Høring vedr. utleie av flerbrukslokaler i Lier kommune

Høring vedr. utleie av flerbrukslokaler i Lier kommune Dette er et utkast til en politisk sak som skal fastsette hvordan vi framover skal ha vår utleieadministrasjon for kommunale flerbrukslokaler, hvilke prinsipper, rutiner og ansvarsforhold som gjelder og hvilken prispolitikk som skal legges til grunn. Saken sendes nå til høring internt i kommuneorganisasjonen og til frivillige organisasjoner som er brukere av lokalene våre. Høringsfristen er satt til 20. oktober. Utleieprinsipper Lier kommune ønsker fortsatt å legge til rette for flerbruk og allsidige aktiviteter i nærmiljøene. Utkastet legger opp til å videreføre prinsippet om å stille kommunale lokaler som haller, gymsaler, kantiner med mer gratis eller til sterkt subsidierte priser til disposisjon for frivillige organisasjoner og nærmiljøaktiviteter på ettermiddags- og kveldstid, samt etter behov i helgene. Vi legger fortsatt opp til at fastleie må vike for møter og arrangementer forutsatt minst en ukes varsel. Vi nevner problemstillinger knyttet til allsidig bruk av flerbrukslokalene, som rømningsveier og diverse krav for forsamlingslokaler, bruk av skolens utstyr/utstyrsbehov og holdningen til alkoholservering i flerbrukslokalene våre. - Vi er åpne for innspill og synspunkter vedr. disse prinsippene. Utleiepriser I utkastet foreslås en overgang til fastprissystem både for fast leie i skoleåret og mht. helgeleie. I utkastet åpnes det for et alternativ der også en symbolsk fastleie for aktiviteter for barn og unge innføres. - Vi ønsker tilbakemeldinger på både prinsippet og nivået. Utleiereglement og rutiner Vi vil lage et felles utleiereglement som omfatter regler, rutiner og ansvar mht. nøkkelutleveringer/låsing, rydding og renhold, brannsikkerhet osv. Fellesreglementet kan evt. suppleres av stedlige presiseringer. Alle brukere av flerbrukslokalene skal undertegne dette reglementet som også tenkes satt opp som oppslag. Et forhold som bør drøftes særskilt, er spørsmålet om hvordan kommunen bør stille seg til utleie til arrangementer med alkoholservering. Dette spørsmålet blir mer aktuelt ettersom mange private forsamlingslokaler ser ut til å bli nedlagt pga. dårlig langsiktig driftsøkonomi. Da vil det de fleste steder kun være skoleanleggene igjen som har lokaler med en størrelse som kan egne seg til lokale sammenkomster ellers. Vi åpner for at slike kan få leie, men etter særskilt vurdering. - I høringsrunden ber vi om innspill til hvilke punkter som er særlig viktige å ha med i et slikt fellesreglement. Utleieadministrasjon I utkastet legges det også fortsatt opp til sentral utleiebehandling for fastleie, mens skolene får ansvaret for enkeltutleie til møter og arrangementer og i helgene. Unntakene fra denne regelen

er Syllinghallen og Tranbyhallen der vi mener hallstyrene bør ha ansvaret for all utleie og bruk utenom skoletid, og Lierhallen som pga. spesielle krav fortsatt bør administreres av hallbestyrer. Vi vil uansett i løpet av kort tid ha på plass et felles, databasert utleiesystem som også vil kunne legge fastutleien ut på hjemmesidene våre slik at alle ser hvem som er brukere og hvilke tider som er ledige. - Vi ønsker synspunkter på denne nye administrasjonsordningen. Kvalitet og standard driftsøkonomi Dagens vedlikeholds- og renholdsstandard er mange steder svært dårlig. Vi har kun sikret daglig morgenrenhold på de fem ukedagene, mens annet renhold er tilfeldig og krever enten friske midler. I utkastet foreslås flere alternativer for løsninger avhengig av ulik ressursinnsats. I utkastet skisseres også alternative prioriteringer dersom man skulle bestemme seg for et økt inntektsnivå. - Vi ønsker begrunnede