Konkurransegrunnlag Leie av to fartøy til hvaltelling Tokt nr: 2007 823 Tilbudsfrist 5. desember 2006 Åpen anbudskonkurranse 1
1. TILBUDSINNBYDELSE 1.1. Kontraktens omfang og varighet Havforskningsinstituttet ønsker å inngå avtale om leie av to fartøy for bruk på forskningstokt i en periode på ca. 35 døgn fra 2. juli 2007. 1.2. Anskaffelsesprosedyre /- kontrakt Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl.res. 1. juli 2001. Anskaffelsen gjennomføres som et tjenestekjøp ved åpen anbudskonkurranse i henhold til del III i forskriftene, jf kapitel 15. 1.3. Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 05.12.2006 for å komme i betraktning. Med dette mener vi at vi må ha mottatt tilbudet innen denne tidsfrist. For sent innkomne tilbud avvises, og returneres uåpnet. Den relativt lange perioden mellom tilbudsfrist og gjennomføringen av toktet skyldes nødvendige søknadsprosedyrer for å kunne gjennomføre forskningen i russisk økonomisk sone. 1.4. Innlevering av tilbud Tilbud med nødvendig dokumentasjon leveres i lukket konvolutt merket Tokt nr. 2007 823. Tilbudet skal leveres eller sendes til: Havforskningsinstituttet Postboks 1870, Nordnes 5817 Bergen 1.5. Kontaktperson(er) Navn : Nils Øien / Kjell Arne Fagerheim Telefon: 55 23 86 11 / 55 23 86 07 Telefaks: 55 23 85 31 2
1.6. Tilbudsåpning Det vil bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbudene som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget blir forkastet. 1.7. Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 02.07.2007. 2. TILBUDSREGLER 2.1. Spesielle tilbudsregler Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.1.1. Kvalifikasjonskrav Ved vurdering vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å kunne oppfylle kontraktens forpliktelser. Ved vurdering av leverandørs egnethet vil følgende kriterier bli vektlagt: Skatteattester Krav til fartøy (se punkt 3.2.) Følgende dokumentasjon skal følge tilbudet : Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester; 1 attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) og 1 attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift). Begge attestene har betegnelsen RF 1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom skatteattestene ikke er oppdragsgiver i hende ved tilbudsfristens utløp kan tilbudet avvises. 3
Våre tilleggskrav : Spesifikasjon av fartøy, observasjonsplattformer, kommunikasjonsutstyr, og lugarforhold. 2.1.2. Tildelingskriterier Tilbydere som anses egnet ihht ovennevnte kriterier får vurdert sine tilbud ihht tildelingskriteriene. Kontrakten vil bli tildelt på grunnlag av det mest fordelaktige tilbud. Ved tildeling av kontrakt vil følgende kriterier bli vektlagt : Utstyr (observasjonsplattformer mv.) Fasiliteter (lugarforhold, arbeids/kontorplass, lagerplass osv.) Pris Erfaring fra tidligere hvaltelling eller hvalfangst Kriteriene er ikke angitt i prioritert rekkefølge. 2.1.3. Kontrakt Det vil bli inngått kontrakt med en evt. flere leverandører. 2.2. Generelle tilbudsregler 2.2.1. Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 2.2.2. Tilbyders rett til å gjøre endringer og tilbakekall Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringen av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 2.2.3. Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli sendt til samtlige tilbydere som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4
2.2.4. Rettidig levering av tilbud Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. 2.2.5. Avvisning av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud i henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser 15-10/ 8-10, Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet. Forskrift om offentlige anskaffelser 15-11/ 8-11, Avvisning av unormalt lave tilbud. Forskrift om offentlige anskaffelser 15-12/ 8-12, Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren. Beslutning om avvisning med kort begrunnelse vil bli meddelt skriftlig. 2.2.6. Avlysning av konkurransen eller forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, eventuelt bruke deler av tilbudet. 2.2.7. Valg av tilbud Oppdragsgiver velger blant de ikke avviste tilbud, på basis av de angitte tildelingskriterier, det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det kan velges flere leverandører. 2.2.8. Oppdragsgivers opplysningsplikt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått når begge parter har undertegnet kontrakten. 5
