Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Sola kommune 29. oktober 2014 Tidsrom for tilsynet: 2014 Kommunens adresse: Sola kommune, postboks 99, 4097 Sola Kontaktperson i kommunen: Beredskapsleder Vigdis Torjussen Fylkesmannens tilsynslag: Revisjonsleder Reidar Johnsen og revisor Grete Flåten Dato for rapport: 18. desember 2014 Sammendrag Tilsynet er gjennomført med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven 29 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 10. Formålet med tilsynet er å undersøke om Sola kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekket følgende: Avvik 1 Sola kommunes overordnede beredskapsplan oppfyller ikke alle kravene etter forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik 2 Sola kommune oppfyller ikke kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt til et system for opplæring. Merknad 1 Kommunen har flere ROS- dokumenter som er laget til ulik tid. Disse viser i varierende grad til hverandre, og viktig informasjon har ikke alltid blitt tatt med videre inn i senere analyser. Fylkesmannen forventer at kommunen samordner og innarbeider informasjon fra de andre ROSene i den helhetlige ROS-analysen når denne revideres neste gang. Merknad 2 Sola har et forbedringspotensial når det gjelder systematisk og helhetlig samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeid. Blant annet etterlyser vi en mer konkretisering og forpliktende oppfølging av tiltakene i ROS-analysene. 1
Innhold Sammendrag... 1 1. Bakgrunn for tilsynet... 3 2. Rammer for tilsynet... 3 3. Hovedinntrykk... 3 4. Resultater fra tilsynet... 4 5. Grunnlagsdokument... 6 6. Deltakere ved tilsynet 7 2
1. Bakgrunn for tilsynet Tilsynet er gjennomført med hjemmel i lov av 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Formålet med tilsynet er å se om Sola kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i samsvar med kravene i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville undersøke om kommunen i tråd med kravene hadde: en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) et helhetlig system for kommunens samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeid en overordnet beredskapsplan gjennomført øvelser et system for opplæring av ansatte som har en rolle i kommunens krisehåndtering evalueringer av hendelser og øvelser 2. Rammer for tilsynet Tilsynet er gjennomført etter prinsippene for systemrettet tilsyn. Skriftlig revisjonsvarsel ble sendt 6. februar 2014. Fylkesmannen har gått gjennom relevant dokumentasjon på forhånd. På tilsynsdagen hadde Fylkesmannen åpningsmøte, intervju med relevante personer i kommunen og sluttmøte. Denne rapporten handler om eventuelle avvik og merknader som er avdekket i revisjonen. Avvik er manglende etterlevelse av krav i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Merknad er funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølgingen av bestemmelsene i beredskapsplikten. Fylkesmannen undersøker bare om Sola kommunes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap er i tråd med sivilbeskyttelsesloven og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet gir derfor ikke en fullstendig vurdering av kommunens samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. 3. Hovedinntrykk I Sola kommune er det mange virksomheter med risikopotensial. Flere av disse virksomhetene er konsentrert i et bestemt område, Risavika. Kommunen har i økende grad jobbet aktivt for å analysere denne risikoen blant annet gjennom interkommunalt samarbeid og i egen regi. Kommunen deltar nå i et prosjekt som ledes av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap om en samlet analyse av sikkerheten i Risavika. Her deltar også Rogaland Brann og redning IKS og Fylkesmannen. Det er laget flere mer eller mindre helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyser for Sola, som i varierende grad viser til hverandre. Det er viktig å se disse analysene i sammenheng og få med alle relevante konklusjoner inn i plan- og beredskapsarbeidet. Som flyplasskommune og vertskommune for flere virksomheter med risikopotensial får kommunen jevnlig tilbud om å delta i øvelser Kommunen har deltatt i flere større øvelser, men har også mindre øvelser innimellom - i tråd med sin øvingsplan. Kommunen har bevisst 3