synspunkter/konklusjoner vedr. alternativene. Her kommer utkastet til sak: Sammendrag: Det er fem år siden kommunens utleiepolitikk og regelverk sist ble behandlet, og det har lenge vært behov for å foreta en ny gjennomgang og drøfting som både ivaretar kommunes behov for god eiendomsforvaltning og samtidig tilrettelegger for en praktisk og enkel utleierutine som sikrer at våre lokale foreninger får nødvendig tilgang til aktivitetslokaler og anlegg basert på kjente utleieforutsetninger. I saken legges det fram alternative prinsipper for utleieforvaltning og inntektsføringer, og det legges også fram alternative prisforslag. Rådmannen foreslår.. (her kommer våre konklusjoner etter høringen). Utredning: Kommunal utleie av lokaler og anlegg (ekskl. boliger) var siste gang behandlet i desember 1999 i form av et utleiehefte for 2000. Senere har reglementene i dette heftet vært lagt til grunn, mens prisene har blitt justert i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. Utleieforvaltningen har blitt tilpasset litt underveis. Det har lenge vært behov for å foreta en ny gjennomgang og drøfting som både ivaretar kommunes behov for god eiendomsforvaltning og samtidig tilrettelegger for en praktisk og enkel utleierutine som sikrer at våre lokale foreninger får nødvendig tilgang til aktivitetslokaler og anlegg basert på kjente utleieforutsetninger. Flerbruksprinsippet - og aktuelle utleielokaler og anlegg Det er et etablert prinsipp at kommunale skolelokaler og idrettsanlegg skal brukes aktivt til kultur- og fritidsformål utenom skolenes egen bruk. Dette er ansett som et viktig bidrag for å

sikre aktive og gode nærmiljøer og tilbud for innbyggerne våre. For bygg og anlegg som er tildelt spillemidler eller andre sentrale tilskudd er det også en forutsetning med slik bruk. Aktuelle og reelle flerbrukslokaler omfatter i dag i hovedsak idrettshaller, gymsaler, aulaer og elevkantiner ved skolene. Klasserom og spesialrom er ikke aktuelle som allment tilgjengelige for ordinær åpen utleie pga. dagens skolebruk av disse rommene og det utstyret som ofte står framme. Andre aktuelle kommunale utleielokaler er Garderobebygget på Lier stadion, Tranby fritidsklubbs lokaler og forsamlingslokalet Engersand. Hegg gamle skole (første etasje), Aktivitetssentret i Lierbyen og kantine/dagligstue på Nøstehagen og Hallingstadtunet brukes også noe til utleie. Alle disse byggene lånes eller leies ut direkte av hovedbruker. Av de kommunale utendørsanleggene er det våre tre idrettsanlegg i Sylling, på Tranby og på Stoppen som leies ut. Andre anlegg, bl.a. uteanleggene ved skolene og friarealene våre, blir i utgangspunktet ikke bundet opp til fast leie, men kan avtales brukt i tilknytning til spesielle arrangementer. Denne saken konsentrerer seg om utleie av kommunale flerbruksbygg ved skolene og ikke andre bygg eller uteanlegg. Prinsippene i denne saken vil imidlertid kunne danne grunnlag tilsvarende ordninger ved de andre byggene og anleggene våre i etterkant. Stort omfang på utleie og bruk Idrettshallene og gymsalene våre er stort sett fullt belagt hele uken i skoleåret i tiden 16.00-22.00, med unntak for noe ledig tid i gymsalen på Nordal skole. I tillegg leier kommunen en bane i St.Hallvardhallen som disponeres sammen med de kommunale lokalene til fordeling av brukstid for lokale lag. Til sammen disponeres ca 400 timer pr. uke til fast trening/øvelser i kommunale lokaler, inkl. leide lokaler i St.Hallvardhallen. Det er i hovedsak idretten som legger beslag på lokalene, og tilbud til barn og unge dekker ca 70 % av total brukstid. Det er brukbar treningstidsdekning i Lier totalt sett, men kapasiteten er ujevnt fordelt i forhold til etterspørselen de ulike delene av