Regler og retningslinjer Innholdsfortegnelse Side 2 Generelt Punkt 1 Side 2 HMS Punkt 2 Side 3 Stands Punkt 3 Side 4 Takoppheng Punkt 4 Side 4 Gulv Punkt 5 Side 5 Elektrisitet, lys og kraft Punkt 6 Side 5 Vann, avløp, trykkluft Punkt 7 Side 6 Tele- og datatjenester Punkt 8 Side 6 Rengjøring og avfallshåndtering Punkt 9 Side 7 Montering og demontering Punkt 10 Side 7 Innkjøring Punkt 11 Side 7 Vederlag for bruk av innspilt musikk Punkt 12 Side 7 Presentasjoner på stand Punkt 13 Side 8 Mat- og alkoholservering på stand Punkt 14 Side 8 Underleverandører Punkt 15 Side 9 Spedisjon Punkt 16 Side 11 Brannforebyggende tiltak Punkt 17 Side 12 Vakthold Punkt 18 Side 12 Forsikring Punkt 19 Side 12 Bilparkering Punkt 20 Side 12 Fotografering Punkt 21 Side 1 av 12
1. Generelt Utstiller er pliktig å følge dette reglementet og blir erstatningspliktig for all skade som skyldes ham selv eller personell i hans tjeneste som han har gitt adgang til utstillingslokalene. Utstiller er ansvarlig for at han selv eller hans personell, faste eller innleide, kjenner innholdet i dette reglementet, samt at standens oppbygging, dekorering og virksomhet for øvrig er i henhold til myndighetens og arrangørens spesielle krav. Ved eventuell skade på andres utstyr vil utstiller bli belastet. Ved overtredelse av disse bestemmelsene vil utstiller bli fakturert for dette. Det vil også bli vurdert om utstiller skal bli bortvist fra området umiddelbart, og/eller nektes adgang til fremtidige arrangement hos Stavanger Forum AS. Manglende betaling vil medføre at utstiller eller dens representant blir nektet adgang til fremtidige arrangement hos Stavanger Forum AS. Barn under 16 år har ikke adgang til arrangementet. Barnevogner tillates ikke i utstillingen. 2. HMS Utstiller og underleverandører må rette seg etter HMS-plan utarbeidet av Stavanger Forum AS, og etter anvisninger fra koordinator for HMS. HMS-arbeidet på utstillingsområdet organiseres etter krav i Arbeidsmiljøloven, samt reglene i Byggherreforskriften Best. nr 377. Se HMS-plan. Standbygger skal utpeke en HMS-ansvarlig for prosjektet. Denne personen plikter å stille på de HMSrelaterte møter og vernerunder som Stavanger Forum AS eller HMS- koordinatoren innkaller til. Alle norske og fremmedspråklige arbeidere som skatter normalt i Norge må ha gyldig ID- Kort for Byggebransjen - www.byggekort.no. Eventuelt andre utenlandske arbeidere som normalt ikke skatter til Norge, skal som minimum ha med seg dokumentasjon på innsendt skjema RF 1199 til Skatt Vest. Side 2 av 12
Standbyggere som skal bruke frivillige/dugnadsgjenger må melde fra om dette til HMS-koordinator senest 4 uker før arbeidene igangsettes. HMS-kurs skal gjennomføres for alle i denne kategorien. 3. Stands 3.1 Åpen stand Åpen stand er stand med fire åpne sider plassert i frittliggende blokk. Disse stands blir ikke bygget med vegger eller frontprofil av Stavanger Forum AS, men forutsettes bygget i sin helhet av utstiller selv. 3.2. Veggstand - Foga system Veggstand er en stand med en, to eller tre åpne sider, og grenser mot nabostands. Disse stands blir bygget opp med side- og bakvegger av Stavanger Forum AS, som også setter opp standard frontprofil som er 8 cm høy og 2 cm tykk. Vegghøyden er 2,5 m. Se nøyaktige mål her. Dersom standard vegger og frontprofil ikke skal benyttes, må dette avbestilles. Demonteringsomkostninger må påregnes hvis avbestilling ikke er oss i hende innen tidsfristen. Se tidsfrister. 3.3. Utestand Utestand bygges i sin helhet av utstiller. Plassering av utestand er merket på bakken med malte kryss i hjørnene. Grunnen består av asfalt eller betongstein. Det er ikke tillatt å bore eller grave i grunnen. Terrenget for utestand er ikke jevnt, og for enkelte områder kan det bli nødvendig å bygge et fundament/såle. Dette må i så fall utføres og bekostes av utstiller. 3.4 Stand design Mot korridor og inntil nabostand skal det ikke bygges eller dekoreres høyere enn 2,5 meter. Vegg/takoppheng/banner skal ikke skygge eller være til sjenanse for nabostander. Ved avvik fra disse retningslinjer, må det godkjennes av alle berørte nabostands før endelig plantegning blir godkjent av Stavanger Forum AS. Se eget standgodkjenningsskjema. Dette skjema må være sendt inne 1. september 2013. Se tidsfrister. Vær obs på at standeier kan bygge eller dekorere høyere enn 2,5 meter dersom stand trekkes 1 meter inn fra alle sider på egen stand. Dette krever ingen godkjenning fra nabostands, men det må sendes Side 3 av 12
