Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: 09.03.2011 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande Direktør Berit Berntsen Kartlegging av arbeidsmiljø/ medarbeidarundersøking Styresak 09/12 (A) Styremøte 16.03.2012 Forslag til vedtak Sjukehusapoteka Vest held fram fokus på nærvær, trivsel og arbeidsmiljø og måling av status arbeidsmiljø. Månadlege vernerundar, årleg HMS-kartlegging inkludert relevante finkartleggingar, og årshjuls-baserte oppfølgingsaktivitetar saman med andre HR-prosessar er målretta og dimensjonerte tiltaka og gjer oss god styringsinformasjon i arbeid med HMS/ arbeidsmiljø og medarbeidarskap. Gjennomføring av periodevis medarbeidarundersøking fristilt frå dei aktivitetar nemnd over avvikles.
Oppsummering Godt arbeidsmiljø er eit strategisk satsingsområde for Sjukehusapoteka Vest, da godt arbeidsmiljø har ein eigenverdi ved at motiverte tilsette gjer ein betre jobb, samstundes som eit godt arbeidsmiljø gjer konkurransefortrinn ved at dette er grunnlaget for å behalde og trekke til seg gode medarbeidarar. Fakta Godt arbeidsmiljø er eit strategisk satsingsområde for Sjukehusapoteka Vest, jf. overordna mål i strategiplan kapittel 6; «Sjukehusapoteka Vest skal vere ein framtidsretta kompetanseorganisasjon», med underliggande strategi 6.1; Vi skal vere ein attraktiv arbeidsgjevar med høgt fagleg nivå og rett kompetanse. Tiltaksområde innan dette strategiområde er her mellom anna: Fokus på nærvær, trivsel og arbeidsmiljø. Eit godt arbeidsmiljø har ein eigenverdi ved at motiverte tilsette gjer ein betre jobb, og er knytt opp mot de nasjonale kjerneverdiane for spesialisthelsetenesten; respekt, omsorg og tryggleik. Samstundes er godt arbeidsmiljø er ein konkurransefortrinn ved at dette er grunnlaget for å behalde og trekke til seg gode medarbeidarar. Måling av trivsel og arbeidsmiljø har så langt i Sjukehusapoteka Verst skjedd gjennom årleg månadlege vernerundar, årleg HMS kartlegging og ein eigen medarbeidarundersøking annan kvart år og. Månadlege vernerundar I tråd med Styringsdokument 2010 frå Helse Vest har Sjukehusapoteka Vest sidan hausten 2010 gjennomførd månadlege vernerundar. Fokus er fysiske arbeidsforhold, brann og kjemikaliar. Årleg HMS kartlegging Sjukehusapoteka Vest har sidan 2007 gjennomført årleg HMS kartlegging som byggar på standard spørjeskjema i Helse Vest. Kartlegginga tek utgangspunkt i Grovkartlegging av heile HMS feltet med følgjande fokusområde: Organisatoriske forhold og HMS Ergonomi Mellommenneskelege forhold Psykososiale risikofaktorar Kjemikalie Inneklima/ støy/ lokalar Hygiene og smittevern Elektromedisinsk utstyr, maskiner og anna utstyr Brannvern Ytre Miljø Svaralternativa for respondenten er som følgjer; Kvit 0 : Ikkje aktuelt Grå 1 : Vet ikkje Grøn 2 : Gode forhold Gul 3 : Forbetringsområde, tiltak vurderast Rød 4 : Dårlige forhold, tiltak nødvendig Til kvar kategori er det utarbeida eige finkartlegging. 2 av desse er obligatoriske; 2
