Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 23.02.2017 Tidspunkt: 13:00 15:50 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Fredrik Litleskare Leiar H Peggy Husevik Bærøy Nestleiar V Odd Ståle Larsen Medlem FRP Anna Herborg Førland Medlem AP Tarjei Haga Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Innleiingsvis hadde Birte Bjørkelo i Deloitte AS ein opplæringsbolk om forvaltningsrevisjon. Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Birte Bjørkelo Hogne Haktorson Stilling Partner / rekn.revisor i Deloitte AS (Tom. sak PS 4/17) Director / forv.rev. i Deloitte AS (Tom. sak PS 10/17) Kontrollsjef Hord. fylkeskom., Sekret. for kontr.utv. Fredrik Litleskare utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 3/17 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Stod kommune 2016/90 PS 4/17 Deloitte presenterer interimsrevisjonsrapport for 2016 2015/178 PS 5/17 Møteplan 2017 for kontrollutvalet i Stord kommune 2016/40 PS 6/17 Handlingsplan - Forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Stord kommune 2015/15 PS 7/17 Bestilling av forvaltningsrevisjon 2017/17 PS 8/17 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune 2015/177 PS 9/17 Referatsaker RS 1/17 Budsjett 2017 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune 2015/179 RS 2/17 RS 3/17 RS 4/17 RS 5/17 RS 6/17 PS 10/17 PS 11/17 Rekneskapsresultat 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Stord kommune Kommunestyret saksframlegg PS 6/17 - Val av kontrollutval mv. Kommunestyret vedtak PS 90/16 Avtale om reversering av kontrakt om sal av eigedomen Evjestrand Kommunestyret vedtak PS 96/16 Ansvarleg lån til Sunnhordland lufthavn AS Kommunestyret vedtak PS 97/16 Revisjonsordning for Stord kommune Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune - Arbdeismøte 2015/179 2015/175 2016/80 2017/16 2016/103 2014/302 PS 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste vart godkjent. 2
PS 2/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 06.12.16. Protokoll frå møte 06.12.16. vart godkjent. PS 3/17 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Stod kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. PS 4/17 Deloitte presenterer interimsrevisjonsrapport for 2016 Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. Else Holst-Larsen presenterte rapport etter interimsrevisjonen. Stord hamnesteller er og sett på som ein del av gjennomgangen. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2016 frå Deloitte AS til orientering. 3
PS 5/17 Møteplan 2017 for kontrollutvalet i Stord kommune Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Dato: Merknad: 23.02.2017 Under avvikling 04.04.2017 16.05.2017 30.08.2017 27.11.2017 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2017: Dato: Merknad: 23.02.2017 Under avvikling 04.04.2017 16.05.2017 30.08.2017 27.11.2017 PS 6/17 Handlingsplan - Forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Stord kommune 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er starta opp i samband med forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Stord kommune. 2. På bakgrunn av at noko av forbetringsarbeidet skulle gjerast ferdig hausten 2016, og dei fleste av dei resterande tiltaka i løpet av første halvår 2017, ber kontrollutvalet om ny status på arbeidet i form av skriftleg tilbakemelding innan 15.8.2017. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ser positivt på det arbeidet som er starta opp i samband med forvaltningsrevisjon innan barnevernstenesta i Stord kommune. 2. På bakgrunn av at noko av forbetringsarbeidet skulle gjerast ferdig hausten 2016, og dei fleste av dei resterande tiltaka i løpet av første halvår 2017, ber kontrollutvalet om ny status på arbeidet i form av skriftleg tilbakemelding innan 15.8.2017. 4
PS 7/17 Bestilling av forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan.. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, evnt. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan vert å levera til sekretariatet seinast innan 14.3.2017 og skal godkjennast i neste møte i kontrollutvalet. Utvalet drøfta saka og vart samde om å gå for det prosjektet som står øverst på prioriteringslista i plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020: Forvaltningsrevisjon innan prosjektstyring og oppfølging av investeringar. Utvalet konstaterte at kommunen står føre fleire større investeringar, og var mellom anna innom desse momenta: Samanhengen mellom totalprosjekt og delprosjekt. Kva rutinar og rammeverk har ein, som mellom anna prosjektleiar kan nytta. Samhandling mellom prosjektleiar og andre aktørar som har med prosjektet å gjera. Rapporteringslinjer og hyppighet på rapporteringar, herunder til politisk nivå. Grensesnittet for kva investeringa eigentleg omfattar, herunder korleis evnt. restmidlar innan eit delprosjekt kan nyttast / vert nytta. Evnt. ansvar for kontraktsoppfølging, dersom det vert funne som ein naturleg del av dette prosjektet. Framlegg til vedtak, inkl. opplysning om aktuelt prosjekt i pkt. 1, vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan prosjektstyring og oppfølging av investeringar. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, evnt. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan vert å levera til sekretariatet seinast innan 14.3.2017 og skal godkjennast i neste møte i kontrollutvalet. PS 8/17 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering... får eit særskilt ansvar i høve Komité for rehabilitering, helse og omsorg 5
Det var semje om at nyvald medlem av kontrollutvalet, Odd Ståle Larsen, får eit særskilt ansvar i høve Komité for rehabilitering, helse og omsorg. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Odd Ståle Larsen får eit særskilt ansvar i høve Komité for rehabilitering, helse og omsorg. PS 9/17 Referatsaker Vedtak i saka var samrøystes. Referatsakene vert tekne til orientering. PS 10/17 Eventuelt Sekretariatet orienterte om dette: 1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin årlege fagkonferanse skal vera i Tromsø 7. 8. juni 2017. Program vil føreligga før neste kontrollutvalsmøte. 2. Sekretariatet vurderer å gjennomføra folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland på Solstrand i januar 2018, og ville høyra om det er interesse for det. 3. Fylkesmannen sitt brev om «Stord kommune budsjett og økonomiplan» er nyleg kome. Det vil bli lagt inn som referatsak på neste kontrollutvalsmøte 4. Skatt vest sin rapport om skatteoppkrevjing i 2016 er nyleg komen. Det vil bli vedlegg til politisk sak på neste kontrollutvalsmøte. 6
Utvalet uttrykte at dei var svært interessert i at det vart gjennomført folkevaldopplæring for kommunane i Hordaland i januar 2018. Orienteringssakene vart elles tekne til orientering. PS 11/17 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune - Arbdeismøte Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Møtet vart lukka etter kommunelova 31.2 og representant frå Deloitte AS forlet møtet. Sekretariatet orienterte utvalet og svara på spørsmål. Det vart ikkje fatta vedtak i saka. 7