Endelig rapport etter undersøkelse av Alta kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Alta kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks 1403 9506 Alta Tidsrom for undersøkelsen: 27. -28. mai 2014 Kontaktperson i kommunen: Trond Inge Heitmann Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom: - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Kommunen unnlater å matrikkelføre visse bygningsopplysninger Følgende merknad ble gitt ved dette tilsynet:
Kommunen bør skrive protokoller fra oppmålingsforretninger mer utfyllende, herunder på en mer presis måte anføre hvilke dokumenter som danner grunnlag for forretningen. 2 Utarbeidet dato: 22. juli 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad revisor under tilsynet i Alta kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Alta kommune i perioden 27. 28. mai 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverket sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 15. januar 2014 (sak nr. 10/04829/161). Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
4 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har restanser på midlertidige forretninger etter tidligere delingslov. Avvik fra: Matrikkelloven 51 jf matrikkelforskriften 66 Kommentarer: Matrikkelforskriftens 66 andre ledd stiller krav om at kart og eventuell delingsforretning skal være fullført og målebrev skal være gjort ferdig og undertegnet innen 31. desember 2012. Slike saker skal nå fullføres etter reglene om oppmålingsforretning i matrikkeloven jf matrikkeforskriftens 66 tredje ledd. Fylkesmannen kan gjennomføre saker for kommunens regning når fristen er overskredet, jf matrikkellovens 35 tredje ledd. Avviket bygger på følgende observasjoner: Rapport fra matrikkelen viser at kommunen har restanser på midlertidige forretninger. Dette ble bekreftet i intervjuene. AVVIK 2 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Avvik fra: Matrikkelloven 24, tredje ledd. Kommentar: Matrikkelloven 24, tredje ledd, siste punktum sier at ved oversending av matrikkelbrev skal det opplyses om adgang til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av utlevert dokumentasjon finner vi at det ikke opplyses om klageadgang. Dette ble bekreftet gjennom intervjuene.
AVVIK 3 Kommunen unnlater å matrikkelføreføre visse bygningsopplysninger 5 Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: I matrikkelforskriftens 3 bokstav b og i merknaden til 60 og i føringsinstruks for matrikkelen står det at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energikilde og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bruttoareal, energikilde og oppvarming ikke blir ført. 5. Merknader Det ble gitt en merknader ved undersøkelsen: MERKNAD 1 Kommunen bør skrive protokoller fra oppmålingsforretninger mer utfyllende, herunder på en mer presis måte anføre hvilke dokumenter som danner grunnlag for forretningen. Kommentarer: Matrikkelforskriftene 38 har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen.. 6. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Forberedelser ble gjennomført pr telefon og e-postutveksling. Ved intervjuer den 27. mai 2014 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 28. mai 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen 4. Standard for stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonsplan Alta kommune 6. Rutine for oppmålingsforretning 7. Rutine for lagring av data til oppmålingsforretning 8. Rutine for avtale om eksisterende grense 9. Rutine for grensejustering 10. Rutine for sammenslåing 11. Rutine for oppstart og prioritering / kontakt med rekvirent 12. Rutine for etterarbeid og matrikkelføring til oppmålingsforretning 13. Rutine for oppmålingsforretning av parseller iht. plan ved kontorforretning 14. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker og 2 saker som går ut på oppretting av ny eiendom. 15. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverket sin undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Alta kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Målfrid Kristoffersen Ass. rådmann X X X Trond Inge Heitmann Virksomhetsleder X X X Terje Hansen Fagansvarlig oppmåling X X X Hans Idar Haldorsen Landmåler X X X Anne Therese B. Arnessen Byggesaksbehandler X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.