Brannvern Organisatoriske forhold og HMS arbeid Innhaldet i skjemaet «Organisatoriske forhold og HMS arbeid» har følgjande fokus; Systematisk HMS arbeid Avvik og uønska hendingar Omstilling Oppgåver og ressursar Dei andre finkartleggingane er tenkt vurdert nytta der grovkartlegginga gjer store utslag på raud kategori; «Dårlege forhold, tiltak nødvendig». Resultata oppsummerast og presenterast av leiinga i samarbeid med vernetenesta, og det vert utarbeida prioritert handlingsplan med mål og tiltak. Måloppnåing evaluerast ved utløp av planperioden. SAV var i 2011 første føretak i Helse Vest som tok i bruk elektronisk verktøy for HMS kartlegging. Det ga oss for første gong resultat på føretaksnivå, forutan resultat på apotekog avdelingsnivå. Som følgje av det vart det etter denne kartlegginga for første gong utarbeida handlingsplan med prioriterte tiltak både på føretaksnivå og på lokalt nivå. Måloppnåing på begge nivå evaluerast ved utløp av planperioden. Den elektroniske HMS-kartlegging i 2011 har gitt auka fokus på arbeidsmiljøkartlegging på generelt grunnlag i sjukehusapoteka Vest, og avdekka behov for å revidere spørsmålsformulering før HMS-kartlegging gjennomføras i 2012. Medarbeidarundersøking Sjukehusapoteka Vest har i åra 2007 og 2009 gjennomførd medarbeidarundersøking med følgjande fokus: Jobbkrav Positive utfordringar i arbeidet Rolleforventningar Kontroll i arbeidet Leiing Sosialt samspill Meistring av arbeidet Engasjement i organisasjonen Samarbeid i avdelinga Utmatting (utbrentheit) Arbeidsglede/ jobbtilfredshet Undersøkinga har vore handtert av eksterne leverandørar. Dei har sendt ut elektronisk spørjeskjema, utarbeida resultatrapport, og presentert resultata i dei 4 apoteka. Dei har ikkje levert tenester i forbindelse med i oppfølging eller arbeid med tiltaksplanar. I 2004 inngjekk Sjukehusapoteka Vest i Helse Vest si medarbeidarundersøking. Dette var ein eingongsaktivitet i Helse Vest. Kommentar Det fins i dag ingen bransjestandard eller felles definisjon på omgrepet medarbeidarundersøking. Fagmiljøet har utvikla ein lang rekkje ulike kartleggingsverktøy (spørjeskjema) med svært ulik form og hensikt. Føremål er alt frå å forbetra arbeidsmiljø og 3
kommunikasjon, skaffa styringsinformasjon eller fungera som verktøy for organisasjonsutvikling. Kraut (2006) definerer føljande risikoområde /vanlige feilsteg i medarbeidarundersøkingar; Tiltak ble ikkje satt i verk med bakgrunn i undersøkinga 42 % Usikker relevans undersøkinga kartlegg ikkje viktige områder 19 % Gjennomføringsprosessen er for krevjande 15 % Uengasjert leiing, manglar fokus på undersøkinga og resultata 13 % Overflatisk ikkje egna til å kartlegge komplekse samanhengar 12 % Negative haldningar til undersøkinga blant de som skal delta 3 % Kuvaas (2008) viser til at dagens trend er at dei fleste store nasjonale og internasjonale verksemder gjennomfører årlige undersøkingar. Fokuset er endra frå sentral strategisk oppfølging til lokale tiltak og oppfølging. Prosessane koplast til andre HR prosessar, oftast medarbeidarsamtalar, prestasjonsvurderingar m.m. Prosessane for kartlegging og rapportering er no strømlinjeforma, og forbetringspotensialet ligg i hovudsak i å få gode prosesser for oppfølging, slik at potensialet til undersøkinga blir fult ut realisert. Sjukehusapoteka Vest kjenner igjen risikoelementa som Kraut (2006) peker på. Erfaring med dei isolerte medarbeidarundersøkingane i Sjukehusapoteka Vest er at dei har vore opplevd som krevjande eingongshendingar, føremål dels har vore uklart og at det har vore lav kopling til føretaksstrategi og dei HR prosessar som låg føre på tidspunkt for gjennomføring. Oppfølging har i liten grad vore samordna, og handlingsplanar har kome i tillegg til andre handlingsplanar