bygda. Treningstid for barn og unge betales etter kommunalt vedtak i dag ikke for ukedagene mandag-fredag her stiller kommunen gratis lokaler. Voksenopplæringsorganisasjonenen har etter lov krav på gratis lokaler. Voksenorganisasjoner utenom voksenopplæringsorganisasjonene betaler en subsidiert timeleie. Det betales også for oppsatte håndball- og volleyballkamper. Enkeltarrangementer betales både på ukedager og i helgene. Og ved enkeltarrangementer må fast trening/øvelse vike. Vanlige enkeltarrangementer kan være ekstraordinære kamper, konserter eller møter. Driftsrammer og driftsøkonomi I kommunal drift av disse flerbrukslokalene ligger i dag daglig renhold hver morgen mandagfredag. Det er ingen kommunale tilsynsvakter verken på ettermiddagstid eller i helgene. Det er heller ingen fast rutine knyttet til ekstra renhold i tilknytning til spesielle arrangementer

eller helgebruk. Det er forutsatt at brukerne/leietakerne selv i stor grad sørger for nødvendig renhold for eget bruk, men mange steder er det lagt dårlig til rette for dette rent praktisk. To forhold er særlig bekymringsfulle: Forholdet mellom dagens bruk og vedlikehold medfører mange steder både slitasje og frustrasjoner for alle brukerne. Ekstra kommunalt renhold krever økte budsjettrammer enten ved økte kommunale bevilgninger eller ved økte inntekter. Dette forholdet mener vi å følge opp direkte i denne saken, med evt. samkjøring med handlingsprogram og budsjettbehandlinger. Våre flerbrukslokaler er stort sett kun tilrettelagt som skolelokaler, ikke som forsamlingslokaler. Nye brannkrav til rømningsveier og brukernes behov for bedre tilrettelagte lokaler for mer allsidig bruk, må følges opp. Skoleanleggenes funksjon som lokale møtesteder blir trolig i tiden som kommer enda viktigere ettersom fremtiden for mange private forsamlingslokaler ser vanskelig ut. Dette er problemstillinger som i utgangspunktet må ivaretas ved prioritering i handlingsprogram og budsjettbehandling direkte. Kommunens utgifter til drift og vedlikehold av disse flerbrukslokalene og idrettsanleggene er allerede omfattende. For frivillige organisasjoners bruk av haller, gymsaler og andre flerbruksrom ved skolene ville en normal markedspris kanskje ligget på anslagsvis kr. 3 mill. Den inntekten som kommer inn på voksenleie og enkeltarrangementer utgjør bare en liten brøkdel, totalt ca kr. 300.000 pr. år. Det er altså en betydelig indirekte støtte som årlig gis i form av å stille lokaler og anlegg til disposisjon, i hovedsak ut fra samlet brukstid til nytte for idretten. Leieprinsipp og prisnivå Det vil ikke være mulig å tenke seg en leiebetaling som er i nærheten av selvkostprinsippet. Det ville ikke de lokale organisasjonene kunnet leve med. Det bør fortsatt være god kommunal politikk å subsidiere det aktive organisasjonslivet og fellesskapet med rimelige lokaler og anlegg for bruk. Imidlertid kan subsidieringsnivået og prioriteringsprinsippene drøftes. Utleie eller flerbruk av skolelokaler benyttes i hovedsak av det lokale foreningsliv, og med idretten som største brukergruppe. Hittil har vi hatt en prispolitikk der vi skiller på alder, organisasjonsadresse og type leietaker: Barn og unge har gratis lokaler til trening, mens voksne betaler noe. Utenbygds lag betaler mer enn innenbygds lag. Andre leietakere enn frivillige organisasjoner betaler som utenbygds lag. Administrasjonen vil foreslå at følgende prinsipper legges til grunn i fortsettelsen: Kommunale flerbrukshaller leies bare ut til idrettsformål (lokalt og regionalt), lokale organisasjoner/grupper og kommunal bruk. Det er disse formålene hallene er bygd for og er egnet til, og annen bruk vil både fortrenge denne bruken og føre til unødvendig merslitasje.

