arkivansvaret blir foreslått justerte og tilpasset det vanlige styringssystemet slik det er fastsett i kommunelova. Det kommer tydeligere fram at administrasjonssjefen/rådmann har kommunens samlede arkivansvar, også etter avlevering til arkivdepot. Men kommunestyret/fylkestinget har selvsagt det overordnede ansvaret til å fatte vedtak om rådmannens myndighet. 2. Gjeldende forskrift har krav om hvordan arkivarbeidet i ett organ skal være organisert. Det nye forslaget har ingen detaljerte krav, men har tydeliggjort krav til arkivforvaltningen. Organiseringen er lagt til internkontroll for arkiv i organet. Kravene åpner for at et organ i større grad enn tidligere kan definere hvordan arkivtjenesten kan organiseres. 3. Dagens krav til arkivplan blir erstattet med et krav til internkontroll for arkiv. - Noen vil beholde arkivplanene, andre stiller spørsmål om det skal være to systemer da de allerede har gode systemer for internkontroll. 4. Departementet foreslår en opprydding og forenkling i retningslinjene for journalføring. Norsk arkivstandard (Noark) får en tydeligere forankring. Krav til ulike typer lagringsformat blir erstattet med overordnede funksjonelle krav, mens detaljerte krav blir fastsatt av Riksarkivaren i forskrift.

Arkivforskrifter forts. De gjeldende krav til behandling av post og saksdokument er svært detaljerte. De er foreslått erstattet med krav til etablering av system og rutiner som ivaretar disse. Videreføring av krav om at dokument skal journalføres innen rimelig tid, håndtering av personlig adressert post og krav om samling av dokument som hører logisk sammen Krav om kopibok faller bort Departementet foreslår å oppheve plikten til innbinding av møtebøker, protokoller osv. Forskriftene åpner opp for digitalisering for kassasjon. Her vil Arkivverkets forskrifter komme med presiseringer bl.a. at dette kun vil gjelde for nyere materiale og etter godkjennelse fra Riksarkivaren. Trolig vil det komme regler for hvor lenge det analoge må tas vare på før det kasseres Forslag til nye forskrifter åpner opp for skylagring. - Flere benytter seg av skylagring i dag. Vi mener at en forutsetning for å tillate skytjenester med lagring i utlandet er at de IKT-tekniske kravene til Datatilsynet ivaretas. Justering av forskriftene før jul? Større justering etter at ny arkivlov legges fram.

Utfordringer idag Å ikke ha orden i sine arkiver kan få katastrofale følger, derfor er det viktig å følge lov, forskrift og retningslinjer: Manglende dokumentasjon kan føre til at viktig historisk informasjon kan gå tapt. Vi kan få store hull i beskrivelse av vår samfunnsutvikling. Rettighetsdokumentasjon å ikke ha orden kan føre til kostbare erstatningssaker/rettsaker

Kommune- og regionreform Kommunereformen har ennå ikke gitt de store utslag i vår region. Hedmark og Oppland er vedtatt slått sammen til en ny region, en ny fylkeskommune fra 2020. Reformen vil kunne føre til overføring av oppgaver mellom forvaltingsnivåene. Arkiv fra nåværende fylkeskommuner/kommuner skal avsluttes og avleveres til depot; arkiv i de nye fylkeskommunene/storkommunene skal etableres. Det er avgjørende å sette i gang tiltak i forkant av reformen for å unngå informasjonstap og å legge til rette for effektiv forvalting i den nye kommunen. NB! Dette tar tid! og bør være noe av det første som iverksettes. Arkivverket har utarbeidet anbefalinger og IKA Opplandene kan bistå med rådgivning.

Arkivlandskapet Arkivverket: Omorganisert en organisasjon https://www.arkivverket.no/ Tilsynsmyndighet Viktig utviklingsrolle Kommunale arkivinstitusjoner; I alle fylker utenom Akershus Riksarkivaren har uttrykt ønske om sterke, robuste kommunale arkivinstitusjoner som kan i samspill med Arkivverket møte dagens og morgensdagens utfordringer innen digitalisering Vi mener det er viktig at strukturreformen lovfester det kommunale/fylkeskommunale ansvaret for arkivinstitusjoner som ivaretar de kommunale arkivene jmfr. samfunnsansvaret Riksarkivar Inga Bolstad