søknad om godkjenning til Stavanger Forum. Se eget standgodkjenningsskjema. Standeier oppfordres til nabovarsel. Dersom standgodkjenning ikke foreligger, kan dette medføre stans av arbeid, endring eller demontering av stand for utstillers egen regning. Standen må ikke gå utover satte grunnmål, dette gjelder både standstørrelse og materiell. Dekorasjoner må festes slik at standutstyret ikke skades. Det må ikke spikres, stiftes eller skrues i utstyret. Veggene skal være rene når utstiller forlater standen. Dvs. tapetrester, lim, tape etc. skal være fjernet. Ved tvil, kontakt Stavanger Forum AS. 4. Takoppheng Kun Stavanger Forum AS eller utstillingens faste leverandør har tillatelse til å foreta oppheng fra tak og bærende konstruksjon. Se webshop eller utstillermanual. Vær oppmerksom på at flere opphengspunkter kan være påkrevd for å oppnå ønsket plassering av opphenget. Alle standard oppheng er maks 50 kg pr. punkt 5. Gulvet Spikring, skruing, boring e.l. i gulv er strengt forbudt. Gulvet i utstillingshallene er betong, trefiber eller asfalt. Det kan dekkes med plater, tepper, linoleum, oppbygget gulv o.l., men det er forbudt å lime fast gulvbelegget eller å male gulvet. Tape på gulvet må fjernes av utstiller. Utstiller er ansvarlig dersom gulvet blir ødelagt ved montering av tungt eller omfangsrikt utstyr. Gulvet i utstillingshallene er dimensjonert for en belastning/last på 500 kg/m2. Avvik fra dette skal avklares/godkjennes av Stavanger Forum AS. Gulvbelegg (gulvbekledning) må være i henhold til brannklasse G og skal være utført i henhold til NS 3919 Brannteknisk klassifisering av materialer, Side 4 av 12
bygningsdeler, kledninger og overflater. For å oppnå brannklasse G må test være utført i henhold til NS-Insta 414 som igjen går på NT 007 som er oppgitt i forbindelse med NS 3919. Det er ikke tillatt å la teppe gå ut over eget standområde. 6. Elektrisitet, lys og kraft All installasjon skal foretas av autorisert installatør. Av sikkerhetshensyn anbefales det at utstillingens faste installatør benyttes. Utstyr etc. skal være godkjent iflg. Norsk Elektrisk Materialkontrolls forskrifter (Nemko), og skal være CE merket. Strømavgift for normalt forbruk er inkludert i standleien. Hvis total effekt på standen er over 6000 W (6kW), monteres det egen tilførsel for utstillers egen regning. Tilknytning til utstillingens anlegg og fremføring av ledninger til stands kan bare foretas av utstillingens faste installatør. Utstillingens faste installatør står for øvrig også ansvarlig for at kun godkjent materiell blir tilknyttet utstillingens elektriske anlegg. Strømmen stenges 15 minutter etter stengetid siste dag. Alt elektrisk utstyr, slik som kaffetrakter, vifteovner med mer, skal være koplet opp med tidsur. Av miljømessige hensyn oppfordrer vi til at strømforbruket blir satt til minimum. 7. Vann, avløp og trykkluft Vann, avløp og trykkluft til standen må bestilles av rørlegger. Arbeidet må utføres av utstillingens faste leverandør for rørleggertjenester. Se webshop eller utstillermanual. Vann, avløp og trykkluft stenges umiddelbart etter stengetid siste dag. Det er ikke tillatt å slippe ut ulovlige stoffer (glykol, olje etc.) i avløpsnettet. Side 5 av 12