valgt å ha en lav terskel for å etablere kriseledelse. Fylkesmannen er enig i dette. Dette kan være med å gjøre kriseledelsen mer bevisst og trygg i sin rolle, og de får øvet sin håndteringsevne oftere. Fylkesmannen minner om at det også er viktig å trekke inn de som er stedfortredere i øvelser og i opplæring. Kriser har en tendens til å komme i ferier og utenfor vanlig arbeidstid. Fylkesmannen vil også trekke fram at kommunen har inngått en avtale med Randaberg, Sandnes og Stavanger kommune om et beredskapsmessig samarbeid. Sola kommune har kommet et godt stykke på vei når det gjelder å innarbeide samfunnssikkerhet og beredskap i sitt kvalitetsarbeid. Likevel gjenstår det noe arbeid før dette ansvarsområdet fullt ut er integrert i kommunens overordnede plan- og styringssystemer og ordinære styringssystem. Kommunen har laget en treårsplan for dette arbeidet. Dersom denne blir fulgt, vil kommunen ha på plass et mer gjennomgående og helhetlig samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeid. 4. Resultat fra tilsynet Følgende avvik og merknader ble avdekket under tilsynet med Sola kommune: Avvik 1 Sola kommunes overordnede beredskapsplan oppfyller ikke alle kravene etter forskrift om kommunal beredskapsplikt. Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 og 9. Utfyllende kommentarer: Kommunen kan ikke dokumentere at beredskapsplanen er laget med hjemmel i sivilbeskyttelsesloven og forskrift for kommunal beredskapsplikt. Det kom fram av intervjuene at planen ikke har vært grundig revidert med utgangspunkt i lov og forskrift. I planen er det informasjon som er foreldet og dermed ikke i samsvar med forskriften. Sola kommune må i større grad vise at beredskapsplanen bygger på den helhetlige ROS-analysen. Kommunen skal vise til at kommunens beredskapsplan fanger opp hendelser og situasjoner som er kritiske ut fra ROS-analysen. Både ressursliste, varslingsliste og planer for evakuering og befolkningsvarsling skal utarbeides med utgangspunkt i risiko og sårbarhet som blir avdekket i kommunens analyse. Tiltakskortene som nå er i beredskapsplanen har liten sammenheng med risiko- og sårbarhet avdekket i den helhetlige ROS-analysen og den regionale ROS-analysen. Disse tiltakskortene har mer karakter av å være en slags analyse av risiko- og sårbarhet enn operative tiltak for de aktuelle hendelsene. Kommunen har ikke dokumentert at beredskapsplanen er samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Det er ikke oversikt over eller henvisning til andre beredskapsplaner i den overordnede beredskapsplanen. Fylkesmannen finner heller ingen informasjon om hvordan de andre beredskapsplanene henger sammen med den overordnede beredskapsplanen. 4
Plan for kommunens kriseledelse, det vil si roller og ansvar, må være mer tydelig. Dette gjelder særlig krisekommunikasjon hvor rollene er ulikt beskrevet forskjellige steder i planen. I planen går det heller ikke klart fram hvem som loggfører. Fylkesmannen etterlyser også en oversikt over hvem som er stedfortreder i de ulike rollene. I en krisesituasjon er det behov for å varsle og/eller kontakte eksterne etater. Sola sin beredskapsplan mangler vesentlige etater i sin varslingsliste «varsling av ikkekommunale etater». Vi finner noen av disse igjen bak i en telefonliste, men det mangler fremdeles vakttelefonnummer til IVAR, Statens vegvesen, Mattilsynet og Kystverket. I tillegg er varslingsinformasjon til Fylkesmannen ikke oppdatert. Ressursoversikten i planen er mangelfull. Det mangler oversikt over hva eksterne ressurser som Sivilforsvaret, HV og frivillige kan bidra med i en krisesituasjon. I tillegg er det ikke systematisk oversikt over hvilke ressurser kommunen selv har. Noe av dette blir beskrevet i eget dokument. Dette dokumentet er ikke integrert i beredskapsplanen og blir heller ikke vist til. Informasjonsplanen har større mangler og må redigeres. Roller og ansvar er uklart beskrevet i planen. Det er i tillegg lite informasjon om hvem som utfører informasjonsoppgavene i praksis utover ordfører og informasjonsleder. Det samme gjelder praktisk tilrettelegging av kriseinformasjonsarbeidet i kommunen. Når det gjelder evakuering og befolkningsvarsling er informasjonen spredd i ulike deler av planen hvor det ikke er noen gjensidig henvisning. I tillegg er det et eget dokument om dette som ikke er vist til i planen. Det gjør det vanskelig å få oversikt over hvordan kommunen skal kunne løse evakuerings- og befolkningsvarslingsoppgaver i en krisesituasjon. I tillegg etterlyser vi konkret informasjon om hva slags situasjoner det kan være aktuelt med evakuering, hvem som skal evakuere i praksis og mer informasjon om hvordan befolkningsvarslinga skal gjennomføres. Avvik 2 Sola kommune oppfyller ikke kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt til et system for opplæring. Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 og 9. Utfyllende kommentar: Kommunen har ikke et system for opplæring. Det er viktig å få på plass gode rutiner som sikrer at alle som har en rolle i kommunens krisehåndtering kjenner sin rolle og har nødvendig kompetanse. Dette gjelder også de som er stedfortredere. Kommunen har beskrevet at de skal lage et gjennomgående system for dette i sin treårsplan for samfunnssikkerhet og beredskap. Merknad 1 Kommunen har flere ROS- dokumenter som er laget til ulik tid. Disse viser i varierende grad til hverandre, og viktig informasjon har ikke alltid blitt tatt med videre inn i senere analyser. Fylkesmannen forventer at kommunen samordner og innarbeider informasjon fra de andre ROSene i den helhetlige ROS-analysen når denne revideres neste gang. 5
Merknad 2 Sola har et forbedringspotensial når det gjelder systematisk og helhetlig samfunnssikkerhetsog beredskapsarbeid. Blant annet etterlyser vi en mer konkretisering og forpliktende oppfølging av tiltakene i ROS-analysene. 5. Grunnlagsdokument Oversikt over dokumenter som Fylkesmannen har brukt som grunnlag for tilsynet: Diverse organisasjonskart for kommunen Risiko- og sårbarhetsanalyse, Sola kommune 2013,vedtatt 23. mai 2013 Protokoll vedtak risiko- og sårbarhetsanalyse, Sola kommune 2013, 23. mai 2013 Helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse for Stavangerregionen 2013, hovedrapport, 13. november 2013 Protokoll vedtak kommunestyret ROS Stavangerregionen 2013, 12. juni 2014 Handlingsplan Regional ROS Handlingsplan for oppfølging av Sola ROS Invitasjon til eksterne deltakere i analysemøte helhetlig ROS for Stavangerregionen, 6. februar 2013 Samfunnssikkerhet og beredskap, oppbygging over tre år, datert 11. mars 2014, behandlet i formannskapet Beredskapsforum, møtereferat 26. august 2014 Handlings- og økonomiplan 2014-2017, rådmannens forslag Krisehåndteringsplan, Sola. Ressursoversikt, dokument datert oktober 2014 Evakuering og befolkningsvarsling, dokument datert oktober 2014 Robust lokalsamfunn, ROS og konsekvensvurdering kommuneplan 2011-2022, vedtatt 22. september 2011 Robust lokalsamfunn, ROS og konsekvensvurdering kommuneplan 2015-2026, høringsutgave Kommuneplan 2011-2022, vedtatt i kommunestyret 22. september 2011 Sola kommuneplan, 2011-2022, høringsuttale fra Fylkesmannen 20. mai 2011 Kommuneplan 2011-2022, protokoll fra meklingsmøte 6. september 2011 Kommunal planstrategi 2012-2015, vedtatt i kommunestyret 1. november 2014 Sjekkliste for ROS og mal ROS-analyse for forslag om endring/omdisponering av nye områder i kommuneplanen Brev fra kommunen, inkludert varslingsfolder kriseledelse, mottatt 5. september 2014 Prosjektmandat kartlegging, forebygging og beredskap i Risavika 2014-2015 Rutine ved evaluering av øvelser og hendelser, datert 9. juli 2014 Evaluering hendelse helse 26. mars 2013 Evaluering hendelse juli 2014 Evaluering øvelse mai 2012 Evaluering øvelse 25. september 2013, EPS 6
Evaluering øvelse 4. juni 2014, kriseledelse Tilbakemelding på øvelsen 25. september 2013 Rapport fra tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Sola kommune 9. september 2010 Kart fra temakart Rogaland 6. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet, intervjuene og sluttmøtet: Navn Funksjon /stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Ole Ueland ordfører X X Ingrid Nordbø rådmann X X X Vigdis beredskapsleder X X X Torjussen Arvid Nyland kommunalsjef X X X samfunnsutvikling Mona Skarås kommuneplanlegger X X X Ingrid Iversen infoleder og næringsansvarlig X X X Ingebjørg Solvig personal- og organisasjonssjef X X Wendy Finnerud kommunalsjef levekår X X Elin Sirnes kommuneplanlegger X Willumsen Ståle Undheim plan- og bygningssjef X Fra Fylkesmannen i Rogaland deltok: - Reidar Johnsen, revisjonsleder/fylkesberedskapssjef - Grete Flåten, revisor/seniorrådgiver - Randi Thomassen, observatør 7