IKA Opplandene Styret sammensatt av en repr. fra hver region samt Oppland fylkeskommune - i alt 10 Representantskap øverste organ, et møte pr år Største utfordringen: Sikre digitalt skapt materiale før det går tapt og utarbeide brukerinngang til materialet I tillegg må store mengder analogt materiale ordnes og registreres - nå nærmere 28 000 hyllemeter. For å kunne klare de oppgavene vi står foran, trengs en stor innsats, og det trengs ressurser. Kommunene deponerer sine arkiver og er selv ansvarlig for sitt materiale, og i årene som kommer må det til en økonomisk innsats for å få ordnet alle arkivene og gjøre disse tilgjengelig. Fylkeskommunen avleverer sine arkiver IKA Opplandene er saksbehandlere for alle deltakere i samarbeidet. Styreleder Bernt Østbye

Hva tilbyr Fylkesarkivet/IKA Opplandene Rådgiving Kurs og konferanser Normalinstruksen regulerer våre tjenester må revideres for å følge opp nye arkivlov og forskrifter Normalinstruksen regulerer hvilke oppgaver som løses innen deltakeravgiften og hva kommunen/fylkeskommunen må betale ekstra Fylkesarkivet/IKA Opplandene deltar i utviklingsarbeid for å finne gode metoder for bevaring og tilgjengeliggjøring av digitale arkiver i samarbeid med Arkivverket og andre kommunearkivinstitusjoner Utviklingsarbeidet en viktig del av vårt arbeid Sammenlignet med andre IKA/Fylkesarkivet/Byarkiv er IKA Opplandene en av de største og faktisk en av de rimeligste

Analoge arkiver Materiale fra 1837 dd I alt ca 28 000 hyllemeter. Kun en liten del er ferdig ordnet og registrert i nasjonal arkivkatalog/arkivportalen Men nyere materiale følger flere saksbehandleroppgaver. Eks: en av våre arkivarer brukte to dager på å finne fram tre saker for tre kommuner denne uka. Rettighetsdokumentasjon stor økning i forespørslene Historiske materialet lesesal eller får tilsendt digitalt. Publikum forventer digital tilgang.

Digitale arkiver Arkiv/sakssystemene ulike versjoner etter NOARK 3, 4 og 5 Fagsystemene er den største utfordringen blir gjerne glemt men inneholder viktig informasjon som er bevaringsverdig Uttrekk kommunene selv ansvarlig IKA: Tester og godkjenner Digitalt sikringsmagasin i Oppland fylkeskommune Utfordring: Tilgjengelighet for brukere Systemleverandørene leverer ikke gode nok programmer som ivaretar arkivfunksjonen, men vi er i dialog

Å digitalisere papirarkiv er viktig av flere grunner. Bedre tilgang til materialet, redusert slitasje ved håndtering av slitt og gammelt materiale. Enkel tilgang for brukere. Byggesaksarkiv Vann og avløp Documaster rett til saksbehandler - integreres med kommunens systemer Arbeider for å finne en metode for barnevern/ppt Store kart og tegninger Betalingstjeneste Digitaliseringstjenesten

Fototjenesten Digitalisering og bevaring av fotografier Ordførerbilder, kommunestyrebilder etc blir digitalisert. original tilbake til kommunen Foto har til nå i liten grad blitt overført sammen med resten av arkivmaterialet, der har vi en jobb å gjøre i tiden framover 1. Herredsstyret i Nord- Fron 1893 96 2. Ordfører Eivind Grimstad, Grue kommune 1936-40 3. Gymnastikklærer Wilhelm Molberg Nilssen, LVGS 1943

Nytt tilbud Muggsanering/skadet materiale mugginfisert materiale vannskadet materiale Rengjøring av arkiver Digitalisering for tilgjengeliggjøring

Bevaring og kassasjonsplan Kommunene skal selv utarbeide bevaringsplaner. IKA Opplandene har gjennomført et pilotprosjekt under ledelse av Kirsti Sletten. Arkivledere fra de ulike regionene deltok i arbeidet Utkast til Bevaring og kassasjonsplan for deltakerkommunene i IKA Oppland blir sendt ut på høring i nærmeste framtid, med svarfrist i slutten av november.

Takk for meg E-post: fylkesarkivet@oppland.org Telefon: 61 27 18 00 Tlf. Marit Hosar: 907 67 253 Følg oss på http://farkiv.no/ Og på Facebook og instagram Besøksadresse: Fakkelgården, Vormstuguvn 40, 2624 Lillehammer