Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 15. juni 2017 SAK NR 064-2017 GODKJENNING AV PROTOKOLLER FRA ORDINÆRT STYREMØTE 27. APRIL og FLERE EKSTRAORDINÆRE STYREMØTER I MAI OG JUNI 2017 Forslag til vedtak: Protokoll fra ordinært styremøte 27. april 2017 og ekstraordinære styremøter 3. mai, 5. mai, 16. mai, 24. mai, 30. mai og 8. juni 2017 godkjennes. Hamar, 8. juni 2017 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør 1
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Helse Sør-Øst RHF, Hamar Dato: Styremøte 27. april 2017 Tidspunkt: Kl 0830-1500 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Fra kl 0930 Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Forfall Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Fra brukerutvalget møtte: Øistein Myhre Winje Rune Kløvtveit Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Konserndirektør Atle Brynestad, kst. fagdirektør Geir Bøhler, kommunikasjonsdirektør Gunn Kristin Sande og direktør teknologi og ehelse Thomas Bagley 2
Saker som ble behandlet: 035-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 036-2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 9. MARS 2017 Protokoll fra styremøtet 9. mars 2017 godkjennes. 037-2017 ÅRSBERETNING MED REGNSKAP OG NOTER 2016 VEDTAK 1. Styret godkjenner årsberetning og årsregnskap for 2016. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å godkjenne mindre endringer i årsberetningen og årsregnskapet for 2016, basert på innspill gitt i møtet. 3
038-2017 KVALITETS-, AKTIVITETS- OG ØKONOMIRAPPORT PER FEBRUAR OG MARS 2017 I tilknytning til behandlingen av saken ble det gitt en presentasjon av den særskilte oppfølgingen Helse Sør-Øst RHF gjennomfører i forhold til Oslo universitetssykehus HF, Akershus universitetssykehus HF, Sykehuset Østfold HF og Sykehuset Telemark HF. Styret tar kvalitets-, aktivitets- og økonomirapporten per februar og mars 2017 til etterretning. 039-2017 GJENNOMFØRING AV FORETAKSMØTER I JUNI 2017 Styret ber styreleder avholde foretaksmøter med helseforetakene i Helse Sør-Øst i juni 2017 med behandling av følgende saker: Godkjenning av helseforetakenes årsregnskaper og årsberetninger for 2016 Honorar til revisor i 2016 Behandling av helseforetakenes årlige meldinger 2016 040-2017 REVIDERT NASJONAL TRAUMEPLAN TRAUMESYSTEM I NORGE 2016 1. Styret tar saken om «Revidert nasjonal traumeplan traumesystem i Norge 2016» til orientering og ber om at planen legges til grunn for videreutvikling og organisering av behandlingen av alvorlig skadde pasienter i Helse Sør-Øst. 2. Styret understreker betydningen av at oppfølgingen av traumeplanen skjer i et tett samarbeid mellom de regionale helseforetakene for å sikre pasienter i hele landet størst mulig likhet i spesialisthelsetjenestetilbudet. 4
041-2017 ANSKAFFELSE AV DIGITALT MULTIMEDIEARKIV 1. Styret godkjenner at det iverksettes konkurranse for anskaffelse av løsning for digitalt multimediearkiv. 2. Styret ber om å bli holdt orientert om anskaffelsesprosessen. 3. Styret skal forelegges sak om innføringsløp for regional løsning for digitalt multimediearkiv med tilhørende kost-nytteanalyse og kostnadsramme. 042-2017 INNFØRING AV REGIONALT LABORATORIEDATASYSTEM STATUS OG VIDERE PLANER 1. Styret tar redegjørelsen om status i prosjekt for innføring av regionalt laboratoriedatasystem til orientering. 2. Styret godkjenner innføring av laboratorieløsning for patologi ved alle helseforetak i regionen innenfor en kostnadsramme på 239 millioner kroner. 043-2017 FELLES RETNINGSLINJER OG ENHETLIG PRAKSIS FOR BRUKERMEDVIRKNING PÅ SYSTEMNIVÅ 1. Styret i Helse Sør-Øst RHF godkjenner felles retningslinjer for brukermedvirkning på systemnivå i helseforetak som retningsgivende for foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør om å følge opp retningslinjene og bidra til harmonisering av honoreringspraksis. 5
044-2017 MØTEPLAN FOR STYRET I HELSE SØR-ØST RHF I 2018 Styret godkjenner møtekalender 2018 der følgende styremøter inngår: Torsdag 1. februar 2018 - Hamar Torsdag 8. mars 2018 - Oslo Onsdag 25. (seminar) og torsdag 26. april 2018 - Hamar Torsdag 14. juni 2018 - Oslo Torsdag 13. september 2018 - Hamar Torsdag 18. oktober 2018 - Oslo Onsdag 14. (seminar) og torsdag 15. november 2018 - Hamar Torsdag 13. desember 2018 - Oslo I tillegg planlegges det en samling med alle helseforetaksstyrene i februar/mars. 045-2017 ENDRET STYRESAMMENSETNING I STYRER FOR HELSEFORETAK Styret gir valgkomiteen fullmakt til å supplere styrene i de aktuelle helseforetakene med eieroppnevnte styremedlemmer. 046-2017 ORIENTERINGSSAK: RAPPORT FOR HMS OG SAMFUNNSANSVAR 2016 Styret tar Rapport for HMS og samfunnsansvar for Helse Sør-Øst 2016 til orientering. 6