8. Tele- og datatjenester Telefonen stenges umiddelbart etter stengetid siste dag. Det er forbud mot andre trådløse nettverk enn det som blir satt opp av utstillingens faste leverandør. Andre nettverk vil bli gjort utilgjengelig for eiers regning. 9. Rengjøring og avfallshåndtering Utstiller er ansvarlig for å holde orden på sin stand og sørge for at avfall deponeres i henhold til reglene om avfallshåndtering. Rengjøring bestilles i webshop eller utstillermanualen. Det stilles strenge krav til kildesortering. Utstilleren vil bli belastet økonomisk dersom disse regler ikke blir fulgt. Alle stands må kildesortere eget avfall i korrekt avfallsbeholder på messeområdet. Under montering Utstiller besørger selv rengjøring av sin stand. Dette gjelder også siste dag før åpning. Ved montering er det ikke tillatt å bruke andre stander til oppbevaring av gods, utstyr eller avfall. Under arrangement Daglig rengjøring av publikumspassasjer, fellesarealer, samt innendørs stands besørges av Stavanger Forum AS. Daglig renhold omfatter støvsuging av gulv, samt tømming av restavfall og papirkurver. Matavfall må tømmes på anvist sted. Rengjøring blir ikke foretatt i 2. etasje eller i eventuelle møterom/bakrom på standen. Under demontering Etter endt utstilling må utstiller selv demontere og rydde standen. Ved demontering er det ikke tillatt å bruke andre stander til oppbevaring av gods, utstyr eller avfall. Side 6 av 12
10. Montering og demontering Utstiller forplikter seg til å følge oppsatte frister for montering/demontering av stands. Vi ber alle utstillerne forholde seg til disse for å lette planleggingen. Det er viktig å videreformidle denne informasjonen til firmaer/personer som er relevante i denne sammenheng. Det er ikke tillatt å starte demontering før arrangementets slutt. 11. Innkjøring Kjøring av biler i utstillingshallen tillates ikke. Alle utstillere må forholde seg til de eventuelt angitte tidspunkt arrangøren fastsetter. Assistanse av kran, truck eller andre losseredskaper må bestilles. Det er ikke tillatt for andre enn utstillingens faste speditør å benytte motorisert transportutstyr i hallene (forbud gjelder også elektrisk jekketralle). 12. Vederlag for bruk av innspilt musikk Åndsverkloven 45b angir med virkning fra 1.7.2001 en plikt til å betale vederlag til musikere/artister og plateselskaper når deres innspillinger blir offentlig fremført. Dette gjelder avspilling av CD, radio, TV, MP3 fil m.m. på stands. Dersom det brukes innspilt musikk på stand, skal det betales vederlag for den perioden. Mer info på www.gramo.no. 13. Presentasjoner på stand Ved bruk av lyd og audiovisuelt utstyr, kjøring av maskiner eller andre presentasjoner, må utstiller sørge for at nabostands ikke forhindres eller forstyrres. Ved tilkorking i korridorer, forbeholder Stavanger Forum AS seg rett til å avbryte eller tidsbegrense presentasjoner. Bruk av høyttalere eller stemmeforsterkere skal ikke overstige 70 db. Det er ikke tillatt å dele ut markedsføringsmateriell i korridorer eller andre fellesområder. Enhver presentasjon som kan virke støtende eller er diskriminerende (kjønn, hudfarge etc.) er ikke tillatt! Side 7 av 12
14. Mat og alkoholservering på stand I følge norsk lov er det forbudt å innta alkohol på offentlige steder. Utstillingsområdet er i denne forbindelse et offentlig sted. D.v.s. at det er forbudt å servere alkoholholdige drikkevarer på standen. Utstillere kan imidlertid søke om servering av alkohol innenfor et lukket område med tidsbegrenset servering for inviterte gjester. Slik søknad sendes Stavanger Forum AS for godkjenning innen 1.september 2013. Se tidsfrister. Aktiviteter som innebærer omsetning/servering av mat skal forholde seg til Mattilsynets regler og omsetning meldes til Mattilsynet. Se skjema Mattilsynet. Utstiller forplikter seg til å følge de regler som gjelder mht hygiene, oppbevaring og servering av mat og betjening. De virksomheter som selger/frambyr frukt og grønt, kaker, pølser, is, brus, steker vafler eller kanskje griller ferdigtilberedte hamburgere på kortvarige lokale arrangementer, er det ikke plikt til å melde fra til Mattilsynet på forhånd. Du er likevel omfattet av kravene i matloven og har plikt til å sørge for at organisering og gjennomføringen er slik at hensynet til renhold og hygiene er ivaretatt. Her er en huskeliste som du kan bruke for å sikre at maten du serverer er trygg: Pass på at maten ikke forurenses Tilstrekkelig kjøleinnretning må være på plass Ved oppvarming og steking må temperaturen være tilfredsstillende Påse at utstyret du bruker er rent Det kan ofte være dårlige muligheter til personlig hygiene på salgsstedet. Tilfredsstillende mulighet for vask av hendene skal være på plass. Hvis det er mangel på håndvask, kan engangsservietter være et alternativ. 