Det skilles ikke mellom Lierlag og andre idrettsleietakere, da dette etter hvert har blitt mindre vesentlig pga. at mange liunger er medlemmer i klubber som har adresse i nabokommuner, og at det heller ikke er store aktivitetsmessige skiller mellom organisert idrett og uorganiserte trimgrupper. Barn og unge prioriteres med plass nærest mulig der de bor, og med de største subsidiene økonomisk. Vi ønsker et bredt og nærmiljøbasert aktivitetstilbud for barn og unge i Lier, og dette er et viktig bidrag. Fast trening eller øvelser må vike for enkeltarrangementer. Varsling skal skje minst en uke før arrangementet. Et forhold som bør drøftes særskilt, er spørsmålet om hvordan kommunen bør stille seg til utleie til arrangementer med alkoholservering. Dette spørsmålet blir mer aktuelt ettersom mange private forsamlingslokaler ser ut til å bli nedlagt pga. dårlig langsiktig driftsøkonomi. Da vil det de fleste steder kun være skoleanleggene igjen som har lokaler med en størrelse som kan egne seg til lokale sammenkomster ellers. Vi mener våre regler bør åpne for at lokaler som egner seg til det kan brukes til slike sammenkomster, men selvsagt etter særlig søknad og vurdering både fra utleier og vedr. ambulerende skjenkebevilling. Pris- og utleiesystemet forenkles. I dag betales pr. time etterskuddsvis for hvert halvår etter opptelling av faktiske timer eller etter hvert arrangement. Vi foreslår at det for fastleie betales for et halvår av gangen og ut fra en fastpris for hele året. Fastprisen settes noe høyere enn prisnivået i dag, men fortsatt betydelig lavere enn selvkost. Prisen bør bl.a. omfatte bruk av utstyr som står framme. En del av betalingen bør gå til skolene som kompensasjon for bruk av fellesutstyret. Skolene bør også i større grad selv administrere utleien slik at de får et nærmere forhold til brukerne. Administrasjonen har undersøkt prisnivå og utleierutiner i nabokommunene våre, og kan slå fast at variasjonene er store. Enkelte kommuner har innført mer reelle leiepriser, men har samtidig et tilskuddsnivå der leieutgiftene kompenseres. Mange har som oss et komplisert og oppstykket prissystem for utleie. Alle har en totalpakke vv. frivillige organisasjoner som sikrer rimelig tilgang på kommunale lokaler. Vi ønsker et enklest mulig prissystem, både av hensyn til leietakere og kommunen. Vi ønsker ikke å øke prisene ved utleie for samtidig å måtte øke tilskuddsnivået med mindre dette gir viktige positive effekter ellers. Alternativ 1 Barn og unge fortsatt gratis voksne betaler fastpris: Man kan fortsatt holde på gratisprinsippet for barn og unge. Voksne betaler leie etter følgende (fortsatt subsidierte) takster som vil gi omtrent tilsvarende (men prisjustert) kommunal inntjening som i dag: Stor idrettshall kr. 7.000 pr. time pr. skoleår (i dag kr. 4.000 idrettslag/kr. 8.000 andre) Liten idrettshall kr. 5.000 pr. time pr. skoleår ( i dag lik pris som for stor hall) Gymsal/kantine/aula kr. 4.000 pr. time pr. skoleår (i dag kr. 3.000 for idrett/kr. 6.000 andre) NB: Vi legger til grunn at det i løpet av et skoleår vil være enkelte timer som bortfaller pga. arrangementer som får fortrinnsrett uten at fastleieprisen kan kreves redusert. Leieprisen er uansett meget lav.