047-2017 ORIENTERINGSSAK: SPESIALISTUTDANNINGEN FOR LEGER STATUS FOR INNFØRING AV NY MODELL I HELSE SØR-ØST Styret tar redegjørelsen om spesialistutdanningen for leger status for innføring av ny modell i Helse Sør-Øst til orientering. 048-2017 ORIENTERINGSSAK: STYRESAKER I HELSE SØR-ØST RHF STATUS OG OPPFØLGING Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak til og med mars 2017 til orientering. 049-2017 ORIENTERINGSSAK: ÅRSPLAN STYRESAKER 2017 Årsplan styresaker tas til orientering. 7
050-2017 ORIENTERINGSSAK: DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR I tillegg til de utsendte orienteringer ble det i møtet orientert om følgende: Foretaksmøte 24. april 2017 med Helse- og omsorgsdepartementet om akuttfunksjoner ved Sørlandet sykehus HF, Flekkefjord Tildeling av «Sløseriprisen» IKT-infrastruktur. Virksomhetsoverdragelse fra Sykehuspartner til ekstern leverandør. Denne orienteringen ble gitt i lukket møte jf helseforetakslovens 26a. Styret tar driftsorienteringer fra administrerende direktør til orientering. Andre orienteringer Styreleder orienterer Foreløpig protokoll fra møte i revisjonsutvalget 5. april 2017 Foreløpig protokoll fra brukerutvalget 7. - 8. mars 2017 Uttalelse fra årsmøtet 2017 i Ski Sykehus Venner. Møtet hevet kl 1455 8
Hamar, 27. april 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 9
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Telefonmøte Dato: Ekstraordinært møte 3. mai 2017 Tidspunkt: Kl 16:00 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Anne Cathrine Frøstrup Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Styreleder Nestleder Forfall Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Kommunikasjonsdirektør Gunn Kristin Sande 10
Saker som ble behandlet: 051-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 052-2017 INFRASTRUKTURMODERNISERING. ORIENTERING FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR Saken ble behandlet i lukket møte, jf helseforetakslovens 26a Styret tar redegjørelsen fra administrerende direktør om infrastrukturmodernisering til orientering. De innspill som ble gitt i møtet tas med i den videre oppfølgingen av saken. Møtet hevet kl 17:25 11
Oslo, 3. mai 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 12
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Telefonmøte Dato: Ekstraordinært møte 5. mai 2017 Tidspunkt: Kl 09:30 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Anne Cathrine Frøstrup Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Styreleder Nestleder Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Kommunikasjonsdirektør Gunn Kristin Sande 13
Saker som ble behandlet: 053-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 054-2017 STYRESAMMENSETNINGEN I SYKEHUSPARTNER HF Saken ble behandlet i lukket møte, jf helseforetakslovens 26a 1. Det er viktig at styret i et helseforetak til enhver tid har nødvendig legitimitet til å ivareta sitt lovpålagte ansvar. 2. Styret i Helse Sør-Øst RHF ga i foretaksmøte 15. september 2016 Sykehuspartner ansvar for å forvalte avtalen med den eksterne leverandøren som skal drifte IKTinfrastrukturen i foretaksgruppen. Det har nå blitt reist betydelig tvil om dette har blitt håndtert på en god måte. 3. Styret i Helse Sør-Øst RHF tar til etterretning at nåværende styreleder i Sykehuspartner har trukket seg med øyeblikkelig virkning. Nestleder i styret for Sykehuspartner HF fungerer som styreleder inntil videre. Møtet hevet kl 09:55 14
Oslo, 5. mai 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 15
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Telefonmøte Dato: Ekstraordinært møte 16. mai 2017 Tidspunkt: Kl 09:00 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Anne Cathrine Frøstrup Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Styreleder Nestleder Forfall Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Konserndirektør Atle Brynestad og juridisk direktør Ann-Margrethe Mydland 16
Saker som ble behandlet: 055-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 056-2017 IKT-INFRASTRUKTURMODERNISERING I HELSE SØR-ØST STATUS Saken ble behandlet i lukket møte, jf helseforetakslovens 26a Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus redegjorde for status i saken om IKTinfrastrukturmodernisering. Styret tar redegjørelsen fra administrerende direktør om status i programmet for IKTinfrastrukturmodernisering til orientering. Møtet hevet kl 10:40 17
Oslo, 16. mai 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 18