15. Underleverandører Utstiller eller dens representant er forpliktet til å betale alt utstyr og tjenester bestilt hos våre underleverandører innen den oppgitte frist. For enkelte bestillinger, kan underleverandøren kreve kontant betaling eller betaling med kredittkort før varen utleveres. For øvrig vises til den enkelte underleverandørs leverings- og betalingsbetingelser. Side 8 av 12
Dersom ditt firma krever en PO (Purchase Order) for å godkjenne fakturaer, må dette nummeret oppgis ved bestilling av utstyr eller tjeneste. 16. Spedisjon Offisiell speditør, transportør og løfteansvarlig for utstillingen er Logi Trans AS. Alle forsendelser inklusive postpakker og kurèrsendinger fra inn- og utland må adresseres til: Utstillingens navn Utstillers navn og stand nummer/sub nummer c/o Logi Trans AS Energiveien 7 4056 Tananger NORWAY Tel: +47 5171 9999 E-mail: exhibitions@logitrans.no Dersom denne adressen ikke blir brukt, kan det medføre forsinkelser slik at utstyret ikke kommer til stand i tide. Ved bruk av feil adresse er utstiller ansvarlig for alle merkostander og ekstra arbeid. 16.1 Dokumentasjon Alle forsendelser til utstillingen må følges av følgende dokumenter: Innenlands: Fraktbrev for vei transport eller flyfraktbrev Proforma faktura, CMR, Flyfraktbrev, B/L, ATA Utenlands: Carnet. Det må stå oppført på alle fraktbrev: Antall kolli, total vekt og total kubikk innhold på sendingen. Dersom dette ikke står oppført, vil Logi Trans estimere vekt / volum og belaste deretter. 16.2 Leveranser til utstillingen Alle sendinger under 10 kubikkmeter / 5000 kilo, må leveres til: Logi Trans AS Energiveien 7 4056 Tananger NORWAY Sendinger større enn dette kan leveres direkte til utstillingsområdet, etter nærmere avtale med Logi Trans exhibition team. Sendinger som ankommer direkte til utstillingsområdet kan bli avvist, eller henvist til riktig adresse. Side 9 av 12
16.3 Fortolling Logi Trans AS er den eneste offisielle speditør for utstillingen, og vil foreta all fortolling på utstillernes vegne. Dersom ikke annet er avtalt på forhånd, vil Logi Trans fortolle sendingen midlertidig på den offisielle tollgarantien for utstillingen. Sendinger kan ikke utleveres før de er fortollet. Logi Trans kan heller ikke hente utstyr som har ankommet til andre terminaler i distriktet før de har mottatt en ankomstmelding, og fortollet utstyret i henhold til denne. Alle ankomstmeldinger skal sendes til: ankomstmelding@logitrans.no med kopi til : exhibitions@logitrans.no. Større sendinger som ankommer direkte til utstillingsområdet kan normalt leveres til stand før det er fortollet, men kan ikke pakkes ut eller brukes før dette er godkjent av Tollvesenet. Dersom utstiller ønsker å importere alkoholholdige drikkevarer, må dette arrangeres direkte med godkjent norsk importør. 16.4 Tomgods Oppbevaring av tomgopds må bestilles via Logi Trans. Det er tre forskjellige kategorier av oppbevaring av tomgodset: 1) Emergency (opp til 5 m3) 2) Priority (opp til 15 m3) 3) Ordinary Den tomme emballasjen må merkes og fjernes fra standen innen kl. 12:00 dagen før utstillingen åpner. Retur av emballasjen skjer snarest mulig, henvendelse til Logi Trans med spørsmål om dette. 16.5 Pakking - henting av utstyr på stand Dersom det er bestilt pakking, vil denne bli påbegynt når tomemballasjen har blitt returneres, eller etter et på forhånd avtalt tidspunkt. Utstiller kan også pakke utstyret sitt selv. Når dette er pakket, må det merkes med mottaker adresse umiddelbart. Dersom utstyret skal sendes i retur med Logi Trans, kan merkelapper utleveres av dem. Dersom Logi Trans ikke skal brukes, må det også utstedes et fraktbrev som legges oppå kolliene som skal returneres. En kopi av dette leveres til Logi Trans slik at de kan finne riktig sending når transportør kommer for å hente sendingen. 