Alternativ 2 Barn og unge også en liten avgift: Man kan selvsagt alternativt tenke seg en mindre avgift også for barn og unge. Dette vil sikre at lagene kun blir stående som leietaker for timer de faktisk bruker, noe som gjør at vi kan få en effektiv utnyttelse av lokalene. Etter at vi sluttet med tilsynsvakter har vi de siste årene opplevd at tildelt brukstid ikke har blitt brukt, mens andre lag har ønsket økt tilgang. Stor idrettshall kr. 1.000 pr. time pr. skoleår Liten idrettshall kr. 750 pr. time pr. skoleår Gymsal/kantine/aula kr. 500 pr. time pr. skoleår Dette vil kunne gi kommunen en merinntekt på ca kr. 140.000 pr. år. Det vil imidlertid føre til grovt beregnede merkostnader for en klubb som Lier IL på ca kr. 42.000 for et skoleår, og for Sylling og Reistad med ca kr. 25.000 hver. Vi legger likevel dette fram som et alternativ til fortsatt fri bruk. Voksenleie som alternativ 1. Et 0-alternativ som viderefører dagens system? Alternativet å videreføre dagens oppstykkede prissystem, anbefales ikke. Leie for enkeltarrangementer I dag er det ofte vanskelig å gi en fast pris for utleie til enkeltarrangementer i helgene. Det er bl.a. uklart hva som skal ligge inne i prisen mht. renhold og tilsyn. Pr. i dag forutsettes av leietaker selv sørger for nødvendig tilsyn og tar det ansvaret som er nødvendig i den sammenhengen. Grovrenhold er også forutsatt utført av leietaker selv for å holde prisen nede. Utstyr og rutiner for dette må sikres. Imidlertid går dette alene de fleste stedene ut over vedlikeholdsstandarden. Det bør derfor legges inn en fast sum for renhold, om ikke etter selvkostprinsippet (inkl. overtid) så i hvert fall slik at ved uleie til arrangementer i helgene så sikres ekstra renhold før arrangementsstart lørdag og dette kan også evt. gjennomføres etter arrangementet. Følgende fastprissystem forslås på bakgrunn av dette for innendørs helgeleie: Stor idrettshall med garderober kr. 3.000 for lørdag og søndag/ kr. 2.000 for en dag Liten idrettshall med garderober kr. 2.000 for lørdag og søndag/ kr. 1.500 for en dag Idrettshall u/garderober, gymsal/kantine/aula kr. 1.000 for en dag Helgearrangement med overnatting på skole kr. 4.000 Enkeltarrangementer på ukedagene foreslås som hovedregel gratis for skole, kommune og lokalt foreningsliv. Ved større arrangementer der det bl.a. kreves særskilt renhold, foreslås det å bruke samme satser som for en dags helgeleie. Utleieforvaltning og inntektsføring I dag søker organisasjoner og andre om fast treningstid og enkeltutleie i Syllinghallen til hallstyret. Andre søknad om fast treningstid i haller og gymsaler (inkl. også den ene halvdelen av St.Hallvardhallen, som kommunen leier mandag-fredag) går til Kultur og fritid. Årlig godkjennes treningstidsfordelingen inkl. den i Syllinghallen av Lier Idrettsråd.

Enkeltarrangementer i Lierhallen behandes av hallbestyreren der. Søknader om enkeltarrangementutleie for haller og gymsaler ellers behandles i dag av Kultur og fritid som igjen sjekker ut og melder videre bl.a. til vaktmestrene ved skolene. Skolene må også søke Kultur og fritid om bruk av egne hall-lokaler på kveldstid. Utleie av de øvrige kommunale lokalene forvaltes av stedlige driftere (banemester på Lier stadion for Garderobebygget, klubblederne på Tranby og Engersand for disse to lokalene osv). Inntektene for voksenleie bokføres hos Kultur og fritid, leieinntekter for idrettsanleggene, Garderobebygget, Engersand og Tranby fritidsklubb bokføres hos den respektive driver, mens leieinntekter for enkeltarrangementer i helgene bokføres via Anlegg og eiendom. Denne praksisen har utviklet seg slik over tid. Vi kan tenke oss to hovedprinsipper for utleieforvaltning framover begge med forutsetningen om et felles reglement, felles utleierutiner og et felles bookingsystem: En sentralisert modell og en desentralisert. Alternativ 1 sentralisert løsning: I en sentralisert modell bør all utleie skje via