3. ORIENTERING OG KRAVSPESIFIKASJON 3.1. Orientering om oppdragsgiver: HAVFORSKNINGSINSTITUTTET: Er den største forskningsinstitusjonen innenfor ressursforvaltning, havmiljø og havbruk i Norge. Med mer enn 600 ansatte er instituttet også blant de største i verden på dette området og internasjonalt ledende på en rekke forskningsfelt. Havforskningsinstituttet er underlagt Fiskeri- og kystdepartementet. Kjerneområdet til Havforskningsinstituttet er de marine ressursene, havmiljøet og havbruk. Instituttets hovedmål er å levere faglige råd til myndigheter, næring og samfunn om spørsmål knyttet til disse tre områdene. 3.2. Kravspesifikasjon, beskrivelse av leieavtalens innhold: Krav til fartøyet: Havforskningsinstituttet ønsker å leie to fartøy til hvaltelling i det østlige Barentshav (øst for 28ºE) i ca. 35 døgn, med oppstart 2. juli 2007. Dekningsområdet for toktet inkluderer store områder i russisk økonomisk sone. Fartøyene må : Være utstyrt med to innebygde utkikksplasser, hver med plass til to personer. Utkikksplassene bør fortrinnsvis være plassert rett over hverandre, f.eks. på styrhustak og i særskilt tønne, og med fritt utsyn til sektoren foran båten. Ha et egnet arbeidssted for databehandling med plass for oppmontering av loggingsutstyr i, eller i direkte tilknytning til styrhuset. Ha VHF-samband mellom de to utkikksplassene og styrhuset. Kunne holde en marsjfart på 10 knop. Ha tilfredsstillende navigasjons- og kommunikasjonsutstyr, inklusive iridium telefon/telefaks. Være bemannet for døgnkontinuerlig drift. Ha ekstra lugarplass til minimum 11 personer fra Havforskningsinstituttet. Tidligere erfaring med sjøpattedyr sees på som en fordel, men vil ikke være en absolutt betingelse. Hovedaktiviteten under toktet vil være telling av hval etter nærmere spesifiserte prosedyrer, men når forholdene ligger til rette for det, utføres tilleggsaktiviteter som instrumentering, fotoidentifikasjon og biopsidprøvetaking. Til dette formålet kan det være gunstig om evt. mob-båt er tilgjengelig for bruk. Det kan bli aktuelt å inspisere fartøyene før det blir inngått avtale. 6
3.2.1 Forutsetninger for gjennomføring av oppdraget Under forutsetning av finansiering fra Fiskeri- og kystdepartementet skal Havforskningsinstituttet leie to fartøy til hvaltelling i det østlige Barentshav (øst for 28ºE) i ca. 35 døgn, med oppstart 2. juli 2007. Toktet starter og avslutter i Kirkenes. Store deler av toktet skal gjennomføres i russisk økonomisk sone, og dersom ikke tillatelse til gå inn i denne sonen foreligger ved toktstart, vil toktet bli gjennomført i norsk økonomisk sone. Toktet gjennomføres ved å følge transektlinjer som er lagt opp på forhånd. Når værforholdene bedømmes som gode nok, observeres hval etter spesielle prosedyrer fra de to utkikksplassene på hver båt, og data leses og logges inn på PC-er som rigges opp i styrhuset. I utgangspunktet må fartøyene være i stand til å være ute i hele leieperioden, da eventuelle anløp kun blir aktuelt om det passer inn i det øvrige opplegget. Forskningstoktet gjennomføres som et ledd i bestandsovervåkingen av vågehval. 3.3. Generelt om oppgjør Alle priser skal være nettopriser. Eventuelle andre elementer som inngår i prisene skal beskrives. Alle priser skal være oppgitt i norske kroner. 3.3.1 Oppgjørsordning Fartøyets tilbud ønskes oppgitt i pris pr. døgn, uten bunkers og smørolje. Fartøyets drivstoff-forbruk må oppgis. Leier dekker utgifter til bunkers (minus CO2-avgift) og smøreolje. Kost og evt. telefonutgifter skal ikke tas med i tilbudet. 7