16.6 Fakturering Logi Trans kan ikke fakturere for utførte tjenester uten at dette er avtalt på forhånd og kundenummer er utstedt. Utstiller er ansvarlig for alle kostnader som er bestilt av standbygger, messespeditør eller andre representanter som har bestilt tjenester av Logi Trans til utstillers stand. Dette inkluderer også eventuelle transport kostnader til eller fra utstillingen. Faktura for disse tjenestene vil bli omadressert til utstiller automatisk dersom de ikke er betalt innen de gitte tidsfristene. Gebyr for omfakturering vil påløpe. Tjenester som er bestilt på utstillingsområdet som ikke overstiger NOK 500,00 må betales kontant eller via kredittkort. (VISA eller MasterCard) Side 10 av 12
Det henstilles til alle utstillere å gjøre seg kejnt med Logi Trans Generelle Betingelser på vår hjemmeside: www.logitrans.no. Alle vår oppdrag utføres i henhold til disse betingelsene. 17. Brannforebyggende tiltak Provisoriske innredninger og dekorasjoner skal være av ubrennbare materialer, alternativt forskriftsmessig brannimpregnert. Brannfarlig gass/væske/gjenstander må ikke brukes eller lagres i lokalene uten arrangørens tillatelse. Bruk av ild og bart lys i lokalene er forbudt. Er man i tvil om tolking av disse bestemmelser, må man - for ikke å risikere fjerning - undersøke dette direkte ved henvendelse til Stavanger Forum AS Brannposter Brannposter skal være lett tilgjengelige og synlige. Det er ikke tillatt å dekke eller blokkere disse postene. Brannposter kan være brannslanger, håndslukker eller brannmeldere. Nødutganger Det er ikke lov å sperre nødutganger. Rømningsveier Det er ikke lov å sperre rømningsveier. I rømningsveiene er det ikke tillatt å henge opp plakater og lignende som kan hindre fri sikt til nødutgangskilt eller som ved brann kan falle ned. Rømning fra stands med 2 etasjer Stand med 2 etasjer, må sikre rask evakuering ved å montere/bygge 2 trapper, hver med minimum 120 cm fri bredde hvis det er aktuelt med flere enn 120 personer i 2. etasje, og minimum 1 cm/person samlet rømningsbredde. For persontall over 90, men under 120, må det etableres minimum én trapp med fri bredde på 120 cm (men minimum 1 cm/person bredde). For persontall under 90 holder det med en trapp med 90 cm fri bredde. Røyking Det er ikke tillatt å røyke i utstillingshallene. Bruk av ild i enhver form er forbudt. Side 11 av 12
18. Vakthold Utstillere som har verdifullt utstyr utstilt oppfordres til å engasjere egen sikkerhetsvakt på sin stand. Slike vakter må stille i nøytralt antrekk dersom utstillingens faste underleverandør ikke benyttes. Dette for å unngå misforståelser blant publikum og andre utstillere. Se webshop eller utstillermanual. 19. Forsikring Utstillere må selv dekke alle nødvendige forsikringer for skade på eget gods, og for mulig ansvar for skade på tredjemanns person eller eiendom, herunder også arrangørens eiendom. Utstiller er ansvarlig for varer og tjenester bestilt til standen. Eventuelle krav må fremmes straks og sendes innen utstillingen stenger. Stavanger Forum AS er uansett ikke erstatningsansvarlig for utstillers eventuelle direkte og indirekte tap. 20. Bilparkering Det er soneparkering på området, og vi gjør derfor oppmerksom på at parkering utenfor angitte P- soner kan medføre bøter. Det er parkering mot avgift i parkeringshus. 21. Fotografering Utstillere og gjester har ikke anledning til å fotografere noen stand på utstillingen uten samtykke fra vedkommende utstiller. Stavanger Forum AS, presse og arrangøren har rett til å fotografere, foreta lydopptak, og/eller filmopptak av produkter, budskap, presentasjoner personer eller annet som representerer utstiller eller som utstiller viser under utstillingen. Stavanger Forum AS og arrangøren har rett til fritt å benytte bilder og opptak som nevnt i sin egen markedsføring og i informasjonsmateriell. Side 12 av 12