en utleieforvalter, for eksempel Kultur og fritid, Anlegg og eiendom eller Lier drift. Dette vil kunne gi Lier kommune som eiendomsforvalter bedre samlet kontroll med bruken, og sikre lik praksis for alle bygg. Dette krever imidlertid mye kapasitet på det stedet som får ansvar for utleieadministrasjonen. Ordningen vil kunne gjøre det enklere for folk å vite hvor de skal henvende seg for utleie. Alternativ 2 felles, men desentralisert løsning: Imidlertid er erfaringen at de fleste vet akkurat hvilket lokale de ønsker å bruke, slik at det burde være like enkelt å henvende seg direkte dit. Og mange trenger også å ta direkte kontakt for å avtale nærmere om nøkkel, utstyr som finnes osv. Administrasjonen foreslår at det er denne modellen som velges, men praktisk modifisert slik: Fastleie for skoleåret settes opp av hallstyrene i Syllinghallen og Tranbyhallen og av Kultur og fritid for Lierhallen, St.Hallvardhallens ene bane og gymsalene for samlet godkjennelse av Lier idrettsråd. Deretter klargjøres fakturagrunnlaget for gjeldende skoleår av Kultur og fritid. For endringer av fastleie og for enkeltutleie er henvendelsessted og oppfølgende instans hallstyrene ved Syllinghallen og Tranbyhallen, hallbestyrer for Lierhallen og hver skole ellers. For hovedbruker er det godt å ha mer løpende oversikt over kveldsbrukerne og enkeltutleien, og man slipper å måtte bestille egne lokaler til kveldsbruk selv. Hovedbruker avgjør da også om ekstra renhold eller særlig tilsyn må avtales/bestilles. Den desentraliserte løsningen stemmer også best med virksomhetsansvars-modellen og en bestiller-utfører-tenkning. Den felles praktiseringen bør kunne sikres gjennom felles reglementer og utleierutiner, og den samlede oversikten vil kunne sikres både gjennom årlig fellesoppsett av fastutleie og et felles bookingsystem som forberedes tatt i bruk og testet ut nå i høst.

Inntekstføring der utgiftene er Dagens budsjettpraksis gjennomgås med sikte på opprydning. Det foreslås en budsjettmessig endring som gjør at inntektene føres der utgiftene og flerbruksulempene kommer. Ved en sentralisert løsning foreslås i hovedsak inntektene ført hos utleieforvalter som da også må kunne bestille nødvendig renhold etc. Ved desentralisert løsning foreslås at fastinntektene i hovedsak sikrer nødvendig basisrenhold, men at en del av inntekten kan fordeles på skolene etter en nøkkel der alle får noe for kveldsbruken, men avhengig av hvor omfattende bruken er slik at de som har mest bruk/slitasje får mest. Kultur og fritid setter opp en fordeling for ett år av gangen etter tildelt tid. For enkeltutleie foreslås alternativt: at alle inntekter går til nødvendig ekstra renhold/vedlikehold direkte at alle inntekter går til skolene/ utleiestedene direkte og at ekstra renhold i hht. prinsippene over og eget skjønn kan bestilles og betales herfra. at en grunnsum på kr. 1.000 pr. dag beholdes av skolene, mens resten sikrer renhold/vedlikehold direkte Reglementer og rutiner For å unngå misforståelser og tydeliggjøre ansvar lages et felles reglement som klargjør hvem som har ansvar for hva (leietaker/bruker, skole, anlegg og eiendom, Lier drift/vaktmester ). Her må også nøkkelrutinene/evt. depositum, brannsikkerhetsrutiner, ansvar ved skade/feilmeldinger etc. være med. Reglementet skal deles ut og underskrives ved inngåelse av et leieforhold og nøkkel eller nøkkelkort utleveres, og skal også finnes som oppslag i aktuelle lokaler. Høringer og iverksettelse Vi foreslår at de nye prisene og utleierutinene gjelder fra 01.01.2006. Saken sendes til høring i perioden 19. september 20. oktober, og endelig sak med forslag legges deretter fram for politisk behandling i november/desember. Høringsinstansene er både interne og eksterne: Interne: Skoler Lier Drift Anlegg og eiendom Fag- og rådgivning Eksterne: Lokale idrettslag Andre lokale foreninger Alle leietakere i aktuelle lokaler Lier idrettsråd og Lier Musikkråd