og tiltakslister. Evaluering av tiltak og måloppnåing har ikkje vore samordna. Når det gjeld suksesskriteria påpeikt av Kuvaas (2008) kan Sjukehusapoteka Vest vise til følgjande: Sjukehusapoteka Vest har sidan 2010 hatt offensiv satsing på HR, medarbeidarskap og leiing. Dette kjem klart frem i Strategiplan 2011 2011, der det ligg tydelege føringar og på HR-området. Føretaksovergripande personalhandbok er implementert, vi har profesjonalisert brukarstøtte og forvaltning av elektroniske styringsverktøy innan HR, og vi har lukka restansane på innføring av elektroniske HR verktøy. Arenaer for evaluering og oppfølging av medarbeidarar er reviderte, og alle leiarar får tilbod om opplæring i verktøya/ metodikkane årleg. Leiarutviklingsprogrammet starta opp hausten 2011. Sentralt fokus her er leiar som endringsagent, kulturberar og rollemodell. HMS har fått ei heil samling på 2 dagar i leiarutviklingsprogrammet tidsfastsett til september 2012. Rullerande kompetanseplan reviderast årleg og tiltak målrettast i tråd med Sjukehusapoteka Vest sine strategiske satsingsområder. Vi har i tråd med Helse Vest fokus på kvalitet i rekruttering, gir opplæring til leiarar, og har utvikla eige introduksjonsprogram for nytilsette. Tydelege forventningar til både leiarar og medarbeidarar er sentralt i alt vi føretek oss på HRområdet, og vi har no teke i bruk spesialisthelsetenesta sine nasjonale leiarkrav, og har etablerer fokusområde for medarbeidarar. Desse skal gå igjen i all evaluering og oppfølging av medarbeidarar og leiarar, frå stillingsannonse til introduksjon som nytilsett og utviklingsog lønsamtaler. Samarbeid med fagorganisasjonane og vernetenesta er satt i godt system, og vi inngjekk avtale med Helse Bergen om leveranse av Bedriftshelseteneste med verknad frå august 2011. HMS er fast tema i alle formelle fora i føretaket. Den no elektronisk HMS-kartlegging gjer oss ein unik oversikt over status på arbeidsmiljøfaktorar både på føretaks- og på lokalt nivå. Dette gjer muligheit til å målretta tiltak i tråd med dokumenterte utfordringar, og å gje bistand til dei leiarane som har behov for det. Bedriftshelsetenesta er ein viktig ressurs når det gjeld bistand i prosessar. 4
Skulle den obligatoriske HMS-kartlegginga gje dårlege utslag på for eksempel psykososiale forhold kan finkartlegging vere eit aktuelt tiltak. Bedriftshelsetenesta har eiget kartleggingsverktøy for psykososiale/ relasjonelle forhold til bruk i einingar med spesielle behov. Bedriftshelsetenesta vil alltid gje råd og bistand til einingane i prosessen, både med resultatformidling, utforming av tiltak og oppfølging. Ein sikrar då god tilpassing og målretting av tiltaka. Konklusjon Sjukehusapoteka Vest held fram fokus på nærvær, trivsel og arbeidsmiljø og måling av status arbeidsmiljø. Månadlege vernerundar, årleg HMS-kartlegging inkludert relevante finkartleggingar, og årshjuls-baserte oppfølgingsaktivitetar saman med andre HR-prosessar, er tilstrekkelege verktøy for sikring av godt arbeidsmiljø og medarbeidarskap, og gjer oss tilstrekkeleg styringsinformasjon i arbeid med HMS/ arbeidsmiljø. Aktivitetar og prosessar er med desse tiltaka dimensjonert og målretta på ein måte som muliggjer god oppfølging. Isolerte medarbeidarundersøkingar i tillegg til dette er ikkje sett å gje meirverdi i høve til å ha fokus på arbeidsmiljøforhold i føretaket. 5