Møteprotokoll Styre: Møtested: Helse Sør-Øst RHF Møtesenteret Grev Wedels plass 5, Oslo 1. etg (Christiania Qvartalet Møtesenter møterom 6-7) Dato: Ekstraordinært møte 24. mai 2017 Tidspunkt: Kl 08:00 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder (deltok på telefon) Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Fra brukerutvalget møtte: Øistein Myhre Winje Rune Kløvtveit Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen Viseadministrerende direktør Steinar Marthinsen, konserndirektør Atle Brynestad, konst. fagdirektør Geir Bøhler, konst. HR-direktør Svein Tore Valsø, informasjonssjef Anne Britt Bøe, konsernrevisor Espen Anderssen og juridisk direktør Ann-Margrethe Mydland 19
Saker som ble behandlet: 057-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 058-2017 IKT-INFRASTRUKTURMODERNISERING I HELSE SØR-ØST. FORELØPIG REDEGJØRELSE FRA PWC. VIDERE PROSESS Styret understreker behovet for at pasientene må føle seg trygge på at sensitive personopplysninger ivaretas på en trygg og sikker måte og dette innebærer at en modernisering av IKT-infrastrukturen er helt nødvendig. 1. Styret tar den foreløpige redegjørelsen fra PwC til etterretning. 2. Forutsetningen for infrastrukturmodernisering har vært at tilganger til sensitive personopplysninger ivaretas på en trygg og sikker måte, og styret konstaterer at dette ikke er ivaretatt. 3. Prosjektet, inkl virksomhetsoverdragelse og overdragelse av driftsansvar fra Sykehuspartner til ekstern leverandør, stilles i bero inntil videre. 4. Styret ber styreleder avholde foretaksmøte i Sykehuspartner HF som sikrer at prosjektet stilles i bero, og at følgende arbeid prioriteres for å belyse hvordan videre infrastrukturmodernisering kan sikres; System for tilgangsstyring må gjennomgås, forsterkes og implementeres Metodikk for risiko- og sårbarhetsanalyser knyttet til informasjonssikkerhet må gjennomgås, forsterkes og implementeres Fornyede risiko- og sårbarhetsanalyser må gjennomføres og forankres med helseforetakene som databehandleransvarlige Nødvendige endringer knyttet til leveranse og leveranseplaner i kontrakten som ivaretar IKT-informasjonssikkerhet på en trygg og sikker måte må utredes Plan for styrking av styring, ledelse og gjennomføring av prosjektet må utarbeides. 20
5. Styret vil behandle saken igjen på et ekstraordinært styremøte i uke 26 når endelig rapport fra PwC og foreløpige resultater av utredningsarbeidet i punktet over foreligger. Som en del av dette vil også terminering måtte vurderes. 6. Styret ber administrerende direktør komme tilbake til styret med en utvidet orientering om hvordan pasientsikkerheten og personsensitiv informasjon håndteres i dagens situasjon. Møtet hevet kl 09:50 21
Oslo, 24. mai 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 22
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Solastrand hotell og telefon Dato: Ekstraordinært møte 30. mai 2017 Tidspunkt: Kl 07:30 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder (deltok på telefon) Eyolf Bakke (deltok på telefon) Kirsten Brubakk (deltok på telefon) Christian Grimsgaard? Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard (deltok på telefon) Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen 23
Saker som ble behandlet: 059-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 060-2017 ENDRET SAMMENSETNING I STYRET FOR SYKEHUSPARTNER HF Saken ble behandlet i lukket styremøte, jf helseforetakslovens 26 a Styrets 1. Styrets sammensetning ble diskutert. Den endelige styresammensetningen vil bli avklart i løpet av dagen og forankret med styret. Styresammensetningen fremgår av protokoll fra foretaksmøte i Sykehuspartner 31. mai 2017 2. Oppnevning av nytt styre bekreftes i foretaksmøte i Sykehuspartner HF onsdag 31. mai 2017 Møtet hevet kl 08:55 24
Solastrand, 30. mai 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 25
Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Telefonmøte Dato: Ekstraordinært møte 8. juni 2017 Tidspunkt: Kl 16:30 Følgende medlemmer møtte: Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Forfall Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Forfall Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Cathrine M. Lofthus Direktør styre- og eieroppfølging Tore Robertsen 26
Saker som ble behandlet: 061-2017 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Styret godkjenner innkalling og sakliste. 062-2017 ANSKAFFELSE AV AMBULANSEFLYTJENESTER Saken ble behandlet i lukket styremøte, jf. helseforetakslovens 26 a, offl 13 jf. fvl 13, 1. ledd, nr 2 Styret i Helse Sør-Øst RHF tar informasjonen om anskaffelsen av ambulanseflytjenester i Norge til orientering. Styret for Helse Sør-Øst RHF gir med dette fullmakt til administrerende direktør til å sluttføre kontrakten for anskaffelse av ambulanseflytjenester i Norge. Møtet hevet kl 16:55 27
Oslo, 8. juni 2017 Ann-Kristin Olsen Styreleder Anne Cathrine Frøstrup Nestleder Eyolf Bakke Kirsten Brubakk Christian Grimsgaard Bernadette Kumar Geir Nilsen Truls Velgaard Sigrun E. Vågeng Svein Øverland Tore Robertsen styresekretær 28